38
документации. Они рассматриваются как общесистемный стратегический
ресурс и требуют соответствующего инструмента управления - системы
управления. ДОУ объединяет не только офисную работу и документооборот, но
и все документальные процессы, связанные с подготовкой решений. В
последнее десятилетие автоматизация делопроизводства привела к
революционным изменениям в области работы с документами - документы
сделаны самими авторами. Российская традиция предполагает обязательную
регистрацию каждого документа с момента его получения (подписания) в
организации, а также регулируемый (и контролируемый) документооборот в
процессе оформления документа. Это соответствует современным мировым
тенденциям в организации управления с использованием компьютерных
технологий.
39
Глава 2. Анализ и оценка организации управления
документооборотом в организации
2.1 Общая характеристика деятельности организации
ООО «Вектор «Контроль и диагностика» (ООО «ВКД») было создано 01
июля 2011 года. Единственным учредителем Общества является Кушук
Валерий Зачериевич, его доля собственности в Обществе составляет 100%.
Основное направление деятельности Общества является подготовка
строительных площадок. Общество принимало и принимает по настоящее
время участие на обустройстве следующих месторождений: Южно-Русское
НГКМ, Самбургское НГКМ, Ванкорское НГКМ, Юрхаровское НГКМ,
Береговое НГКМ, Юрубчено-Тохомское НКМ, Русское НГКМ, Береговое
НГКМ, Куюмбийское НГКМ, также Общество принимало участие в
реконструкции Новоуренгойского газо-химического комплекса. Заказчиками
Общества являются и являлись такие организации как: ООО
«СеверТрансСтрой», ООО «Новатек-Юрхаровнефтегаз», ООО «Ямалстрой»,
СПО «Казань», ООО «ИМО», ООО «Роснефть», ООО «Ванкорнефть», ООО
«Арктикгаз», ООО «Севернефтегазпром», ООО «Арктикнефтегазстрой»; ООО
«Нова», ОАО «Востсибнефтегаз».
Общество сертифицировано в трех системах сертификации: система
менеджмента качества, соответствующая требованиям ГОСТ Р ИСО 9001-2008
(ISO 9001:2008), система экологического менеджмента, соответствующая
требованиям ГОСТ Р ИСО 14001-2007 (ISO 14001:2007), системой управления
охраной труда, соответствующая требованиям ГОСТ 12.0.230-2007,
OHSAS18001:2007. Также Общество имеет свидетельство о допуске к
определенному виду или видам работ, которые оказывают влияние на
безопасность объектов капитального строительства (СРО) и лицензию, а так же
аттестацию на осуществление деятельности в области использования
источников ионизирующего излучения. Неоднократно Общество принимало
участие во Всероссийском строительном конгрессе, что подтверждается
полученными свидетельствами и наградами.
40
Общество является юридическим лицом и действует на основании
Устава и законодательства Российской Федерации. Общество создано без
ограничения срока его деятельности. Общество зарегистрировано Инспекцией
Федеральной налоговой службы по Кировскому району города Перми 01 июля
2011 года 59 №004323840. В соответствии с ФЗ «О государственной
регистрации юридических лиц» в Единый государственный реестр
юридических лиц 01 июля 2011 года внесена запись за основным
государственным регистрационным номером 1115908001494.
Фирменное название общества: полное: Общество с ограниченной
ответственность «Вектор «Контроль и диагностика», краткое: ООО «ВКД». На
рисунке 2 изображена организационная структура ООО «Вектор «Контроль и
диагностика»
Рисунок 2. Организационная структура ООО «Вектор «Контроль и
диагностика»
Так же, в процессе написания работы, мною была проведена экспресс-
оценка финансового состояния ООО «Вектор «Контроль и диагностика».
ДИРЕКТОР
Главный
бухгалтер
Заместитель
директора по
перспективному
развитию
Лаборатория
неразрушающего
контроля
Заместитель
директора по
общим
вопросам
Специалист по
охране труда и
технике
безопасности
Офис-
менеджер
Ведущий
специалист
производств
енно-
технического
отдела
Ведущий
специалист
по
техническому
надзору
(строительн
ый контроль)
Ведущий
специалист
сметно-
договорног
о отдела
Сметно-
договорной
отдел
Производс
твенно-
техническ
ий отдел
Производственный
участок
41
Формула рейтингового числа, определяемого на основе пяти
показателей, выглядит следующим образом:
R = 2К
О
+ 0,1 К
ТЛ
+ 0,08 К
И
+ 0,45 К
М
+ К
П
При полном соответствии значений финансовых коэффициентов их
нормативным минимальным уровням рейтинг предприятия будет равен 1 (так
называемое «условно удовлетворительное предприятие»).
При рейтинговой оценке используются относительные показатели,
поэтому нет необходимости в проведении инфляционной корректировки
абсолютных значений финансовых показателей работы предприятия, и
становится возможным проследить динамику развития предприятия за
различные периоды.
Обеспеченность
собственными
средствами
Ликвидность
баланса
Интенсивность
оборота
средств
Менеджмент
Прибыльность
собственного
капитала
II
A
К
Л
= ----------------------------------
Стр.610 + 620 + 630 + 670
Ф №2, стр.140 365
К
П
= --------------------------------------- *------
Ф №1, стр.(490
нач.
+ 490
кон.
)* 0,5 Т
III
П
– I
A
К
О
= -------------
II
A
Ф №2, стр.010 365
К
И
=---------------------------------------- *-----
Ф №1, стр.(399
нач.
+ 399
кон.
)* 0,5 Т
Ф №2, стр.050
К
М
= -------------------
Ф №2, стр.010
R = 2К
О
+ 0,1 К
ТЛ
+ 0,08 К
И
+ 0,45 К
М
+ К
П
Рисунок 3. Блок-схема определения рейтинговой экспресс-оценки
финансового состояния предприятия
Для рейтингования предприятия используется пять показателей,
наиболее часто применяемых и наиболее полно характеризующих финансовое
состояние:
Обеспеченность собственными средствами характеризует наличие у
предприятия собственных оборотных средств, необходимых для его ус-
тойчивости и определяется по формуле:
К
О
= (III
П
– I
A
)/II
A
42
где I
A
- итог раздела I актива баланса;
III
П
- итог раздела III пассива баланса;
II
A
- итог раздела II актива баланса;
Нормативное требование: К
О
> 0,1.
конец 2015 г.: К
О
= (29430 – 887) / 55999 = 0,51
конец 2016 г.: К
О
= (30508 – 993) / 48475 = 0,61
конец 2017 г.: К
О
= (30760 – 630) / 47447 = 0,64
Ликвидность (текущая) баланса характеризуется степенью общего
покрытия всеми оборотными средствами предприятия суммы срочных
обязательств; определяется по формуле:
К
т.л.
= II
A
/ (Стр.610 + 620 + 630 + 670)
где: II
А
- итог раздела II актива баланса;
стр. 610, 620, 630, 670 - соответствующие строки пассива баланса.
Нормативное требование: К
т.л.
> 2,0.
конец 2015г.: К
т.л.
= 55999 / (24680+2767+0+0) = 2,04
конец 2016 г.: К
т.л.
= 48475 / (12463+6487+0+0) = 2,6
конец 2017 г.: К
т.л.
= 47447 / (11913+5934+0+0) = 2,7
Интенсивность оборота авансируемого капитала характеризует объем
реализованной продукции, приходящейся на 1 руб. средств, вложенных в
деятельность предприятия; определяется по формуле:
К
И
=( Ф №2, стр.010 / Ф №1, стр.(300
нач.
+ 300
кон.
)* 0,5) * (365/Т)
где стр.010 - соответствующая строка формы № 2 Отчет о прибылях и
убытках;
Т - количество дней в рассматриваемом периоде;
стр. 300
нач.
, 300
кон
– строки актива баланса, соответствующие началу и
концу исследуемого периода.
Нормативное требование: К
И
> 2,5.
конец 2015 г.: К
И
= (21603 / (66576+56887)*0,5) *1 = 0,23
конец 2016 г.: К
И
= (23035 / (56887+49468)*0,5) * 1 = 0,28
конец 2017 г.: К
И
= (9572 / (49468+48077)*0,5) * 1 = 0,13
43
Менеджмент (эффективность управления предприятием)
характеризуется соотношением величины прибыли от реализации и величины
чистой выручки от реализации; определяется по формуле:
К
М
= Ф №2, стр.050 / Ф №2, стр.010
Нормативное требование: К
М
> (r -1) / r, где r - учетная ставка
Центробанка России.
конец 2015 г. : К
М
= 2713/ 21603= 0,13
конец 2016 г.: К
М
= 1971 / 23035= 0,1
конец 2017 г.: К
М
= 1423/ 9572= 0,15
Прибыльность (рентабельность) предприятия характеризует объем
прибыли, приходящейся на 1 руб. собственного капитала; определяется по
формуле:
К
П
= (Ф №2, стр.140 / Ф №1, стр.(490
нач.
+ 490
кон.
)* 0,5)* (365 / Т)
где стр.490
нач.
, 490
кон.
- строки пассива баланса, соответствующие
началу и концу исследуемого периода.
Нормативное требование: К
П
> 0,2.
конец 2015 г.: 32097 / (448+ 29517)*0,5 * 1 = 2,11
конец 2016 г.: 1444 / (29517+ 30518)*0,5 * 1 = 0,03
конец 2017 г.: 287 / (30518 + 30770)*0,5 * 1 = 0,01
R = 2К
О
+ 0,1 К
ТЛ
+ 0,08 К
И
+ 0,45 К
М
+ К
П
2015 год R = 2*0,51 + 0,1*2,04 + 0,08*0,23 + 0,45*0,13 + 2,11 = 3,41
2016 год R = 2*0,61 + 0,1*2,6 + 0,08*0,28 + 0,45*0,1 + 0,03 = 2,97
2017 год R = 2*0,64 + 0,1*2,7 + 0,08*0,13 + 0,45*0,15 + 0,01 = 1,64
Полученные результаты сводим в таблицу (таблица 2).
Таблица 2.
Показатель
Нормативное
минимальное значение
Результат
2015 года
Результат
2016 года
Результат
2017 года
К
О
0,1
+0,51
+0,61
+0,64
Продолжение таблицы 2.
К
т.л.
2,0
+ 2,04
+ 2,6
+ 2,7
К
И
2,5
+ 0,23
+ 0,28
+ 0,13
44
К
М
0,11 (при 9,25% ставке
рефинансирования ЦБ РФ)
+ 0,13
+ 0,1
+ 0,15
К
П
0,2
+ 2,11
+ 0,03
+ 0,01
R
1
3,41
2,97
1,64
На основе таблицы строим график (рисунок 4).
Рисунок 4. График изменения рейтинговой оценки работы
предприятия по годам
Из выше указанных данных видно, что в основном все показатели работы
предприятия за период с 2016 -2017 годы ухудшились. Снижение связано со
снижением финансирования в нефтегазодобывающей отрасли. Собственный
капитал 2017 года по отношению к 2015 снизился почти в два раза.
2.2 Оценка деятельности службы документационного обеспечения
управления
В документационном обмене ООО «Вектор «Контроль и диагностика» в
соответствии с организационной структурой задействовано 4 подразделения.
Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие
документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям.
В ООО «Вектор «Контроль и диагностика» нет специального отдела по
поддержке управления документами. Из занятых в настоящее время 56 человек
45
в организации - только один секретарь и менеджер, которые выполняют
функции, связанные с поддержкой документации, имеют неполное высшее
образование и формально подчиняются директору.
Офис-менеджер поддерживает общие службы документации для
организации, то есть выполняет функцию офиса: он регистрирует все
документы, что в конечном итоге дает централизованную регистрацию всей
входящей и исходящей корреспонденции и организационных и
административных документов. Кроме того, офис-менеджер контролирует
оформление документов и вывоз из контроля, организует работу по
формированию и хранению дел, сохраняя номенклатуру дел, как в бумажной
форме, так и в электронном виде. В своей работе он использует только
программное обеспечение Office 2014 и сканер, что упрощает его работу, но не
помогает разумно использовать его работу.
В его обязанности входит:
- бездокументарное обслуживание всей организации (участие в
подготовке управленческих мероприятий и других сотрудников организации,
предоставление телефонных переговоров для сотрудников);
- подготовка факсов и отправка их;
- прием факсов;
- регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
- отправка исходящей корреспонденции;
- печать и воспроизведение материалов;
- организация приема посетителей.
Сотрудники организации часто следят за оформлением документов, что
приводит к потере профессионального времени, а также к нарушениям при
разработке самой документации. То есть специальные знания секретаря и
менеджера в области составления и обработки документов используются очень
мало, что отрицательно сказывается на состоянии системы поддержки
управления документами. Зарегистрирована входящая корреспонденция, а
также входящие и исходящие факсы, а также учет и контроль за оформлением
документов.
46
Маршруты работы с входящим и исходящим потоком документов
показаны в таблице 3.
Таблица 3
Маршруты работы с входящими и исходящими документопотоками
в ООО «Вектор «Контроль и диагностика»
Электронная работа с входящей
документацией
Электронная работа с исходящей
документацией
1. Получение документа
1. Создание проекта документа
2. Экспедиционная обработка
2. Проверка секретарем или
менеджером
3. Рассмотрение документа
4. Регистрация
3. Согласование (визирование при
необходимости)
5. Передача адресату (конкретное
подразделение)
6. Рассмотрение руководителем
подразделения
4. Подписание руководителем
документа
7. Назначение и передача
исполнителю
5. Регистрация документа
8. Исполнение документа
9. Контроль за исполнением
6. Направление документа в дело
10. Направление документа в дело
После того, как изображение электронного документа вводится путем
сканирования в систему документов, оригинал оригинала хранится в текущем
архиве (в текущем архиве) в отделе, к которому этот документ прикреплен и
помещен в файл в соответствии с номенклатурой случаев.
В соответствии с установленными категориями документов,
электронные изображения которых вводятся в систему управления
документами, дальнейшая работа осуществляется с электронными файлами
этих документов. База данных содержит информацию о прохождении и
оформлении документов.
После получения документа секретарь проводит экспедиционную
обработку, рассматривает документ для адресата, регистрирует в системе.
Регистрация нового документа производится на основе существующего с
завершением регистрации регистрационной карточки на бумаге.
Процесс работы с исходящей документацией несколько отличается.
47
Первым шагом может считаться инициирование проекта исходящего
документа, который осуществляется путем выдачи поручения исполнительным
директором, руководителем подразделения или из-за необходимости ответа на
полученный документ адресатом. Затем проектный документ координируется с
заинтересованными подразделениями внутри организации. Все необходимые
комментарии к этой разработке прилагаются к отдельному файлу,
отправленному вместе с копией электронного файла проекта документа для
подписания.
Схематическая работа с исходящей и входящей документацией на
примере письма может быть представлена на рисунке 5.
Рисунок 5. Маршрут движения письма в ООО «Вектор «Контроль и
диагностика»
Работа с внутренней документацией состоит из следующих шагов:
1. Получение указателя на развитие.
2. Подготовка проекта документа.
3. Координация.
4. Передача адресату.
Отправка ответа на
письмо 10
Прием почты,
проверка
правильности
адресования 1
Передача письма
с пометкой
«Лично» 2
Экспедиционная
обработка 3
Предварительное
рассмотрение письма
секретарем 4
Регистрация письма
5
Передача в
подразделение 6
Рассмотрение
руководителем
подразделения 7
Оформление
резолюции и
передача
исполнителю 8
Исполнение
поручения 9
Контроль за
исполнением 11 9
Помещение в дело
12