18
определить сроки выполнения проекта, составить график его
реализации, рассчитать необходимые ресурсы;
рассчитать смету и бюджет проекта;
планировать и учитывать риски;
обеспечить контроль за ходом выполнения проекта и многое
другое
8
.
Техническая сторона управления проектом подразумевает:
планирование процессов проекта;
интеграцию всей совокупности элементов проекта,
соблюдение логических частей проекта;
составление и соблюдение расписания;
размещение ресурсов и бюджетов;
назначение персонала и распределение информации;
изменения проекта и документирование работ;
отчеты о состоянии, анализ освоенных объемов и т.д
Искусство управления проектом отражает социокультурный
аспект. Поскольку в проекте задействовано множество
заинтересованных сторон и исполнителей, то управление их
отношениями и взаимодействием, направление вектора усилий на
достижение целей проекта требует определенных знаний и
межличностных навыков:
руководства;
решения проблем;
управления командой;
ведения переговоров;
управления ожиданиями клиента и т.д
9
.
8
Учебно-методический комплекс для аспирантов Управление проектами. – Нижний Новгород, 2014. – С.13
9
Там же – С.14
19
Каждый проект состоит из нескольких этапов его реализации,
которые в совокупности являются жизненным циклом:
1. Этап формирование концепции;
2. Этап планирования;
3. Этап реализации;
4. Этап завершения;
Первый этап формирования концепции включает в себя:
• сбор исходных данных и анализ существующего состояния;
• выявление потребности в изменениях;
• определение проекта;
• цели, задачи, результаты;
• основные требования, ограничительные условия, критерии;
• уровень риска;
• окружение проекта, потенциальные участники;
• требуемое время, ресурсы, средства и др;
• определение и сравнительная оценка альтернатив;
• представление предложений, их апробация и экспертиза;
• утверждение концепции и получение одобрения для следующей
фазы
10
.
На втором этапе разрабатываются основные компоненты проекта и
осуществляется подготовка к его реализации:
• назначение руководителя проекта и формирование команды
проекта, в первую очередь ключевых членов команды;
• установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и
требований заказчика и владельца проекта, других ключевых
участников;
• развитие концепции и разработка основного содержания
проекта;
10
Учебно-методический комплекс для аспирантов Управление проектами. – Нижний Новгород, 2014. – С.15-16
20
• конечный результат и продукты;
• стандарты качества;
• структура проекта;
• основные работы;
• требуемые ресурсы;
• структурное планирование;
• декомпозиция проекта;
• календарные планы и укрупненные графики работ и
обеспечения;
• смета и бюджет проекта;
• потребность в ресурсах;
• процедуры УП и техника контроля;
• определение и распределение рисков;
• организация и проведение торгов, заключение субконтрактов с
основными исполнителями;
• организация выполнения базовых проектных и опытно-
конструкторских работ по проекту;
• представление проектной разработки;
• получение одобрения на продолжение работ по проекту;
На третьем этапе выполняются основные работы, необходимые для
достижения целей проекта:
• организация и проведение торгов, заключение контрактов;
• полный ввод в действие разработанной системы УП;
• организация выполнения работ;
• ввод в действие средств и способов коммуникации и связи
участников проекта;
• ввод в действие системы стимулирования (участников) проекта;
• детальное проектирование и технические спецификации;
• оперативное планирование работ;
21
• установление системы информационного контроля за ходом
работ;
• организация и управление материально-техническим
обеспечением работ, в т.ч. запасами, покупками, поставками;
• выполнение работ, предусмотренных проектом (в т.ч.
производство строительно-монтажных и пуско-наладочных работ);
• руководство, координация работ, согласование темпов,
мониторинг прогресса. Прогноз состояния, оперативный контроль и
регулирование основных показателей проекта:
1. ход работ, их темпы;
2. качество работ и проект;
3. продолжительность и сроки;
4. стоимость и другие показатели;
5. Решение возникающих проблем и задач
11
.
На четвертом, заключительном этапе, достигаются конечные цели
проекта, подводятся итоги, разрешаются конфликты и проводится
закрытие проекта:
• планирование процесса завершения;
• эксплуатационные испытания окончательного продукта(ов)
проекта;
• подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта;
• подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в
эксплуатацию;
• оценка результатов проекта и подведение итогов;
• подготовка итоговых документов;
• закрытие работ и проекта;
• разрешение конфликтных ситуаций;
• реализация оставшихся ресурсов;
11
Учебно-методический комплекс для аспирантов Управление проектами. – Нижний Новгород, 2014. – С.15-16
22
• накопление фактических и опытных данных для последующих
проектов;
• расформирование команды проекта
12
.
Управление сроками проекта (time management) критически
необходим для оптимизации расходов ресурсов, а также для успешного
завершения проекта в установленные сроки. Управление сроками
состоит из 6-ти процессов:
определение состава операций - процесс определения
конкретных плановых операций, которые необходимо
выполнить для получения результатов проекта;
определение взаимосвязей операций - процесс выявления и
документирования последовательности выполнения
операций;
определение ресурсов операции - процесс определения
необходимых для выполнения каждой операции ресурсов и
их количества;
определение длительности операций - процесс определения
продолжительности выполнения каждой операции;
разработка расписания - процесс составления расписания
проекта с учетом последовательностей операций, их
длительности, требований к ресурсам и ограничений на сроки
выполнения проекта в целом;
управление расписанием - процесс управления изменениями
расписания проекта.
Практически каждый проект достаточно сложен и его разбивка на
этапы и внутренние связи должна быть зафиксирована в виде какой-
либо модели. Исторически первыми такими моделями являлись
12
Учебно-методический комплекс для аспирантов Управление проектами. – Нижний Новгород, 2014. – С.15-16
23
линейные диаграммы Гантта (Gantt Bar Craft)(см.прил.1), на которых
операции проекта представлялись протяженными во времени отрезками,
характеризующимися датами начала и окончания работ
13
.
По мере усложнения проектов, развития методов
программирования и исследования операций появились сетевые
диаграммы с возможностью отражать взаимосвязи между операциями,
применять не только заранее установленные, но и вероятностные оценки
длительности.
Оценка длительности операций – это процесс использования
информации о содержании и ресурсах проекта для определения
продолжительности работ и последующего использования этого
параметра при составлении расписания проекта.
Длительность операций иногда трудно поддается оценке в силу
ряда обстоятельств. Для ее определения могут быть использованы
следующие методы:
экспертная оценка – это использование внутренних и
внешних консультантов баз данных;
оценка по аналогам является разновидностью экспертной
оценки, в качестве основы для определения длительности
будущей операции используется значение длительности
прошлой аналогичной операции;
После оценки продолжительности работ, документирования
принятых при разработке оценок допущений и уточнения списка
операций, приступают к разработке расписания проекта.
Разработка расписания проекта – это итеративный процесс,
определяющий плановые даты начала и завершения операций проекта.
13
Учебно-методический комплекс для аспирантов Управление проектами. – Нижний Новгород, 2014. – С.33
24
Разработка расписания производится непрерывно по мере выполнения
работ проекта
14
.
Отчеты по исполнению представляют информацию о ходе
исполнения расписания и бюджета проекта.
Отчеты по исполнению структурируют и суммируют собранную
информацию и должны представлять те виды информации и с той
степенью детализации, которые требуются различным участникам
проекта и как это оговорено в плане управления взаимодействием.
Проект считается успешным, если он завершен в установленные
сроки, выполнен в рамках бюджета и в соответствии с ожиданиями
заказчика.
Управление стоимостью проекта объединяет процессы,
выполняемые в ходе планирования, разработки бюджета и
контролирования затрат, обеспечивающие завершение проекта в рамках
утвержденного бюджета.
В качестве ресурсов выступают - исполнители, оборудование,
материалы, т.е. все, что необходимо и используется для выполнения
задач в проекте.
Различают следующие типы ресурсов:
• трудовые ресурсы;
• материальные ресурсы;
• финансовые ресурсы.
В результате ресурсного планирования менеджер проекта получает
возможность перейти к следующей фазе управления ресурсами — к
организации закупок и поставок ресурсов.
Основным документом, с помощью которого осуществляется
управление стоимостью проекта, является бюджет.
14
Учебно-методический комплекс для аспирантов Управление проектами. – Нижний Новгород, 2014. – С.42
25
Бюджетом называется документ, включающий планируемые
расходы и доходы проекта, с распределением по статьям и
соответствующим периодам времени. Бюджет определяет ресурсные
ограничения проекта, поэтому при управлении стоимостью на первый
план выходит его затратная составляющая, которую принято называть
сметой проекта. Смета проекта – документ, содержащий обоснование и
расчет стоимости проекта (контракта)
15
.
Смета представляет собой комплекс расчетов для определения
размера затрат на проект. В то же время смета — это инструмент
управления, который используется менеджером в процессе реализации
проекта.
Целью любого проекта является удовлетворение требований
участников проекта. Обеспечение данной цели достигается путем
обеспечения качества проекта.
Качество - это целостная совокупность характеристик объекта,
относящихся к его способности удовлетворять установленные или
предполагаемые потребности. Примеры качества: готовность,
безотказность, безопасность, надежность.
Управление качеством, это система методов, средств и видов
деятельности, направленных на выполнение требований участников
проекта к качеству самого проекта и его продукции
16
.
Планирование качества - процесс определения того, какие из
стандартов качества относятся к данному проекту и как их
удовлетворить. Планирование качества начинается с определения целей
качества проекта, политик и стандартов, относящихся к содержанию
проекта. Потом определяются действия и обязанности членов команды,
выполнение которых необходимо для достижения целей и соблюдения
стандартов. Результат планирования качества представляется в форме
15
Учебно-методический комплекс для аспирантов Управление проектами. – Нижний Новгород, 2014. – С.47
16
Там же – С.58
26
планов обеспечения качества и процессов управления, обеспечивающих
выполнение этих планов, и достигается путем синхронизации с
основными (планирование содержания, расписания, стоимости) и
вспомогательными (планирование рисков, команды) процессами
планирования
17
.
Задача инструментов планирования качества - сделать процессы
управления проектом предсказуемыми.
1.2 Методы планирования проекта
Сущность планирования состоит в постановке целей и способов их
достижения на основе формирования комплекса работ (мероприятий,
действий), которые должны быть выполнены, в применении методов и
средств реализации этих работ, увязки ресурсов, необходимых для их
выполнения, согласовании действий организаций — участников
проекта.
На этапе планирования определяются все необходимые параметры
реализации проекта: продолжительность по каждому из
контролируемых элементов проекта, потребность в трудовых,
материально-технических и финансовых ресурсах, сроки поставки
сырья, материалов, комплектующих и технологического оборудования,
сроки и объемы привлечения проектных, строительных и других
организаций. Процессы и процедуры планирования проекта должны
обеспечивать реализуемость проекта в заданные сроки с минимальной
стоимостью, в рамках нормативных затрат ресурсов и с надлежащим
качеством.
Основная цель планирования состоит в построении модели реа-
лизации проекта. Она необходима для координации деятельности
17
Учебно-методический комплекс для аспирантов Управление проектами. – Нижний Новгород, 2014. – С.61
27
участников проекта, с ее помощью определяется порядок, в котором
должны выполняться работы и т. д.
Планирование представляет собой совокупность связанных между
собой взаимными отношениями процедур. Первым этапом
планирования проекта является разработка первоначальных планов,
являющихся основой для разработки бюджета проекта, определения
потребностей в ресурсах, организации обеспечения проекта, заключения
контрактов и пр. Планирование проекта предшествует контролю по
проекту и является основой для его применения, так как проводится
сравнение между плановыми и фактическими показателями.
Для устранения проблем с планированием используется ряд
подходов:
1. Теория расписаний (ТР) – это раздел исследования операций, в
котором строятся и анализируются математические модели
календарного планирования различных целенаправленных действий с
учетом целевой функции и различных ограничений. Содержательно
многие задачи ТР являются оптимизационными. Для решения задач ТР
необходимо разработать алгоритм решения. Основная цель при
исследовании задач ТР – это построение эффективных, то есть быстрых,
алгоритмов решения
18
.
2. Метод планирования проектов диаграмма Гантта. Предназначена
для иллюстрации этапов работ проекта. У каждой работы указываются
сроки выполнения, дата начала и окончания работы, связи между
работами, а на самой диаграмме все работы показываются в виде
полосок, соединенные стрелками, на этих полосках показан процент
выполнения работы и назначенные на нее ресурсы. Визуализация
значительно облегчает работу менеджеру проекта.
18
Андреева А.О. Методы эффективного планирования проекта // Экономика и менеджмент инновационных
технологий. 2015. №3 [Электронный ресурс]. URL:http://ekonomika.snauka.ru/2015/03/7579 (дата обращения:
05.03.2019).