23
На основе первичных документов, назовем их документами первого эта-
па (пример приходные и расходные кассовые документы, приложение 2,3), со-
ставляются сводные документы, которые аккумулируют и переносят данные в
документы второго этапа (пример кассовая книга, приложение 4).
Процесс переноса можно назвать как «архивация данных» то есть сжа-
тием, информацию из первого этапа во второй переносится с уменьшение ко-
личества самих носителей этой информации, но сохранением необходимых
данных для дальнейшей работы. При этом пользователь (бухгалтер) может лю-
бой момент времени двигаться по этим этапом с целью уточнения или перепро-
верки данных.
Таким образом, сконцентрированная информация, переданная на сле-
дующий этап, позволяет в любой момент времени любому заинтересованному
пользователю (бухгалтеру) получать, рассматривать, анализировать информа-
цию о совершенных или совершаемых хозяйственных операциях.
В бухгалтерском учете образуется своего рода иерархия, когда данные
из первого источника (первичная документация) переходят во второй источник
(второй этап) то есть каждый последующий документ служит основанием для
составления следующего, образуется своего рода пирамида с вершиной (ба-
ланс) и основанием (первичная документация).
Документы бухгалтерского учета создаются как в электроном виде, с
последующей их распечаткой на бумаге, так и заполненных от руки на бланке
бухгалтером, с возможным последующем переносом его в систему (программу
учета).
Документы делятся по способу их использования на одноразовые и
накопительные. Они имеют разный объем хозяйственных операций.
Одноразовый документ обозначает одну или несколько хозяйственных
операций таких как приход или расход денежных средств по кассе, требование
на перемещение материальных ценностей внутри организации (пример: требо-
вания накладная, приложение 5) и прочие документы.
24
Если документ соответствует требованиям Федерального закона от
06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" то данные в документе являются
основанием для записи в бухгалтерском учете.
Накопительные документы собирают данные об однотипных хозяй-
ственных операциях, за конкретный промежуток времени (неделя, месяц, год).
Плюсами данного документа является в уменьшении объемов первичной доку-
ментации, упрощаются и сокращаются сами операции бухгалтерского учета.
Примерами накопительных документов могут служить наряды на работу, ли-
митные карты на отпуск материалов со складов, карточки учета основных
средств и начисления по ним износа, амортизации.
В организации документы делятся на внешние и внутренние.
Внешние документа поступают в организацию из внешней среды, кото-
рая окружает предприятие (платежные поручения, счета-фактуры и другие).
Где эти документы проходят регистрацию, однако они должны соответствовать
определенным требованиям, то есть иметь обязательные реквизиты.
Внутренние документы. Данные документы создаются для использова-
ния в нутрии организации. К ним относят большую часть всех первичных до-
кументов, таких как приказы или распоряжения, приходные и расходный кас-
совые ордера, карточки учета, авансовые отчеты и другие. Данные документы
должны также соответствовать определенным требованиям, то есть иметь обя-
зательные реквизиты.
Документы различают как однопозиционные и многопозиционные.
Однопозиционные документы имеют узконаправленное применение, как
видно из самого названия, данный документ отслеживает лишь одну конкрет-
ную позицию (хозяйственную операцию) например приход или расход денеж-
ных средств в кассе или же приход и расход материальных ценностей по одно-
му номенклатурному номеру на складе. Более удобны при ручном бухгалтер-
ском учете.
Многопозиционные документы имеют более широкое применение, как
видно из самого названия, данный документ отслеживает множество позиций
25
(хозяйственных операций) например инвентаризационная опись, она показыва-
ет широкую номенклатуру проверяемых объектов по наименованиям, их коли-
чество, отклонение и прочее.
Многопозиционные документы удобнее в работе бухгалтера чем одно-
позиционные так как несут больше необходимой информации, обрабатывается
больше информации за единицу рабочего времени. Данные документы очень
удобно обрабатывать с помощью бухгалтерских программ на ПК.
13
С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержа-
щиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации,
не являются обязательными к применению.
Поэтому предприятиям и организациям дана возможность самостоя-
тельно разрабатывать конкретно для себя унифицированные формы первичной
документации, однако к применению продолжают оставаться формы докумен-
тов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные
уполномоченными органами в соответствии и на основании других федераль-
ных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России
№ ПЗ-10/2012).
Различают несколько способов исполнения документа:
Данные в бланк учета вносятся руками (рукописно) бухгалтером;
Крайне редко в нынешнее время встречаются документы, исполненные
либо заполненные с помощью пишущей машинке (как правило, такое происхо-
дит в том случае, когда исполняется документ, который имеет «гриф», а серти-
фицированного компьютера для исполнения данного документа в организации
не имеется);
Документы исполняются в бухгалтерской программе и распечатываются
на бумаги.
Таким образом: Для правильной организации учета и рационального ис-
пользования первичной документации необходимо знать её основные виды,
13
Ерофеева В.А. Бухгалтерский учет: краткий курс лекций / В.А. Ерофеева, О.В. Тимофеева. - М.: Юрайт, ИД
Юрайт, 2013. - 25 c.
26
назначение, характер документируемых операций, объем отражаемой инфор-
мации, место составления документа, количество отражаемых объектов в доку-
менте и другие классификационные признаки. Огромную помощь в заполнении
и оформлении документов дает использование таких программ как «Гарант» и
Консультант плюс», так как там есть вся актуальная законодательная и норма-
тивная документация в электронном виде.
1.3 Формы ведения бухгалтерского учёта
В настоящее время распространены четыре формы ведения бухгалтер-
ского учёта: мемориально-ордерная, упрощённая, журнально-ордерная, авто-
матизированная в бухгалтерских программах.
Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета это такая форма
учета, при которой используются специальные документы бухгалтерского
оформления - мемориальные ордера, в которых содержится указание о записи
хозяйственной операции на соответствующих счетах бухгалтерского учета (см.
рисунок 2)
Рисунок 2. Схема мемориально-ордерной формы учета
(Сплошные линии показывают последовательность выполнения
учетных записей, пунктирные — сверку итогов)
27
Упрощенная форма бухгалтерского учета - эта форма учета для малых
предприятий, совершающие незначительное количество хозяйственных опера-
ций (как правило, не более тридцати в месяц), не осуществляющие производ-
ства продукции и работ, связанного с большими затратами материальных ре-
сурсов, могут вести учет всех операций путем их регистрации только в Книге
(журнале) учета фактов хозяйственной деятельности (в дальнейшем - Книга) по
форме № К-1 в соответствии с Приказ Минфина РФ от 21.12.1998 № 64н "О
Типовых рекомендациях по организации бухгалтерского учета для субъектов
малого предпринимательства" (см. рисунок 3).
Рисунок 3. Схема упрощенной формы учета
Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета – форма учета, при
которой учетные данные систематизируются в специальных регистрах - журна-
лах-ордерах, которые ведутся по кредиту счетов бухгалтерского учета и вспо-
могательных к ним ведомостях, составленных по дебету счетов (см. рисунок 5).
28
Рисунок 4. Схема журнально-ордерной формы учета
Автоматизированная форма учета – эта такая форма учета, которая ведет-
ся на ПК (персональном компьютере) и их основе в бухгалтерских программах,
установленных на эти персональные компьютеры. В эти программы вносятся
данные, обрабатываются, передаются, хранятся и при необходимости распеча-
тываются (см. рисунок 5)
14
.
Рисунок 5. Схема Автоматизированного учета
29
Основная цель системы первичного учёта это такая работа системы, в
которой взаимодействие всех компонентов доведена до такого уровня, что
пользователь (бухгалтер) в любой момент времени, сделавший запрос должен
получить максимально корректный, точный, объективный ответ на свой запрос
за любой временной промежуток в котором осуществлялась экономическая де-
ятельность организации
15
.
Достоинства и недостатки различных форм ведения бухгалтерского учё-
та:
1) Мемориально-ордерная форма учета.
Основные регистры- Мемориальные ордера.
Последовательность учета следующая.Документы в хронологическом
порядке записываются в мемориальные ордера с указанием даты, номера доку-
мента, суммы и корреспондирующих счетов. Параллельно ведётся аналитиче-
ский учёт в карточках.
Достоинства - строгая последовательность учётного процесса, простота
и доступность учётной техники, разделение труда между квалифицированными
неквалифицированными работниками.
Недостатки - трудоёмкость учёта из-за многократного дублирования
учётных записей, громоздкость аналитического учёта, формы регистров часто
не содержат показателей для анализа и составления отчётности.
2) Журнально-ордерная.
Основные регистры - Журналы-ордера.
Последовательность учета следующая. Документы (или накопительные
ведомости) по мере их оформления систематически в хронологическом порядке
заносятся в журналы-ордера по кредитовому счёту.
Достоинства - Синтетический учёт в ряде журналов совпадает с анали-
тическим, необходимость ведения специальных хронологических журналов от-
14
Гиляровская, Л. Т. Бухгалтерское дело под ред. Л. Т. Гиляровской. - 2-е изд., перераб. и доп. - М. : ЮНИТИ-
ДАНА, 2012. - 230 с. - ISBN 978-5-238-01130-1.
15
Астахов, В. П. Бухгалтерский (финансовый) учет в 2 ч. Ч. 1,2 : учебник для академического бакалавриата /
В. П. Астахов. — 12-е изд., перераб. и доп. — М. : Издательство Юрайт, 2016. - 186 с. - ISBN 978-5-9916-7005-0.
30
падает, облегчается составление отчётов. Наиболее разработана и унифициро-
вана.
Недостатки - Сложность и громоздкость построения журналов-ордеров,
ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию
учёта.
3) Автоматизированная.
Основные регистры - Возможность выбора различных регистров синте-
тического и аналитического учёта.
Последовательность учета следующая. Как правило, первичные доку-
менты в хронологической последовательности регистрируются в журнале хо-
зяйственных операций по принципу записи в мемориальном ордере (возможны
варианты)
Достоинства - Возможность составления в автоматическом режиме лю-
бых выходных форм, требующихся для анализа, управления, контроля, состав-
ления отчётности, снижение трудоёмкости учётного процесса, повышение про-
изводительности учётных работников, быстрый поиск информации, высокая
точность учётных данных и др.
Недостатки - Затраты на оснащение организации ПК, сканерами штрих-
кодов, платежными терминалами, и другим оборудованием, покупка лицензи-
онного программного обеспечения для организации, обслуживание ПК, скане-
ров штрих-кодов, платежных терминалов, и другого оборудования, а так же
каналов связи (локальная сеть, линии связи интернета), обслуживание про-
граммного обеспечения и обучение персонала работе с оборудованием, и бух-
галтерскими и иными программами.
4) Книга учета доходов и расходов организаций и индивидуальных пред-
принимателей.
Основные регистры - Книга.
Последовательность учета следующая. Книга не предполагает отраже-
ние хозяйственных операций методом двойной записи.
31
Достоинства - Книга не рассчитана на отражение всех операций, имев-
ших место в организации.
Недостатки - Данную Книгу могут применять только организации, пе-
решедшие на упрощенную систему налогообложения.
В результате рассмотрения теоретических основ первичного учёта мож-
но сделать следующие выводы:
Первичный учёт эта одна из частей бухгалтерского и управленческого
учёта, который необходимо отделить, самостоятельно анализировать и рас-
сматривать во всем его наборе элементов.
Документ служит началом всей цепочки событий в бухгалтерском учете,
он фиксирует на носители хозяйственную деятельность, и что бы он мог быть
корректно воспринят системой, он должен отвечать определенным критериям,
то есть, заполнен по всем имеющимся реквизитам, подписан или утвержден
должностными лицами, соответствовать требованиям закона на проводимую и
оформляемую операцию.
В заключении отметим, что при выборе форм бухгалтерского учета на
предприятие, организации имеет влияние много факторов:
- соответствия нормам законодательства для их правовой формы (ОАО,
ИП, ООО и так далее);
- экономическая деятельность и возможности организации (может ли ор-
ганизация позволить себе автоматизацию процессов учета и каких именно
участков);
- объем обрабатываемых первичных документов;
- штата сотрудников, их количества и квалификации;
- требования головного офиса, если это филиал или дочерняя структура;
- плюсы и минусы то или иной формы ведения учета.
32
Глава 2. Организация первичного учёта в ИП Пожидаев В.Ю.
2.1 Организационно-экономическая характеристика ИП Пожидаев В.Ю.
Индивидуальный Предприниматель (ИП) Пожидаев В.Ю.
Пожидаев Вадим Юрьевич зарегистрирован в качестве индивидуально-
го предпринимателя 2 апреля 2004 года.
ИНН 760500157455
ОГРНИП: 304760709300093
ОКПО: 87550431
ОКАТО: 78401387000
ИП Пожидаев В.Ю. зарегистрирован по адресу г. Ярославль, ул, Гоголя,
д17. У ИП Пожидаев В.Ю. открыт расчетный счет в АО СМП Банк р/с
40702810400570000451, через который осуществляются расчеты с поставщика-
ми.
У индивидуального предпринимателя осуществляют трудовую деятель-
ность 25 человек. Организационная структура ИП Пожидаев В.Ю. представлена
в таблице 1.
Таблица 2. Организационная структура ИП Пожидаев В.Ю.
Должность
Количество штанных единиц
Руководитель
одна единица
Заместитель руководителя
одна единицы
Главный бухгалтер
одна единица
Бухгалтер
одна единица
Бухгалтер кассир
одна единица
Менеджер
одна единица
Секретарь делопроизводитель
одна единица
Кладовщик
одна единица
Водитель экспедитор
две единицы
Продавец
четырнадцать единиц
Технический работник (уборщица)
одна единица