Функцию управления ООО "Промэлтех" осуществляет директор
организации. Деятельность директора ООО "Промэлтех" регулируется уставом
ООО "Промэлтех" и действующим законодательством.
Директор принимает решения по существенным вопросам деятельности
ООО "Промэлтех" в соответствии с компетенцией, определенной уставом ООО
"Промэлтех". Наиболее важными вопросами, рассматриваемыми директором,
являются:
- планирование финансово-хозяйственной деятельности ООО
"Промэлтех" на финансовый год и плановый период;
- определение кредитной политики ООО "Промэлтех"»;
- контроль вопросов ценообразования;
- работа с ключевыми клиентами;
- определение закупочной политики.
В непосредственном подчинении директора находятся главный
бухгалтер и заместитель директора. Организация разделена на отделы.
Главный бухгалтер ООО "Промэлтех" отвечает за систему
бухгалтерского отчета организации и ведения бухгалтерского учета.
начисление заработной платы сотрудникам организации.
Каждое подразделение (отдел) компании отвечает за определенные
направления деятельности компании. Например отдел закупок занимается
поиском поставщиков электрооборудования, построением долгосрочных
отношений с поставщиками электрооборудования. В их задачи включены
поиски максимально выгодной для компании закупочной стоимости
электрооборудования. Отдел снабжения занимается поиском покупателей
электрооборудования.
43
2.2 Оценка выявленных проблем на предприятии и их влияние на
организацию управления персоналом ООО "Промэлтех"
В процессе изучения организации управления персоналом предприятия
ООО "Промэлтех" был выявлен ряд проблем существующих на сегодняшний
день, в том числе:
- отсутствие контроля со стороны директора за распределением
обязанностей и задач между сотрудниками разных отделов;
- неформальная система подчинения всех линейных сотрудников всем
руководителям отделов на предприятии ООО "Промэлтех" ;
- нарушение горизонтальной коммуникации между отделами продаж и
закупок предприятия, которые ведут к сбою в системе работы с поставщиками;
- так же было выявлено отсутствие сотрудника, ответственного за
адаптацию и обучение нового персонала, в том числе теории и практике
технологии продаж, общению с клиентами и поставщиками, знакомство с
организационной структурой предприятия ООО "Промэлтех", который бы так
же осуществлял контроль соблюдения стандартов компании;
- отсутствие на предприятии ООО "Промэлтех" четкой структуры
мотивации персонала всех отделов, превалирование нематериальной мотивации
над материальной.
Итак, развернуто разберем эти проблемы с выделением ключевых
факторов влияющих на цели и задачи которые ставит перед собой предприятие
ООО "Промэлтех", а именно повышение конкурентной способности
предприятия и получение прибыли.
В первую очередь необходимо разобрать нарушение управленческой
функции контроля со стороны директора предприятия ООО "Промэлтех".
В период наблюдения выявлено отсутствие четкой структуры
постановки задач перед руководителями отделов продаж и закупок, в связи с
чем сотрудники отделов вынуждены в какой-то мере самостоятельно
44
организовывать свою трудовую деятельность и принимать решения вне своей
компетенции по стратегическим вопросам взаимодействия между отделами.
Так же вертикаль управления устроена таким образом, что руководители
разных отделов управляют линейными сотрудниками других подразделений,
что приводит к перегрузке или недостаточной загруженности отдельных
сотрудников рабочими задачами. Это влечет за собой высокие риски
невыполнения или недостаточно качественного выполнения задач, срыв сроков
по отдельным поручениям, дискомфортные условия труда для персонала.
Нарушение взаимодействия между отделами закупок и продаж
выражается в том, что при поступлении от клиента заказа на поставку
электрооборудования отдел продаж вместо передачи списка оборудования
отделу закупок сам занимается поиском поставщиков. Данная проблема связана
с озвученным выше отсутствием контроля со стороны директора и
руководителей отделов за движением заказов и текущей загруженностью задач
сотрудниками. Система регистрации заявок достаточно сложна и занимает у
отдела продаж много времени, так же не все сотрудники до конца понимают
принцип работы с программой по регистрации заявок и некоторые операции
выполняются ими вручную. Так же при передаче отделу закупок заявок на
поставку электрооборудования они затягивают сроки обработки данных заявок
из-за так же несовершенной системы регистрации и распределения задач. В
связи с этим сотрудник отдела продаж, который занимается конкретным
клиентом, для избегания негативной обратной связи от него и чтобы закрыть
сделку в установленный срок вынужден самостоятельно искать поставщика.
Это приводит к менее качественным результатам, поскольку времени на поиск
отдельно не выделяется, цели найти самое выгодное предложение у данного
непрофильного сотрудника не стоит и в итоге компания не достигает своей
главной цели быть максимально эффективной в получении прибыли. При этом
отдел закупок фактически занимается только оформлением документации от
уже найденных отделом продаж поставщиков, не выполняет свои
функциональные обязанности по поиску самых выгодных ценовых
45
предложений по каждой заявке, систематизации работы с поставщиками,
расширения их количества, работы только с проверенными из них что привело
бы к максимальной маржинальности по каждой сделке с конечным клиентом и
в итоге достижения цели компании.
На предприятии ООО "Промэлтех" отсутствует какая-либо система
обучения и адаптации новых сотрудников. Сотрудник-стажер перенимает
знания и навыки в процессе работы у опытных сотрудников, при этом ведя
работу с реальными клиентами компании, что приводит к различного рода
ошибкам. В том числе к нарушению сроков обработки заявок и поставки
товара, ошибкам комплектации, характеристик специфичного
электрооборудования. При этом сотрудники к которым обращается за помощью
стажер никак не мотивированы качественно консультировать по выполнению
поставленных перед ним задач и далеко не всегда готовы тратить на это свое
рабочее время в ущерб собственным клиентам.
В тоже время подбор и отбор кадров на ООО Промэлтех" как и на
большинстве предприятий малого бизнеса осуществляется путем
трудоустройства знакомых. Принципы кадрового отбора ориентированы не на
прямые, а на косвенные доказательства профессиональной состоятельности
кандидата.
Также на предприятии есть необходимость в организации системы
развития персонала. Отсутствует обучение сотрудников технологии продаж и
навыкам общения с клиентами, сотрудники при работе с покупателями могут
основываться только на собственном опыте и опыте коллег. У линейного
персонала отсутствует информация о новинках, разработках и современных
тенденциях на рынке электрооборудования.
46
Глава З.Оптимизация процесса управления персоналом
ООО "Промэлтех"
3.1 Разработка рекомендаций по организации управления
персоналом ООО "Промэлтех ”.
Для достижения предприятием ООО "Промэлтех" своих целей, а именно
повышение конкурентоспособности и получения максимальной прибыли
необходимо
Одной из важнейших функций управления персоналом является
функция контроля. Осуществлять функцию контроля можно путём:
- своевременного получения отчетности от руководителей отделов по
текущей работе подразделений;
- четкой постановке задач линейным сотрудникам, согласно правилам,
которые включают в себя в том числе проверку понимания поставленной
задачи;
- использование точек контроля выполнения поставленных задач:
предварительного, выборочного, поэтапного, промежуточного, итогового
контроля для максимально возможного исключения ошибок на каждом этапе
выполнения задач;
- курирование ключевых сделок непосредственно директором
предприятия ООО "Промэлтех";
Для достижения четкой коммуникации отделов продаж и закупок
необходимо осуществление ряда мероприятий:
- упрощение программы по регистрации и работе с заявками на
поставку электрооборудования и комплектующих;
- качественное обучение персонала работе с данной программой;
- назначить ответственным руководителя отдела закупок за контроль
проведения заявок с помощью программы, делегировать ему инструменты
воздействия на сотрудников, нарушающих правила регистрации;
47
Линейный персонал компании не замотивирован на поиск новых
клиентов и работу с максимально выгодными поставщиками. Сотрудники
получают фиксированный оклад, который оговаривается с каждым
индивидуально.
Существуют различные типы мотивации и для увеличения и роста
прибыли компании ООО "Промэлтех" необходимо подобрать (разработать)
систему мотивации сотрудников, максимально отвечающую требованиям
компании. На сегодняшний день в компании отлично развита система
нематериального стимулирования сотрудников, которая включает в себя
оплачиваемые компанией ООО "Промэлтех" частые корпоративные выезды на
природу за город с семьями, корпоративные вечера с походами в боулинг и
другие развлекательные мероприятия. Это способствует установлению
комфортного эмоционального климата в коллективе и сильно сплачивает его.
Но стоит отметить что как раз этим и отличаются большинство
предприятий малого бизнеса в связи с немногочисленностью состава
сотрудников.
Отмеченный выше перекос нематериальной мотивации персонала
организации над материальной необходимо обязательно скорректировать для
повышения производительности труда и увеличения прибыли. Добиться этого
можно разработкой системы KPI для каждой должности в организации. Это
позволит сделать систему мотивации прозрачной для всех как уже давно
работающих сотрудников, так и для вновь принимаемых на работу. Основой
системы KPI могут быть перераспределение фиксированной и премиальной
части дохода в пользу последней.
Итак, KPI - это основные показатели эффективности, позволяющие
оценить эффективность выполняемых действий. Данные показатели
применяются как для оценки компании в целом, так и её отделов, и для
каждого сотрудника в отдельности. Важнейшим условием работы показателя
является возможность его измерить.
48
Основные положительные стороны использования системы показателей
эффективности KPI это:
- возможность ориентирования сотрудников на достижение
определенных целевых результатов;
- возможность гибкой корректировки поставленных целей при помощи
изменения значений показателей KPI;
- четкое понимание сотрудниками способов увеличения собственного
дохода, прозрачная система мотивации, исключающая конфликты внутри
небольшого коллектива;
- относительно небольшая величина издержек для компании ООО
"Промэлтех" при значительно больших возможных показателях экономической
эффективности;
- простая, наглядная и ясная в применении методика отчетности по
результатам деятельности руководителей и линейных сотрудников компании;
- определенность и прозрачность применяемых управленческих
решений, ориентированность всех участников рабочих процессов организации
на конкретные конечные результаты.
Основные возможные отрицательные моменты при внедрении системы
показателей эффективности KPI это:
- сопротивление персонала переходу на индивидуальную систему
мотивации и оценки каждого сотрудника;
- нежелание сотрудников нести персональную ответственность;
- возможно неправильно подобранные KPI показатели, не влияющие на
достижение конкретных целей и задач компании, в том числе к достижению
основной экономической цели компании - прибыли;
49
- слишком большое количество KPI показателей может привести к
загрузке бухгалтерского отдела и управленческого состава из-за долгих
расчетов итоговой премии каждого сотрудника, а так же "расфокусировке"
внимания персонала на каждый показатель эффективности и как итог снижение
удельного веса в итоговом доходе за достижение каждого KPI, что приведет к
нецелесообразности внедрения системы индивидуальной мотивации;
- необходимость внедрения KPI показателей в каждом отделе
компании во избежание перекосов в работе отделов (например, при
мотивированном персонале отдела продаж с большим количеством заявок на
закупки чем раньше и отдел снабжения, который не готов к такому возросшему
объёму работы с прежней системой оплаты своего труда).
Основные правила разработки KPI показателей.
- премиальная часть должна мотивировать работника на достижение
необходимого для компании результата;
- при разработке необходимо ориентироваться на возможности
улучшения, а не ухудшения материального состояния каждого сотрудника, для
исключения случаев демотивации работников, добросовестно исполняющих
свои обязанности;
- необходимо предусмотреть возможность гибкого реагирования на
меняющиеся условия рынка труда и при этом должны присутствовать строгие
правила составления и учета KPI показателей;
- при внедрении системы KPI показателей необходимо продуманное и
своевременное информирование всех сотрудников компании об изменениях
подхода в формировании переменной части их дохода с обязательными
расчетами итоговых сумм при достижении и не достижении ключевых
показателей эффективности по каждой должности, а так же сравнение этих
сумм с текущим доходом сотрудников (с новой системой при выполнении всех
50
показателей KPI доход должен быть выше, чем со общей системой мотивации
сотрудников).
Для достижения эффективности системы KPI требуется:
- за каждым сотрудником и отделом закреплены свои KPI;
- ориентация каждого KPI показателем на достижение конкретного
определенного результата;
- реалистичное планирование KPI для практически возможного
достижения требуемых значений сотрудниками (не менее 70-80% от плана для
исключения случаев демотивации от снижения дохода у персонала);
- возможность для эффективной коллективной работы между
функционально связанными отделами (например, отдел продаж - отдел
закупок, отдел продаж - инженерный отдел проектирования, инженерный отдел
- отдел монтажа), так как достижение KPI косвенно зависит так же и от
качественной работы сотрудников смежных подразделений;
- ключевые показатели эффективности должны определяться исходя из
желаемых будущих результатов компании;
- показатели KPI не должны распространяться на слишком большое
количество задач;
- показатели KPI легки для восприятия и понимания каждым
сотрудником компании;
- KPI показатели должны поддерживать друг друга, а не вступать в
конфликт;
- ключевые показатели эффективности должны давать возможность
изменения прогресса работы отделов и каждого сотрудника в отдельности;
- KPI должны регулярно обновляться, для исключения потери
значимости отдельных показателей.
51
На сегодняшний день существует большое разнообразие
показателей эффективности отдела продаж:
- Объём продаж — Сумма продаж за период;
- Количество потенциальных клиентов — Сколько
привлечено потенциальных клиентов;
- Количество постоянных клиентов — Сколько клиентов купило
повторно;
- Конверсия потенциальных клиентов в покупателей — Сколько
новых клиентов купило в первый раз;
- Средняя стоимость сделки — Какую сумму денег приносит вам
средняя по величине сделка;
- Количество повторных продаж — Сколько закрыто сделок с
клиентами, с которыми были сделки в прошлых периодах;
- Дебиторская задолженность на конец периода — Как Ваши
менеджеры по продажам дорабатывают клиентов;
- Охват клиентской базы — Насколько широко обрабатывают
клиентов продавцы;
- Охват продуктовой линейки — Насколько широк предлагаемый
Вашими продавцами ассортимент товаров и услуг;
- Количество закрытых сделок — Количество продаж;
- Количество потенциальных сделок — Сколько
вероятных сделок ведёт менеджер;
- Количество результативных контактов — Сколько звонков и
сообщений сделано менеджером продаж за период;
- Количество встреч — Сколько встреч провёл менеджер по
продажам и др.
Из всего многообразия показателей эффективности, для отдела
продаж ООО "Промэлтех" предлагаю выбрать ключевые из них:
- выполнение плана продаж
52