45
Глава 3. Совершенствование организации работы транспортно-
экспедиционного предприятия ЧУП «Услуги 22 век»
3.1. Предложения по совершенствованию организации работы
транспортно-экспедиционного предприятия
Каждая транспортная компания или организация, имеющая свой
автопарк, сталкивается с проблемой контроля использования транспорта.
Соответственно, возникает необходимость сокращения выявленных нецелевых
расходов. Данные мероприятия на сегодняшний день носят название
«мониторинг транспорта», или, другими словами, реализовывается система
слежения за автомобилем.
Эффективному управлению грузоперевозками на предприятии
препятствуют следующие проблемы:
— непредусмотренные расходы при неизменных объемах перевозок;
— невозможность выявить факт совершения водителем поездки по
личным нуждам или по незарегистрированному в путевом листе маршруту;
— сложность определения местонахождения автомобиля в интервале
между посещениями конечных точек маршрута, которые отмечены в
накладных;
— точное определение реального пробега транспорта и количество
израсходованного топлива.
Значение мониторинга транспорта для каждой успешной организации
сложно переоценить: своевременно полученная и обработанная информация в
современном, динамично меняющемся деловом мире — это деньги.
Ввести в должностные функции диспетчеров процедуру мониторинга
автотранспорта можно несколькими способами.
Современные системы мониторинга автотранспорта представляют собой
совокупность элементов навигации, организации и анализа автоперевозок.
Абсолютным лидером по спросу и эффективности является GPS/GSM система
слежения (система спутникового слежения).
Система контроля транспорта обеспечивает:
— слежение, управление и анализ текущего состояния контролируемых
46
объектов;
— контроль транспорта — соблюдения режимов работы;
— повышение эффективности использования транспортных средств и
специальной техники;
— предотвращение возможности хищения топлива;
— снижение затрат на ремонт транспорта;
— выявление недобросовестных работников;
— повышение эффективности планирования маршрутов и безопасности
грузоперевозок;
— накопление и систематизация всей информации в базе данных.
Система контроля транспорта осуществляет контроль за транспортом по
следующим параметрам:
— текущее местоположение;
— пройденный маршрут по заданным контрольным точкам;
— скорость движения;
— количество топлива в баках;
— путевой расход топлива;
— расход топлива, его заправки и сливы;
— загруженность, положение механизмов (для спецтехники),
открывание дверей и т.д.;
— время движения;
— время и места стоянок;
— обороты двигателя;
— количество авточасов.
Система контроля движения транспорта также позволяет:
—отобразить маршруты подотчетных объектов за любой период;
— отобразить на карте положения транспортных средств в текущий
момент времени (on-line контроль транспорта);
— сохранять всю информацию в локальной базе данных системы
контроля движения транспорта, позволяющей не иметь постоянное
47
подключение к Интернет;
— сохранять всю информацию в течение месяца при выходе транспорта
из зоны действия сети GSM;
— составлять путевые листы в привычной форме и хранить их в базе
данных;
— составлять отчеты о посещении объектов и автоматически
сопоставить их с путевыми листами;
— составлять табличные и графические отчеты по расходу топлива,
пробегу, скорости, времени в пути и т.д. за любой период по каждому
транспортному средству или водителю.
На контролируемое транспортное средство устанавливается комплект
бортового оборудования (GPS/GSM терминал, или GPS трекер).
GPS трекер определяет местоположение, скорость, направление
движения транспорта, а также состояние подключенных датчиков (уровень
топлива, обороты двигателя, его температура и т.п.), положение различных
механизмов.
Все отчеты о положении объекта и показаниях датчиков (GPS трекеры),
с заданной периодичностью архивируются в энергонезависимой памяти,
независимо от наличия соединения с сервером. Это позволяет осуществлять
полный контроль над автомобилем.
Связь мобильных GPS/GSM терминалов (трекер GPS) с сервером
осуществляется по технологии GPRS, что обеспечивает минимальную
стоимость эксплуатации системы при наилучшей скорости и гарантирует
доставку отчетов на сервер, а значит, и своевременный контроль автомобилей
автопарка компании.
На телематическом сервере, предоставляемом компанией-поставщиком,
функционирует база данных, в которой хранятся данные, принятые от
GPS/GSM терминалов.
Диспетчерский Центр представляет собой обычный компьютер,
имеющий какой-либо доступ к Интернет. На нем, как и на сервере,
48
функционирует база данных, в которой хранятся данные о контролируемых
автомобилях (за каждым автомобилем контроль ведется индивидуально).
Периодически осуществляется репликация данных (передача новой
информации от серверной базы данных к диспетчерской). Такое построение
системы мониторинга позволяет диспетчеру подключаться к Интернет
периодически и не накладывает требований на скорость подключения.
Диспетчер строит маршруты на карте, отчеты о расходе топлива,
пробеге, простое и т.д., используя данные из локальной базы данных,
анализирует статистику, принимает решения.
Диспетчерский Центр может быть реализован автономно на стороне
Заказчика или на стороне Оператора услуг мониторинга с защищенным
доступом через Интернет.
Общим недостатком использования любой радионавигационной системы
является то, что при определенных условиях сигнал может не доходить до
приемника, или приходить со значительными искажениями или задержками.
Так как рабочая частота GPS лежит в дециметровом диапазоне
радиоволн, уровень приема сигнала от спутников может серьезно ухудшиться
под плотной листвой деревьев или из-за очень большой облачности.
Нормальному приему сигналов GPS могут повредить помехи от многих
наземных радиоисточников, а также от магнитных бурь.
Факторы, влияющие на снижение точности:
— орбиты спутников;
— наличие объектов-помех, закрывающие необходимые области неба;
— влияние атмосферы;
— отражение радиоволн.
По самым скромным оценкам по данным опыта других компаний
система спутникового мониторинга помогает сэкономить до 25% затрат на
автопарк.
Добиться уменьшения расходов на топливо и проследить за ведением
учета можно с помощью внедрения системы мониторинга движения
49
автотранспорта (СМДА).
Подключившись к системе мониторинга и диспетчеризации
транспортных средств, которая включает учет расхода топлива, ЧУП «Услуги
22 век» сможет:
1) повысить качество транспортных услуг и объем перевозок за счет:
— мгновенного доступа к информации о местонахождении и состоянии
автотранспорта, прибытия и отправки грузов;
— оперативного реагирования на нештатные ситуации;
— рационального составления маршрутов и долгосрочного
планирования перевозок;
— увеличения срока эксплуатации транспортных средств;
2) повысить безопасность перевозок благодаря:
— отправки водителем тревожного сообщения в любой момент;
— оперативному контролю отклонения автомашины от заданного
маршрута и выхода из заданной области;
— отслеживанию различных состояний автомашины (в т.ч. открытие
грузового отсека), а также удаленное включение/выключение диспетчером
исполнительных устройств (замки дверей, цепь зажигания);
3) значительно снизить операционные затраты за счет:
— исключения нецелевого использования автотранспорта, приписок
пройденного пути;
— уменьшения непроизводительного и холостого пробега;
— экономии ГСМ и других ресурсов, связанных с эксплуатацией
автотранспорта;
— повышения дисциплины персонала;
— снижения аварийности;
— принятия управленческих решений на основе достоверных
статистических данных.
Статья расходов на транспортировку грузов ЧУП «Услуги 22 век» одна
из самых значительных, а именно расходы на топливо. Во многом это связано с
50
плохой организацией системы учета использования транспортных средств, из-за
чего соответственно возрастают расходы на топливо.
Для начала необходимо скорректировать систему учета «на бумаге».
Также ведение такого учета необходимо для проверки, сравнения показателей и
апробации системы по средствам GPS. Обработка информации, содержащейся в
путевых листах, должна выполняться не в конце месяца, а ежедневно после
окончания расчетов.
При выписке путевого листа диспетчер должен открывать на экране
компьютера файл, содержащий ранее внесенную информацию о заказе, который
должен выполнить данный водитель.
Здесь диспетчер увидит, какое расстояние между пунктами перевозки
груза, умножит его на количество ездки, определит нормативное расстояние,
которое отразит затем в путевом листе. Применяя заложенную в память
компьютера справочную, диспетчер уже при выезде машин на линию может
иметь всю информацию по запланированной работе.
А по возвращении машины из рейса, он вводит в компьютер, где уже
создана оборотная ведомость по каждому автомобилю, данные путевого листа:
показание спидометра, остаток горючего и т.д. Данные по каждому путевому
листу могут быть обработаны в присутствии водителя и выведены на экран. Это
займет не более 1 минуты.
На рисунке 2 представлена иерархическая структура работ. Сравнивая
фактические затраты времени и расход горючего соптимальными, диспетчер
будет знать ежедневно обо всех случаях нарушения правил эксплуатации
автомобиля и невыполнения запланированного объема работ. Это будет
способствовать повышению дисциплины водителей, эффективности
использования автотранспорта.
Источником финансирования данной системы является прибыль
организации. Планирование во времени — это не разовый процесс. За срок
реализации проекта план может составляться несколько раз. Новые планы
учитывают дополнительную информацию и уменьшение неопределенности.
51
Рисунок 2. Иерархическая структура работ
Перечень работ процесса представлен в таблице 13.
Таблица 13
Перечень работ процесса
Наименование
Продолжительность
выполнения, дней
Выбор группы потенциальных претендентов на
поставку оборудования
3
Проведение тендера
4
Определение пакета предоставляемых услуг
4
Разработка и согласование плана-графика внедрения
СМДА
5
Заключение договора
5
Включение расходов в бюджет
1
Согласование бюджета
3
Оплата по договору
2
Определение дополнительных обязанностей,
ответственности сотрудников
5
Разработка новой системы оплаты труда
7
Поставка оборудования и монтаж
2
Установка программного обеспечения
1
Обучение сотрудников
3
Учет движения транспортных средств по СМДА
90
52
Из всего числа рассматриваемых поставщиков было выбрано ООО
«GeoMax», которое характеризуется кратчайшими сроками поставки, низким
временем для расчетов и обмена документами.
В целях оптимизации транспортно-экспедиционной деятельности ЧУП
«Услуги 22 век» предлагается внедрить программный продукт «1С: Управление
Автотранспортом».
«1С: Управление Автотранспортом» обеспечивает комплексную
поддержку бизнес-процессов в транспортных организациях и подразделениях,
позволяет получать и использовать информацию, необходимую для принятия
управленческих решений и обеспечения учета деятельности организации.
Благодаря архитектуре платформы «1С: Предприятие 8», бизнес-
процессы программного продукта прекрасно адаптируются под потребности
конкретного предприятия. Важным достоинством решения является
возможность его легкой интеграции с программными продуктами фирмы «1С»
на платформе «1С: Предприятие 8».
Основные функциональные возможности конфигурации:
1. Учет заказов на автотранспорт, удобный графический интерфейс
распределения заказов по автомобилям, отслеживание статуса выполнения
задания, контроль задолженности при принятии заказа.
2. Выписка и обработка следующих путевых листов:
— легкового автомобиля (форма № 3);
— грузового автомобиля (повременный № 4-П, сдельный № 4-С);
— специального автомобиля (форма № 3 спец);
— междугородного автомобиля (форма № 4-М);
— автобуса (форма № 6-С);
— индивидуального предпринимателя (формы № ПЛ-1, ПА-1, ПГ-1).
3. Расчет нормативного и фактического расхода топлива.
Все алгоритмы расчета нормативного расхода топлива реализованы в
соответствии с приказом министерства транспорта. Решение позволяет вести
учета расхода топлива для автомобилей с неограниченным количеством
53
оборудования и прицепов.
4. Расчет выработки в путевых листах по различным параметрам.
Основные параметры (пробег, вес груза, грузооборота, времени в наряде,
в простое и т.д.) предопределены в системе. Использую справочники можно
настраивать любые произвольные параметры выработки и в дальнейшем
анализировать эту информацию.
5. Одновременный учет горючего, приобретенного различными
способами:
— купленного за наличные;
— полученного по талонам;
— приобретенного по картам безналичной оплаты;
— выданного со склада предприятия;
— полученного у стороннего поставщика.
6. Настройки таблицы зависимости нормативов расхода ГСМ от
температуры значительно облегчают работу при расчете путевых листов в
регионах с часто меняющимися сезонными температурами.
7. Возможность использования предварительно заполненного
справочника моделей транспортных средств (более 500 моделей) с
установленными нормами расхода ГСМ.
8. Бюджетирование:
— формирование и исполнение инвестиционного бюджета;
— формирование и исполнение бюджета эксплуатационных затрат;
— планирование работы автопарка:
— краткосрочное планирование (от одного до нескольких дней);
— долгосрочное планирование (от месяца и выше);
— планирование в разрезе видов перевозок и заказчиков;
9. Учет взаиморасчетов:
— система внутренних настройки прейскурантов и тарифов для
подразделений организации;
— учет платежных документов по взаиморасчетам с контрагентами.
54
10. Обмен с внешними системами:
— обмен данными с системами GPS-навигации;
— взаимодействие с GIS;
— загрузка данных процессинговых центров по детализации заправок
ГСМ;
— учет технического обслуживания и ремонта транспортных средств;
— учет номерных шин и аккумуляторов;
— анализ затрат и рентабельности работы транспортных средств;
— большая часть подсистем модуля Автотранспорт открыта для чтения
и внесения изменений, меньшая часть кода закрыта и защищена ключом.
3.2. Экономическая эффективность разработанных мероприятий
В таблице 14 представлены затраты на внедрение системы спутникового
мониторинга.
Таблица 14
Затраты на СМДА (за год)
Затраты на 1 автотранспортное средство
Сумма
Стоимость оборудования (1 GPS-трекера), тыс. руб.
15
Монтаж и установка системы, тыс. руб.
4
Итого: тыс. руб.
19
Обучение персонала, тыс. руб.
25
Абонентская плата на 1 ТС, тыс. руб.
11
Общее количество машин, ед.
58
единовременные затраты (общие) (19 * 10 + 25), тыс. руб.
215
затраты в месяц (общие) (11 * 10), тыс. руб.
110
Годовые затраты по обслуживанию (общие) (110 * 12), тыс. руб.
1320
Итого затрат на весь автотранспорт за первый год (215 + 1320),
тыс. руб.
1535
Таким образом, затраты на внедрение СМДА на предприятии составят
1535 тыс. руб.Рассчитаем экономическую эффективность внедрения СМДА,
которая определяется исходя из экономии топлива.
В результате установки СМДА можно ожидать сокращение расходов на
ГСМ на 25%. Затраты ЧУП «Услуги 22 век» на топливо за 2018 год составили
9102 тыс. руб., т.е. с помощью СМДА можно добиться сокращения расходов в
следующем году до 6827 тыс. руб. (это при условии полного внедрения системы