45
- Формирует дела, обеспечивает их сохранность и архивирование в
соответствии с действующими регламентами. Проводит ежегодный отбор
управленческих документов для архивного хранения или для
уничтожения;
- Осуществляет обработку, отправку/получение документов
филиала по внутренней и внешней электронной почте;
- Осуществляет обработку, отправку/получение корреспонденции
филиала через почтовые отделения, проверку счетов, оформление отчетов
по отправкам;
- Осуществляет обработку, отправку/получение корреспонденции
филиала через курьерские службы, проверку счетов, оформление отчетов
по отправкам, вызов курьеров;
- Осуществляет обработку, отправку/получение корреспонденции
филиала с «оказией»;
- Оформляет и предоставляет отчеты для ГП согласно
действующим ВНД;
- Обеспечивает прием и распределение телефонных звонков,
поступающих в филиал, записывает в отсутствие Директора филиала
полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание,
передает и принимает информацию по телефаксу, а также
телефонограммы;
- Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний,
проводимых Директором филиала (сбор необходимых материалов,
оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня),
ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
- Осуществляет прием посетителей, содействует оперативному
рассмотрению их просьб и предложений;
- Обеспечивает рабочее место Директора филиала необходимыми
средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями,
создает условия, способствующие его эффективной работе;
46
- Планирует, при необходимости, график рабочего дня Директора
филиала, выполняет другие отдельные поручения Директора филиала по
административному или техническому обеспечению его деятельности
(бронирует гостиницы, заказывает билеты и др.);
- Секретарь выполняет функции по документационному
обеспечению кадровой деятельности филиала (в соответствии с
действующими общекорпоративными нормами) в бумажной и
электронной форме (программа CADR,DOGREATOR.1C .OESB);
- Обеспечивает соответствие кадрового документооборота в
филиале установленным стандартам;
- Оформляет прием, перевод и увольнение сотрудников в
соответствии с трудовым законодательством, ВНД и приказами ЗАО
Фирмы ЦВ «ПРОТЕК»;
- Ведет личные дела сотрудников, осуществляет контроль над
правильностью оформления и хранения личных дел;
- Ведет учет, осуществляет хранение и ведение трудовых книжек;
- Ведет воинский учет;
- Оформляет приказы, на командирование сотрудников филиала;
- Ведет учет отпусков, рабочего времени сотрудников филиала;
- Предоставляет в ГП/старшему менеджеру по персоналу отчеты по
штатной расстановке филиала;
- Предоставляет в ГП/старшему менеджеру по персоналу отчеты по
фактическим данным по кадровому составу филиала;
- Предоставляет сотрудникам филиала справки с места работы;
- Организует поиск, привлечение и первичный отбор кандидатов на
замещение должностей линейного и производственного персонала на
основе утвержденных кадровых технологий Компании;
- Принимает участие в организации мероприятий по обучению
сотрудников филиала;
47
- Принимает участие в организации оценки и аттестации
сотрудников филиала согласно стандартам, установленным
действующими нормативными документами и по утвержденным в ГП
планам;
- Принимает участие в работе по созданию кадрового резерва
сотрудников филиала;
- Принимает участие в работе по адаптации новых сотрудников
филиала;
- Принимает участие в проведении социально-психологической
работы в филиале и в развитии корпоративной культуры;
- Оказывает необходимую консультационную и методическую
помощь Директору и сотрудникам филиала по вопросам управления
персоналом.
2.3 Анализ организации кадрового документооборота ЗАО фирма
ЦВ «ПРОТЕК» «ПРОТЕК – 44»
Организация кадрового документа оборота в филиале «Протек-44»
ведется на основании утвержденного порядка ПР.НR - 645 .06 «Ведение
кадрового делопроизводства в филиалах ЗАО Фирмы ЦВ «Протек». Порядок
разработан с целью обеспечения соответствия единому стандарту ведения
кадрового делопроизводства в филиалах ЗАО Фирмы ЦВ «ПРОТЕК», а также
действующему законодательству РФ. Порядок разработан в соответствии с
Трудовым Кодексом Российской Федерации, и иными действующими
нормативными актами РФ.
Ведение кадрового делопроизводства в ЗАО Фирме ЦВ «ПРОТЕК»
осуществляется с применением унифицированных форм первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением
Государственного комитета РФ по статистике от 05.01.2004 г. № 1.
48
Все нормативные документы, регламентирующие область ведения
кадрового делопроизводства, издаются в головном предприятии и являются
обязательными к исполнению в филиалах ЗАО Фирма ЦВ «ПРОТЕК».
Ведение кадрового делопроизводства ведется на основании следующих
нормативных документов:
- Трудовой кодекс РФ от 01.02.2002 г.;
- Постановление Министерства труда и социального развития РФ
10.10.2003г. № 69 об утверждении инструкции по заполнению трудовых
книжек;
- Постановление Правительства РФ «О порядке утверждения
перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых
работниками, с которыми работодатель может заключать письменные
договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной)
материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной
материальной» от 14.11.2002г. № 823;
- Постановление Министерства труда и социального развития РФ
об утверждении перечней должностей и работ, с которыми работодатель
может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или
коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также
типовых форм договоров о полной материальной ответственности от
31.12.2002г. №85;
- Правила исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и
служащих при назначении пособий по государственному социальному
страхованию. (Постановление Совмина СССР от 13.04.73г. за №252);
- Разъяснения «О Порядке применения п.16 Постановления ЦК
КПСС, Совета Министров СССР и ВЦСПС от 13 декабря 1979г. №1117 «О
дальнейшем укреплении трудовой дисциплины и сокращении текучести
кадров в народном хозяйстве»;
49
- Положение о порядке обеспечения пособиями по
государственному социальному страхованию (Постановление президиума
ВЦСПС от 12 ноября 1984г. за №13-6);
- Федеральный закон от19.05.1995г. № 81 «О государственных
пособиях гражданам, имеющих детей»;
- Постановление Правительства РФ от 04.09.1995г. №883 «О
порядке назначения и выплаты государственных пособий гражданам,
имеющих детей»;
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом
06.10.2000, в редакции от 27.10.2003 г.;
- Приказ Росархива от 12.11.01 №85 «Об утверждении Положения
о порядке работы с документами, образовавшимися в деятельности
организаций и предприятий, ликвидированных в ходе банкротства»;
- Основные правила работы архивов организаций, одобренные
решением коллегии Росархива от 06.02.2002г;
- Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 №358-р «Об
обеспечении сохранности документов по личному составу»;
- Распоряжение Правительства РФ от 23.04.1992 №781-р «Об
улучшении хранения и использования документов по личному составу»;
- Указ Президента РФ от 17.03.1994 № 552 «Об утверждении
Положения об Архивном Фонде РФ»;
- Постановление Правительства РФ от 03.03.1993 №191 «О порядке
ведомственного хранения документов и организации их в
делопроизводстве»;
- Постановление Правительства РФ от 11.04.2003г. №213 «Об
особенностях порядка исчисления средней заработной платы»;
- Порядок «Организация служебных командировок в ЗАО Фирме
ЦВ «ПРОТЕК» Пр.HR –777 от 24. 11.2005 г. и Пр.HR –777/1;
50
- Инструкция «Учет рабочего времени работников ЗАО Фирмы ЦВ
«ПРОТЕК» И.HR-108.06 от 28.03.2006 г.
Раз в год составляется номенклатура дел. Она утверждается 1 раз в год
по состоянию на 1-ое января директором филиала и заверяется печатью филиала.
Номенклатура кадровых дел представляет собой оформленный в установленном
порядке систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в кадровом
делопроизводстве. Номенклатура кадровых дел составляется лицом
ответственным за кадровое делопроизводство филиала, ежегодно. Срок
хранения документов, образующихся в деятельности организаций, указан в
приложении В.
В следующем пункте проанализируем порядок подготовки и оформления
документов, сопровождающих трудовые отношения в филиале «Протек-44».
Прием на работу.
Прием нового работника на работу в филиал, должен осуществляться
в соответствии с требованиями ст. 65 Трудового кодекса Российской Федерации
(далее ТК РФ). Прием на работу иностранных граждан и лиц без гражданства, а
также лиц, не имеющих постоянную или временную регистрацию по месту
жительства, осуществляется после письменного согласования с Департаментом
персонала. Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими
возраста 16 лет.
Обязательному собеседованию или утверждению в ГП ЗАО Фирмы ЦВ
«Протек» подлежат должности:
- Директора филиала;
- Коммерческого директора филиала;
- Главного бухгалтера филиала;
- Начальника Отдела информационных технологий;
- Начальника Отдела внутреннего контроля филиала;
- Начальника Службы безопасности;
- Начальника Общего отдела;
51
- Начальника Отдела льготного лекарственного обеспечения;
- Начальника Отдела складского хозяйства;
- Директора РТП.
Перевод и увольнение вышеперечисленных работников, также подлежит
предварительному, обязательному согласованию с руководителями
функциональных подразделений ГП.
Общими, для приема всех работников на работу являются следующие
процедуры:
- До подписания трудового договора будущих сотрудников
знакомят под роспись с локально нормативными актами, действующими в
организации;
- Инструктаж у ответственного за охрану труда, результаты
инструктажа оформляются формой ОТ-1 и подшиваются в личное дело;
- Инструктаж у начальника службы безопасности, результаты
инструктажа оформляются формой КОМ-2 и подшиваются в личное дело;
если начальника службы безопасности в филиале нет, инструктаж
проводит директор филиала;
- Подписанная работником должностная инструкция, подшивается
в отдельное дело вместе с остальными должностными инструкциями. По
требованию работника, на руки может выдаваться копия должностной
инструкции.
Для вновь принятых работников, с целью проверки соответствия
поручаемой работе устанавливается испытательный срок.
Испытательный срок для вновь принятых работников - до трех месяцев.
Срок испытания для руководителей филиалов (от начальника отдела и выше), не
должен превышать 6 месяцев. Испытательный срок не устанавливается:
- для лиц, не достигших 18 летнего возраста;
-беременных женщин;
52
- для лиц, окончивших образовательные учреждения начального,
среднего и профессионального высшего образования и впервые
поступающих на работу по полученной специальности;
- для лиц, приглашенных на работу в порядке перевода от другого
работодателя по согласованию между работодателями (при наличии
соответствующего письма).
Условие об испытании должно быть оговорено в трудовом договоре и
отражено в приказе о приеме на работу. Если в трудовом договоре нет условия
об испытании, работник считается принятым без испытательного срока.
С работником филиала, чья трудовая функция предусматривает
обслуживание или использование денежных, товарных ценностей или иное
имущество и указана в составе работ или должностей (профессий), включенных
в Перечень, утвержденный постановлением Министерства труда и социального
развития РФ от 31.12.2002г. № 85, при приеме на работу должен быть заключен
договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной
ответственности.
Договора о полной индивидуальной материальной ответственности
должны быть заключены в обязательном порядке с: главным бухгалтером
филиала; бухгалтером – кассиром филиала; водителем-экспедитором филиала.
Для всей остальной категории работников филиала (за исключением
работников аптечного склада), договора о полной индивидуальной
материальной ответственности могут не заключаться.
Договор о полной коллективной (бригадной) материальной
ответственности заключается со всеми работниками складского хозяйства,
фактически осуществляющими прием, погрузку, разгрузку, сортировку (набор)
и хранение товарного запаса, а также с руководителями Отдела Складского
Хозяйства.
Основанием для заключения договора о полной коллективной
(бригадной) материальной ответственности является приказ директора филиала
об установлении полной коллективной (бригадной) материальной
53
ответственности. Приказ является приложением к договору о полной
коллективной (бригадной) материальной ответственности.
При заключении трудового договора с гражданами, замещавшими
должности государственной или муниципальной службы, перечень которых
устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в
течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной
службы сотрудник филиала, ответственный за кадровое делопроизводство,
обязан в десятидневный срок сообщать о заключении такого договора
представителю нанимателя (работодателю) государственного или
муниципального служащего по последнему месту его службы в порядке,
устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Сотрудник филиала, ответственный за кадровое делопроизводство, ведет
список таких сотрудников и реестр направляемых оповещений в
государственные и муниципальные организации.
Прием на работу на неопределенный срок.
При поступлении на работу соискатель пишет заявление о приеме на
работу от руки, в свободной форме на имя директора филиала. Директор
филиала ставит на заявлении свою резолюцию. При приеме соискатель
предоставляет следующие документы:
Обязательные документы:
- паспорт или иной документ удостоверяющий личность;
- документ об образовании, о квалификации или наличии
специальных знаний - при поступлении на работу, требующую
специальных знаний;
- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой
договор оформляется впервые или работник поступает на работу на
условиях совместительства;
- документы воинского учета – для военнообязанных и лиц,
подлежащих призыву на военную службу;
54
- медицинскую книжку, при поступлении на работу в отдел
складского хозяйства.
Медицинские книжки должны быть в обязательном порядке у работников
склада. Медицинский осмотр проводится 1 раз в год за счет средств ЗАО Фирмы
ЦВ «ПРОТЕК».
Документы, необходимые для предоставления льгот по подоходному
налогу и льгот по социальному обеспечению:
- свидетельство о рождении ребенка (детей);
- свидетельство о браке;
- свидетельство о расторжении брака;
- матери-одиночки, отцы-одиночки – удостоверения.
Документы, необходимые для ведения персонифицированного учета
работников:
- страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
- При оформлении сотрудника для приема на работу,
ответственный за кадровое делопроизводство оформляет следующие
документы;
- трудовой договор в двух экземплярах, с регистрацией в журнале
трудовых договоров: первый экземпляр договора помещается в личное
дело работника, второй экземпляр договора выдается ему на руки под
роспись;
- приказ о приеме на работу в одном экземпляре – в трехдневный
срок со дня подписания трудового договора, ответственный за кадровое
делопроизводство, обязан ознакомить работника с приказом под роспись,
а сам приказ зарегистрировать в журнале приказов по личному составу,
передать его копию в бухгалтерию;
- договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной)
материальной ответственности(если предусматривается);
- личную карточку работника Т-2 - личные карточки работников
подлежат обязательному заполнению и только на бумажном носителе.