44
ГЛАВА 2. особенно ВЕДЕНИЕ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА особенно
ПРЕДПРИЯТИИ ОПТОВО-РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛИ особенно (НА ПРИМЕРЕ
ЗАО особенно «РОСПЕЧАТЬ»)
2.1 Система документооборота тогда и функционирование кадровой тогда службы
ЗАО «Роспечать»
Закрытое однако акционерное общество «Роспечать» (здесь и однако далее - РА)
создано в однако 1995 году в соответствии с однако Гражданским кодексом РФ и
Федеральным законом однако РФ «Об акционерных обществах» и однако действует на
основании однако Устава и Учредительного однако договора.
Деятельность РА определяется решениями совета учредителей и
задачами тогда коммерческой деятельности акционерного тогда общества закрытого
типа. Согласно им, РА тогда занимается осуществлением торгово-закупочной, тогда
торгово-посреднической деятельности, оптовой тогда и розничной торговой тогда
деятельности печатной человека продукции, канцелярскими товарами человека и т.п.
Так как человека в данной работе человека мы рассматриваем особенности человека кадрового
делопроизводства торговой человека организации РА, то человека остановимся на ряде человека
вопросов относительно трудовых человека отношений и структуры человека кадровой службы.
Трудовые отношения:
1. тогда Трудовой коллектив РА составляют граждане, тогда участвующие своим
трудом тогда в его деятельности тогда на основе трудового тогда договора, либо других тогда форм,
регулирующих трудовые тогда отношения работника с тогда закрытым акционерным тогда
обществом в соответствии с действующим законодательством.
2. организации Формы, система и организации оплаты труда, а организации также другие виды организации расходов
работников устанавливаются организации РА самостоятельно.
3. фактически Режим работы и фактически отдыха работающих в РА граждан, при том их социальное
обеспечение при том и социальное страхование при том устанавливаются индивидуальными
трудовыми при том договорами или контрактами при том с соблюдением соответствующих при том
норм российского трудового при том законодательства.
4. Охрана труда при том и техника безопасности при том в РА осуществляется согласно
45
действующему при том трудовому законодательству РФ, особенно соответствующими
нормативными актами.
Право особенно подписи имеет генеральный директор особенно РА или другие
должностные фактически лица, специально уполномоченные фактически им.
Конфиденциальность: - фактически каждый из участников фактически обязуется в том, фактически что он
не фактически будет использовать или фактически разглашать перед любым фактически лицом, фирмой и фактически
компанией, а также фактически опубликовывать или рассказывать фактически любую секретную
информацию, фактически связанную с деятельностью РА.
Социальная и каждая правовая защита сотрудников каждая РА:
- работа организации в РА засчитывается в организации общий трудовой организации стаж и стаж организации для
назначения пособия организации по государственному социальному организации страхованию при
условии организации уплаты в Пенсионный организации фонд и фонд организации государственного страхования
Российской организации Федерации.
Трудовые отношения работников организации РА регулируются организации действующим
трудовым законодательством, организации коллективным трудовым договором, организации
правилами внутреннего трудового организации распорядка (Приложение 1)
35
, например
должностными инструкциями работников.
Круг каждая обязанностей, прав; установление каждая взаимоотношений;
должностные обязанности каждая работников и квалификационные каждая требования к
ним каждая закреплены и регламентированы каждая должностными инструкциями. Это каждая
позволяет равномерно распределить каждая обязанности и установить каждая
подчиненность работников.
Сегодня в организации активе предприятия:
- торговые даже комплексы;
- торговые киоски;
- особенно торговые помещения однако в арендном пользовании.
Низкая организации оплата труда работников организации торговой и обслуживающей организации сферы
(киоскеры, фасовщицы, организации водители, продавцы канцелярских организации товаров и т.п.) организации
35
РА: Правила внутреннего трудового распорядка (нов.ред.)
46
приводит к постоянной организации текучести кадров, при организации условии сохранения
постоянной организации численности персонала в организации пределах 80 человек организации
административного и «рабочего» организации уровня деятельности.
Самый большой организации уровень численности персонала организации приходится на
торговую организации и обслуживающую сферу, организации в числе наибольшей организации занятости среди
административного организации звена находится система организации бухгалтерии и планирования. организации
Данные экономически и организации финансово обусловленные структуры входят в число тогда
наиболее «документально» обеспеченных тогда подразделений, что обусловлено тогда
направлением деятельности организации.
Кадровая тогда служба в РА тогда является отдельным подразделением, тогда
подчиненным непосредственно генеральному тогда директору. Кадровая служба тогда в
РА носит тогда наименование - тогда Служба персонала, возглавляется организации директором по
персоналу, организации который подчиняется и организации отчитывается непосредственно перед организации
генеральным директором РА. организации В состав службы организации персонала РА входят:
- при том директор по персоналу при том (он же заместитель при том генерального директора),
- 2 при том менеджера по персоналу,
- человека секретарь.
Деятельность службы персонала человека РА не регламентируется человека Положением
о кадровой человека службе, так как человека данный документ не человека предусмотрен перечнем дел человека
организации. Регулирование функциональных человека обязанностей сотрудников
службы человека персонала осуществляется должностными человека инструкциями, которые
«прописывают» человека основные задачи и человека «дела» каждого звена человека кадрового отдела
36
.
Так согласно особенно должностной инструкции, директор особенно по персоналу
выполняет следующие основные особенно обязанности
37
:
- организует управление допустим формированием, использованием и допустим развитием
персонала,
- возглавляет организации работу по формированию организации кадровой политики,
36
РА: Должностная инструкция директора по персоналу РА: Должностная инструкция менеджера по
персоналу
37
РА: Должностная инструкция директора по персоналу .
47
определению организации ее основных направлений организации и мер по организации ее реализации,
- принимает даже участие в коммерческой даже деятельности организации в части
обеспечения даже его трудовыми ресурсами даже необходимых профессий,
специальностей даже и квалификации,
- занимается допустим изучением конъюнктуры рынка допустим труда,
- проводит прогнозирование тогда и планирование потребности тогда организации
в тогда кадровых ресурсах,
- изучает при том движение кадров, выявляет при том причины текучести кадров, при том
разрабатывает совместно с при том руководителями отделов мероприятия при том по их
устранению,
- каждая принимает меры по каждая повышению мотивации работников, каждая по
улучшению условий каждая труда, повышению его каждая производительности, вносит
предложения каждая по рационализации системы каждая оплаты труда и каждая материального
стимулирования,
- осуществляет особенно контроль за состоянием особенно трудовой дисциплины
работников особенно организации, соблюдением тогда работниками Правил внутреннего тогда
трудового распорядка,
- контролирует соблюдение тогда норм трудового законодательства тогда в работе
с тогда персоналом, закрепляет взаимоотношения тогда работников и организации,
принимает кадровые тогда решения по текущим тогда проблемам и вопросам,
- допустим организует необходимый кадровый допустим учет и кадровое допустим делопроизводство
в допустим организации в соответствии допустим с требованиями законов допустим и государственных допустим
стандартов,
- готовит совместно организации с бухгалтерией человека документы, необходимые для человека
получения социальных льгот, человека для назначения пенсий, человека пособий и выплат человека
работникам и их человека семьям, представляет их человека в органы социального человека обеспечения.
Таким образом, можно человека говорить о том, человека что директор по человека персоналу
регулирует и человека координирует деятельность службы человека персонала, обеспечивает ее организации
взаимодействие с другими организации службами и отделами организации РА. Отметим, что организации
48
взаимодействие службы персонала организации и бухгалтерии во организации многом обусловлено
единой организации автоматизированной системой оформления организации документации в части организации их
унификации и организации обобщения – Система организации 1С, которая позволяет организации РА снизить
уровень организации бумажного документооборота и организации наладить успешно
функционирующую организации систему кадрового (в организации частности) делопроизводства при организации
условии текучести кадров организации и минимального состава организации службы персонала.
Деятельность менеджеров организации по персоналу также организации регулируется
должностными инструкциями
38
, организации фиксирующими основные направления организации их
деятельности. Так, организации один менеджер по организации персоналу занимается подбором организации
персонала, проведение собеседований, организации личным общением с организации кадрами по
вопросам организации их деятельности в организации системе организации (в организации данной работе
обозначим организации его как «первый организации менеджер»), а другой менеджер по организации персоналу
обеспечивает постоянно организации функционирующий «документопоток», работает организации в
системе автоматизированного организации рабочего места (в организации данной работе обозначим организации
его как «второй организации менеджер»).
Среди должностных каждая обязанностей первого менеджера каждая по персоналу
можно каждая отметить следующие:
- проводит собеседования, человека тестирования и другие человека мероприятия с целью человека
определения профессиональных навыков человека и социально-психологических
качеств человека работающего персонала и человека кандидатов на вакантные человека должности,
- допустим организует обучение персонала, допустим координирует работу по допустим повышению
квалификации сотрудников допустим и развитию их допустим деловой карьеры,
- доводит организации информацию по кадровым организации вопросам и важнейшим организации кадровым
решениям до организации всех работников.
В основе даже должностных обязанностей второго даже менеджера по персоналу даже
лежит составление и даже оформление трудовых договоров, даже ведение личных дел даже
работников и другой даже кадровой документации. Отметим здесь, что даже
деятельность второго менеджера даже по персоналу связана даже с системой
38
РА: Должностная инструкция менеджера по персоналу .
49
автоматизированного даже рабочего места, что позволяет автоматизировать
трудоемкие даже операции, повысить эффективность даже деятельности службы
персонала. даже Такая система даже включает в себя даже (относительно кадрового
делопроизводства) даже ведение штатного даже расписания; учет даже данных работников
РА, унифицированные формы даже по труду; персонифицированный учет для однако
ПФР и т.п.
Введение однако секретаря в структуру однако службы персонала произошло однако в РА в однако
2010 году, и однако было обусловлено кадровыми однако изменениями в РА, однако
реструктуризацией отделов предприятия, однако изменениями в организационной однако
структуре. Должность секретаря однако отнесена к службе однако персонала, однако,
только однако номинально, во всем однако остальном секретарь выполняет однако свои
обязанности, не однако включающие деятельность, связанную однако с кадрами.
Работа службы тогда персонала РА регламентируется тогда отдельными
должностными тогда инструкциями, в которых тогда прописаны функции, права тогда и
обязанности сотрудников тогда службы персонала. Среди прочих базовых тогда
положений службы тогда персонала можно выделить тогда следующие:
- Под кадровым допустим обеспечением предприятия понимается допустим
целенаправленная, упорядоченная деятельность допустим по полному и допустим
своевременному комплектованию подразделений допустим и служб предприятия допустим
необходимым количеством работников допустим требуемых специальностей и допустим
квалификации.
- Решение задач допустим кадрового обеспечения предприятия допустим возлагается на
службу допустим персонала.
- Непосредственное руководство при том службой персонала осуществляет его
директор. Директор является при том прямым начальником для при том всех сотрудников
отдела. при том Он в свою при том очередь подчиняется непосредственно при том генеральному
директору.
- Деятельность сотрудников фактически службы персонала регламентируется
соответствующими должностными особенно инструкциями. Разработка должностных особенно
50
инструкций осуществляется на особенно основе квалификационных требований, особенно
предъявляемых к сотрудникам.
В особенно своей деятельности служба персонала руководствуется особенно Уставом РА
39
, особенно
Конституцией РФ, Трудовым особенно кодексом РФ, нормативными особенно актами,
регламентирующими работу особенно с кадрами.
Основными функциями службы каждая персонала РА являются:
- издание организации приказов по личному организации составу (о приеме организации на работу,
увольнении, организации перемещениях, изменениях окладов, организации разрядов, должностей и организации
т.д.);
- оформление, например учет и хранение например трудовых книжек;
- формирование, учет и каждая организация хранения личных каждая дел
сотрудников;
- ведение учета представления даже ежегодных отпусков;
- подготовка статистических отчетов;
- обеспечение руководства человека необходимой оперативной информацией человека по
кадровым вопросам и другие.
Таким образом, даже кадровая служба в даже торговой организации РА даже
организована и функционирует даже в соответствии с даже определенными
особенностями при том деятельности РА.
Служба персонала РА при том – это система менеджеров, основывающих при том свою
деятельность на при том снижении бумажного особенно документопотока и унификации особенно форм
документации для особенно сокращения временных затрат особенно на создание системы особенно
кадрового делопроизводства.
2.2 Анализ особенно кадровой документации особенно в ЗАО особенно «Роспечать»
Функционирование и формирование допустим документопотока РА имеет допустим свои
особенности, обусловленные допустим факторами деятельности организации, допустим
сложившимися традициями организационной допустим структуры, специфическими
39
РА: Устав
51
чертами допустим закрытого акционерного общества. допустим Однако деятельность службы допустим
персонала РА регламентируется допустим и регулируется нормативными допустим актами РФ,
кадровая допустим документация также оформляется допустим в соответствии с допустим рекомендациями
нормативно-методических указаний, допустим утвержденных и действующих допустим на всей
территории допустим нашей страны, а допустим также согласно собственному допустим положению об
организации допустим документооборота
40
(Приложение 2).
Так особенно же как и особенно в любом кадровом особенно делопроизводстве в службе персонала
РА используются унифицированные формы особенно первичной учетной
документации особенно по учету труда особенно и его оплаты, допустим в числе которых:
№ особенно Т-1 "Приказ (распоряжение) особенно о приеме работника особенно на работу";
№ Т-2 каждая "Личная карточка работника";
№ например Т-3 "Штатное расписание";
№ допустим Т-5 "Приказ (распоряжение) допустим о переводе работника допустим на другую
работу";
№ например Т-6 "Приказ (распоряжение) например о предоставлении отпуска например работнику";
№ Т-7 "График например отпусков";
№ Т-8 "Приказ однако (распоряжение) о прекращении; однако (расторжении)
трудового договора однако с работником (увольнении)";
№ однако Т-9 "Приказ (распоряжение) однако о направлении работника однако в
командировку".
В даже перечень документов, функционирующих даже в системе службы даже
персонала РА, входят даже такие, как:
1. Правила внутреннего даже трудового распорядка (ПВТР)
2. Штатное тогда расписание (ф. Т-3) тогда (штатная расстановка)
3. Книга учета организации движения трудовых книжек организации и вкладышей к организации ним
4. Приходно-расходная однако книга по учету однако бланков трудовых книжек однако и
вкладышей к однако ним
40
РА: Положение об организации документооборота и делопроизводства в ЗАО «Роспечать-Алтай»
52
5. Инструкция о порядке организации заполнения трудовых книжек организации и вкладышей к организации
ним (утверждена постановлением организации Минтруда России от организации 10 октября 2003 организации г. №
69)
6. Положение каждая об оплате труда
7. Положение каждая об аттестации работников
8. График однако отпусков
9. Трудовой особенно договор
10. Должностные организации инструкции по каждой организации должности в соответствии организации со
штатным расписанием
11. Приказы допустим о приеме на допустим работу
12. Приказы о переводе даже на другую работу даже
13. Приказы об даже увольнении
14. Приказы даже о предоставлении отпусков
15. Заявления например работника о предоставлении например отпуска без сохранения например
заработной платы
16. Личная карточка допустим работника (форма Т-2) допустим
17. Трудовая книжка например
18. Договор о например полной индивидуальной например материальной ответственности
19. Договор организации о полной коллективной организации материальной ответственности
20. Книга учета (журнал особенно регистрации) приказов о особенно приеме на работу
21. Книга например учета (журнал регистрации) например приказов об увольнении
22. Книга тогда учета (журнал регистрации) тогда приказов о предоставлении тогда
отпусков
23. Журнал регистрации командировочных однако удостоверений
24. Табель учета рабочего организации времени
25. График каждая сменности
26. Журнал учета проверок при том инспектирующих органов
27. Порядок действий каждая в случае кражи
28. Порядок особенно действий при несчастном особенно случае
53
29. Отчетность в Службу однако занятости о вакантных однако местах.
Из представленного перечня организации кадровых документов, входящих организации в
систему документации организации службы персонала РА организации видно, что документы, организации
представленные в нем, организации являются, во-первых, минимально организации необходимыми для
ведения организации кадрового делопроизводства, во-вторых, организации обусловлены спецификой
деятельности организации РА, в-третьих, связаны организации с текучестью кадров организации в организации.
Так, актуальным тогда для РА является тогда взаимодействие со Службой тогда
занятости в связи тогда с постоянным наличием тогда вакантных мест.
Немаловажными являются и тогда документы, связанные с тогда материальной
ответственностью индивидуального тогда и коллективного типа, тогда а также с тогда
действиями при кражах тогда и несчастных случаях (Приложение 3). Наличие тогда их в
перечне тогда обязательных документов обусловлено спецификой особенно торговой
деятельности РА: особенно работа в торговых особенно киосках и отделах.
В особенно данном перечне не особенно представлены некоторые особенно документы, которые
оформляются особенно рядом других организаций особенно и, в частности, особенно являются
обязательными на особенно данном этапе развития особенно российского общества. Так, особенно
например, в РА особенно нет положения о особенно защите персональных данных
41
(сотрудники
службы персонала фактически также не проходят фактически обучение или повышение фактически
квалификации в области фактически работы с персональными фактически данными); не
представлено фактически положение и премировании фактически и материальном стимулировании фактически
сотрудников, об их фактически обучении (это связано фактически с текучестью кадров фактически в системе
должностей фактически рабочего и обслуживающего фактически характера); нет документов, фактически
связанных с медицинским фактически освидетельствованием, вредным производством фактически
(что подтверждает отсутствие фактически данных факторов в фактически РА).
Отсутствие однако утвержденной номенклатуры дел однако службы персонала, на однако
наш взгляд, определяется однако тенденцией минимизации документопотока, однако
41
О персональных данных. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ (С изменениями и
дополнениями от: 25 ноября, 27 декабря 2009 г., 28 июня, 27 июля, 29 ноября, 23 декабря 2010 г., 4 июня, 25
июля 2011 г., 5 апреля 2013 г.,8 августа 2015 ) [Электронный ресурс]: система «Гарант». URL:
http://base.garant.ru/186478/#text (дата обращения: 20. 12.2017)