24
- должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и
рабочего места (основное или дополнительное);
- перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к данной
должности;
- сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении отпусков;
- рабочий график, оплата переработки;
- причины для прекращения действия договора и иные условия;
- подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.
20
Для проверки и оптимизации работы кадровых сотрудников
руководству следует провести внутренний или независимый аудит. Данная
процедура будет способствовать снижению риска административных
наказаний, споров и жалоб со стороны трудового коллектива.
У малых предприятий и индивидуальных предпринимателей имеется
возможность вести кадровый учет в уменьшенном объеме. До того, как
государство сделало послабления, субъектам малого бизнеса приходилось
заниматься кадровым делопроизводством в обычном порядке: оформлять
графики рабочего времени и очередности смен, регламент оплаты труда,
внутренний распорядок трудовой деятельности и прочие документы, принятые
в сфере управления персоналом и подлежащие обязательному составлению,
внедрению, хранению. Используя упрощенный порядок учета и
делопроизводства, предприниматели и организации имеют право отказаться от
оформления многих документов, заменив их надлежащей детализацией
трудового договора, заключаемого с каждым отдельным сотрудником.
Кадровый учет по упрощенной схеме. Если определенный работодатель
воспользовался законным правом перейти на ведение кадрового учета по
упрощенной схеме, то он предоставляет рабочее место своему первому
работнику. В данном случае работодателю следует должным образом
осуществлять следующие действия:
20
Кадровая работа в чем состоит и кто ей занимается // Генеральный директор журнал [Электронный ресурс]
Режим доступа: https://www.gd.ru/articles/10270-kadrovaya-rabota?token=1859d6ee-bcaa-11a0-2755-
2d01505de30c&ttl=7776000&ustp=W
25
- составление и подписание обеими сторонами договора,
регламентирующего трудовые отношения;
- оформление приказа (распоряжения) о трудоустройстве конкретного
человека на предприятии;
- внесение необходимых сведений (данных) в трудовую книжку
нанимаемого работника;
- заполнение персональной карточки работника, официально
зачисленного в штат предприятия.
21
Руководителям и сотрудникам администрации соответствующих
коммерческих организаций, отвечающим за делопроизводство в кадровой
сфере, необходим грамотный подход в разбирательстве принятия и увольнения
сотрудника по упрощенной и разрешенной государством схеме.
Также необходимо указать, что упрощенная схема учета и
делопроизводства в работе с кадрами доступна любому субъекту бизнеса,
относящемуся на законных основаниях к категории микро предприятий. В
юрисдикции РФ микро предприятиями считаются малые коммерческие
структуры (организации, предприятия), а также физические лица, официально
зарегистрированные в качестве индивидуальных предпринимателей.
Специальный реестр, в котором имеются сведения о представителях
малого и среднего бизнеса, в нашей стране уполномочена вести налоговая
администрация (ФНС). В данном реестре присутствуют юридические лица
(ООО) и индивидуальные предприниматели (ИП), которые соответствуют
следующим требованиям:
- размер годовой выручки составляет не более 120 (ста двадцати)
миллионов рублей;
- штатная численность – не более 15 человек;
- доля участия государства – максимум 25%.
22
21
Особенности Кадрового Делопроизводства [Электронный ресурс] Режим доступа: //
http://buhuchetpro.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo/
22
Особенности Кадрового Делопроизводства [Электронный ресурс] Режим доступа: //
http://buhuchetpro.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo/
26
Если субъект предпринимательской деятельности попадает в этот
реестр, он имеет право перейти на упрощенный порядок кадрового учета.
Для перехода на упрощенную систему кадрового делопроизводства и
учета уполномоченному должностному лицу организации, присутствующей в
реестре субъектов малого предпринимательства, нужно издать приказ
(распоряжение) о том, что предприятие (индивидуальный предприниматель) с
определенного времени отказывается от применения ранее использовавшейся
документации в сфере управления персоналом. Следует прописать, что ранее
действовавшие на предприятии кадровые регламенты (положения) с
определенного времени утрачивают свою юридическую силу, после чего
допускается ограничиться заключением стандартных трудовых договоров с
нанимаемыми на работу лицами.
Если субъект бизнеса официально зарегистрировался и начал свою
деятельность после 01.01.2017 года, ему достаточно будет оформить приказ о
переходе на упрошенный порядок ведения кадров, а об утрачивающих
юридическую силу регламентах можно не упоминать.
Формирование в организации эффективной кадровой работы — задача,
которая требует строгого соблюдения базовых принципов и взвешенного
подхода. Кадровая работа на предприятии должна быть связана
непосредственно со стратегией его развития и предусматривать достижение
поставленных целей в аспекте кадров. В процессе формирования кадровой
работы нужно предусматривать её гибкость для поддержания потенциала
развития и возможности оперативного устранения определенных недостатков.
Для эффективного прогнозирования, планирования и повышения
эффективности со стороны персонала ей необходим запас стабильности.
23
Экономическая обоснованность представляет собой одно из важнейших
требований в отношении кадровой работы, которая должна соответствовать
возможностям финансового плана и осуществляться без особых потерь для
23
Кадровая работа в чем состоит и кто ей занимается // Генеральный директор журнал [Электронный ресурс]
Режим доступа: https://www.gd.ru/articles/10270-kadrovaya-rabota?token=1859d6ee-bcaa-11a0-2755-
2d01505de30c&ttl=7776000&ustp=W
27
процесса экономической деятельности. Не нужно внедрять кадровую работу
только ради того чтобы она была, как таковая. Необходимо изначально
рассматривать положительные и отрицательные эффекты данной работы.
Кадровая работа в организации предполагает наличие общих механизмов
регулирования кадров и индивидуального подхода в отношении сотрудников.
Излишняя абстракция совместно с применением административных
инструментов не даст возможности реализовать кадровый потенциал
организации, но и излишняя конкретизация, а также индивидуальный подход к
сотрудникам по отдельности потребуют нецелесообразного расхода ресурсов.
Разработка кадровой работы может быть инициирована управлением компании
на любом этапе существования, однако, чем быстрее будет обращено внимание
на данный аспект деятельности, тем более эффективной будет общая
экономическая деятельность любой организации. Лучше всего приступать к
разработке используя довольно простой алгоритм действий – определить общие
стратегические цели организации и план развития в целом. Этот этап
необходим, ведь кадровая работа – это вспомогательный инструмент для
реализации задач самой организации, разработка основных ее принципов и
приоритетов, определение слабых и сильных сторон с учетом всех
оказывающих влияние факторов. На данном этапе формируется общая
структура кадров предприятия.
24
Формирование финансовой базы кадровой работы. На этом этапе
необходимо проведение оценки активов предприятия и возможных средств,
которые будут направлены на реализацию, после чего происходит её финальное
утверждение. Эффективная кадровая работа должна иметь точное и понятное
отражение в нормативных документах организации, которые также должны ей
соответствовать.
Продвижение кадровой работы. Каждый сотрудник должен понимать,
какую именно ступень он занимает в иерархической структуре предприятия, и
24
Кадровая работа в чем состоит и кто ей занимается // Генеральный директор журнал Электронный ресурс]
Режим доступа: https://www.gd.ru/articles/10270-kadrovaya-rabota?token=1859d6ee-bcaa-11a0-2755-
2d01505de30c&ttl=7776000&ustp=W
28
как именно действующая кадровая работа может помочь ему добиваться
реализации своих целей — на этом этапе следует обеспечить понятность и
доступность основных принципов кадровой работы для каждого из работников.
Разработка оперативных планов. На первоначальных этапах кадровая
работа ориентируется при своей разработке на достижение глобальных целей и
непосредственно методов определения и внедрения тактических задач. После
же фактического внедрения кадровой работы следует определить её прямые и
первостепенные цели в краткосрочных периодах.
25
Фактическая реализация оперативных планов и использование методов
кадровой работы. На данном этапе идет работа в рамках разработанной
кадровой стратегии в целом.
Оценка и анализ. Кадровая работа всегда должна анализироваться
руководством предприятия и перерабатываться для повышения её
результативности, а также общей экономической выгоды организации.
26
На предприятии малого бизнеса создавать специально кадровую службу
нерационально в связи с тем, что объем работы с персоналом в малых
организациях в основном небольшой, ведение кадровой документации
поручается одному из специалистов, чаще всего секретарю или бухгалтеру.
Создание специальной ставки в данном случае просто экономически
невыгодно.
Специфика малого бизнеса такова, что кадровая документация может
вестись наиболее минимально и отвечать возможностям и потребностям
малого предприятия, при этом выполняются только самые необходимые
функции. Необходимо учитывать, что кадровая работа на малых предприятиях
ведется, в основном, по мере необходимости, а не на постоянной основе, и
сводится к отбору и приему на работу, увольнению персонала, управлению
заработной платой и контролю над трудовой дисциплиной, определению
очередности отпусков. При этом кадровая работа не теряет своего ключевого
25
Грэхем Х.Т., Беннетт Р. Управление человеческими ресурсами: Учеб. пособие для вузов / Пер. с англ. под
ред. Т.Ю. Базарова и Б.Л. Еремина. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2016. – С.59.
26
Коробейникова К. А. Разработка эффективной кадровой политики предприятия (организации) // Молодой
ученый. — 2018. — №42. — С. 208-210.
29
значения в создании профессионального и сплоченного коллектива. Несмотря
на отсутствие специализированного отдела кадров на малом предприятии, не
нужно пренебрегать организацией кадрового делопроизводства. Кадровую
документацию, хотя бы в минимальном объеме, необходимо вести в
соответствии с установленными правилами и действующим законодательством,
и важность этого не стоит недооценивать.
Юридически правильная и рациональная организация делопроизводства
обеспечивает оптимизацию документооборота, способствует уменьшению
количества документации и повышению эффективности кадровой работы.
Кадровое делопроизводство документирует трудовые отношения. Даже малый
список документов, необходимых для ведения в малом предприятии,
достаточно велик.
Всякая кадровая документация имеет юридическую, а иногда и
коммерческую ценность. Это говорит о важности ее ведения и правильного
оформления. Эти документы подтверждают права и обязанности и
работодателя, и работника, а в необходимых случаях являются важными
доказательствами в спорных ситуациях. Документирование трудовых
отношений обеспечивает пенсионные, социальные и иные гарантии, которые
предоставляет работникам действующее российское законодательство.
Кадровая документация является основанием для начисления заработной
платы, пособий, премий, для определения страхового и трудового стажа,
начисления пенсий. Здесь необходим ответственный и безошибочный подход к
оформлению этих первоисточников. Небрежное или неграмотное отношение к
ведению документации может негативно отразиться на благополучии, как
предприятия, так и его работников.
Отсутствие профессиональных кадровых работников на малых
предприятиях часто приводит к ненадлежащему качеству кадрового
делопроизводства и, как правило, нарушению трудового законодательства.
Помочь в устранении подобных нарушений до стадии их выявления трудовой
или налоговой инспекцией, либо представителями фонда социального
30
страхования, может аудиторская проверка. Аудит кадровой документации
обеспечивает комплекс действий по проверке правильности оформления
документов и корректности ведения учета. Аудиторы смогут дать экспертную
оценку рисков в случае выявленных нарушений и дать рекомендации по
оптимизации кадрового делопроизводства с целью их дальнейшего устранения.
Оптимизировав кадровую документацию можно, будет не только избежать
штрафных санкций со стороны проверяющих органов, но и значительно
повысить управляемость персоналом, обеспечить прозрачность трудовых
отношений и защиту прав своих сотрудников.
Эффективность деятельности любой организации, в независимости от
величины, тесным образом связана с наличием на предприятии
квалифицированных сотрудников. Поэтому главной задачей для субъектов
малого бизнеса, имеющих целью постоянное развитие, является привлечение
высококвалифицированных специалистов. Для этого руководителю
предприятия или менеджеру по персоналу необходимо иметь навыки
привлечения высококвалифицированных кандидатов. Нужно соблюдать
следующие правила:
- чаще привлекать кандидатов на более высокую должность из числа
персонала;
- применять, как минимум, два метода привлечения кандидатов со
стороны.
27
Развитие и обучение персонала - одно из главных направлений
деятельности по управлению персоналом и факторов успешной деятельности
малого предприятия. Инвестирование в развитие кадров играет большую роль,
чем инвестирование в развитие и улучшение производственных процессов,
схематично представим на рисунке 2 обучение персонала.
27
Коробейникова К. А. Разработка эффективной кадровой политики предприятия (организации) // Молодой
ученый. — 2018. — №42. — С. 208-210.
31
Рисунок 2 – Обучение персонала в организации
Основная задача функционирования системы управления человеческими
ресурсами – повышение экономической эффективности организации через
формирование у сотрудников желаемого производственного поведения вместе
с достижением необходимой результативности труда.
Суммируя последние исследования в области психологии и управления
человеческими ресурсами, можно утверждать, что желаемое производственное
поведение и результативность труда определяются, по крайней мере,
следующими двумя группами факторов: зависимые и независимые от
сотрудника, которые представлены на рисунке 3. При этом необходимо
отметить, что на зависимые факторы может влиять как работник, так и
работодатель, в то время как независимые от работника факторы являются
Обучение персонала
Должностные инструкции
Регламенты предприятия
Модели рабочих мест рабочих и
служащих
Контакты сотрудников
Модели служебной карьеры
Заключения аттестационной
комиссии
Программы обучения
персонала
Годовой отчет предприятия
32
исключительно прерогативой работодателя.
28
Рисунок 3 - Факторы результативности труда
Инструменты управления человеческими ресурсами предназначены для
того, чтобы получить возможность влиять на персонал через принадлежность к
организации, через принадлежность к группе и через систему индивидуальных
ценностей, то есть на всех трех уровнях управления. Такими инструментами
являются: для уровня организации - политики в области управления
человеческими ресурсами, для уровня групп - процедуры, для уровня отдельно
взятых исполнителей - технические задания (рисунок 4).
28
Грэхем Х.Т., Беннетт Р. Управление человеческими ресурсами: Учеб. пособие для вузов / Пер. с англ. под ред.
Т.Ю. Базарова и Б.Л. Еремина. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2016. – С.59.
Факторы, не зависимые от
работника
Факторы, зависимые от
работника
Техническое
оснащение рабочего
места
Условия труда
Информированность
Готовность
Мотивация
Профессиональная
компетентность
33
Рисунок 4 - Инструменты стратегического управления
человеческими ресурсами
Каждый из набора инструментов выполняет свои задачи в рамках
системы управления человеческими ресурсами.
Политиками разрабатываются общие принципы принятия решений в
определенной области управления человеческими ресурсами. Политика в
области найма определяет общие правила на вход в организацию новых
сотрудников со стороны рынка труда. Определяется ценовая политика по
привлечению сотрудников, могут налагаться запреты на трудоустройство
определенных кандидатов.
Процедуры указывают способы воплощения политики в жизнь,
обрисовывают необходимые действия для всех участников процесса.
29
Процедура аттестации описывает все стороны процесса по проведению
аттестации в организации: определяются основания для принятия решения о
проведении очередной аттестации; устанавливаются правила по формированию
аттестационной комиссии, ее составу; вводится порядок по подбору заданий
для квалификационного экзамена; формулируются критерии для оценки и
создается оценочная шкала и т.д. Назначение процедур – разработка
оптимального пути реализации определенного процесса в рамках управления
человеческими ресурсами. Наличие разработанных процедур позволяет
29
Грэхем Х.Т., Беннетт Р. Управление человеческими ресурсами: Учеб. пособие для вузов / Пер. с англ. под
ред. Т.Ю. Базарова и Б.Л. Еремина. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2016. – С.59.