25
Личная карточка ведется под роспись сотрудника после каждого раздела,
на основании предоставленных им данных.
Хранится личная карточка у работодателя.
9. Оригиналы трудовых книжек сотрудников.
Трудовая книжка – это документ (или бланк строгой отчетности), который
является основным документом, отражающим трудовую деятельность человека.
Трудовая книжка хранится у работодателя только в том случае, если
работа для сотрудника является основным местом работы. Если же работа
является работой по совместительству, то сотрудник должен предоставить
работодателю копию трудовой книжки.
Все записи, введенные в трудовую книжку, должны быть продублированы
в личной карточке Т-2.
В трудовую книжку вносятся данные: порядковый номер записи,
наименование организации, должность, на которую принимается сотрудник,
дата и номер приказа.
Если же сотрудник переведен на другую должность, то проставляется
следующий порядковый номер, должность на которую переведен сотрудник, а
также номер и дата приказа о переводе. Отражение увольнения сотрудника
происходит таким же образом.
Также в трудовой книжке отражаются записи о награждениях и
поощрениях, в случаях, если они имели место быть в процессе трудовой
деятельности.
Вносить исправления в трудовую книжку запрещено. В случае если такое
случилось, то запись признается недействительной и вносится новая
правильная запись.
Данный перечень документов для малого предприятия является
обязательным, но не стоит забывать о документах, которые необязательны к
ведению делопроизводства, но которые упрощают его. Например, положения
об оплате труда, в котором следует указать размеры и условия применения
поощрений для сотрудников. В случае если не указаны в трудовом договоре
26
должностные обязанности сотрудника, то следует также составить
должностную инструкцию для разрешения конфликтных ситуаций.
На малых предприятиях функция кадрового учета чаще всего закреплена
за офис-менеджером или секретарем, в редких случаях самим руководителем.
Все документы по делопроизводству есть в унифицированном виде,
предусмотренным действующим законодательством с его изменениями
дополнениями.
Правильное ведение документооборота в трудовой деятельности имеет
большое значение, так как сотрудники малых предприятий не должны
отвлекаться от производственных целей компании, в которой они работают.
Кроме того ведение кадрового делопроизводства помогают в решении спорных
вопросов и служат доказательством трудовых споров в судах.
Обязательный документ, который требуется при приеме на работу в
первую очередь это паспорт гражданина либо другой документ,
удостоверяющий личность.
Также претенденты на работу должны предоставить:
- страховой номер индивидуального лицевого счета (в случае, если это не
первое место работы сотрудника);
- трудовая книжка (в случае, если это не первое место работы);
- военный билет (при наличии);
- дипломы и сертификаты об обучении, подтверждающие получение
навыков в профессии;
- справки о судимостях и административных наказаниях (при наличии).
Что же касается необязательных документов, то работодатель вправе
запросить у будущего сотрудника еще и резюме, характеристики с предыдущих
мест работы и т.д.
Выводы по главе 1.
Изучив, теоретические основы особенностей организации кадровой работы
малых предприятий можно сделать вывод, что кадровая работа регулирует
отношения персонала предприятия, устанавливает правила внутреннего
27
распорядка, дисциплинирует сотрудников и описывает должностные
обязанности и т.д. А главное то, что кадровая работа малых предприятий
формирует работу персонала с учетом развития самой организации. Малым
предприятиям гораздо проще реагировать на внешние изменения окружающей
среды и рынка. При возникновении каких- либо изменений малые предприятия
оперативно перестраиваются на достижение новых целей.
Принимая во внимание все особенности HR-менеджмента и кадрового
делопроизводства, малые предприятия правильно регулируют отношения
между руководством и персоналом, достигают своих целей, увеличивают
производительность труда и т.д.
28
ГЛАВА 2. ОЦЕНКА ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОЙ РАБОТЫ ООО
«ЛИЧНЫЙ ВКЛАД»
2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО "Личный
вклад"
Общество с ограниченной ответственностью «Личный вклад»
зарегистрировано Гомельским исполнительным городским комитетом на
основании Свидетельства о государственной регистрации №491331278.
Компания действует на основании Устава.
Общество создано на неопределенный срок с целью извлечения прибыли
для удовлетворения социальных и экономических интересов Участника
Общества посредством осуществления предпринимательской деятельности.
ООО «Личный вклад» является юридическим лицом, имеющим
самостоятельный баланс, и может от своего имени приобретать имущественные
и личные неимущественные права, исполнять обязанности, быть истцом и
ответчиком в суде, открывать счета в банках, иметь печать и иные реквизиты со
своим наименованием.
Органами Общества согласно Уставу являются орган управления
Общества и контрольный орган Общества.
В Обществе общее собрания не созывается и не проводится. Полномочия
общего собрания участников как высшего органа управления Общества
осуществляет единственный Участник Общества.
Полномочия исполнительного органа переданы индивидуальному
предпринимателю (управляющему).
Управляющим организации в ООО «Личный вклад» является Смольская
Ольга Николаевна. Действует на основании Устава.
Управляющий:
1. Несет ответственность за результаты работы деятельности компании,
соблюдений требований Устава;
2. Осуществляет текущее руководство деятельностью компании;
3. Представляет интересы компании, совершает сделки;
29
4. Нанимает и увольняет работников в соответствии с условиями трудовых
договоров и законодательства;
5. Распоряжается имуществом и средствами компании;
6. Открывает в банках счета;
7. В соответствии с Правилами внутреннего распорядка принимает меры
поощрения и дисциплинарного взыскания;
8. Издает приказы и дает указания, обязательные для всех работников
компании;
9. Выдает доверенности и др.
Компания осуществляет следующие виды деятельности:
Ежедневная комплексная уборка (бытовые, административные,
производственные помещения);
Генеральная уборка (сухая и влажная уборка, обеспыливание,
эффективное, бережное удаление пятен, загрязнений и паутины);
Мойка окон, вывесок, фасадов (разной сложности, от небольших до
огромных стеклянных сооружений, на различной высоте);
Уборка промышленных предприятий (производственных и
служебных помещений, кабинетов, коридоров, санузлов, входной группы и
прилегающих территорий, сбор мусора, производственных отходов);
Уборка складских помещений и логистических комплексов (с
учетом особенностей напольных покрытий);
Уборка после строительства, ремонта (включая уборку
строительного мусора, выведение пятен краски, следов строительных смесей и
растворов);
Обеспыливание территории (подготовка площадок послестроя к
последующему использованию по назначению, уборка строительных площадок,
парковок);
Уборка прилегающих территорий (подметание, уборка снега,
листьев, уход за газонами, уборка и дезинфекция мусоросборников);
30
Подготовка и переподготовка администратора хозяйственной
деятельности (для сотрудников АХО).
Подготовка и переподготовка сотрудников предприятий (для
уборщиков помещений и территорий).
Организационная структура ООО «Личный вклад» представлена в
Приложении 1.
Из Приложения 1 видно, что компания имеет линейную организационную
структуру, где каждое нижестоящее звено подчиняется вышестоящему звену.
Суть данной организационной системы заключается в том, чтобы у каждого
нижестоящего звена был только один начальник, который в свою очередь
подчиняется тоже только одному человеку (вышестоящему звену).
Линейная организационная структура имеет свои плюсы и свои минусы.
Плюсы:
1. Единство и ясность распорядительства.
Данный плюс подразумевает, что руководитель есть только один, не
нужно согласовывать какие-то решения с другими вышестоящими
руководителями. То есть у каждого руководителя есть свои четкие обязанности
и понимание своего дела, в котором не обязано вышестоящее звено разбираться
и контролировать каждый шаг. По сути, вышестоящее звено интересует только
положительный результат. Даже если появляется незапланированное задание,
то каждый руководитель в силу своей компетенции сам решает, как его
выполнять и несет ответственность за свои действия. В отличие от больших
компаний, в которых при принятии каких-либо решений по поводу того или
иного вопроса, нужно пройти несколько отделов и согласований.
2. Ответственность за принятие решений.
Этот плюс характеризуется тем, что каждый сотрудник компании, четко
понимает свою ответственность за невыполнение или несвоевременное
выполнения своих обязанностей. Например, несвоевременная сдача работы
заказчику, грозит компании штрафными санкциями. Предоставление неполной
информации администратору, о том, что конкретно хочет заказчик от
31
сотрудничества, грозит тем, что нашедшийся клиент будет потерян, так работа
будет выполняться не полностью, не срок и т.д.
3. Быстрота в принятии решений.
То есть руководитель, получая какое либо задание максимально в
короткие сроки принимает решение.
4. Простота управления.
Этот плюс также характеризуется с положительной стороны, так как
результат задания полученного от вышестоящего звена, сдается в тот же адрес,
а не комму-то другому.
Минусы:
1. Каждый руководитель своего отдела, даже если он один в отделе,
обязан работать в условиях многозадачности и быть всесторонне
развит, так как ответственность за все свои действия несет
единолично. И чтобы решения принимались быстро без задержек,
вышестоящее звено выставляет завышенные требования своим
сотрудникам.
2. Нет отдельных людей, которые бы в компании занимались
планированием и вариантами решений различных вопросов в любой
сложившейся ситуации. Иногда в процессе трудовой деятельности не
помешало бы с кем-нибудь посоветоваться по поводу того или иного
решения. Детали решения разрабатываются человеком, получившим
задание, и ответственность за результат тоже находится на нем.
3. Слишком большой объём информации в голове. Помимо того, что
руководитель должен делать свою работу, не всегда свойственную
ему, что требует каких-то особенных знаний и умений, он еще и
контролирует процесс трудовой деятельности всех своих
подчиненных.
4. Плохая связь между отделами, так как каждый занимается своим
делом. Вникать в вопросы другого отдела не всегда является
приоритетом.
32
Линейная организационная система является больше плюсом в ООО
«Личный вклад», так как у каждого человека есть свои четкие обязанности, есть
нужные права для решения некоторых вопросов без согласования
вышестоящего звена, и каждый сотрудник всесторонне развит.
Рассмотрим каждое звено более подробно.
Так, например, управляющий помимо того, чтобы руководить только
деятельностью своих работников, помогает организации получить прибыть, то
есть помогает искать клиентов для компании.
Не так давно компания разработала еще одно направление, в котором
может получить прибыль. Это подготовка и переподготовка администратора
хозяйственной деятельности, уборщиков помещений и территорий. Так как это
новое направление для компании, им занимается только управляющий. Ведь
для того, чтобы хорошо управлять людьми при введении нового вида
деятельности, нужно знать все подводные камни данного процесса. Чем на
данный момент и занимается управляющий.
Что же касается оказания клининговых услуг, то здесь весь процесс
трудовой деятельности компании лежит на менеджере по персоналу и
развитию. Фактически он и является можно сказать директором клининговой
компании, так как весь штат, входящий в состав компании подчиняется
непосредственно ему.
Отчет за проделанную работу он, конечно же, ежемесячно предоставляет
управляющему. Два раза в месяц между управляющим и менеджером по
персоналу проходит совещание, на котором обсуждаются текущие вопросы
оказания клининговых услуг. Вносятся, какие-либо изменения или дополнения,
происходит обмен клиентами.
Ведь два вида направления подразумевают то, что если клиенту не нужны
клининговые услуги, так как у него уже есть штат уборщиков и увольнять он
его не хочет в силу каких-либо обстоятельств, то ему можно предложить
обучение этого штата. Большинство компаний, как показывает практика,
используют свои трудовые ресурсы нерационально в сфере уборки. А кому как
33
не клининговой компании знать о том, как нужно расставить правильно людей
на объекте, составить правильный график работы и карту уборки, чтобы
уборщики четко понимали, что им нужно делать, а что нет. Как правильно
пользоваться профессиональными моющими средствами, чтобы не навредить
покрытию, разъяснить вопросы о том, что лучше использовать для разовых
работ, а что для ежедневных. Так как, например, регулярное использование
кислотных средств для мойки пола (даже производственного помещения) в
маленьких концентрациях приведет к незапланированному ремонту.
Это работает и в обратную сторону, если у управляющего есть ряд
клиентов, которые отказались от обучения, можно предложить им услуги по
уборке. Ведь у клининга тоже есть ряд плюсов, например, то, что заказчику не
придется мучиться с поиском замены людей на время больничных и отпусков.
Или, например, просто предоставить расчет стоимости (калькуляцию) для того,
чтобы клиент посмотрел, что выгоднее для его компании: содержать свой штат
или все-таки компанию, специализирующуюся на оказании уборки.
Также на таких собраниях обсуждаются вопросы, связанные с
составлением бизнес-плана и запланированной прибыли на следующий месяц и
т.д.
Менеджер по персоналу и развитию также занимается подбором персонала
и развитием направления по клининговой деятельности.
Набирает персонал он самостоятельно без участия управляющего. При
этом он набирает в штат не только менеджеров по клинингу, но и сам
подбирает в штат администратора административно-хозяйственной
деятельности, хоть он и подчиняется менеджерам по клинингу, а также
подбирает в штат профессиональных клинеров (как для разовых уборок, так и
для обслуживания зданий и территорий). То есть, все люди,
трудоустраивающиеся в компанию, проходят через менеджера по персоналу.
По сути, через главного человека, руководящего в направлении клининговых
услуг.
34
Он же и занимается кадровой работой, так как ее в компании немного.
Также он занимается составлением договоров, актов выполненных работ и всей
первичной документацией, следит за своевременной оплатой клиентов. В
основном ведение первичной документации делается по образцу и особых
навыков не требует.
Процесс контроля над исполнителями (клинерами) осуществляет
администратор и менеджеры по клинингу.
Менеджеры по клинингу в основной своей части работы занимаются
поиском клиентов, делают расчеты стоимости оказываемых услуг, составляют
коммерческие предложения и отвозят потенциальным клиентам, осматривают
объекты, ведут переговоры, составляют технологические карты уборки.
Если клиент найден, менеджер по персоналу составляет договор и
отправляет на согласование и подписание заказчику.
Если клиент найден для оказания клининговых услуг на постоянной
ежемесячной основе (поддерживающей или комплексной уборке) и договор
уже подписан, менеджер по клинингу передают контроль исполнения договора
администратору административно-хозяйственной части, который в свою
очередь контролирует процесс уборки на всех объектах, периодически выезжая
на объекты с проверками. Также он занимается вопросами замены людей (при
болезни, при отпуске и т.д.), следит за тем, чтобы своевременно и качественно
выполнялись работы согласно технологической карте уборки.
Ежемесячно администратор предоставляет отчетность о проделанной
работе менеджеру по клинингу. В отчете указываются сведения о внезапных
проверках, о том, что замечания администратора были приняты и исправлены
клинерами с подписями и датами. Также в данном отчете записываются
пожелания и замечания от непосредственно самих клиентов.
Что же касается разовых уборок (генеральных уборок, мойки окон, уборки
после строительства и ремонта и т.д.), то здесь есть штат отдельных уборщиков
помещений, так как это является специфической сферой деятельности.