бумаги, пригодной к длительному хранению. По кадровым приказам ведется
нумерация, отдельная от приказов по основной деятельности.
2) Формулировка приказа должна соответствовать действующему
трудовому законодательству.
3) Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его
отсутствие – заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в
соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.
4) Приказ по кадрам объявляется работнику, упомянутому в нем, под
расписку. После ознакомления с документом работник расписывается на
подлинном экземпляре приказа и ставит дату. В случае отказа работника от
подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела
кадров и непосредственного начальника работника.
5) Копии приказов (распоряжений), заверенные работником отдела
кадров, передаются в финансовый отдел предприятия для открытия лицевого
счета на выплату заработной платы, перерасчета ее при изменении должности
или полного расчета при увольнении.
6) Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и
формируются в дела отделом кадров. Основания к приказам подшиваются в
личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к
приказам по личному составу.
7) В связи с тем, что приказы о предоставлении отпусков, взысканиях,
командировках имеют временные сроки хранения, их формирование
необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному
составу.
7
Состав реквизитов ОРД, требования к их оформлению и порядок
расположения реквизитов на стандартном листе бумаги установлены ГОСТ Р
6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов». ГОСТ введен в действие с 01.07.2003
7
Басаков М.И. Новый справочник кадровика. Документирование кадровой работы. – М.: Феникс, 2015. – С. 59.
постановлением Госстандарта РФ от 03.Требования стандарта являются
рекомендуемыми, однако их следует придерживаться при оформлении
постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и
других организационно-распорядительных документов, включенных в ОК 011-
93 «Общероссийский классификатор управленческой документации».
Кадровая служба должна выполнять весь порядок работы с приказами
по личному составу, так как эти документы имеют большое значение для
организации, как форма регулирования трудовых отношений между
работодателем и работником, а так же контроля соответствия этих отношений
действующему законодательству.
Таким образом, каждая служба кадров в своей деятельности должна
соблюдать законодательные, методические и организационно-правовые
нормативные документы, которые регламентируют процедуру выполнения
отдельных действий (операций, записей и т. п.).
1.2. Основные виды документов, использующиеся в деятельности
кадровой службы организации
Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами
включены в Общероссийский классификатор управленческой документации
(документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению
отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.).
Наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых
документов составляет организационно-распорядительная документация,
охватывающая вопросы организационно-правового обеспечения деятельности
кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров,
аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие.
8
Помимо законодательных и нормативно-методических документов,
кадровые службы любого предприятия руководствуются в своей работе
организационно-правовыми документами, разрабатываемыми самим
8
Лукичёва Л.И. Управление персоналом: учебное пособие. – М.: «Омега-Л», 2014. – С. 73.
предприятием. Главный из них - устав организации.
Кадровая служба должна точно представлять себе задачи организации,
записанные в уставе; главная цель любого кадровика - обеспечение
организации высококвалифицированными работниками для наилучшего
выполнения этих задач. Помимо этого, уставы регламентируют процедуру
назначения (выбора) руководителей и другие вопросы, связанные с подбором и
расстановкой кадров.
К организационно-распорядительным документам, оформляемым или
используемым в кадровой службе относятся:
1) Организационные документы: положение о кадровой службе,
должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового
распорядка, штатное расписание, график отпусков.
2) Распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по
вопросам совершенствования работы с кадрами (распорядительные документы,
относящиеся к основной деятельности предприятия) и приказы (распоряжения)
по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации
процессов движения кадров, их учета, оценки.
9
Распорядительная деятельность организации документируется в
основном посредством издания приказов руководителем организации. По
содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по
личному составу.
Трудовым законодательством РФ предусмотрено наличие в организации
документов, регулирующих социально-трудовые отношения. Прежде всего, к
таким документам относится коллективный договор - правовой акт,
регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у
индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и
работодателем в лице их представителей (ст. 40 ТК РФ).
На организацию может распространяться действие и такого документа,
9
Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: учебник и
практикум. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Юрайт, 2016. – С. 157.
как соглашение. Это правовой акт, устанавливающий общие принципы
регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними
экономических отношений, заключаемый между полномочными
представителями работников и работодателей в пределах их компетенции
(ст. 45 ТК РФ). В отличие от коллективного договора, соглашение заключается
на разных уровнях социального партнерства - федеральном, межрегиональном,
региональном, территориальном, отраслевом (межотраслевом), т.е. соглашение
заключается работодателями, объединенными в рамках отрасли, региона,
территории.
К локальным нормативным актам в первую очередь относятся правила
внутреннего трудового распорядка, которые обычно являются приложением к
коллективному договору. Однако они могут утверждаться и как отдельный
документ. Ст. 189 ТК РФ определяет Правила внутреннего трудового
распорядка как локальный нормативный акт, регламентирующий в
соответствии с ТК и иными федеральными законами порядок приема и
увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон
трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам
меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых
отношений у данного работодателя. Организации разрабатывают Правила
внутреннего трудового распорядка исходя из своей специфики.
10
Правила внутреннего трудового распорядка представляют собой
документ, регламентирующий организацию работы предприятия. Он состоит из
следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих
и служащих, основные права и обязанности работодателя, основные права и
обязанности рабочих и служащих, рабочее время и его использование, время
отдыха, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой
дисциплины. При приеме на работу каждый работник знакомится с правилами
внутреннего трудового распорядка под расписку.
Положение о кадровой службе состоит из разделов: общие положения,
10
Байтасов Р.Р. Управление персоналом: учебное пособие. – М.: Феникс, 2014. – С. 64.
задачи, структура, функции, взаимоотношения с другими подразделениями
предприятия, права, ответственность.
Должностная инструкция - это организационно-правовой документ,
определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность
сотрудника предприятия при осуществлении им служебной деятельности
согласно занимаемой должности.
Основой для разработки должностных инструкций являются
квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих,
утвержденные Министерством труда и социального развития РФ.
Целями разработки должностной инструкции являются:
- создание организационно-правовой основы служебной деятельности
сотрудников;
- повышение ответственности сотрудника за результаты его
деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;
- обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении
и при наложении на него дисциплинарного взыскания.
11
Должностная инструкция состоит из следующих разделов: общие
положения, права, обязанности, ответственность, квалификационные
требования.
Должностная инструкция составляется по каждой должности
организации, носит обезличенный характер и предоставляется сотруднику под
расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на
другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по
должности.
Организационно-распорядительным документом, разрабатываемым в
организации, в котором закрепляется весь ее должностной и численный состав,
является штатное расписание. Все должности структурных подразделений и их
количество закрепляются в штатном расписании организации.
Штатное расписание - документ, который определяет структуру
11
Максимцев И.А., Горелов Н.А. Управление персоналом: учебник и практикум. – М.: «Юрайт», 2015. – С. 72.
организации и численность должностей каждого наименования в конкретных
структурных подразделениях в организации. В соответствии с Трудовым
кодексом Российской Федерации штатная структура и штатное расписание
разрабатываются организацией самостоятельно.
Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений,
должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах,
набавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом
руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное
расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.
12
Наименование структурных подразделений и должностей в них пишутся
в именительном падеже в соответствии с перечнями должностей служащих
и профессий рабочих, утвержденными Министерством труда и социального
развития РФ. В штатном расписании проставляется итоговая численность
должностей. Должности, по которым предусматривается содержание неполной
штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,25, 0,5, 0,75).
Ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время
рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в данной
организации. Указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с
графиком отпусков, утвержденным работодателем. График отпусков является
обязательным локальным нормативным актом, утвержденным ежегодно не
позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года.
Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников.
Обычно объявляются работникам под расписку. Однако это не исключает
обязанности работодателя уведомить каждого работника о времени его отпуска
не позднее, чем за две недели до его начала. Как правило, это требование
трудового законодательства осуществляется путем оформления визы
ознакомления в приказе о предоставлении отпуска, который издается не
позднее, чем за две недели до его начала.
Таким образом, в организации применяются тем виды документов,
12
Басаков М.И. Новый справочник кадровика. Документирование кадровой работы. – М.: Феникс, 2015. – С. 42.
которые необходимы в кадровой работе организации.
1.3. Современные методики анализа состояния кадровой службы
Для эффективного управления персоналом и развития его возможностей
необходима периодическая оценка кадрового потенциала, которая позволит
достичь оптимального уровня качества труда при определенных затратах,
технической и информационной оснащенности труда. Оценка кадрового
потенциала – важная и достаточно сложная задача. Для ее решения необходимо
определить его структуру и основные показатели.
На основе анализа исследований можно сделать вывод, что на данный
момент нет единого мнения относительно структуры кадрового потенциала.
Рассмотрены работы Кибанова А. Я., Одегова Ю.Г., Базарова Т.Ю., Генкина
Б.М., Мищерякова С.В., Смирновой П. В.
В приложении 1 выделены элементы структуры кадрового потенциала,
встречающиеся у большинства рассмотренных ученых, такие как: численность
и структура персонала; ресурсы рабочего времени; инновационная и творческая
активность; затраты на персонал; квалификационный уровень; стаж работы;
образовательный/интеллектуальный уровень; уровень профессиональной
подготовки; физические качества (возраст, здоровье, физическая
выносливость); личностные качества.
13
Представленная структура кадрового потенциала является основой для
разработки методики его оценки. Среди исследований в данной области
встречается несколько методов оценки возможностей персонала в области
труда. Можно выделить четыре принципиальных подхода к данной оценке:
1) количественный – оцениваются только количественные показатели:
численность трудовых ресурсов и рабочее время;
2) комплексный – оцениваются количественные и качественные
характеристики с помощью системы показателей;
3) интегральный – определение совокупности качественных и
13
Ибрагимов А.У., Ибрагимова Л.А., Караваева М.В. Сущность и структура кадрового потенциала // Вестник
Воронежского государственного университета. Серия: Экономика и управление. – 2014. – № 2. – С. 50.
количественных компонентов в виде одного интегрального показателя;
4) стоимостный – определение совокупности разнородных
характеристик в денежном выражении.
Анализ различных методов оценки показателей кадрового потенциала
изложен во многих работах, таких как Радько С. Г., Хмелева Г. А., Трункина Л.
В., Юдина Л. Н., Мардамшин И. Г., Смирновой П. В., Караваевой М. В.
Для оценки кадрового потенциала предприятия авторами предлагается
использовать интегральный метод. Он позволит учесть все влияющие на
кадровый потенциал факторы и сформировать удобную и понятную методику
оценки. Для выделения интегрального показателя необходимо на основе
выделенной структуры кадрового потенциала вывести показатели для расчета
каждого из представленных элементов структуры.
Одним из первых интегральную оценку на основе конкретных
показателей предложил Б.М. Генкин, введя в научный оборот понятие индекса
трудового потенциала.
Вместе с тем, на наш взгляд, наиболее обоснованным и реализуемым на
практике является интегральный подход, выражающий совокупность
компонентов, составляющих трудовой потенциал как с количественной, так и
качественной стороны, в виде одного показателя.
Гайфуллина М.М. предлагает оценивать кадровый потенциал
предприятия методом взвешенной суммы по формуле среднеарифметической
взвешенной.
Интегральный показатель кадрового потенциала с помощью данного
метода определяется по следующей формуле:
Iкп =Σ Ki ∙ pi, (1)
где Кi – значение i-го показателя оценки кадрового потенциала
предприятия;
pi – весовое значение i-го показателя оценки кадрового потенциала
предприятия.
14
14
Гайфуллина М.М. Интегральный подход к оценке кадрового потенциала предприятия // Вестник ВЭГУ. –
Ключевыми компонентами кадрового потенциала предприятия
являются: численность персонала, квалификация персонала, состояние его
здоровья, возраст, стаж работы в организации, эффективность труда персонала.
С учетом этого сформирована система показателей, входящих в расчет
интегрального показателя кадрового потенциала предприятия. Это следующие
показатели:
1) Коэффициент изменения производительности труда (К1).
2) Коэффициент состояния здоровья (К2).
3) Коэффициент физической трудоспособности (К3).
4) Коэффициент квалификации (К4).
5) Коэффициент уровня образования (К5).
6) Коэффициент стабильности кадров (К6).
7) Коэффициент закрепления кадров (К7).
8) Коэффициент доходности труда (К8).
9) Коэффициент эффективности обучения (К9).
Методика расчета вышеуказанных показателей кадрового потенциала,
предложенная Гайфулинной М.М. представлена в приложении 2.
Таким образом, формирование структуры кадрового потенциала и
определение значимости его отдельных показателей является основой для
оценки и развития важнейшего ресурса любого предприятия – персонала.
Комплексный интегральный подход к оценке возможностей сотрудников
позволяет одновременно учесть ряд разнородных качественных и
количественных показателей и свести их к единому показателю, что делает
процесс оценки более удобным и доступным. Это позволяет отслеживать
динамику кадрового потенциала и принимать своевременные управленческие
решения в области развития возможностей персонала. Благодаря оценке
кадрового потенциала с учетом значимости его показателей руководство
организации получит возможность создать благоприятные условия труда и
обеспечить повышение производительности и конкурентоспособности
2015. – № 4 (78). – С. 26.
организации.
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СОСТОЯНИЯ КАДРОВОЙ РАБОТЫ НА
МАЛОМ ПРЕДПРИЯТИИ (НА ПРИМЕРЕ ФИЛИАЛА ПАО
«ФСК ЕЭС» - МЭС ЦЕНТРА)
2.1. Краткая история и анализ экономической деятельности предприятия
В октябре 1994 года Приказом РАО «ЕЭС России» на базе ПО «Дальние
электропередачи» в составе Центрэнерго было создано структурное
подразделение по эксплуатации и развитию межсистемных электрических
сетей РАО «ЕЭС России» – МЭС Центрэнерго. В 1997 году оно получило
статус территориального обособленного подразделения РАО «ЕЭС России» под
новым названием – Центральные межсистемные электрические сети (МЭС
Центра). В 2002 году в рамках реформы электроэнергетики России МЭС
Центра входит в состав ПАО «ФСК ЕЭС» на правах филиала «Магистральные
электрические сети Центра» (МЭС Центра).
Полное наименование: Филиал Публичного акционерного общества
«Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы» -
Магистральные электрические сети Центра.
Краткое наименование: филиал ПАО «ФСК ЕЭС» - МЭС Центра.
Магистральные электрические сети Центра (МЭС Центра) - филиал
ПАО «ФСК ЕЭС», работает на территории Центрального, Северо-Западного и
Южного федеральных округов. В зону его обслуживания входят 19 субъектов
Российской Федерации с населением более 40 млн. человек.
МЭС Центра отвечает за бесперебойную работу 28,249 тыс. км линий
электропередач и 196 подстанций общей трансформаторной мощностью
96990,313 МВА. Филиал обеспечивает электрическую связь ОЭС Центра с
энергосистемами Юга, Северо-Запада, Волги, Украины и Казахстана.
В подчинении находятся 8 предприятий магистральных электросетей
(ПМЭС) – Валдайское, Верхне-Донское, Вологодское, Волго-Донское,
Московское, Приокское и Черноземное, а также Центр подготовки персонала