15
сотрудника конкурента по работе, приходится трудоустраивать проверенных
людей.
4. Маленькая бюрократичность работе.
На малых предприятиях трудовое законодательство не устанавливает
никаких регламентаций труда. Все регламентации устанавливает сам
руководитель на свое усмотрение, что позволяет ему стать ближе к своим
сотрудникам, установить с ними личный контакт. Установление личного
контакта руководителя с подчиненными не всегда сказывается положительно
на работе в компании, так как это может вызывать как симпатии, так и
антипатии руководителя к работкам.
5. Отсутствие организационного обучения.
Малые предприятия подвержены высокому уровню предпринимательского
риска, что влечет их неустойчивость на рынке. Также малые предприятия чаще
всего привлекают внешние источники финансирования (кредиты, займы,
собственные вложения и т.д.), поэтому выделить денежные средства еще и на
обучение сотрудников крайне сложно. Обучение происходит в основном
внутри компании самим руководителем либо за счет заинтересованности самих
сотрудников в расширении своего кругозора в работе.
6. Повышенные требования к личным качествам сотрудника.
Так как работа в малых предприятиях требует самоорганизации и
самоконтроля сотрудников, а не все люди обладают такими качествами, то
руководители предпочитают таких сотрудников увольнять, а не заниматься тем,
что постоянно контролировать работу каждого сотрудника, который любит
посидеть на месте.
7. Тесное взаимодействие руководителя с персоналом.
Для того чтобы исключить конфликтные ситуации в компании
руководителю требуется приложить немало усилий для создания
благоприятного климата в своей команде. Нужно постоянно общаться со
своими подчиненными, правильно стимулировать их труд, решать их
16
возможно даже личные проблемы, стать не только руководителем, но и где-то
даже другом.
Общение должно быть не только сверху вниз (от руководителя до
персонала), но и снизу вверх (от персонала к руководителю). Руководитель
обязан доносить до своих сотрудников текущее положение компании на рынке,
их круг обязанностей, проводить инструктаж, рассказать о целях и задачах
компании, методах их достижения и т.д. Одновременно с этим руководитель
обязан выслушивать своих сотрудников с их предложениями, жалобами, их
мнениями по поводу развития компании. Двустороннее общение позволит
обеспечить нормальный социально-психологический климат в компании,
взаимоуважение в коллективе, отсутствие слухов, доверительные отношения,
как между сотрудниками, так и между руководством и подчиненными. Как итог
коллектив получится сплочённый, и каждый сотрудник будет видеть свою
особую роль в достижении целей компании, а также все текущие вопросы
будут решаться оперативно.
Общение между руководством и сотрудниками может происходить
разными способами. Например:
1. Личное общение.
Данный вид общения является самым распространенным в малых
предприятиях, и как показывает практика самым эффективным. Личное
общение может происходить не только на собраниях или официальных беседах,
но и, например, во время совместного обеда. При таком общении можно
обсудить важные проблемы, задать вопросы руководителю, высказать свое
мнение по поводу тех или иных моментов работы компании.
2. Доска объявлений.
Данный вид общения является также очень эффективным, но при одном
важном условии: информация должна обновляться регулярно. Если
информация перестает обновляться вовремя, то спустя какое-то время
сотрудники совсем перестают обращать внимание на доску объявления. Хотя в
этот момент там могла появиться какая-то важная информация.
17
3. Книга предложений и замечаний.
Этот способ общения является также эффективным, так как не все
сотрудники могут предложить какое-то нововведение лично руководителю.
Возможно, сотрудники посчитают свою идею нецелесообразной или
абсурдной. Также не все сотрудники могут сказать лично руководителю
замечания по работе компании. Предложения и замечания в такой книге можно
оставлять и анонимно. Руководитель может отвечать сотруднику как устно, так
и письменным ответом в вышеуказанной книге.
В целом HR-менеджмент является одним из важнейших направлений в
организации трудовой деятельности и считается основным критерием ее
успешности и процветания.
1.3. Кадровое делопроизводство и регламентация кадровой работы
малых предприятий
Согласно законодательству руководитель любого малого предприятия
должен вести кадровый учет и делопроизводство.
Любые действия, происходящие в сфере трудовой деятельности, должны
быть оформлены документально, а именно:
- прием на работу сотрудников;
- увольнение сотрудников;
- предоставление отпуска без сохранения заработной платы;
- предоставление трудового отпуска;
- перевод сотрудников из отдела в отдел;
- изменение условий труда и т.д.
Как показывает практика, руководители малых предприятий ведут кадровое
делопроизводство не в полной мере, чем нарушают действующее
законодательство.
Документы по движению сотрудников в компании имеет право проверить
не только трудовая инспекция, но и многие другие государственные органы.
Например, фонд социального страхования при возмещении денежных средств
может запросить документы, оформленные согласно, действующего
18
законодательства по увольнению, по приему, штатное расписание и т.д.
Налоговая инспекция также может запросить ряд документов, чтобы
перепроверить расходы на оплату труда, правильно ли уплачивает организация
подоходный налог и т.д.
Кадровый учет должен вестись на принципах полноты и своевременности
предоставления.
Существует ряд обязательных кадровых документов, которые должны вести
все существующие организации:
1. Ведение штатного расписания.
Это локальный нормативный документ, в котором указана структура всего
предприятия: наименование отделов, численность персонала в каждом отделе,
список должностей в каждом отделе, тарифные ставки для каждой должности,
надбавки. Разрабатывается бланк штатного расписания на основании
унифицированной формы Т-3 Трудового Кодекса Российской Федерации.
Составленное штатное расписание помогает организации в рассмотрении
следующих вопросов:
- анализ работы отделов: по численности сотрудников, по уровню
заработной платы и т.д.;
- оценка и анализ структуры предприятия;
- анализ трудовой загрузки работников, объема их работы и т.д.;
- при проведении проверок государственными органами. Отсутствие
данного документа предполагает наложение на организацию штрафа согласно
действующему законодательству.
- при рассмотрении дел в суде по сокращению сотрудников. Штатное
расписание является доказательством того, что должности сокращаемого
сотрудника в организации нет.
Штатное расписание составляется при открытии компании. Все
последующие изменения и дополнения вносятся при составлении
соответствующего приказа. Причины, по которым могут вноситься изменения в
штатное расписание могут быть разными: сокращение штата, переименование
19
отделов, реорганизация предприятия и т.д. Все сотрудники, которых коснулись
изменения, должны быть ознакомлены с нововведениями и поставить свою
подпись в приказе с изменениями.
2. Журнал учета трудовых книжек (или книга учета трудовых книжек).
Такая книга учета нужна для подтверждения того, что пришедший на
работу сотрудник, сдал свою трудовую книжку работодателю, так как трудовая
книжка должна храниться у работодателя со дня приема человека на работу и
до увольнения. Учету подлежат не только сами трудовые книжки, но и
вкладыши, и новые бланки, предназначенные для выдачи трудовых книжек в
будущем.
Ведение учета и движения трудовых книжек не требует от сотрудника его
заполняющего, каких либо глубоких знаний трудовых отношений и
законодательства.
Типовой журнал регистрации трудовых книжек состоит из 13 граф, в
которых указывается любое перемещение трудовых книжек и их вкладышей.
В первой графе указывается порядковый номер регистрируемой трудовой
книжки или ее вкладыша.
Во второй, третьей и четвертой отражаются даты приема трудовой
книжки (дата приема человека на работу) или дата оформления трудовой
книжки (в случае, когда у принимаемого сотрудника это первое место работы).
В пятой графе заполняется фамилия, имя и отчество принимаемого
человека на работу (ФИО заполняется целиком, а не только инициалы).
В шестой графе указываются серия и номер трудовой книжки.
В седьмой и в восьмой - сведения о должности, на которую принимается
человек и информацию об отделе.
В девятой графе отражается номер и дата приказа, по которому работник
был зачислен в штат.
В десятой графе ставится подпись сотрудника, ведущего книгу учета
трудовых книжек.
20
Двенадцатая и тринадцатая графа нужна при увольнении сотрудника, там
проставляется дата и номер приказа увольнения, и увольняющийся сотрудник
ставит свою подпись при возвращении трудовой книжки на руки.
3. Правила внутреннего распорядка
Это локальный нормативный акт, который определяет режим работы
сотрудников, основные права и обязанности, как работников, так и нанимателя
и другие условия работы в соответствии с законодательство Российской
Федерации.
Это очень важный документ в трудовой деятельности каждого
предприятия. Важность данного документа заключается в том, что
законодательство РФ регламентирует только общие положения труда, а
правила внутреннего распорядка устраняют конфликтные ситуации в
компании, так как в трудовой деятельности любой компании есть свои
особенности и нюансы.
Свод таких правил регламентирует рациональное использование рабочего
времени, укрепляет трудовую дисциплину, увеличивает эффективность труда.
В правилах распорядка указываются не только обязанности сотрудника, но
и обязанности руководителя, комплекс мер поощрения и премий, порядок
приема и увольнения сотрудников, порядок предоставления трудовых отпусков
и отпусков без сохранения заработной платы, а также ответственность сторон в
случае нарушения своих обязательств.
Разрешено изменять и дополнять правила внутреннего распорядка только в
соответствии с приказом, подписанным уполномоченным лицом. Круг лиц,
который может изменять и дополнять также указывается в правилах
внутреннего распорядка.
Правила внутреннего распорядка должны руководствоваться
законодательством, регулирующим трудовые отношения.
4. Положение о порядке обработки персональных данных сотрудников.
21
Согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации каждый
работодатель обязан обеспечить защиту персональных данных своих
сотрудников, которые он предоставляет в процессе трудовой деятельности.
К персональным данным относится:
- паспортные данные сотрудника;
- семейное положение;
- номер страхового свидетельства;
- информация об образовании;
- информация о трудовой деятельности и т.д.
Все эти данные не находятся в свободном доступе и сотрудник при
трудоустройстве обязан сообщить их нанимателю, а наниматель обязан
гарантировать конфиденциальность полученных данных. Если по каким-либо
причинам сотрудник не указал свои персональные данные, то работодатель
может узнать их у третьих лиц, но только с письменного согласия сотрудника.
При этом работодатель обязан разъяснить сотруднику цель и источник
получения персональных данных, а также ответственность за отказ от
подписания согласия на получение такой информации. Но, например, получать
информацию у медицинских организаций о противопоказаниях и ограничениях
в трудовой деятельности наниматель имеет право без согласия сотрудника, так
как эти данные предотвращают угрозу жизни сотрудника.
В положении о порядке предоставления персональных данных должна
быть указана следующая информация: цели и задачи компании в области
защиты личных данных, структура персональных данных, каким образом
хранятся данные, как происходит сбор данных, способы защиты персональных
данных, список сотрудников, которые имеют доступ, а также прописывается
ответственность сторон за разглашение конфиденциальных данных.
Утверждается данный документ руководителем предприятия или его
уполномоченным лицом на основании приказа.
5. Трудовые договора и дополнительные соглашения.
22
Трудовой договор – это самый важный документ в кадровой политике
организации, в том числе и малого предприятия.
Трудовой договор заключается между нанимателем и работником в
соответствии с законодательством и регулирует такие вопросы как: условия
труда, размеры заработной платы, ответственность сторон, обязательства
сторон, срок действия договора, установление испытательного срока и т.д.
Трудовой договор составляется при трудоустройстве работника в
письменном виде в двух экземплярах: один, из которых остается у нанимателя,
а другой – у работника. Как правило, трудовой договор составляется типовой
для всех сотрудников. А особенности трудовой деятельности сотрудника
регулируются другими нормативными актами, описанными выше (правилами
внутреннего распорядка и т.д.).
Дополнительные соглашения могут быть составлены для продления
трудового договора, для внесения изменений в трудовой договор.
Дополнительные соглашения также подписываются двумя сторонами, у
каждой из которых остается по одному экземпляру.
6. График отпусков
График отпусков – это документ, который определяет очередность ухода в
оплачиваемый отпуск сотрудника компании.
Оплачиваемые отпуска предоставляются сотруднику организации в
соответствии с утвержденным графиком отпусков.
График отпусков утверждается руководителем предприятия или
уполномоченными лицами не позднее чем, за две недели до начала наступления
нового календарного года.
График составляется один раз в год.
В течение года допускаются изменения и дополнения на основании
приказа.
Что же касается малых предприятий, то составление графика отпусков
также является обязательным. Так как в малых предприятиях работает
23
маленькое количество людей, то отсутствие на рабочем месте более одного
сотрудника может отрицательно сказаться на работе такой компании в целом.
7. Приказы и заявления
Приказами в компаниях оформляются решения по организационным
административно-хозяйственным вопросам. Эта важная часть деятельности
малого предприятия.
Приказы бывают:
- по личному составу.
Данный вид приказов отражают решения руководителя в части приема,
увольнения, перевода сотрудников, вопросы оплаты труда и вознаграждения,
предоставления отпусков и т.д.
- по ведению основного вида деятельности.
Такие приказы отражают решения руководителя в части организации
трудового процесса, отчетности деятельности, реализации продукции
компании, оказанию услуг и др.
- по административно-хозяйственным вопросам.
В этих приказах отражаются решения по соблюдению правил внутреннего
распорядка, об использовании корпоративной связи, о проведении инструктажа
по охране труда, о мерах безопасности сотрудников и т.д.
Каждый вид приказа должен храниться в архиве компании определенный
срок, указанный в законодательстве. Приказы оформляются на бланке
компании, и указывается в них следующая информация: реквизиты компании,
дата и номер приказа, непосредственно суть приказа, подпись руководителя
или удостоверяющего лица.
Заявления также являются важной составляющей кадровой политики
организации, так как на основании заявлений и составляются приказы.
Заявления могут быть разными: заявление на предоставление отпуска, о приеме
на работу, об увольнении, о выдачи материальной помощи и т.д.
8. Личные карточки, составленные по форме Т-2
24
Личная карточка сотрудника – это документ, который заполняется
руководителем или уполномоченными лицами на каждого сотрудника при
трудоустройстве и ведется на протяжении всего срока работы сотрудника.
При этом личная карточка составляется по утвержденной Постановлением
Госкомстата от 05.01.2014 г. унифицированной форме Т-2.
Личная карточка сотрудника состоит из одиннадцати разделов.
Заполняется карточка с шапки, в которой указываются основные реквизиты
компании и сотрудника поступающего на работу (наименование, код по
ОКПО, табельный номер сотрудника, заглавная буква фамилии сотрудника,
характер работы, вид работы, пол и т.д.).
Во втором пункте заполняются общие данные о сотруднике: ФИО
полностью, дата рождения, гражданство, образование, стаж работы, семейное
положение, состав семьи, паспортные данные, регистрация, номера телефонов.
В третьем пункте заполняются данные о воинском учете на основании
данных, которые предоставляет сотрудник.
В четвертом – отражение трудовой деятельности в данной компании.
Первая строчка должна быть о приеме на работу с датой и номером приказа,
далее заполняется перевод на другую работу или перемещение по должности.
Пятый и шестой пункт также заполняется в процессе трудовой
деятельности. В них отражаются сведения о прохождении аттестации или
обучении сотрудника.
Седьмой пункт отражает уходы в отпуска, включая трудовые отпуска,
отпуска без сохранения заработной платы, отпуска по уходу за ребенком,
учебные отпуска и т.д.
В восьмом пункте указываются сведения о социальных льготах. Если
таковые у работника имеются, то он сам обязан представить соответствующие
документы.
И в девятом, заключительном пункте указываются сведения об
увольнении сотрудника.