14
кономические показатели с точки зрения рентабельности бизнеса
упали, вырос курс, выросли затраты на закупки, аренда. Посещаемость не
упала: мы видим одновременно падение среднего чека и увеличение
посещений.
Люди стали смотреть на цены — возможность заработка у многих
уменьшилась. Мы стали открывать больше лояльных, демократичных
концепций, таких как Steak it Easy, «Чайхона Easy», «Обед Буфет».
4
Для посетителей сейчас замечательные времена: при определенном
умении можно прекрасно поесть за деньги, на которые пять лет назад можно
было зачастую только салат купить.
Но у этой медали есть и обратная сторона — мощное падение
прибыльности у бизнеса. Крупные сети закрыли по 30–50 точек.
1.2 Цели и задачи автоматизации управления персоналом в
ресторанном бизнесе
Для рационального и эффективного управления кадрами даже на
небольшом предприятии встает вопрос об автоматизации управления
персоналом. Основной задачей при этом является формирование не только
комфортных условий для работы, но и оптимизация эффективности
множества процессов: от контроля за деятельность сотрудников до
определения справедливого вознаграждения за труд, поскольку все эти
аспекты напрямую отражаются на результативности функционирования
предприятия в целом.
Автоматизация управленческих процессов персоналом на предприятии
предполагает наличие специального набора программных средств, которые
нацелены на проведение мероприятий по эффективному руководству
4
Бородина В.В. Ресторанно- гостиничный бизнес: учет, налоги, маркетинг, менеджмент. -
М.: Книжный мир, 2012. -165 с.
15
сотрудниками. Благодаря автоматизации становится достижимым
выполнение бизнес-показателей без дополнительных издержек.
Службе по работе с персоналом необходимо выполнять множество
различных задач, их функционал подразумевает внушительные объемы труда
(особенно на крупных предприятиях с большой численностью работников).
Автоматизация управления персоналом предполагает решение
следующих задач:
Разработка и реализация кадровой стратегии организации, где
предполагается прогноз, планирование, а также анализ персонала
предприятия.
Адаптационная программа для недавно трудоустроенных на
предприятие сотрудников.
Контроль за компетентным выполнением персоналом своих
обязанностей и функций.
Налаженная система оплаты труда сотрудников, где предусмотрена
работа программного обеспечения по расчету и выплатам премиальных
вознаграждений, компенсационных выплат и т.д..
Управление процессами по переводу, перемещению и высвобождению
сотрудников;
Контроль за организацией безопасности труда сотрудников.
Контроль за уровнем социального развития работников (страхование,
спортивные мероприятия, физическая подготовка и т.д.).
Также в автоматизированной системе возможно выполнять
дополнительные функции, которые входят в компетенцию службы по работе
с персоналом:
контроль за необходимостью обучения и переподготовки специалистов
предприятия;
трудоустройство, подбор и привлечение сотрудников;
контроль за состоянием расходов по оплате труда персонала;
контроль правовой составляющей работы сотрудников;
16
подготовка, составление и оформление документов, связанных с
работой персонала.
5
Процесс автоматизации может существенно усложняться при
территориальном распределении предприятия (это могут быть филиалы,
представительства, офисы, холдинги и т.д.). Также необходимо учитывать
относительно высокую стоимость программного обеспечения и
необходимость обучения персонала работе с системой.
Основными сложностями работы службы по персоналу, которые в
первую очередь потребуют автоматизированных систем, являются:
Сложные системы по оплате труда и премированию специалистов,
необходимость точного и безошибочного контроля за расходами на оплату
труда.
Стремление руководства предприятия внедрять современные
программы, оборудование и инновационные разработки.
Различный профессиональный уровень (квалификационные качества)
трудоустроенных кадров.
Все системы по автоматизации управления персоналом можно
разделить на три группы в соответствии с уровнем.
К системам первого уровня следует отнести программы по
автоматизации расчета заплаты работников. Чаще всего это коробочный
программный продукт (для неопределенного круга потребителей), который
был предварительно настроен с учетом специфики работы организации.
Недостатком таких систем является их ограниченная функциональность, что
в конечном итоге уменьшает круг пользователей.
Системы второго уровня предполагают дополнительно наличие систем
для формирования и ведения штатного расписания, а также отражение
кадровых движений. Эти системы представляют собой программный
комплекс, они являются достаточно гибкими и включают несколько
5
Бородина В.В. Ресторанно- гостиничный бизнес: учет, налоги, маркетинг, менеджмент. -
М.: Книжный мир, 2012. -165 с.
17
эффективных инструментов, позволяющих осуществлять грамотную
кадровую политику. Такой комплекс можно совершенствовать, настраивать и
дополнять с учетом потребностей предприятия.
Системы третьего уровня, помимо вышеуказанных функций,
позволяют осуществлять операции по разработке индивидуальных программ
обучения и кадровым перемещениям, проведение аттестационных
мероприятий, а также формирование «портретов» работников. Данное
программное обеспечение представляет собой специализированный модуль,
входящий в состав автоматизированной системы всего предприятия. При
этом возможна установка отдельных таких систем, которые могут быть
интегрированы в автоматизированную систему предприятия.
Процесс внедрения системы автоматизации управления персоналом
состоит из нескольких стадий:
Анализ текущей ситуации, выявление функционала и потребностей
кадровой службы. Данные мероприятия подразумевают направленность на
развитие предприятия (увеличение объемов производства, выпуска товаров и
т.д.).
Выявляются пути оптимизации кадровой работы в соответствии с
направлением деятельности всей организации (в том числе повышение
эффективности труда сотрудников, а также повышение их квалификации).
Сама процедура внедрения подразумевает формирование задания,
выбор оптимального программного обеспечения, установку и запуск
выбранной системы, обучение персонала, а также проведение анализа
полученных результатов.
1.3 Обзор современных автоматизированных систем управления
В российских компаниях автоматизация управления персоналом
обычно не относится к приоритетным задачам. Фактически все используют
бухгалтерские решения для кадрового учета и расчета зарплаты, но очень
мало компаний двигается в сторону автоматизации других HR-процессов:
18
подбора персонала, адаптации на рабочем месте, оценки, развития, обучения,
удержания. На Западе нет, пожалуй, ни одной крупной компании, где эти
процессы не были бы автоматизированы самым серьезным образом. В
России ситуация другая: важность автоматизации осознают не все.
Каждый владелец ресторана рано или поздно начинает задумываться о
том, как поднять свой бизнес на более высокий уровень. Некоторые для этого
добавляют в меню новые блюда, меняют интерьер или профиль заведения, а
кто-то решает воспользоваться техническими или программными
средствами. Чтобы существенным образом улучшить работу предприятия
общественного питания, отечественные и зарубежные разработчиками
создают различные компьютерные программы соответствующего профиля.
Например, немалой популярностью пользуется программа iiko для общепита.
Одной из таких разработок, созданной российскими программистами из
компании UCS, является система R-Keeper, позволяющая с легкостью
управлять всеми процессами на предприятии, обрабатывать заказы и
получать отчеты в режиме on-line.
6
Первая версия программы появилась в 1992 году. Программное
обеспечение R-Keeper постоянно обновляется и совершенствуется его
создателями, благодаря чему пользуется большой популярностью среди
владельцев ресторанов и кафе как в России, так и во всем мире. В число
компаний, использующих в своих заведениях R-Keeper, входят: Burger King,
Subway, KFC, Шоколадница и другие. Система от компании UCS – это
надежное программное решение, позволяющее полностью автоматизировать
предприятие, значительно повысить объемы продаж, уменьшить затраты,
вести учет заказов, формировать отчеты, контролировать производство,
склады и деятельность сотрудников, разработать систему дисконтных карт
для посетителей. Программный продукт R-keeper отлично подойдет для
6
Профессиональная система R-Keeper V6 [Электронный ресурс]:
http://docs.ucs.ru/uploads/r-keeper_v6_manager_user_manual.pdf. - Дата обращения
18.08.2018
19
управления как маленьким кафе, так и крупной ресторанной сетью.
Заказчик может приобрести только те модули, которые необходимы
конкретно для его заведения.
Далее рассмотрим преимущества R-keeper.
От программ-аналогов R-keeper отличается тем, что позволяет:
R-Keeper на мобильном полностью автоматизировать работу кассиров
и барменов; автоматически планировать рабочее время сотрудников (модуль
Time Keeper);
создать на iPad электронное меню; автоматизировать доставку;
контролировать розлив пива; вести складской учет (модуль Store House);
установить интеллектуальное видеонаблюдение за кассами; управлять игрой
в боулинг и бильярд (модуль Pool Jet);
создать систему визуализации заказов и бронирования для хостес;
автоматизировать заведения фаст-фуда, в том числе и по системе drive thru;
управлять доставкой (модуль Delivery);
создавать мобильные терминалы для оформления заказов у столиков;
из одного офиса управлять всей сетью ресторанов; предотвращать
возможные махинации со стороны сотрудников; иерархически
структурировать меню и разделить блюда по категориям; авторизировать
доступ к системе;
использовать модификаторы; работать с магнитными картами Hard
Copy и Card Pay System; использовать при работе «горячие» клавиши;
выдавать клиентам фискальный и предварительный чеки; автоматически
передавать заказ в соответствующее производственное подразделение;
принимать к оплате валюту разных стран и кредитные карточки.
Модули программы рассчитаны на платформы с 32-разрядными
системами. Операционная система компьютера может быть как Windows, так
и Linux. Обновление программы и драйверов системы осуществляется
автоматически. Все данные пользователей надежно шифруются и поступают
на SQL-сервер, вся информация хранится в «облаке». В программе
20
предусмотрены функции автоматической и отложенной синхронизации
справочников, а также автоматического возобновления разрывов связи. R-
keeper поддерживает сетевые протоколы TCP/IP. Система предполагает
установку специальных кухонных мониторов, устройств для вызова
официантов и печати чеков.
Найти программу в интернете невозможно, приобрести R-keeper можно
только у официальных дилеров, список которых опубликован на сайте
компании UCS.
Цена и обслуживание пользователей Установка программного
обеспечения, кассовых модулей и терминалов занимает 3-4 дня. В комплект
входит курс обучающего видео, а также бесплатная демо-версия программы.
Оплатить R-keeper на планшетелицензию и услуги заказчики могут в
рассрочку, в течение одного-двух месяцев. Техническую поддержку
клиентов продавцы осуществляют 24 часа в сутки, первый месяц
обслуживания – бесплатно. Стоимость программного обеспечения зависит от
комплектации. «Сезонный» комплект, разработанный специально для
контроля, ведения финансового и складского учета в режиме on-line в
маленьких заведениях, стоит порядка 77 000 рублей. Пакет для кафе на 200
мест, включающий одну станцию для официантов и одно рабочее место для
управляющего/бухгалтера, обойдется предпринимателю примерно в 128 000
рублей. Цена модульного пакета для крупных ресторанов с 4-5 залами,
включающего две официантские станции и одно рабочее место для
бухгалтера, составляет 180 000 рублей.
7
Благодаря профессиональному миксеру для молочных коктейлей
бармены смогут удивлять гостей милк-шейками с различными вкусами.
Существует несколько видов соковыжимателей — самыми
распространенными являются универсальные и прессы для цитрусовых.
7
Профессиональная система R-Keeper V6 [Электронный ресурс]:
http://docs.ucs.ru/uploads/r-keeper_v6_manager_user_manual.pdf. - Дата обращения
18.08.2018
21
Подробнее читайте в этой статье. Кофе с собой — очень выгодный бизнес в
нашу эпоху быстрых изменений и быстрого ритма жизни. Предприниматели,
в заведениях которых уже установлена система R-keeper, рассказывают:: «В
первое время, когда мое кафе только открылось, мы все расчеты проводили в
Exel. Это занимало слишком много времени, и я задумалась над тем, как
можно ускорить и упростить как свою работу, так и работу моих
сотрудников. Пользовалась и «Самобранкой», и «Трактиром», а потом узнала
о R-keeper и остановилась на ней. В программе очень удобный интерфейс,
много специальных функций, удобных мелочей, благодаря которым мы
существенно экономим время.» Кирилл: «Мне программу установили очень
быстро. Помощь, если какие-то вопросы возникают, в службе технической
поддержки в любое время можно получить. Моим бухгалтерам, официантам
и барменам R-keeper очень понравилась! Система работает без сбоев и
«косяков». Самому мне очень удобно работать со считывателями и
принтером. Всем рекомендую!» Михаил: «Программу R-keeper я могу только
похвалить. Софт учитывает все требования пользователей, при Работа с
системами автоматизации ресторановэтом он очень прост в использовании.
Мои сотрудники смогли освоить систему всего за час! В службе
технической поддержки работают грамотные специалисты, всегда готовые
помочь. Установили программу очень быстро, работает без сбоев уже год.
Система надежная, проверенная, всем рестораторам советую.» Система R-
keeper существует на российском рынке уже более 20 лет. За это время
программа была установлена более чем в 37 тысячах заведений по всему
миру. Отечественная компания UCS, разработчик софта, постоянно
обновляет и совершенствует систему, благодаря чему продукт отвечает всем
современным техническим требованиям. Программа дорогая, но за эти
деньги покупатель получает качественный лицензионный софт, «левую»
копию которого в интернете не найти.
По состоянию на 2018 год в каждой пятой российской организации
автоматизированы процессы коммуникации, обучения и оценки персонала. И
22
лишь 15% компаний ведут работу с персоналом полностью вручную,
отмечают эксперты сервиса интернет-рекрутмента HeadHunter. При этом
используются специализированные программы, способные автоматизировать
то, чем обычно занимаются HR-специалисты:
размещение вакансий на специализированных сайтах;
отбор соискателей среди откликнувшихся;
обучение сотрудников;
составление штатного расписания;
расчет зарплаты.
Для каждой описанной выше функции найдется несколько решений
для автоматизации. Но основной их минус состоит в высокой стоимости и
длительных сроках внедрения. Это и является барьером для их
повсеместного распространения среди российских компаний. Если вас не
пугают эти проблемы, мы предлагаем ознакомиться с подборкой
программного обеспечения для автоматизации HR-процессов.
1. Эффективный рекрутинг
Программы для автоматизации поиска новых сотрудников размещают
вакансии на сайты вроде hh.ru и superjob.ru. Они информируют об откликах
соискателей и позволяют искать по резюме, выложенным на сторонних
базах.
По данным компании Capterra, специализирующейся на подборе ПО
для бизнеса, сервисы для автоматизации рекрутинга дают эффект в 94%
случаев.
23
Рисунок 5 – Особенности влияния программ по
автоматизации
Примеры ПО:
e-Staff Рекрутер. Помогает размещать/искать заявки в сети, работать с
кандидатами, собирать по каждому из них подробную информацию; хранит
данные о нанятых работниках, ведет статистику, интегрируется с
популярным ПО вроде 1С.
Experium. Помимо размещения вакансий, позволяет осуществлять
массовые рассылки, работать с соцсетями, синхронизироваться с сайтами,
бронировать переговорные комнаты. Одна из наиболее старых и
авторитетных систем.
FriendWork Recruiter. Может размещать вакансии/искать резюме на
популярных сайтах, интегрироваться с почтой/календарями, готовит
аналитические отчеты.
Staffim. Позволяет получать вакансии от кадровых агентств в режиме
онлайн, размещать вакансии/искать резюме в сети, вести общие календари.
Имеется только веб-приложение без десктопной версии.