34
Третья, но не последняя задача кадровой системы — выполнение
функций источника достоверных данных о сотрудниках. На основании
сведений, предоставляемых работником, ответственным за кадровое
делопроизводство в компании, HR-менеджер может исследовать
39
: текучесть
кадров и ее причины; половозрастной состав персонала компании; уровень
образования и т.д. На основе анализа этих данных могут быть своевременно
диагностированы определенные проблемы, приняты решения, улучшающие
положение работников, а также усиливающие их мотивацию и, как следствие,
повышающие качество их труда. Таким образом, достигаются цели самого
существования HR-службы в компании
40
.
Как показывает практика, в условиях системного кризиса возникла
необходимость актуализации кадровой стратегии предприятия как одно из
условий сохранения его конкурентоспособности
41
. Именно поэтому
организации кадровой работы следует уделить пристальное внимание.
Исходя из всего вышеизложенного можно сделать следующие
выводы.
В современной организации кадровый документооборот занимает важное
место в системе вспомогательных процессов и является мощным инструментом
управления персоналом. В России в HR-практике кадровое делопроизводство в
силу своей формализованности и сложности занимает более важное место, чем
в любой другой стране. Любая компания, желающая существовать и
эффективно работать на территории РФ, просто вынуждена следовать букве
закона, т.е. неукоснительно выполнять требования трудового законодательства.
Состав кадровых документов зависим от постоянно меняющихся
подзаконных актов в сфере труда, в частности, актов Минтруда РФ, а также
обусловлен правоприменительной практикой судов и государственной
инспекции труда.
39
Аширов Д. А. Управление персоналом: учеб. Пособие. // Аширов Д. А. — М.: ТК Велби, Изд-во
Проспект, - 2012. — С. 25
40
Иванова-Швец Л.Н. Управление персоналом: Учебно-методический комплексю.// – М.: Изд. Центр
ЕАОИ. - 2012. – С. 19
41
Алавердов А.Р. Управление кадровой безопасностью организации. - Маркет ДС, 2015. – С. 24.
35
Весь пакет кадровых документов целесообразно разделить на два
крупных блока: обязательные кадровые документы, наличие которых
необходимо для компании организации любой организационно – правовой
формы и сферы деятельности, и факультативные кадровые документы.
Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить
сразу несколько задач:
документально оформить трудовые отношения, формализовать
кадровые процедуры у конкретного работодателя;
построить стройную систему управления персоналом, отвечающую
стратегическим задачам руководства;
регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
создать организационно-правовые основы трудовой деятельности
как для работников, так и для работодателя;
разрешить трудовые споры.
Из всего вышеизложенного становится понятным, каково место
кадрового делопроизводства в системе управления персоналом. Разумеется,
кадровому документообороту в компании отводится не главенствующая роль,
но при этом он охватывает практически все бизнес-процессы HR- службы,
являясь связующим и координирующим звеном в системе.
Организация движения документов — важная часть
делопроизводственного процесса. Документооборот должен быть организован
так, чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким, маршрут
— прямым, время прохождения — минимальным.
Организация документооборота должна быть направлена на то, чтобы:
Сократить пути прохождения документа. Только деловая
необходимость должна влиять на его движение. Для этого необходимо
тщательно продумать путь его прохождения.
Установить максимальное единообразие в последовательности
прохождения и обработки конкретных видов документов. Выполнить это
36
условие можно с помощью разработки схем прохождения конкретных видов
документов.
Исключить возвратное движение документов (особенно при
внешнем и внутреннем согласовании, доставке и регистрации).
Активно использовать средства оргтехники и новейших
информационных технологий при передаче документов.
В основе информационно-документационной системы с учетом ее
особого правового значения лежат Конституция РФ и законодательные акты,
которые устанавливают принципы и формы взаимоотношений граждан с
учреждениями, организациями и предприятиями, работодателей и работников,
диктуют порядок документирования этих взаимоотношений.
37
Глава 2. Анализ и оценка организации кадрового
документооборота на примере организации
ООО «АльянсПроект»
2.1. Анализ деятельности организации ООО «АльянсПроект»
Общество с ограниченной ответственностью «АльянсПроект» создано в
2005г. без ограничения срока деятельности в соответствии с законодательством
Российской Федерации, а именно Гражданским кодексом и Федеральным
законом «Об обществах с ограниченной ответственностью». Общество является
юридическим лицом, имеет все права и несет обязанности юридического лица.
Предприятие является коммерческой организацией и действует на
принципах самоуправления, самофинансирования и самоокупаемости.
Целью деятельности предприятия, сформулированной в Уставе, является
получение прибыли.
Основные направления деятельности:
реализация промышленных и непродовольственных товаров,
товаров народного потребления, в том числе на основе переработки вторичных
ресурсов, других изделий массового спроса;
посредническая и торгово-закупочная деятельность;
организация оптовой и розничной торговли промышленными
товарами, товарами производственно-технического назначения и народного
потребления, в том числе и на условиях комиссии, в Российской Федерации и
за рубежом, в российской и иностранной валютах.
ООО «АльянсПроект» специализируется на продаже автомобильного
оборудования и комплектующих оборудования. ООО «АльянсПроект» была
основана в 2005 году. За эти годы из маленького неизвестного магазина она
превратилась в крупную оптовую компанию, известную во всех регионах
России. Основное направление деятельности компании - обеспечение
Российского рынка качественными запчастями к автомобилям Российского и
Европейского производства. Большой ассортимент представленных запчастей:
бензонасосы,головки блока цилиндров, поршни, поршневые кольца, прокладка
38
гбц, электробензонасосы. При огромном выборе поставщиков, таких как: KING
, KS, ATS, TARABUSI, AMC, SM, PIERBURG, FLENNOR, LOBRO, OSVAT,
GLYCO, SWAG, IVIS, GERI, ZN, HERZOG, FEBI, PAGID, BOSCH, ACL,
NOVA, OCAP, PIMAX, HANS PRIES, BERU и др., удовлетворяет наших
покупателей и дает нам право называться лидером по продаже автозапчастей на
Российском рынке. В настоящий момент ООО «АльянсПроект» готово
предложить своим заказчикам высококачественное автомобильное
оборудование и запчасти нескольких ценовых категорий, учитывая финансовые
возможности потребителей и предъявляемые ими технические требования.
Структура организации - это логические взаимоотношения между
уровнями и функциональными областями, построенные в такой форме, которая
позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. В ООО
«АльянсПроект» планирование работ и контроль их выполнения
осуществляется функциональными подразделениями, сгруппированными
вокруг ресурсов. Существующая линейно-функциональная организационная
структура управления ООО «АльянсПроект» представлена в Приложении 3.
Анализ показывает, что данная организационная структура обеспечивает
разделение управленческого труда, при котором линейные звенья призваны
командовать, а функциональные – консультировать. Это позволяет
рационально сочетать линейные подразделения, выполняющие весь объем
основной производственной деятельности, с отделами, реализующими
конкретные функции управления в масштабах всей организации.
Недостатком выступают узкая специализация работников, которая
принижает общеорганизационные цели и задачи до функциональных;
проблемы межфункциональной координации; ограничение возможности
профессионального развития руководителей. Структура управления позволяет
рациональное сочетать линейные и функциональные взаимосвязи, однако в
полной мере не отвечает требованиям, предъявляемым к организационной
структуре современной торговой организации ввиду своей низкой
адаптивности и негибкости. В настоящий момент несмотря на выявленные
39
недостатки организационной структуры, рекомендации по ее изменению и
модификации неактуальны в связи с низкой степенью готовности персонала к
изменениям. Управление изменениями предполагает не только внедрение
организационных перемен, но и их тщательную поддержку, основанную на
детальном изучении концепций управления изменениями и индивидуальном
подходе к их применению в процессе управления хозяйственными
организациями разного уровня, а это требует соответствующих навыков от
руководящего персонала. Первоначально необходимо повысить уровень
управления, обучить менеджеров внедрять и сопровождать изменения, что
постепенно приведет к формированию у них представления о необходимости
тех или иных изменений в структуре компании.
Высшим органом управления ООО «АльянсПроект» является Общее
собрание участников. Исполнительный орган ООО «АльянсПроект» -
Генеральный директор - назначается и увольняется решением участников
Общества. Генеральный директор без доверенности действует от имени
Общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки; выдает
доверенности на право представительства от имени Общества, в том числе
доверенности с правом передоверия; издает приказы о назначении на
должность работников Общества, об их переводе и увольнении; применяет
меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания; осуществляет иные
полномочия, не отнесенные уставом к компенсации общего собрания
участников Общества; открывает расчетные, валютные и другие счета в
банковских учреждениях. Порядок деятельности Генерального директора и
принятия им решений устанавливается уставом Общества, внутренними
документами и договором, заключенным между Генеральным директором и
Обществом.
В прямом подчинении у Генерального директора ООО «АльянсПроект»
находятся начальники отдела закупок, отдела сбыта, отдела кадров, и
бухгалтерии. Распределение полномочий и ответственности происходит в
соответствии с организационной структурой и регламентируется рядом
40
документов: уставом, штатным расписанием, правилами внутреннего трудового
распорядка, положениями о подразделениях, должностными инструкциями
Отдел сбыта ООО «АльянсПроект» осуществляет следующие функции:
разработка и реализация сбытовой политики предприятия; поиск покупателей;
заключение договоров с покупателями и контроль за их исполнением;
организация продажи товаров различными методами; разработка мероприятий
по доставке товаров в соответствии с заключенными договорами; оформление
товарно-сопроводительной и товарно-транспортной документации; управление
товарными запасами; организация работы складского хозяйства предприятия.
Кроме того, сотрудники отдела сбыта ООО «АльянсПроект» осуществляют
деятельность по формированию товарной, ценовой и рекламной политики
торгового предприятия, разрабатывают стратегии продаж товаров, организуют
рекламную деятельность и мероприятия по продвижению товара. Руководит
отделом менеджер по сбыту, в подчинении у которого находятся менеджеры по
продажам и менеджер по рекламе, заведующий складом, кладовщики и
грузчики.
Отдел кадров занимается ведением кадрового учета, кадровым
планированием, формированием системы управления персоналом в ООО
«АльянсПроект» проведением маркетинга персонала, определением кадрового
потенциала и потребностей организации в персонале; учете и нормировании
численности работников. Руководители и работники подразделений отдела
кадров также оценивают результативность труда руководителей и специалистов
аппарата управления, деятельность подразделений системы управления, эко-
номическую и социальную эффективность совершенствования системы и
технологии управления персоналом. Возглавляет отдел начальник отдела
кадров, в подчинении у которого находятся два менеджера по персоналу.
Ответственность за регистрацию документов в ООО «АльянсПроект»
несет делопроизводитель. Он относится к категории технических исполнителей
, назначается на должность и освобождается от нее приказом главного
директора. Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов, в
41
своей деятельности руководствуется: инструкцией по делопроизводству и
работе архива на предприятии и должностной инструкцией.
Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов,
выполняет:
передачу докладных записок после их регистрации заведующему
канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения) для доклада
руководству предприятия;
размножение (через копировально-множительное бюро) и рассылка
(через бюро экспедиции) приказов и указаний на основании списка рассылки,
подготовленного подразделением - составителем приказа, указания;
приемку и регистрацию (на карточках и в компьютере)
подписанных руководством предприятия приказов и указаний, докладных
записок на имя руководства предприятия и других внутренних документов с
ведением соответствующих карточек;
направление докладных записок в соответствии с поручениями и
резолюциями руководства;- формирование документов в дела в соответствии с
утвержденной номенклатурой;
справочную работу по документам;
подготовку документов к последующему хранению и
использованию (оформление дел, составление описей);
передачу законченных производством дел в архив организации.
Обязанности делопроизводителя на предприятии ООО «АльянсПроект»
совмещает менеджер по персоналу.
Основными задачами бухгалтерской службы ООО «АльянсПроект»
являются формирование полной и достоверной информации о деятельности
организации и ее имущественном положении; обеспечение информацией,
необходимой внутренним и внешним пользователям; предотвращение
отрицательных результатов хозяйственной деятельности.
Отдел закупок ООО «АльянсПроект» занимается управлением закупками
компании. Сфера деятельности, связанная с закупками, подразумевает все
42
функции, выполнение которых необходимо для непрерывного обеспечения
фирмы ежедневно и в долгосрочном периоде. Поэтому деятельность
логистического менеджера (менеджера по закупкам) включает следующие
задачи: определение потребности в материальных ресурсах; поиск
потенциального поставщика; заключение договоров с поставщиками и
контроль их исполнения; развитие отношений с поставщиками, расширение
прямых и длительных хозяйственных связей с ними; оценка возможности
закупки в нескольких альтернативных источниках; выбор метода закупки;
установление приемлемой цены и условий поставки; мониторинг товара до
момента его доставки; оценка продукции поставщика и услуг, обеспечивает
поиск поставщиков товаров; формирование ассортимента товаров; постоянную
работу с поставщиками-изготовителями, направленную на совершенствование
ассортимента выпускаемых товаров, повышение их качества. Руководит
отделом менеджер по закупкам, под руководством которого работают три
специалиста отдела закупок, два водителя.
Управленческая команда ООО «АльянсПроект» - группа руководителей,
состоящая из руководителя организации (его подразделения) и
непосредственных заместителей и помощников. Управленческая команда ООО
«АльянсПроект» представлена главным бухгалтером, начальником отдела
закупок, начальником отдела кадров, начальником отдела сбыта и генеральным
директором.
В таблице 1 представлен состав управленческой команды ООО
«АльянсПроект».
43
Таблица 1
Состав управленческой команды ООО «АльянсПроект»
№
ФИО
Роль в команде
Образование
Роль в команде
(по Белбину)
1.
Д.С.Т.
Генеральный директор
Высшее
экономическое,
высшее техническое
Председатель,
завершающий
2.
И.С.Д.
Начальник отдела
закупок
Высшее техническое
Опора команды,
генератор идей
3.
Л.А.О.
Главный бухгалтер
Высшее техническое
Оформитель,
рабочая пчелка
4.
К.О.Ю.
Начальник отдела
кадров
Высшее техническое
Добытчик
5.
Ф.А.Т.
Начальник отдела
сбыта
Высшее
экономическое
Критик
Как видно, управленческая команда ООО «АльянсПроект»
укомплектована высококвалифицированными специалистами и
характеризуются разнородностью целевых ролей. Это соответствует основным
принципам формирования команды. При командной работе чаще всего
требуются люди, обладающие разным образованием, специализацией и
опытом. В своем развитии управленческая команда ООО «АльянсПроект»
прошла следующие стадии, условно названные, «Притирка», «Ближний бой»,
«Консенсус». В настоящий момент управленческая команда компании
находится в переходе к заключительной стадии «Управленческая команда».
Таким образом, организационная структура ООО «АльянсПроект»
обеспечивает разделение управленческого труда, что позволяет рационально
сочетать линейные подразделения, выполняющие весь объем основной
производственной деятельности, с отделами, реализующими конкретные
функции управления в масштабах всей организации.
Недостатком выступают узкая специализация работников, которая
принижает общеорганизационные цели и задачи до функциональных;
проблемы межфункциональной координации; ограничение возможности
профессионального развития руководителей.
Структура управления позволяет рациональное сочетать линейные и
функциональные взаимосвязи, однако в полной мере не отвечает требованиям,