34
№
Наименование
документа
Содержание
Ссылки на
нормативные акты
(обоснование)
порядке
компенсации
расходов на
переезд в
«северные»
районы
необходимость в переезде
связана с работой в районах
Крайнего Севера и
приравненных к ним местностях,
полагается компенсация
расходов на переезд к основному
месту работы.
24
Локальный акт о
компенсации
расходов
«северян» на
проезд к месту
использования
отпуска и
обратно
Организации, расположенные в
районах Крайнего Севера или
приравненных к ним местностях,
должны оплатить сотрудникам
проезд и провоз багажа к месту
использования ежегодного
оплачиваемого отпуска и
обратно.
ст. 321, 325 ТК РФ
25
Документы,
которыми
оформляют
удержания из
зарплаты
Удержания из зарплаты
сотрудника можно производить:
−
на основании
исполнительных листов;
−
по инициативе
работодателя;
−
по инициативе сотрудника.
ст. 12, 98 Закона от
02.10.2007 г. № 229–ФЗ
ст. 137, 238, 240 ТК РФ
ч. 4 ст. 15 Закона от
29.12.2006 г. № 255–ФЗ
Письмо Роструда от
16.09.2012 г. №
ПР/7156–6–1
26
Положение о
ненормированно
м рабочем дне
При необходимости привлечения
сотрудников к работе в
ненормированном режиме
работодатель должен утвердить
перечень должностей с
ненормированным рабочим днем.
Такой перечень также можно
утвердить в отдельном
локальном акте.
ст. 101 ТК РФ
27
Положение о
разделении
рабочего дня на
части
На тех работах, где это
необходимо вследствие особого
характера труда, а также при
производстве работ,
интенсивность которых в течение
рабочего дня неодинакова,
работодатель может разделить
рабочий день на части так, чтобы
общая продолжительность
рабочего времени не превышала
установленной
продолжительности ежедневной
работы.
ст. 105 ТК РФ
28
Документы,
Сменная работа, то есть работа в
ст. 103 ТК РФ
35
№
Наименование
документа
Содержание
Ссылки на
нормативные акты
(обоснование)
которыми
оформляют
сменный режим
работы
две, три или четыре смены,
вводится в тех случаях, когда
длительность производственного
процесса превышает допустимую
продолжительность ежедневной
работы, а также в целях более
эффективного использования
оборудования, увеличения
объема выпускаемой продукции
или оказываемых услуг.
29
Документы об
установлении
режима
неполного
рабочего
времени
Режим неполного рабочего
времени может быть установлен
сотруднику по соглашению
сторон или по инициативе
работодателя. Отдельным
категориям сотрудников
организация обязана установить
неполное рабочее время.
ст. 93, ч. 5 ст. 74 ТК РФ
30
Документы об
установлении
гибкого режима
рабочего
времени
При работе в режиме гибкого
рабочего времени стороны по
взаимному соглашению
определяют начало, окончание
или общую продолжительность
рабочего дня или смены.
ст. 102 ТК РФ
31
Документы,
которыми
оформляют
вахтовый метод
работы
В организации вводят вахтовый
метод работы при наличии
определенных условий,
например при сильной
удаленности места работы от
места постоянного проживания
сотрудника или местонахождения
работодателя.
гл. 47 ТК РФ
32
Документы о
привлечении к
сверхурочной
работе
Организация может при
необходимости привлечь
сотрудника к сверхурочной
работе, то есть работе за
пределами установленной
сотруднику продолжительности
рабочего времени.
ст. 99 ТК РФ
33
Документы о
привлечении к
работе в
выходной или
праздничный
день
В установленных законом
случаях организация может
привлечь сотрудника к работе в
выходной или праздничный день.
ст. 113 ТК РФ
34
Документы о
С учетом установленных законом
ст. 96 ТК РФ
36
№
Наименование
документа
Содержание
Ссылки на
нормативные акты
(обоснование)
привлечении к
работе в ночное
время
ограничений организация может
привлекать сотрудников к работе
в ночное время.
35
Документы о
созданио в
организации
службы охраны
труда
Служба охраны труда должна
быть создана в организации,
занимающейся производственной
деятельностью и имеющей более
50 сотрудников.
Если численность персонала не
превышает указанного предела,
то руководитель организации
принимает решение о создании
службы на свое усмотрение.
ч. 1 ст. 217 ТК РФ
36
Документы по
обучению и
аттестации
сотрудников
опасных
производственны
х объектов
Организация, использующая
опасный производственный
объект, должна осуществлять ряд
мероприятий, направленных на
обеспечение безопасности
использования таких объектов.
ст. 9 Закона от
21.07.1997 г. № 116–ФЗ
37
Документы,
которыми
оформляют
обязательные
медицинские
осмотры
сотрудников
Отдельные категории
сотрудников, которые выполняют
определенные виды работ,
должны проходить обязательные
медосмотры за счет
работодателя.
ст. 213, 330.3, 328, 69,
266, 348.3 ТК РФ
ст. 23 Закона от
10.12.1995 г. № 196–ФЗ
ст. 6 Закона от
14.04.1999 г. № 77–ФЗ
ст. 24 Закона от
21.11.2011 г. № 323–ФЗ
38
Документы,
которыми
оформляют
расследование
несчастного
случая на
производстве
Если произошел несчастный
случай на производстве, то
работодатель обязан принять все
меры для его надлежащего и
своевременного расследования.
ст. 227–231 ТК РФ
39
Документы,
которыми
оформляют
расследование
обстоятельств и
причин
возникновения
профзаболевани
й
Если у лиц, привлеченных к
трудовой деятельности, возникли
профзаболевания, то
организация обязана обеспечить
расследование обстоятельств и
причин их возникновения.
абз. 16 ч. 2 ст. 212 ТК
РФ
п. 19 Положения,
утвержденного
постановлением
Правительства РФ от
15.12.2000 г. № 967
40
Документы,
которыми
Закон гарантирует особую
охрану труда инвалидов. Такие
Закон от 24.11.1995 г. №
181–ФЗ
37
№
Наименование
документа
Содержание
Ссылки на
нормативные акты
(обоснование)
оформляют
обеспечение
охраны труда
инвалидов
трудовые льготы необходимы для
безопасной организации
рабочего процесса людей с
ограниченными возможностями и
их реабилитации.
абз. 6 п. 2 ст. 5 Закона
от 19.04.1991 г. №
1032–1
ст. 224 ТК РФ
41
Документы,
которыми
оформляют учет
мнения
профсоюза
Если в организации есть
профсоюз, то при решении
некоторых вопросов (например
при сокращении персонала)
необходимо учитывать его
мнение.
ст. 371–373 ТК РФ
42
Документы,
которыми
оформляют
восстановление
сотрудника на
работе
При незаконном увольнении или
переводе сотрудника он может
быть восстановлен на работе по
решению суда или во
внесудебном порядке (напрмиер
по предписанию трудовой
инспекции).
абз. 6 ч. 1 ст. 357, ст.
391 ТК РФ
п. 2, 60 постановления
Верховного суда РФ от
17.03.2004 г. № 2
РЕКОМЕНДОВАННЫЕ КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ
1
Личные дела
сотрудников
Обязательность ведения личных
дел сотрудников установлена
только для учреждений
государственной гражданской
службы. Остальные организации
могут самостоятельно решать
вопрос о необходимости ведения
личных дел сотрдуников.
п. 3 ст. 42, подп. 5 п. 1
ст. 44 Закона от
27.07.2004 г. № 79–ФЗ
2
Коллективный
договор
Заключение коллективного
договора осуществляется на
добровольной основе, он не
является обязательным
документом.
ст. 24, 25, 27 ТК РФ
3
Должностные
инструкции
Закон обязывает оформлять
должностные инструкции лишь
для гражданских служащих.
Поэтому другие организации
оформляют их по мере
необходимости. Если прописать
функциональные обязанности в
трудовом договоре, должностную
инструкцию можно не
разрабатывать.
ст. 47 Закона от
27.07.2004 г. № 79–ФЗ
Письмо Роструда от
09.14.2007 г. № 3042–6–
0
4
Положение о
поощрении /
стимулировании
Организация может прописать в
локальном акте процедуру
оформления поощрений, которая
ст. 191 ТК РФ
38
№
Наименование
документа
Содержание
Ссылки на
нормативные акты
(обоснование)
/ мотивации
сотрудников
будет прозрачна для сотрудников
и обеспечивать единообразный
подход к их мотивации.
5
Положение о
командировках
Организация может описать в
Положении о командировках
общие правила направления
сотрудников в служебные
поездки и процедуру
документального оформления
командировок, а также порядок и
размеры возмещения
командировочных расходов.
ст. 167 ТК РФ
6
Положение о
производственно
м совете
Создание производственного
совета является правом, а не
обязанностью работодателя.
Производственный совет –
особый совещательный орган, в
состав которого на добровольной
основе входят сотрудники
организации, имеющие
значительные достижения в
трудовой деятельности.
абз. 9 ч. 1 ст. 22 ТК РФ
7
Документы для
установления
норм выдачи
средств
индивидуальной
защиты
Работодатель может по своему
усмотрению установить
улучшенные нормы выдачи СИЗ
своим сотрудникам.
п. 6 Межотраслевых
правил, утвержденных
приказом
Минздравсоцразвития
России от 01.06.2009 г.
№ 290н
8
Инструкция по
кадровому
делопроизводств
у
Законодательство не обязывает
работодателя составлять
Инструкцию по кадровому
делопроизводству. Но многие
крупыне организации
используют этот документ в
своей деятельности, например
Ростехнадзор, ФАС России, ОАО
«РЖД» и др.
Инструкция,
утвержденная приказом
Ростехнадзора от
30.05.2008 г. № 372
Инструкция,
утвержденная приказом
ФАС от 01.06.2016 №
887/16
Инструкция,
утвержденная
распоряжением ОАО
«РЖД» от 30.06.2006 №
1335р
9
Документы,
которыми
оформляют
передачу
документов в
Коммерческие организации могут
разработать собственный
порядок передачи документов на
архивное хранение.
Закон от 22.10.2004 г. №
125–ФЗ
Правила, утвержденные
приказом Минкультуры
России от 31.03.2015 г.
39
№
Наименование
документа
Содержание
Ссылки на
нормативные акты
(обоснование)
архив
№ 526
Отчеты кадровой службы. Работодатели обязаны предоставлять
различным органам сведения о сотрудниках, например, о среднесписочной
численности, вакантных должностях, персонифицированном учете и т.д.
Поскольку все сведения о сотрудниках, как правило, хранят в отделе кадров,
некоторые отчеты составляют и направляют кадровые работники. Отчеты по
кадровой тематике сдают в Росстат, ФНС, службу (центр) занятости
населения, пенсионный фонд и военкомат. Если этого не делать, то
работодателя могут оштрафовать.
Кроме того, у любого российского работодателя может возникнуть
необходимость оформления на работу иностранного гражданина. Порядок
трудоустройства иностранных граждан регламентируют соответствующие
федеральные законы и кодексы. Особенности оформления российскими
работодателями иностранных граждан на работу регулируются Федеральным
законом «О правовом положении иностранных граждан в Российской
Федерации» №115–ФЗ от 25.07.2002 года – это главный документ, которым
стоит руководствоваться при приеме на работу иностранцев. Правовая база
включает в себя Трудовой кодекс, Налоговый кодекс, КоАП, отдельные
приказы ФМС, ряд федеральных законов о миграционном учете.
Кроме этого в каждой компании могут существовать собственные
локальные документы.
Как работать с документами, каждая организация решает самостоятельно.
При этом, чтобы организовать документооборот в организации, нужно
установить его конкретный порядок. Такой порядок желательно закрепить в
локальном акте, например в инструкции по делопроизводству.
Кадровая работа ведется в любой компании, однако, как уже говорилось
ранее, в зависимости от размера компании будут присутствовать особенности в
кадровой работе.
40
1.3. Особенности кадровой работы на малом предприятия
Малый бизнес – это вид предпринимательства, для которого
характерно небольшое количество работников (до 100 человек), средняя
выручка (до 800 миллионов рублей в год) и упор на собственный капитал.
Это не только экономическая, но и социально–политическая категория, для
представителей которой характерно особое мировоззрение.
Бизнесмены такого типа быстро приспосабливаются к новым
изменениям, адаптируются к любым условиям труда. Малый и средний
бизнес нередко открывает те грани рынка, которые выглядят слишком
рискованными и опасными. Импорт китайских товаров, долговременные
покрытия для ногтей, изготовление суши – всё это сначала освоили мелкие
компании, а уж потом попытался «подмять под себя» крупный бизнес.
Например, в США к числу малых предприятий относится свыше 6
миллионов компаний, каждая из которых генерирует выручку до 10
миллионов долларов ежегодно. В данных организациях занята примерно
треть всего трудоспособного населения, имеющего постоянную или
временную работу. Именно отсюда формируется «средний класс»,
составляющий костяк хозяйственного благополучия страны
8
.
В нашей стране действует ФЗ N 209 от 24.07.2007 г. «О развитии
малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации», где
определены основные принципы для отнесения компании к данной
категории. Предусмотрены требования к организационной форме,
среднесписочной численности сотрудников и максимальной выручке.
Предельный доход, который может получить организация, подлежит
пересмотру Правительством РФ, актуальное Постановление действует с 1
августа 2016 года. Сведения обо всех ИП и организациях, относящихся к
данной категории, собраны в специальном Реестре.
8
Краузе Е. В., Троцкая А. В. Значение малого бизнеса в России // Проблемы современной экономики:
материалы VI Междунар. науч. конф. (г. Казань, август 2017 г.). — Казань: Молодой ученый, 2017. — С. 18-
22. — Режим доступа: https://moluch.ru/conf/econ/archive/261/12804/ (дата обращения: 15.05.2019).
41
В последнее время наблюдается активное развитие малого
предпринимательства
9
. Это обусловлено тем, что малым предприятиям легче
подстроиться под постоянные перемены и требования рынка. Предприятия
малого бизнеса являются более гибкими и мобильными, благодаря чему даже
в условиях кризиса несут меньше потерь, чем крупные компании
10
.
В различных сферах деятельности очень много фирм с небольшим
штатом сотрудников. И многие руководители ошибочно полагают, что не
стоит слишком «заморачиваться» на оформлении бумажек. Обычно это
компании семейного типа, где руководитель знает всех сотрудников лично.
Здесь не идет речи о разработке системы мотивации, обучения или оценки.
Все вопросы решаются в рабочем порядке, обычно руководитель сам решает,
кого взять на работу, кого поощрить или наказать, сам оценивает, кто, как
справляется с работой.
Практически во всех предприятиях малого бизнеса отсутствует как
таковая кадровая служба. В организациях с количеством сотрудников менее
100 человек сложность, а также объем кадровой работы часто невелики. В
связи с этим руководству выгоднее распределить ответственность за
управление персоналом и ведение кадрового документооборота между
сотрудниками смежных профессий. Например, бухгалтера по заработной
плате назначают ответственным за кадровое делопроизводство, секретаря –
за заполнение табеля, руководителей структурных подразделений – за
самостоятельный подбор и обучение своих подчиненных, кадровую
политику реализует непосредственно руководитель предприятия. Также
небольшие компании иногда обращаются в кадровые агентства, которые
предоставляют услуги по работе с персоналом, или пользуются услугами
отдельных специалистов. Это может обойтись дешевле, чем держать в штате
кадровиков и бухгалтеров по этому направлению.
9
Алексеев А.Н., Батулкин Д.С. Малый и средний бизнес в условиях инновационной экономики: основные
трудности и направления поддержки// Транспортное дело России. 2015. № 1. С. 39 - 41.
10
Аверин А.В., Рязанов А.А. Совершенствование механизмов государственной поддержки субъектов малого
и среднего предпринимательства московской агломерации//Известия Тульского государственного
университета. Экономические и юридические науки. 2015. № 1-1. С. 24-31.
42
Однако такое распределение обязанностей часто неэффективно и
приводит к ошибкам в кадровом документообороте и отсутствию каких–либо
грамотных программ по управлению персоналом.
Нередко в таких небольших компаниях обязанности по подбору кадров
и ведению кадрового учета возлагаются на одного из сотрудников
бухгалтерии или на секретаря, которые оформляют лишь самые
необходимые учетные документы, без которых невозможна, например,
выплата зарплаты, или обязательную отчетность. Это допустимо, но важно
помнить, что вне зависимости от среднесписочной численности работников
оформление кадровых документов должно вестись в полном объеме. Речь
идет о тех обязательных документах, отсутствие которых влечет за собой
ответственность любого, даже самого малочисленного работодателя. Стоит
упомянуть, что с 1 января 2017 работодатели, которые отнесены к
микропредприятиям, вправе не разрабатывать локальные нормативные акты
или утвердить только часть из них
11
.
К сожалению, отсутствие профессиональных кадровиков на малых
предприятиях нередко ведет к низкому качеству кадрового делопроизводства
и, соответственно, к частому нарушению трудового законодательства.
Оптимизировав кадровую документацию можно не только избежать
штрафных санкций со стороны проверяющих служб, но и обеспечить
прозрачность трудовых отношений и защиту прав своих работников, а
значит, повысить управляемость персоналом.
Поэтому лучше все же, чтобы на этом участке работал опытный
специалист по кадрам. А отдельную кадровую структуру в данном случае
создавать не обязательно.
11
Федеральный закон «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации в части
особенностей регулирования труда лиц, работающих у работодателей - субъектов малого
предпринимательства, которые отнесены к микропредприятиям» от 03.07.2016 N 348-ФЗ (последняя
редакция)
43
Как уже говорилось выше, по общему правилу структуру и количество
сотрудников службы персонала организации определяет ее руководитель по
согласованию с руководителем организации, в соответствии со структурой
организации, ее функциями и уровнями управления.
Например, в организации с большим объемом кадровой работы в
службе персонала могут работать социологи, психологи, экономисты по
труду, системные аналитики, менеджеры по подбору персонала, бизнес–
тренеры и т. п. В небольших же организациях, численностью менее 100
человек, в состав кадровой службы персонала могут входить один–два
сотрудника–универсала (HR–generalist), в обязанности которых входят все
задачи от поиска персонала до внедрения корпоративной культуры.
Выбор между специалистами–универсалами и специалистами узкой
направленности делают на основании прогнозируемой нагрузки по каждой
специализации и расчета необходимой численности сотрудников службы.
Стоит отметить, что кадровая работа в небольших организациях
ведется, в основном, по мере надобности, не постоянно, и, как правило,
сводится к отбору и приему на работу, увольнению персонала, управлению
заработной платой и контролю над трудовой дисциплиной, определению
очередности отпусков. Однако это не исключает присутствия в мелких
компаниях и множества других кадровых процессов.
Ориентируясь на некоторые основные компоненты системы
управления персоналом, рассмотрим, какие еще особенности существуют на
малых предприятиях в сфере кадровой работы:
1. Поиск и привлечение новых сотрудников. Принципы кадрового
отбора опираются не на прямые, а на косвенные доказательства
профессиональной состоятельности кандидата. Предприятие получает
работника, обладающего специфическим «капиталом» в виде личных
знакомств, должностных контактов и неформальных связей, которые в
дальнейшем могут принести предприятию дополнительные заказы и
предложения. Важно не столько содержание рекомендации, сколько сама