44
Анализ динамики активов ТОО «Изнавр» за 2015-2017 гг. представлен в
таблице 3.
Таблица 3
Анализ динамики активов ТОО «Изнавр» за 2015-2017 гг
Показатели по
активу баланса
На конец года
(тысяч тенге)
Абсолютное
отклонение
(тысяч тенге)
Темп роста
(%)
2015
г.
2016
г.
2017
г.
2016г.
к 2015
г.
2017
г.к
2016
г.
2016
г. к
2015
г.
2017
г. к
2016
г.
Всего активов
19674
26891
34997
+7217
+8106
137
130
1. Внеоборотные
активы
8134
6448
7108
-1686
+660
79
110
2. Оборотные
активы
11540
20443
27889
+8903
+7446
177
136
По данным, которые представлены в таблице 3, мы видим, что активы в
2015 г. составили 19674 тысяч тенге В 2016 г. возросли в сравнении с 2015 г. на
7217 тысяч тенге или на 37% и составили 26891 тысяч тенге В 2017 г. возросли
в сравнении с 2016 г. на 8106 тысяч тенге или на 30% и составили 34997 тысяч
тенге. В 2015 г. внеоборотные активы составили 8134 тысяч тенге. При этом
доля внеоборотных активов составила 41,3% всех активов организации. В
2016г. остаток внеоборотных активов снизился в сравнении с 2015 г. на 1686
тысяч тенге и составил 6448 тысяч тенге В 2017 г. увеличился в сравнении с
2016 г. на 660 тысяч тенге или на 10% и составил 7108 тысяч тенге.
Оборотные активы организации в 2015 г. составили 11540 тысяч тенге В
2016 г. остаток оборотных активов увеличился в сравнении с 2015 г. на 8903
тысяч тенге или на 77% и составил 20443 тысяч тенге.
Увеличение оборотных активов с 2015 г. произошло из-за увеличения
сырья и дебиторской задолженности. В 2017 г. остаток оборотных активов
увеличился в сравнении с предыдущим 2016 г. на 7446 тысяч тенге или на 36%
и составил 27889 тысяч тенге.
Следовательно, в динамике валюты баланса в организации ТОО
«Изнавр» существует тенденция к росту.
45
В составе активов баланса преобладают в основном оборотные активы,
при всем этом структура ресурсов не является оптимальной, по той причине,
что преобладают заемные ресурсы, их удельный вес в 2016 г. составил 70%, в
2016 г. – 72%, в 2017 г. – 77% ресурсов.
2.2 Кадровый документооборот в организации ТОО «Изнавр»
Документооборот выступает в качестве важного звена в процессе
организации делопроизводства предприятия ТОО «Изнавр», поскольку при его
помощи определяются и инстанции движения документов, и скорость
движения документов. Рассмотрение документооборота в делопроизводстве
происходит в качестве информационного обеспечения работы управленческого
аппарата, его документирования, а также хранения и использования ранее
созданных документов.
Существуют определенные правила, которые являются основными и
обязательными к исполнению в процессе организации документооборота в
ТОО «Изнавр», а именно:
- оперативность прохождения документа, с минимальной затратой
времени;
- максимально возможное сокращение инстанций через которые проходит
документ (все перемещения документа должны быть оправданными,
необходимость исключения либо ограничения возвратных перемещений
документа);
- единообразность порядка прохождения и процесса обработки основных
видов документов.
При условии соблюдения данных установленных правил, предоставит
возможность реализации основного организационного принципа службы
делопроизводства, а именно, возможности централизованно выполнять
однородные технологические операции.
Ведущей составляющей структуры любого документооборота выступает
46
непосредственно сам документ. Все документы, (традиционные на бумаге и на
магнитных носителях) в комплексе на предприятии ТОО «Изнавр»
согласовываются в процессе обязательного соблюдения правил особенностей
представления информации на каждом носителе.
Сама по себе организация документооборота представляет собой
определенные правила, соответственно которым должен осуществляться
процесс движения документов. Посредством организации документооборота
происходит объединение всей последовательности перемещений документов на
предприятии ТОО «Изнавр», а также всех операций касающихся приема,
передачи, составления и оформления, отправки (и подшивке) документов в
дело.
Документооборот выступает в качестве важной составляющей
делопроизводства и информационного обеспечения управления. Грамотным
образом организованный процесс документооборота способствует ускорению
прохождения и исполнения документов на предприятии ТОО «Изнавр».
Разделяется централизованный документооборот и документооборот
уровня структурного подразделения. К процессу централизованного
документооборота относится документация, которая подлежит
централизованной регистрации. Те документы, учет которых осуществляется
исключительно в структурных подразделениях, составляют документооборот
уровня структурного подразделения.
В основном, процесс централизованного документооборота кадровой
службы предприятия ТОО «Изнавр» представляет организационно-
распорядительная документация, а документооборот уровня структурного
подразделения представлен специализированной документацией, посредством
которой обеспечиваются ведущие направления деятельности предприятия (в
него могут быть включены и организационно-распорядительные документы).
Выделяются три типа документов, которые являются основными и
составляют централизованный документооборот кадровой службы.
Входящие документы. Входящий документ представляет собой документ,
47
который поступил на предприятие ТОО «Изнавр». Большая часть входящих
документов порождают соответствующие исходящие, в конкретные сроки.
Сроки устанавливаются посредством нормативных актов, которые
предписывают какое-либо время ответа на соответствующий входящий
документ, либо, они могут быть указаны в самом входящем документе.
Исходящие документы. Исходящий документ представляет собой
официальный документ, который отправляется с предприятия ТОО «Изнавр».
Исходящие документы выступают как ответ предприятия на входящие
документы. В основе исходящих документов лежат внутренние документы
предприятия. Незначительно число исходящих документов могут требовать
поступления входящих документов (в качестве примера может служить запрос
в другие организации).
Внутренние документы. Внутренний документ является официальным
документом, который не выходит за пределы предприятия ТОО «Изнавр». Их
используют с целью организации работы кадровой службы на предприятии
ТОО «Изнавр», по той причине, что посредством внутренних документов
обеспечивается целенаправленное решение управленческих задач в пределах
одного предприятия.
Внутренние документы включают в себя организационно-правовые
документы и организационно-распорядительные документы.
Самостоятельными группами внутреннего документооборота кадровой службы
предприятия ТОО «Изнавр» проводится составление протоколов и актов,
плановых и отчетных документов, документов по учету материальных и
денежных средств, оборудования, внутренней служебной переписке
(докладных, объяснительных записок), личного состава и т.п.
17
Посредством кадровой службы проводятся не все внутренние документы,
а исключительно приказы руководителя организации, а также внутренние
документы, которые порождают исходящие документы.
Проведем более подробное рассмотрение входящих документов.
17
Крюкова Н.П.: Документирование управленческой деятельности. - М.: ИНФРА-М, 2014. – С.34
48
Документами, которые поступают на предприятие ТОО «Изнавр» начинается
путь к исполнению с экспедиции. Их подвергают экспедиционной обработке,
суть которой состоит в том, что проверяется правильность доставки
корреспонденции, вскрываются конверты, проверяется целостность вложений и
производится предварительная сортировка поступивших документов на
регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и
документы с пометкой «лично» отправляются по назначению.
На предприятии ТОО «Изнавр» в обязательном порядке осуществляется
составление перечня нерегистрируемых документов, который подвергается
ежегодному пересмотру.
Регистрируемые документы разделяются на два потока, а именно на:
- Документы поступающие на имя руководителя без указания
конкретного адреса;
- Документы в адрес структурных подразделений.
- Документы первого потока, которые передаются в кадровую службу
предприятия ТОО «Изнавр», документы второго потока передающиеся
непосредственно в структурные подразделения.
В процессе централизованной регистрации, все документы, которые были
указаны выше, поступают в кадровую службу.
Помощниками руководителя либо секретарем предварительно
рассматривают поступившие документы. Цель предварительного рассмотрения
поступивших документов состоит в распределении документов, которые не
требуют обязательного рассмотрения руководством, в установлении
подразделения либо лица, которому необходимо направить данный документ.
Таким образом, в процессе предварительного рассмотрения происходит
образование двух документопотоков: первый, в адрес руководителя
предприятия ТОО «Изнавр», а второй в структурные подразделения
предприятия. Документы вышестоящих органов управления и документы, в
которых содержится информация касающаяся важнейших вопросов
деятельности предприятия передается непосредственно руководству
49
предприятия ТОО «Изнавр». Передача остальных документов происходит
руководителям структурных подразделений предприятия ТОО «Изнавр» либо
самим исполнителям. Если в существуют подразделения которые занимаются
рассмотрением писем граждан, то заявления и жалобы направляют в данное
учреждение из экспедиции.
Документы передаются либо руководству, либо исполнителям в день
поступления на предприятие ТОО «Изнавр».
Те документы, которые необходимо регистрировать, после того, как они
будут рассмотрены, регистрируют и передают руководителям предприятия
ТОО «Изнавр» и в его структурные подразделения.
Документы, которые исполняют несколько подразделений, передают
поочередно (в соответствии с резолюцией, наложенной в документе) либо
размножают и передают одновременно в копиях.
Проведем более подробное рассмотрение исходящих документов.
Проект исходящего документа составляется исполнителем, за
правильностью его оформления несет ответственность секретарь. Оформление
исходящих документов производится в двух экземплярах, исключение
составляют факсы и телефонограммы составляемые в одном экземпляре.
Проект исходящего документа необходимо согласовывать со специалистами
других предприятий и внутри самого предприятия.
Подготовленный проект исходящего документа предоставляют на
подпись руководителю предприятия ТОО «Изнавр» вместе с материалами, на
основании которых готовился данный документ. К проекту документа
исполнителем прилагается список организаций и учреждений, которым должен
рассылаться подписанный документ.
Рекомендуется на предприятии ТОО «Изнавр» установить такого рода
порядок, при котором, подписывать документы имеют право как руководитель
предприятия, так и другие работники руководящих должностей, в пределах
компетенции.
В случае выполнения данного условия, процесс движения документов и
50
их исполнения будет более оперативным.
Руководитель предприятия ТОО «Изнавр» имеет полное право на
внесение каких-либо изменений и дополнений в подписываемый документ,
либо вернуть данный документ на доработку.
Исходящий документ передается на регистрацию только после
подписания его в двух экземплярах руководителем.
Существует «Журнал регистрации исходящих документов», в котором
регистрируются отправляемые документы. После того, как документ будет
зарегистрирован и ему будет присвоен регистрационного номер, его требуется
зафиксировать рукописным либо машинописным способом на обоих
экземплярах. После прохождения регистрации, документы направляют в
экспедицию, где проверяют правильность оформления исходящих документов
и сортируют их по корреспондентам.
На предприятии ТОО «Изнавр» существует массив постоянных адресов.
После того, как будет оформлен адресат, на конвертах проставляют виды
почтовых отправлений, производится оформление стоимости отправки и
составление описей на почтовые отправления.
Отправку исходящих документов производят в тот же день. Второй
экземпляр отправляемых документов либо единственный экземпляр факса
(телефонограммы) подшивают в дело.
Рассмотрим более подробно особенности внутренних документов.
Подготовка и оформление внутренних документов производится внутри
предприятия ТОО «Изнавр».
Прохождение внутренними документами этапов подготовки и
оформления осуществляется аналогично подготовке и оформлению исходящих
документов, а этап исполнения совпадает с маршрутом входящих документов.
Особенностью движения внутренних документов выступает тот факт, что
их маршруты являются различными для отдельных видов документов.
Под понятием объема документооборота понимается общее количество
входящих, исходящих и внутренних документов за определенный промежуток
51
времени.
Организация процесса учета объема документооборота производится с
той целью, чтобы была возможность установить:
- загрузку на предприятии ТОО «Изнавр», в его подразделения и службы
документационное обеспечение управления;
- возникающие потребности предприятия ТОО «Изнавр» в наличии
организационной и электронно-вычислительной техники.
В ходе установления объема документооборота кадровой службы
необходим однократный обязательный учет всех документов. Подсчет
входящих, исходящих и внутренних документов проводится раздельно. В
отдельном порядке осуществляется учет машинописных копий и копий,
которые изготавливаются при помощи средств оперативного размножения.
Общий объем документооборота кадровой службы выражают дробью, где в
числителе ставится количество основных документов, а в знаменателе ставится
количество сделанных копий.
Таблица 4
Документооборот ТОО «Изнавр» за 2015-2017 гг
Год
Количество
входящих
документов
Количество
исходящих
документов
Количество
внутренних
документов
Итого
2015
4239
2587
5691
12517
2016
4020
2451
6791
13262
2017
5986
2701
7211
15898
Данные в представленной таблице указывают на количество общего
документооборота. В таблице 5 представлен документооборот отдела кадров за
указанный ранее период времени.
Таблица 5
Документооборот в отделе кадров
Год
Документооборот в отделе кадров
2014
367
2015
387
2016
399
2017
412
52
Как видно из таблицы 5 имеется тенденция к повышению количества
оборота документов за последние несколько лет.
Динамику документооборота в отделе кадров ТОО «Изнавр» за 2014-2017
годы отразим на рисунке 3.
Рисунок 3 Динамика документооборота в отделе кадров
ТОО «Изнавр»
Как видно из таблицы 5 и рисунка 3 имеется тенденция к повышению
количества оборота документов за последние несколько лет.
Проведем анализ общих правил регистрации документов на предприятии
ТОО «Изнавр».
В процессе регистрации документа записываются учетные данные
касающиеся документа, по установленной форме, которая фиксирует факт
создания, отправления либо получения. Регистрация документа представляет
собой процесс присвоения ему индекса и проставление этого индекса на
документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации
либо регистрационной карточке. В качестве цели регистрации выступает
обеспечение учета, контроля и поиска документов.
340
350
360
370
380
390
400
410
420
2014 2015 2016 2017
Ряд 1
53
Однократность выступает как основной принцип регистрации
документов. Каждый документ должен быть зарегистрирован один раз.
Посредством регистрации документ приобретает юридическую силу, поскольку
регистрацией фиксируется факт создания или получения документа. К примеру,
приказ может вступить в силу и начать действовать исключительно с того
момента, как будет зарегистрирован. Официальный характер письму, которое
отправляется предприятием, присваивается только при наличии исходящего
регистрационного номера.
В процессе проведения регистрации документов пользуются следующими
основными справочными материалами: перечнем документов, которым не
требуется регистрация в службе делопроизводства; перечнем структурных
подразделений с их условными обозначениями; номенклатурой дел.
При регистрации документу присваивают регистрационный индекс.
Процесс индексации документов в делопроизводстве представляет собой
проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых
условных обозначений при регистрации, которые указывают место их
исполнения (составления) и хранения.
На всех входящих документах проставляют регистрационный номер
документа, в котором фиксируется факт и время поступления документа на
предприятие ТОО «Изнавр».
В практике, вне зависимости от объема документооборота на
предприятии ТОО «Изнавр» пользуются тремя формами регистрации
документов: журналы, карточки, автоматизированная электронная, .
В кадровой службе предприятия ТОО «Изнавр» пользуются разными
журналами с той целью, чтобы проводить регистрацию входящих и исходящих
документов. Журнал регистрации является книгой с разграфленными
страницами, в каждой графе фиксируют определенную информацию
касающуюся документа. Для каждой категории документов предусматривается
собственная форма журнала.
Процесс регистрации входящих документов на предприятии ТОО