24
Данные элементы в разных организациях развиты по–разному, но в
большинстве случаев все они имеют место.
Все элементы данной системы можно объединить в три больших блока:
технологии по формированию и представлению персонала, технологии по
развитию персонала и технологии, направленные на рациональное
использование ресурсов действующего персонала.
Система, направленная на управление персоналом той или иной
организации, – это одна из составляющих организации в целом. От ее
эффективности и налаженности напрямую зависит успешное развитие и
существование организации в пространстве экономики.
Трансформацию от простого отдела кадров до многофункциональной
кадровой службы можно метафорично сравнить с тем, как наши далекие
предки прошли путь по дороге эволюции от эпохи каменного топора до
современных технологий.
На формирование основных направлений рудовая кадровой месяцев работы,
способствующих итоговому выбору пути построения и развития кадровой
службы, типы влияют внутренние и внешние кадровая факторы таблица. Факторы внешней предприятии среды –
те, которые сумма организация возможно как субъект управления не политики может изменить, но
должна которому учитывать высокой. Далее речь пойдет о нормативно–правовой базе, или,
можно сказать, о «правилах стаж игры», которые установлены управление государством размеры:
трудовое законодательство действующих, законодательство в области мягкие охраны должно труда,
занятости, верном социальные гарантии и т.д.
В целом документы, с которыми работает кадровая служба, можно
разделить на три группы: организационные, распорядительные,
информационно–справочные.
К организационным документам относят положения и инструкции,
правила, в частности, штатное расписание, коллективный договор и др.
К распорядительным документам относят приказы и распоряжения по
вопросам работы с кадрами, документы по личному составу, отражающие
движение и учет кадров.
25
При подготовке организационных и распорядительных документов
можно использовать унифицированные формы, утвержденные
постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1. При этом с
01.01.2013 года не обязательно применять эти формы (Закон от 06.12.2011 г.
№ 402–ФЗ) – сейчас организации могут разработать свои формы.
Руководитель организации должен утвердить состав первичных учетных
документов, их формы, а также перечень лиц, которые имеют право
подписывать такие документы, в локальном акте организации, например
инструкции по делопроизводству или в приказе.
Особый подход к оформлению документов действует в отношении
организаций государственного сектора. Они обязаны использовать в работе
унифицированные формы кадровых документов, которые утверждены
приказом Минфина России от 30.03.2015 г. № 52н и актами других
федеральных органов исполнительной власти. Если такими документами
формы для кадровых процедур не утвердили, то организации госсектора
также вправе разработать их самостоятельно.
Чаще всего организации используют унифицированные бланки, а по
тем вопросам, которых в них нет, например смена фамилии, дисциплинарное
взыскание, разрабатывают и утверждают собственные формы. Если по
закону нужно использовать установленные формы, то их заменить другими
нельзя.
Однако независимо от того, использует организация собственные
формы или унифицированные, в любом первичном документе для учета
должны быть все обязательные реквизиты, в том числе наименование, дата и
др.
Все информационно–справочные документы можно разделить на три
крупных блока.
Первый блок – входящая информационно–справочная документация:
−
указания вышестоящих организаций;
26
−
акты, письма, отчеты об исполнении заданий, служебные записки
от подчиненных организаций;
−
письма, договоры, акты и прочие документы от остальных
организаций;
−
заявки, жалобы, предложения граждан.
Второй блок – исходящая информационно–справочная документация:
−
ответы на входящие запросы;
−
инициативные и информационные документы организации.
Например, предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.
Третий блок – внутренняя информационно–справочная документация:
−
внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные
записки и т.п.);
−
другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.)
В Таблице 2 представлен максимальный перечень обязательных и
рекомендованных кадровых документов, с указанием законодательного
обоснования
7
.
Таблица 2.
Перечень обязательных и рекомендованных кадровых
документов
№
Наименование
документа
Содержание
Ссылки на
нормативные акты
(обоснование)
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ
1
Трудовой
договор
Трудовые отношения между
работником и работодателем
возникают на основании
трудового договора,
заключаемого между ними в
соответствии с ТК РФ.
ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ
2
Трудовая книжка
(и вкладыш в
нее)
Работодатель обязан вести
трудовые книжки на каждого
сотрудника, проработавшего у
него свыше пяти дней, если
такая работа является для
сотрудника основной.
ч. 3 ст. 66 ТК РФ
7
Андреева В.И. Система Кадры. Справочник – Электронный ресурс.
27
№
Наименование
документа
Содержание
Ссылки на
нормативные акты
(обоснование)
3
Личные карточки
Работодатели обязаны вести
личные карточки по форме Т–2
на всех своих сотрдуников.
П. 2 Постановления
Госкомстата России от
05.01.2004 г. № 1 «Об
утверждении
унифицированных форм
первичной учетной
документации по учету
труда…»
П. 12 Правил,
утвержденных
постановлением
Правительства РФ от
16.04. 2003 г. № 225
4
Документы,
которыми
оформляют
прием на работу
руководителя
организации
Т.к. руководитель коммерческой
организации имеет двойственный
статус, являясь и сотрудником, и
единоличным органом
управления организации, для его
найма необходимо соблюдение
определенных процедур.
ст. 40 Закона от 08.02.
1998 г. № 14–ФЗ
5
Табель учета
рабочего
времени
Работодатель обязан вести учет
времени, фактически
отработанного каждым
работником в табеле учета
рабочего времени и расчета
оплаты труда (форма N Т-12) или
в табеле учета рабочего времени
(форма N Т-13).
ст. 91 ТК РФ
6
Штатное
расписание
(условно
обязательный
документ)
Штатное расписание (форма Т-3)
– нормативный документ
предприятия, содержащтй и
отражающий структуру, штатный
состав и численность
организации с указанием
размера заработной платы в
зависимости от занимаемой
должности. Хотя в ТК РФ не
сказано, что штатное расписание
должно быть в каждой
организации, в том же ТК есть
прямые отсылки в пользу его
оформления. А также оно
позволяет обосновать
применение льгот по налогам и
отнесение расходов на
себестоимость продукции, работ,
услуг, затрат.
ст. 15, 57 ТК РФ
раздел 1 указаний,
утвержденных
постановлением
Госкомстата России от
05.01.2004 г. № 1
28
№
Наименование
документа
Содержание
Ссылки на
нормативные акты
(обоснование)
7
Документы по
предоставлению
ежегодных
оплачиваемых
отпусков
−
график (очередность)
отпусков;
−
уведомление о
предоставлнии отпуска;
−
заявление о
предоставлении отпуска не
по графику;
−
приказ о предоставлении
отпуска;
−
записка–расчет о
предоставлении отпуска.
ст. 123 ТК РФ
8
Правила
внутреннего
трудового
распорядка
ПВТР – это локальный
нормативный акт,
регламентирующий в
соответствии с ТК РФ и иными
федеральными законами
вопросы регулирования
трудовых отношений у
работодателя. ПВТР определяет
трудовой распорядок внутри
конкретного предприятия,
поэтому предприятия
самостоятельно определяют
содердание ПВТР.
ст. 15, 189, 190, ч. 2 ст.
191, 309.2 ТК РФ
9
Положение о
работе с
персональными
данными
сотрудников
Порядок хранения и
использования персональных
данных работников
устанавливается работодателем с
соблюдением требований ТК РФ
и устанавливается в отдельном
локальном акте организации.
ст. 87 ТК РФ
10
Расчетный
листок
При выплате заработной платы
работодатель обязан извещать в
письменной форме каждого
работника о причитающихся ему
суммах и их размерах, за
соответствующие периоды. Для
этого в локальном акте
разрабатывается форма
расчетного листка.
ст. 136 ТК РФ
11
Документы
воинского учета
Организации, независимо от
форм собственности, должны
вести воинский учет своих
работников.
пп. 6 п. 1 ст. 8
Федерального закона от
31.05.1996 г. № 61–ФЗ
п. 7 ст. 8 Закона от
28.03.1998 г. № 53–ФЗ
Положение,
29
№
Наименование
документа
Содержание
Ссылки на
нормативные акты
(обоснование)
утвержденное
постановлением
Правительства РФ от
27.11.2006 г. № 719
Методические
рекомендации,
утвержденные
Генштабом ВС РФ
11.07.2017 года
12
Документы по
проведению
специальной
оценки условий
труда на рабочем
месте (СОУТ)
Специальная оценка условий
труда – мероприятия, связанные
с реализацией обязанности
работодателя по обеспечению
безопасности работников в
процессе их трудовой
деятельности и прав работников
на рабочие места,
соответствующие
государственным нормативным
требованиям охраны труда.
Федеральный закон «О
специальной оценке
условий труда» от
28.12.2013 N 426-ФЗ
Ст. 212, ч. 3 ст. 226 ТК
РФ
П. 1 Перечня,
утвержденного приказом
Минздравсоцразвития
России от 01.03.2012 г.
№ 181н
13
Документы по
обучению
сотрудников
охране труда,
проверке их
знаний в этой
области
Работодатель обязан
организовывать и своевременно
проводить обучение сотрудников
безопасным методам работы и
проверку их знаний в области
охраны труда.
абз. 7 ч. 2 ст. 212 ТК РФ,
п. 1.7 Порядка,
утвержденного
постановлением от
13.01.2003 г. Минтруда
России № 1 и
Минобразования России
№ 29
14
Номенклатура
дел
Это систематизированный
перечень документов,
образующихся в деятельности
организации, с указанием сроков
их хранения, а по истечении
календарного года – с указанием
их количества. Архивные
документы организации с
истекшим сроком хранения
подлежат уничтожению.
п. 3.2.5 Государственной
системы
документационного
обеспечения управления
(ГСДОУ), утвержденной
приказом Главархива
СССР от 25.05.1988 г. №
33
«Основные Правила
работы архивов
организаций» (одобрены
решением Коллегии
Росархива от
06.02.2002)
КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕОБХОДИМЫЕ В ОПРЕДЕЛЕННЫХ
ОБСТОЯТЕЛЬСТВАХ
1
Документы по
изменению
Изменение условий трудового
договора производят только по
гл. 12 ТК РФ
30
№
Наименование
документа
Содержание
Ссылки на
нормативные акты
(обоснование)
условий
трудовых
договоров
письменному соглашению
сторон, путем заключения
дополнительного соглашения к
трудовому договору.
Законом предусмотрены
отдельные случаи изменения
трудовых договоров, требующие
выполнения ряда процедур и
оформления документов,
например, при поручении
сотруднику дополнительной
работы и т. д.
2
Документы,
оформляемые
при увольнении
сотрудников
В зависимости от того, по какому
основанию прекращают трудовой
договор, работодателю нужно
оформить соответствующий
этому основанию пакет
документов.
гл. 13 ТК РФ
3
Документы,
которыми
оформляют
привлечение
сотрудника к
дисциплинарной
ответственности
Наложение дисциплинарного
взыскания должно быть
офорлмено документально в
установленном законом порядке.
ст. 193 ТК РФ
4
Договоры о
полной
материальной
ответственности
Договоры о полной материальной
ответственности можно
заключать лишь с
определенными категориями
сотрудников.
ст. 244 ТК РФ
постановление Минтруда
России от 31.12.2002 г.
№ 85
5
Ученические
договоры
При необходимости организация
может заключать ученические
договоры как со штатными
сотрудниками, так и с
соискателями.
ст. 198 ТК РФ
6
Документы об
учебных
отпусках
Закон предоставляет право на
учебный отпуск сотрудникам,
совмещающим работу с
обучением. В зависимости от
вида получаемого образования
учебный отпуск может быть
оплачиваемым или
неоплачиваемым.
гл. 26 ТК РФ
7
Положение об
аттестации
сотрудников
Если нужно провести аттестацию
сотрудников в целях
определения их деловых
ч. 2 ст. 81 ТК РФ
31
№
Наименование
документа
Содержание
Ссылки на
нормативные акты
(обоснование)
качеств, оценки результатов их
труда и проверки их
соответствия занимаемым
должностям, принимают данный
локальный акт.
8
Документы о
присвоении
сотрудникам
квалификационн
ых разрядов
Квалификационный разряд
отражает уровень
профессиональной подготовки
сотрудника. При необходимости
работодатель может присвоить, а
также повысить или понизить
разряд сотрудника.
ст. 143 ТК РФ
Общие положения,
утвержденные
постановлением
Госкомтруда СССР,
Секретариата ВЦСПС от
31.01.1985 г. № 31/3–30
Единый тарифно–
квалификационный
справочник (ЕТКС)
9
Положение о
профессиональн
ой подготовке,
переподготовке
кадров
Работодатель может установить в
отдельном локальном акте
формы профподготовки и
переподготовки сотрудников, а
также перечень необходимых
профессий и специальностей,
если возникла необходимость в
профессиональном обучении или
переобучении сотрудников.
ч. 3 ст. 196 ТК РФ
10
Документы,
которыми
оформляют
деление и
продление
ежегодного
отпуска
Ежегодный оплачиваемый отпуск
может быть разделен на части,
одна из которых не должна быть
меньше 14 дней.
Работодатель обязан продлить
ежегодный отпуск в случаях,
предусмотренных законом или
локальными актами организации.
ч. 1 ст. 125 ТК РФ
ч. 1 ст. 120 ТК РФ
ч. 1 ст. 124 ТК РФ
11
Документы для
отзыва
сотрудника из
ежегодного
отпуска
С письменного согласия
сотрудника работодатель может
отозвать его из ежегодного
оплачиваемого отпуска.
ч. 1 и 2 ст. 125 ТК РФ
12
Документы,
которыми
оформляют
замену
ежегодного
отпуска
компенсацией
По общему правилу, если
сотруднику положен удлиненный
или дополнительный отпуск,
можно заменить денежной
компенсацией ту часть
ежегодного отпуска, которая
превышает 28 календарных
дней.
ст. 126 ТК РФ
13
Документы о
Законом предусмотрены случаи,
ч. 1 и 2 ст. 128 ТК РФ
32
№
Наименование
документа
Содержание
Ссылки на
нормативные акты
(обоснование)
предоставлении
неоплачиваемого
отпуска
когда работодатель обязан или
может предоставить сотруднику
отпуск без сохранения зарплаты.
14
Документы,
которыми
оформляют
предоставление
дополнительных
дней отдыха для
ухода за
ребенком–
инвалидом
Сотруднику, имеющему ребенка–
инвалида в возрасте до 18 лет,
положено четыре
дополнительных выходных дня в
течение календарного месяца.
ст. 262 ТК РФ
Порядок, утвержденный
совместным
постановлением от
4.04.2000 г. Минтруда
России № 26 и ФСС
России № 34
15
Документы об
оформлении
декретного
отпуска и
выплаты
декретного
пособия
Женщинам по их заявлению и на
основании выданного в
установленном порядке листка
нетрудоспособности
предоставляются отпуска по
беременности и родам, с
выплатой пособия по
государственному социальному
страхованию.
ст. 255 ТК РФ
16
Документы,
которыми
оформляют
выплату пособия
при рождении
ребенка
При рождении ребенка одному из
его родителей или заменяющему
лицу, например усыновителю,
выплачивают пособие.
ст. 11 Закона от
19.05.1995 г. № 81–ФЗ
Порядок, утвержденный
приказом
Минздравсоцразвития
России от 23.12.2009 г.
№ 1012н
17
Документы об
оформлении
отпуска по уходу
за ребенком
Право на отпуск по уходу за
ребенком до достижения им
возраста трех лет имеют мать,
отец, бабушка, дед, а также
другой родственник или опекун
ребенка. В период этого отпуска
сотруднику выплачивают:
−
пособие по уходу за
ребенком до 1,5 лет,
−
компенсационную выплату
до достижения ребенком
трех лет.
ст. 256 ТК РФ
ч. 1 ст. 14 Закона от 19
.05.1995 г. № 81–ФЗ
п. 11 Порядка,
утвержденного
постановлением
Правительства РФ от 03
.11.1994 г. № 1206
18
Документы,
которыми
оформляют
работу
сотрудника во
время отпуска по
Во время отпуска по уходу за
ребенком сотрудник может
работать на условиях неполного
рабочего времени или на дому.
ч. 3 ст. 256 ТК РФ
33
№
Наименование
документа
Содержание
Ссылки на
нормативные акты
(обоснование)
уходу за
ребенком
19
Документы о
прекращении
отпуска по уходу
за ребенком
Сотрудник может выйти из
отпуска по уходу за ребенком:
−
по окончании такого
отпуска, то есть когда
ребенку исполнится три
года;
−
досрочно, то есть до
исполнения ребенку трех
лет.
ст. 256 ТК РФ
20
Положение о
коммерческой
тайне
Данный локальный акт
необходим, когда:
−
работодатель хочет
обеспечить охрану своей
конфиденциальной
информации и/или
−
в трудовом договоре
сотрудника есть условие о
работе с
конфиденциальной
информацией.
Если такого сотрудника не
ознакомить с порядком работы с
конфиденциальной
информацией, то работодателю
будет сложно доказать, что
сотрудник разгласил охраняемую
законом тайну, и уволить его по
соответствующему основанию.
ст. 57, ч. 3 ст. 68, подп.
«в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ
Закон от 29.07.2004 г. №
98–ФЗ
21
Положение об
оплате труда;
Положение о
премировании
Если в ПВТР организации не
прописана система оплаты труда
и система премирования, то эти
условия могут быть отражены в
отдельных локальных актах
организации, например в
Положении об оплате труда,
Положении о премировании.
ч. 2 ст. 135, 309.2 ТК РФ
22
Локальный акт о
порядке выплаты
надбавки за
вахтовый метод
работы
«Вахтовикам» нужно
выплачивать надбавку за
вахтовый метод работы.
Коммерческие организации могут
установить размер и порядок
выплаты надбавки в своих
внутренних документах.
ст. 302 ТК РФ
23
Локальный акт о
Сотрудникам, у которых
ч. 5 ст. 326 ТК РФ