35
отдельными исполнителями для применения в процессе работы либо
подготовки отчетов;
выполнение различных операций с использованием компьютерной
техники, которая предназначена для сбора, обработки и представления
информации в процессе подготовки и принятия решений;
прием документов и личных заявлений на подпись руководителя
организации;
подготовку документов и материалов, необходимых для работы
руководителя;
контроль своевременного рассмотрения и представления
структурными подразделениями и отдельными исполнителями документации,
которая поступала на исполнение, при этом осуществляют проверку
правильности оформления подготовленных проектов документов, перед
передачей их руководителю на подпись, обеспечивает качество их
редактирования;
организацию проведения телефонных переговоров руководителя,
запись в его отсутствии полученной информации и доведение до его сведения
ее содержания, передачу и прием информации по приемно-переговорным
устройствам, своевременное доведение до его сведения информации,
полученной по каналам связи;
составление писем по поручению руководителя, запросов и других
документов, подготовку ответов авторам писем;
выполнение работы по подготовке к совещаниям, проводимых
руководителем, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;
процесс контроля исполнения работниками организации изданных
приказов и распоряжений, а также за соблюдение сроков выполнения указаний
и поручений руководителя, которые были взяты на контроль;
обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами
организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия,
способствующие его эффективной работе;
36
копирование документов на персональном ксероксе. Организует
прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и
предложений работников.
Секретарь в организации также выполняет функции делопроизводителя,
несет ответственность за входящую, исходящую корреспонденцию,
регистрирует корреспонденцию поступившую в организацию из органов
государственной власти, органов местных самоуправлений, банков и других
организаций. Обеспечивает контроль за передачей указанных документов
руководству и исполнителям. Направляет документы на исполнение в
соответствии с резолюцией руководства. Осуществляет контроль за
исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным
документальным материалам.
Формирует документы и дела по закрепленному участку работы и в
соответствии с утвержденной номенклатурой. Осуществляет подготовку
документов к последующему хранению и использованию передачу
законченных производством дел в архив предприятия. Обеспечивает
сохранность проходящей служебной документации.
Организационные воздействия на сотрудников предприятия должны
быть основаны на подготовке и утверждении внутренних нормативных
документов, регламентирующих деятельность персонала. В ПАО «Мегафон» к
ним относятся Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о
коммерческой тайне, штатное расписание организации, должностные
инструкции сотрудников и организация рабочих мест. Соблюдение этих
документов обязательно для всех сотрудников, и их несоблюдение влечёт за
собой применение дисциплинарных взысканий.
В ходе проведения анализа организационной структуры управления
ПАО «Мегафон» были приняты во внимание положения, что эффективная
структура управления должна удовлетворять следующим критериям:
1) У одного сотрудника может быть только один непосредственный
начальник.
37
2) У одного начальника в подчинении должно находиться не больше 5-7
человек - действуют принципы норм управляемости.
3) У каждого сотрудника должны быть определенные функциональные
обязанности.
4) Ответственность за выполнение обязанностей делегируется вместе с
обязанностью, контроль при этом остается не делегированным.
5) Используются определенные принципы формирования подразделений
на основании группировки по функциональному признаку, единства бизнес-
процессов и др.
6) Выполнение отдельных функций происходит полностью в пределах
одного подразделения.
Соответственно, рассмотренную структуру управления можно признать
оптимальной для ПАО «Мегафон».
Наряду с перечисленными преимуществами, ей присуще и недостатки,
свойственные всем линейно-функциональным структурам:
отсутствие тесных взаимосвязей на горизонтальном уровне между
отдельными звеньями, что приводит к необходимости согласования действий
разных функциональных звеньев и резко увеличивает объем работы
руководителей;
преувеличение значимости стандартизированных правил, процедур и
норм приводит к утрате гибкости поведения в определённых ситуациях,
поскольку все вопросы и проблемы решаются исходя из прецедентов;
обязанности отличается от обязанностей, прописанных в должностной
инструкции секретаря.
В целом организационная структура соответствует общей цели
компании. В штате компании работают всего 40 человек.
Таким образом, в ПАО «Мегафон» отсутствует служба
документационного обеспечения управления. Организацией, ведением и
совершенствованием системы документационного обеспечения управления
занимается секретарь руководителя.
38
2.2. Анализ состава, структуры кадров и особенностей организации работы
кадровой службы ПАО «МЕГАФОН»
Анализ структуры и численности персонала ПАО «Мегафон»
представлен в таблице 2.
Таблица 2
Анализ структуры и численности персонала ПАО «Мегафон»
Категории
работающих
2017
2018
2019
Отклонение
2019 от
2017
чел.
%
чел.
%
чел.
%
чел.
%
Управленческий
персонал
878
11,6%
870
12,6%
852
12,9%
-26
1,3%
Основной
персонал
5535
73,1%
5005
72,4%
4912
74,3%
-623
1,1%
Вспомогательный
персонал
1156
15,3%
1038
15,0%
921
13,9%
-235
-
1,3%
ИТОГО
7569
100,0%
6913
100,0%
6614
100,0%
-955
-
В анализируемом периоде численность персонала организации
снизилась на 955 человек. Незначительно изменилась структура работающих -
увеличилась доля управленческого персонала и основного персонала на 1,3%, и
1,1% соответственно, а доля вспомогательного персонала снизилась на 1,3%.
Анализ движения кадров представлен в таблице 3.
Таблица 3
Анализ движения кадров ПАО «Мегафон»
Показатели
Значения
2017
2018
2019
Среднесписочная численность, чел.
7569
6913
6614
Принято, чел.
521
475
351
Уволено, чел.
873
1131
650
в т. ч. по собственному желанию и за нарушение
трудовой дисциплины
861
1115
645
Коэффициенты:
- общего оборота, %
18,4%
23,2%
15,1%
- оборота рабочей силы по приему, %
6,9%
6,9%
5,3%
- оборота рабочей силы по увольнению, %
11,5%
16,4%
9,8%
- текучести, %
11,4%
16,1%
9,8%
39
Рисунок 1. Динамика числа принятых и уволенных работников,
чел.
Коэффициент общего оборота рабочей силы уменьшился в 2019 году на
8,1% по сравнению с 2018 годом и на 3,3% по сравнению с 2017 годом.
Уменьшение коэффициента общего оборота рабочей силы может быть
следствием улучшения условий труда.
Положительной тенденцией является уменьшение коэффициента
текучести на протяжении всего исследуемого периода. Это произошло за счет
улучшения трудовой дисциплины и уменьшения количества увольнений по
собственному желанию, что является положительной тенденцией и говорит о
повышении эффективности управления, так как коллектив организации
стабилизируется.
На предприятии текучесть кадров превышает естественный уровень (3-
5% от численности персонала). В целях снижения коэффициента оборота
рабочей силы по увольнению необходимо обратить внимание на организацию
труда, на условия труда и оплаты работников.
Проанализируем состав персонала организации по возрастной
характеристике (таблица 4).
521
475
351
873
1131
650
0
200
400
600
800
1000
1200
2017 2018 2019
Принято
Уволено
40
Таблица 4
Состав персонала ПАО «Мегафон» по возрасту
возраст
2017
2018
2019
Динамика, %
чел.
%
чел.
%
чел.
%
2019/2018
2019/2017
16-18
237
3,13
203
2,94
284
4,29
139,9
119,8
18-25
1698
22,44
1728
25
1607
24,29
93,0
94,6
25-35
2020
26,69
1830
26,47
1700
25,71
92,9
84,2
35-45
1366
18,05
1423
20,59
1417
21,42
99,6
103,7
45-60
1774
23,44
1423
20,59
1323
20
93,0
74,6
> 60
473
6,25
305
4,41
284
4,29
93,1
60,0
ИТОГО
7569
100
6913
100
6614
100
95,7
87,4
На протяжении всего исследуемого периода в организации самый
большой удельный вес имеет возрастная группа 25-35 лет. На предприятии
снижается доля работников в возрасте старше 60 лет. Это обусловлено выходом
сотрудников на пенсию.
Рисунок 2. Состав персонала ПАО «Мегафон» по возрасту
В таблице 5 представлен состав персонала ПАО «Мегафон» по уровню
образования.
237
1698
2020
1366
1774
473
203
1728
1830
1423 1423
305
284
1607
1700
1417
1323
284
0
500
1000
1500
2000
2500
16-18 18-25 25-35 35-45 45-60 > 60
2017
2018
2019
41
Таблица 5
Состав персонала ПАО «Мегафон» по образованию
образование
2017
2018
2019
Динамика, %
чел.
%
чел.
%
чел.
%
2019/2018
2019/2017
среднее
4106
54,25
2948
42,65
2267
34,28
76,9
55,2
н/высшее
1409
18,62
1322
19,12
1607
24,29
121,5
114,0
высшее
2053
27,13
2643
38,23
2740
41,43
103,7
133,4
ИТОГО
7569
100
6913
100
6614
100
95,7
87,4
Значительная часть работников имеет среднее образование (34,29%).
Это обусловлено спецификой работы предприятия. Высшее образование имеют
руководители и специалисты.
Рисунок 3. Состав персонала ПАО «Мегафон» по образованию
Удельный вес работников со средним образованием снижается, потому
что работники поступают в высшие учебные заведения, остаются работать на
предприятии, тем самым повышается доля персонала с н/высшим образованием
и с высшим образованием. В таблице 6 представлен состав персонала ПАО
«Мегафон» по стажу работы.
4106
1409
2054
2948
1322
2643
2267
1607
2740
0
500
1000
1500
2000
2500
3000
3500
4000
4500
среднее н/высшее высшее
2017
2018
2019
42
Таблица 6
Состав персонала ПАО «Мегафон» по стажу работы
Стаж
работы
2017
2018
2019
Динамика, %
чел.
%
чел.
%
чел.
%
2019/2018
2019/2017
1-5 лет
3312
43,75
3151
45,59
2835
42,86
90,0
85,6
5-10 лет
2483
32,81
2135
30,88
2079
31,43
97,4
83,7
Больше
10 лет
1774
23,44
1627
23,53
1700
25,71
104,5
95,8
ИТОГО
7569
100
6913
100
6614
100
95,7
87,4
На протяжении всего исследуемого периода растет доля работающих на
предприятии больше 10 лет, также увеличивается доля работающих со стажем
от 5 до 10 лет. Это подтверждает полученные выше данные о стабилизации
коллектива.
Таким образом, можем сделать вывод, что хозяйственная деятельность
организации является эффективной, работники качественно выполняют свои
обязанности.
2.3. Анализ особенностей организации кадрового документооборота
ПАО «МЕГАФОН»
Документационное обеспечение управления (далее - ДОУ) –
деятельность, охватывающая организацию документирования и управления
документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и
предприятия. Документационное обеспечение управления в ПАО «Мегафон»
осуществляет секретарь руководителя. Основными целями документационного
обеспечения являются организация, руководство, координация, контроль и
реализация работ по документному обслуживанию компании.
Форма организации документооборота в ПАО «Мегафон» –
централизованная. Это выражается в том, что документы регистрируются,
контролируются, формируются в дела и хранятся секретарем.
В процессе деятельности предприятия, секретарь обрабатывает все
документы, образующиеся в результате функционирования компании или
поступающие извне и заносит их в специальный реестр. Секретарь
43
уполномочен единолично принимать решение по вопросу о необходимости
регистрации входящей корреспонденции.
Документы в организации подлежат регистрации один раз, при этом,
перечень нерегистрируемых документов отсутствует. К нерегистрируемым
документам относятся те их виды, которые непосредственно в момент
получения предприятием передаются для обозрения руководителю и
руководитель определяет судьбу указанного документа, ответственного
исполнителя за сохранность и за обработку документа.
Документы ПАО «Мегафон» оформляются в основном на бланках и
имеют установленный комплекс реквизитов и порядок их расположения.
В процессе деятельности ПАО «Мегафон» создаются следующие виды
документов:
организационно-правовые документы (устав, положение, правила,
инструкция, штатное расписание);
распорядительные документы (приказ, распоряжение, постановление,
решение, указание);
информационно-справочные документы (письмо, акт, протокол,
докладная и служебная записка).
В компании на всем высших руководящих должностях находятся
квалифицированные специалисты, имеющие высшее профессиональное
образование и имеющие навыки рационального планирования
производственной деятельности, его правильной организации, выполнения
административных функций.
Документационная деятельность предприятий любого вида и сферы
функционирования содержит схожие делопроизводственные операции и
процессы, которые могут расходиться лишь в незначительной степени.
В организации создаются и принимаются много документов от других
организаций и контрагентов содержащая информацию различного плана, такую
как экономическая бухгалтерская, статистическая документация и др.
44
Основным принципом процесса организации труда персонала является
полное разделение функциональных обязанностей между структурными
подразделениями и исполнителями. Разделение труда находит отражение в
внутренних нормативных документах - положениях подразделений и
должностных инструкциях сотрудников.
В ПАО «Мегафон» специалисты разных подразделений в той или иной
степени занимаются документационным обеспечением управления, нет четкой
регламентации ответственности за данный процесс
Основным методом исследования в рамках данной работы является
теоретический анализ состава и содержания локальных нормативных
документов предприятия.
Существенным недостатком в документационном обеспечении
управления является отсутствие основного нормативного документа,
регламентирующего документационное обеспечение управления предприятия -
инструкции по делопроизводству.
В такой инструкции должны быть регламентированы такие основные
процессы делопроизводства как правила, приемы и процесса создания
документов, описан порядок работы с документами, процесс осуществления
контроля за их исполнением.
Инструкция разрабатывается в полном соответствии с основными
положениями Государственной системы документационного обеспечения
управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных
органах исполнительной власти РФ. Утверждать инструкцию, в соответствии с
своей компетенцией должен генеральный директор. При этом инструкция по
делопроизводству должна соответствовать действующему законодательству в
области информационного и документационного обеспечения управленческой
деятельности.
В ПАО «Мегафон» не предусмотрено отдельной службы
документационного обеспечения управления, соответствующие функции