41
- формулировка он целей и задач, еще стоящих перед он организацией, описание еще
фактов или он событий, послуживших еще причиной издания еще приказа.
А приказы (распоряжения) о он принятии на он работу, увольнения, еще переводе
на еще другую работу, он предоставление отпуска еще работникам составляются с он
помощью унифицированных он форм №Т-1, №Т-8, №Т-5, №Т-6.
Распоряжение издается он руководителем ООО «Саянпромтранс»,
действующим еще единолично. Распоряжение по еще оформлению не еще отличается от он
приказа, имеет еще такой же еще формуляр как еще по составу, он так и по он расположению
реквизитов. В таком случае он текст распоряжения еще начинается непосредственно
с еще пунктов, формулирующих он распорядительные действия. Если необходимость
еще объяснения издания еще распоряжения все-он таки существует, он то текст еще
распорядительной части еще начинается после еще слов «предлагаю» он или «обязываю».
В еще организации протокол еще фиксирует ход он обсуждения вопросов и он
принятий решений он на собраниях, он совещаниях, заседаниях, он конференциях.
Обязательному протоколированию еще подлежат общего еще собрания участников.
Протокол оформляется еще на общем он бланке, который еще включает следующие
еще реквизиты: наименование он организации, вид еще документа, места еще для
проставления еще даты, индекса еще документа, место он составления протокола, он место
для еще заголовка к тексту. Текст протокола еще включает вводную и еще основную части.
В вводной части он протокола после еще заголовка приводятся он фамилии и
инициалы он председателя заседания. Повестка дня он включается вводную еще часть
протокола. Она состоит он из перечисления еще вопросов, которые он обсуждаются на он
заседании, и закрепляет еще последовательность их еще обсуждения и фамилии еще
выступающих. Текст основной он части протокола он составляется в соответствии с
он последовательностью вопросов, еще установленных повесткой он дня.
Основная часть он текста протокола еще содержит столько еще разделов, сколько он
пунктов включено в он повестку дня. В соответствии с ней он разделы нумеруются.
Каждый раздел еще состоит из еще трех частей: «еще слушали», «выступили», «еще
постановили» («решили»), он которые печатаются еще от левого он поля прописными еще
буквами, для еще того чтобы он выделить в тексте он протокола записи он речи основного он
42
докладчика, участников еще обсуждения вопроса и он постановляющей части, он
формулирующей решение он собрания. В части «слушали» он излагается текст еще
выступления. Каждую фамилию и он инициалы выступающего он печатают с новой
он строки в именительном он падеже. В части «выступили» он фиксируются вопросы, еще
если в ходе он выступления они еще задавались докладчику, он которые оформляются в
он протоколе с указанием он фамилии, вопроса и он ответа на еще него.
Допускается и сокращенный еще вариант протокола. Так в протоколе еще об
общем он собрании участников он ООО «Саянпромтранс» он содержится только еще две
части: он повестка дня и еще слово «постановили». В еще части «постановили» («он
решили») отражают он принятое решение еще по обсуждаемому он вопросу. Текст
постановляющей еще части печатается он полностью в любой еще форме протокола.
Руководство любой еще организации, независимо он от организационно-еще
правовой формы, он характера и содержания он деятельности организации, еще ее
компетенции, он структуры и других еще факторов, наделяется он правом осуществлять
еще исполнительно-распорядительную он деятельность и, соответственно, он издавать
распорядительные он документы.
24
Основное назначение он распорядительных
документов - он регулирование и координация еще деятельности, позволяющие еще
органу управления еще обеспечивать реализацию еще поставленных перед еще ним задач, еще
получать максимальный он эффект от еще своей деятельности. Распорядительные
документы он содержат управленческие еще решения, обязательные он для выполнения.
Решения, фиксирующиеся в он распорядительных документах, он могут быть
еще направлены на еще совершенствование организационной он структуры учреждения, еще
выбор средств и он способов осуществления еще основной (производственной) он
деятельности, обеспечение он организации финансовыми, он трудовыми,
материальными, еще информационными и иными он ресурсами.
Распорядительные документы еще содержат решения, еще идущие сверху еще вниз
по еще системе управления: он от управляющего он органа к управляемому, он от
24
Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие / М.В. Кирсанова. - М.: НИЦ ИНФРА-
М, 2012. - 312 c.
43
руководителя он организации к структурным еще подразделениям и работникам.
Именно эти еще документы реализуют еще управляемость объектов еще по вертикали.
В юридическом плане еще распорядительные документы еще относятся к
правовым еще актам: в них он получают выражение еще конкретные юридически он
властные предписания он субъектов управления. Конкретность таких он
предписаний проявляется в он том, что:
с еще помощью распорядительных он документов разрешаются еще
возникающие в сфере еще управления проблемы и он вопросы;
их он адресатом являются он конкретные учреждения, он структурные
подразделения, еще должностные лица еще или работники;
он они являются он юридическими фактами, он вызывающими конкретные
он административно-правовые еще отношения.
С точки зрения еще сферы своего он действия распорядительные еще документы
делятся на:
он правовые акты еще федерального уровня (еще акты, издаваемые он
Президентом РФ, Правительством РФ, он органами федеральной он
исполнительной власти);
он правовые акты, еще действующие на он уровне субъектов еще Российской
Федерации (еще республик, краев, он областей, городов он республиканского значения -
он Москвы и Санкт-он Петербурга, автономных он областей и округов, а еще также их он
территориальных образований);
еще правовые акты он организаций, учреждений, он предприятий.
Распорядительные документы, он издаваемые на еще федеральном уровне, еще
относятся к категории он нормативных правовых еще актов.
Нормативные правовые он акты издаются он федеральными органами он
исполнительной власти в он форме постановлений, еще приказов, распоряжений, он
правил, инструкций и еще положений. Президент РФ, в соответствии с еще
Конституцией РФ, издает он указы и распоряжения.
44
В целях организации он контроля за он использованием доверенностей он на
получение еще товарно-материальных еще ценностей рекомендуется еще утвердить на еще
предприятии приказ он примерно следующего еще содержания.
Контроль за еще соблюдением поставщиком он установленного порядка еще
отпуска по он доверенности товарно-еще материальных ценностей он возлагается на еще
главного бухгалтера еще предприятия, организации, он учреждения - поставщика. В
тоже время еще контроль за он своевременным и полным еще оприходованием товаров (он
материалов), поступивших еще на перерабатывающие он предприятия, в торговую он
сеть и т.д., должен производиться он систематически на еще основании
соответствующих он документов поставщиков еще бухгалтерией предприятия, еще
организации - получателя. В таблице 4 приведен еще образец заполнения еще Журнала
учета он выданных предприятием «он DPT» доверенностей еще на получение еще товарно-
материальных он ценностей, который еще хранится у лица, он ответственного за еще
регистрацию доверенностей.
Таблица 4
Журнал он учета выданных еще доверенностей предприятия «он DPT» (извлечение)
№ он
доверен
ности
Дат
а
выд
ачи
Срок
действия
еще
доверен
ности
Должность
и фамилия он
лица,
которому он
выдана
доверенно
сть
Наимен
ование
постав
щика
Фискал
ьный
код еще
постав
щика
Адре
с
поста
вщик
а
№ и дата
договора (он
заменяющ
его его еще
документа
)
Расписк
а лица, он
получив
шего
доверен
ность
Отметки о
выполнении он
поручения по еще
выданной
доверенности
DH
378461
16.0
3.17
31.03.17
Унгуряну
Р.Л.
Предпр
иятие
«М»
хххххх
хххххх
хххх
х
№26/30.01.
17
подпись
KL8901287/20.
03.15
DH
378462
17.0
3.17
31.03.17
Лунгу П.А.
Предпр
иятие
«N»
хххххх
хххххх
хххх
х
№
9/12.01.17
подпись
DX1479821/25.
03.15
По окончании он года неиспользованные он доверенности уничтожаются он по
акту он на списание, еще утверждаемому председателем еще центральной
45
инвентаризационной он комиссии предприятия, еще организации, а номера он
недействительных доверенностей еще публикуются для еще доведения до еще сведения об
еще их недействительности и он списываются впоследствии он соответствующим актом
еще на списание.
Дисциплина труда - еще обязательное для он всех работников еще подчинение
правилам еще поведения, определенным в он соответствии с настоящим он Кодексом,
иными он законами, коллективным еще договором, соглашениями, он трудовым
договором, еще локальными нормативными он актами организации.
25
В ООО «Саянпромтранс» он существует ряд он требований, которые он
необходимо соблюдать он работнику. Эти требования еще прописаны в правилах еще
внутреннего трудового еще распорядка. Не выполнение он работниками Общества еще
этих требований еще является нарушением он трудовой дисциплины. К работникам,
нарушившие еще требования, применяются еще меры дисциплинарной еще
ответственности, предусмотренные еще трудовым законодательством.
За совершение еще дисциплинарного проступка, он то есть еще неисполнение или еще
ненадлежащее исполнение он работником по еще его вине он возложенных на еще него
трудовых еще обязанностей и требований еще правил внутреннего он трудового
распорядка, он работодатель, в соответствии с он ТК РФ, имеет еще право применить к он
работнику следующие еще дисциплинарные взыскания:
он замечание;
выговор;
он увольнение по он соответствующим основаниям.
По факту он совершения дисциплинарного еще проступка самостоятельным он
структурным подразделением еще готовятся соответствующие еще документы:
докладная он непосредственного руководителя и (еще или) лица, он
осуществляющего ведение он табельного учета в он самостоятельном структурном он
подразделении (табельщика) еще на имя он руководителя самостоятельного еще
25
Козлов, Н.В. Компьютерное делопроизводство и работа с офисной техникой. Учебный курс / Н.В. Козлов.
- СПб.: Наука и техника, 2017. - 304 c.
46
структурного подразделения еще по выявленному еще факту нарушения(еще отсутствие
работника он на работе еще по неизвестным еще причинам);
акт (в еще случае появления, он обнаружения либо он нахождения работника
еще на работе, он как в рабочее, еще так и в нерабочее он время, в состоянии еще алкогольного,
наркотического он или иного еще токсического опьянения).
еще До применения он дисциплинарного взыскания, в он последующий рабочий еще
день (смену) еще работодатель обязан он затребовать от он работника письменное еще
объяснение. Если по еще истечении двух он рабочих дней еще указанное объяснение он
работником не еще представлено, то еще составляется соответствующий он акт. Не
предоставление еще работником объяснения он не является еще препятствием для еще
применения дисциплинарного он взыскания.
Дисциплинарное взыскание он оформляется приказом он по Обществу. В
отдельных случаях, он дисциплинарное взыскание он может оформляться еще приказом
по он самостоятельному структурному еще подразделению в порядке, еще установленном
в Обществе. При оформлении он приказа в самостоятельном еще структурном
подразделении о еще привлечении работника к он дисциплинарной ответственности еще
не зависимо он от характера он дисциплинарного проступка, он необходимо
обязательно он ссылаться на еще соответствующие статьи еще ТК РФ.
Руководители самостоятельных он структурных подразделений в он течение 7
рабочих он дней с момента он выявления нарушения еще трудовой дисциплины он во
вверенном он им подразделении, он обязаны подготовить он проект приказа он по
Обществу о еще применении дисциплинарного еще взыскания, согласовать еще его с
юридическим еще отделом и направить с еще приложением соответствующих еще
документов (докладная, еще объяснительная, акт и др.) на подпись еще заместителю
генерального еще директора по еще управлению персоналом, еще либо в тот он же срок еще издать
приказ еще по подразделению о еще применении дисциплинарного он взыскания с
согласованием еще его с юридическим он отделом и отделом еще по работе с он персоналом.
Приказ работодателя еще или руководителя еще самостоятельного структурного
еще подразделения о применении еще дисциплинарного взыскания он объявляется
работнику он под подпись в еще течение трех он рабочих дней еще со дня он его издания. В
47
случае отказа он работника письменно еще ознакомиться с приказом о он применении
дисциплинарного он взыскания составляется он соответствующий акт.
В случае причинения он работодателю материального он ущерба, связанного
с он нарушением работником он производственной, технологической, он финансовой и
иной еще специфичной дисциплины, он до издания он приказа о применении еще
дисциплинарного взыскания, он руководитель самостоятельного он структурного
подразделения он работника нарушившего еще соответствующую дисциплину, еще
обязан направить в он бухгалтерию Общества еще все необходимые в он связи с этим он
документы для он определения размера он материального ущерба.
26
Дисциплинарное взыскание еще может быть он обжаловано работником в он
государственную инспекцию он труда или в он комиссию по еще рассмотрению
индивидуальных он трудовых споров (он КТС) Общества.
Среди мер еще по обеспечению еще дисциплины труда еще важное место он занимает
поощрение еще работников.
Поощрение – публичное он признание результатов еще труда работника.
В ООО «Саянпромтранс» он поощряют работников он за добросовестное он
исполнение своих он трудовых обязанностей, еще повышение производительности еще
труда, улучшение еще качества и снижение еще себестоимости продукции, он
продолжительную и безупречную он работу, новаторство в он труде и другие он
достижения в работе он путем:
объявления еще благодарности;
помещения еще фотографии работника он на Доску он почета ООО «он
Саянпромтранс»;
выплаты еще премии;
награждения еще ценными подарками;
еще награждения Золотым он знаком;
награждения он Почетной грамотой;
еще награждения Благодарственным еще письмом;
26
Колганова М.А. Конфиденциальные документы в номенклатуре дел // Делопроизводство и
документооборот на предприятии. – 2014. - №11. - С.47-53.
48
присвоения он почетных званий «он Кадровый работник», «еще Ветеран труда»,
«он Заслуженный ветеран он труда», «Лучший он молодой работник».
он Поощрения объявляются он приказом по еще Обществу (формы № Т-11) и он
заносятся в трудовую он книжку работника.
За особые еще трудовые заслуги он перед Обществом и он государством
работники еще могут быть он представлены к награждению он Государственными и
ведомственными еще наградами (Почетные еще грамоты, нагрудные он знаки, медали, он
ордена, Почетные еще звания).
Работники еще могут быть еще представлены к награждению он не чаще еще одного раза
в еще год, исходя он из годовой еще квоты на еще поощрение работников он ООО
«Саянпромтранс».
еще Для правильной еще организации работы с еще кадрами в ООО «он Саянпромтранс»
были еще составлены и утверждены в еще установленном порядке в еще соответствии с
действующим он законодательством все он необходимые кадровые еще документы.
Правильное ведение еще кадровой документации, еще соблюдение трудового еще
законодательства и иных еще нормативно-правовых он актов – основная он деятельность
сотрудников еще отдела по еще работе с персоналом он ООО «Саянпромтранс».
2.3 Система электронного документооборота
Система документооборота – еще это выстроенная он система движения он
документов, подтверждающих он осуществление всех он действий сотрудников он
компании (хозяйственных он операций), с должностными еще инструкциями
каждому еще сотруднику, участвующему в еще бизнес-процессах.
27
Система управления он документооборотом невозможна он без
гарантированной еще сохранности электронных он документов, которая еще делится на он
физическую сохранность он файлов, обеспечение еще условий для он считывания
информации в он долговременной перспективе и он обеспечение условий он для
27
Рогуленко Т.С. Разработка номенклатуры дел: классика жанра // Делопроизводство и документооборот на
предприятии. – 2012. - №12. – С.51-60.
49
воспроизведения он электронных документов.
Система документооборота (еще ведение документооборота) еще сегодня - это он
спрос на он легкие и быстро он настраиваемые решения, он которые могут он обеспечить
моментальную он отдачу. Именно поэтому в еще ООО «Саянпромтранс» он за основу он
применяется система он электронного документооборота еще на базе еще пакета
прикладных он программ «Канцлер» он на платформе еще Lotus Domino/он Notes.
Система электронного еще документооборота обеспечивают он строго
регламентированное и еще формально контролируемое еще движение документов он
внутри и вне он организации на он основе информационных и еще коммуникационных
технологий. Система электронного он документооборота не он только
регистрируют еще действия и события, еще но и поддерживают еще сами процессы он работы
над он документами.
28
Пользователями систем еще электронного документооборота еще
являются практически еще все сотрудники еще из всех еще подразделений организации (он до
80% сотрудников еще компании). В системе он электронного документооборота он
осуществляется весь он цикл работы с он документами ООО «еще Саянпромтранс»:
создание, он редактирование, пересылка, он ознакомление, согласование, еще создание
поручений еще по документам, он контроль их он исполнения, подпись он документов (с
помощью он электронно-цифровой он подписи), регистрация, еще сдача в архив, еще
хранение (причем в он разных форматах: он текстовом, графическом) в он течение
заданного еще периода, уничтожение и др.
Принцип работы он системы электронного он документооборота ООО «еще
Саянпромтранс» следующий: он при регистрации еще документа в системе еще
электронный его еще образ попадает к еще своему адресату еще практически мгновенно, еще
так как еще при работе в он СЭД передавать и еще даже пересылать он документ не он надо: при
еще его регистрации он адресат автоматически еще получает уведомление о он новом
документе и еще доступ к нему он со своего он компьютера.
При этом он все документы еще ООО «Саянпромтранс» (он входящие, исходящие,
еще внутренние, организационно-еще распорядительные) хранятся в еще системе в виде он
28
Шестакова К.В. Номенклатура дел в отделе кадров // Отдел кадров бюджетного учреждения. – 2015. - №1.
– С.59 – 63.
50
иерархии "папок" (с еще возможностью отнесения он одного документа к он нескольким
папкам), а еще физически – на еще сервере. В "папку" помещается еще не сам он документ, а
ссылка он на него, он поэтому документ еще можно поместить в еще любое количество он
папок, обеспечивая он самые разные он возможности классификации.
Система электронного он документооборота дает он возможность выбрать он из
всего он обилия документов он группу, отвечающую он определенным признакам - еще по
виду он документа, затрагиваемому он вопросу, источнику еще или периоду он
поступления. Регистрация и хранение он документов, как еще это организовано в он
СЭД, обеспечивают он возможность учета и еще сохранности документов, он быстрого
их он поиска.
29
Когда исполнитель он получает документ, еще он может еще начать работу с
он ним: отредактировать, он исполнить и др. При этом он может прикрепить к еще карточке
исходного он документа все еще другие, появившиеся в еще ходе работы он над ним. Также,
работая в он системе, исполнитель еще может отчитаться о еще работе своему еще начальству.
Хранение документов в он виде иерархии еще папок позволяет он облегчить и
ускорить он исполнение такой он задачи, как "еще информационная поддержка еще
принятия решения". он Главная задача еще секретаря в этом еще процессе - подготовка еще
информации для он принятия решения еще руководителем.
Один из он самых трудоемких он этапов – сбор еще информации, при еще проведении
которого еще необходимо быстро еще сориентироваться в большом он объеме писем, еще
приказов, служебных он записок, должностных еще инструкций и других он
документов. Четкая классификация еще по папкам, он визуализация связей еще между
документами он позволяют лучше он ориентироваться в хранящейся он информации и
быстрее он найти необходимый он документ. Для этого в еще СЭД есть он также
специальные еще поисковые механизмы, он позволяющие найти еще документ по еще
реквизитам, термину еще или набору он слов.
Принятие решения он предполагает подготовку он документа. Если в этом он
процессе участвуют еще несколько человек, еще при традиционных он способах
29
Сувернева А.И. Номенклатура дел в организации // Отдел кадров коммерческой организации. – 2015. -
№4. - С.45 – 50.