64
- оставление стратегических и текущих планов кафе;
- выполнение поручений общего собрания акционеров;
- организация работы и эффективного взаимодействия всех структурных
подразделений кафе.
Директор отвечает перед всеми государственными органами, перед
прокуратурой, судом, налоговой инспекцией. У него прямые отношения с
государством. Выступать от имени организации, защищать ее интересы в суде,
вступать в контакты с местными властями, с профсоюзами.
Создана единая вертикальная линия руководства и прямой путь
активного воздействия на подчиненных. Преимущество такой структуры
управления заключается в простоте, надежности и экономичности.
Руководитель должен охватывать все стороны деятельности кафе.
Преимущества этой структуры в ООО «Приличное»:
- четкая система взаимных связей функций и подразделений;
- четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в
своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;
- ясно выраженная ответственность;
- быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания
вышестоящих;
- согласованность действий исполнителей;
- оперативность в принятии решений;
- простота организационных форм и четкость взаимосвязей.
Производственной деятельностью в кафе занимаются повара во главе с
шеф-поваром. Снабжением и учетом продуктов занимается товаровед, который
ведет работу с поставщиками. Именно на товароведа ложится большая
ответственность по учёту и регистрации товароматериальных и технических
ценностей, как собственных, так и приобретённых у поставщиков.
Одним из видов такой документации являются приходно-расходные
документы (накладные). Поступивший от поставщика товар разгружается и
учитывается. Результаты учёта оформляются в приходной накладной под
65
определённым номером, на определённую дату, с указанием кому и от кого
поступил товар. Также в накладной перечисляется наименование товара
(поступившего от поставщика), единица измерения, количество товара, на
складе товар долго не задерживается, согласно заранее поданным заявкам
магазина. Непосредственно товаровед оформляет расходную накладную.
Ведением текущих дел предприятия, бухгалтерский учет, ведение кассы,
оформление финансовых документов возложено на главного бухгалтера и
бухгалтерию. Сведение итогов, анализ финансово-хозяйственной деятельности
обеспечивается главным бухгалтером, он подводит квартальные итоги,
сравнивая их с прогнозами и соответствующими периодами прошлого года.
Итогом этого становится заполнение бухгалтерского баланса, а также
составление отчёта о прибылях и убытках организации. Так, с обобщением всех
результатов подводится итог работы и выносятся определённые решения по
дальнейшему развития функционирования организации.
В настоящее время нет единого подхода измерения системы управления
предприятием. Сложность заключается в том, что механизм управления тесно
связан с производственно-обслуживающим процессом и его конечными
результатами, социальной деятельностью кафе и др.
Анализ системы управления ООО «Приличное» необходим, для того
чтобы выявить узкие места в схеме управления, проанализировать их, найти
причины возникновения.
Анализируя рациональность структуры управления и ее технико-
организационный уровень можно сказать, что уровень специализации и
функциональной замкнутости структуры управления находится на среднем
уровне. Организационная структура управления ООО «Приличное» представлена
на достаточном уровне. Структура хорошо соответствует объекту управления,
принципам управления, средней норме управляемости. В ООО «Приличное»
узкая структура управления, а значит количество элементов между высшим
органом всей системы управления и объектом управления не велико. Это
скорее положительная тенденция.
66
Аппарат управления ООО «Приличное» достаточно рационально
принимает решения и устанавливает новые связи, не нарушая присущей
данной структуре упорядоченности отношений.
Организационная культура ООО «Приличное» находится на хорошем
уровне, но не высоком. Положительно оценивается трудовая этика, наличие
систем коммуникаций, социально-психологический климат.
Организация процесса управления оценивается на хорошем уровне.
Особенно на данном предприятии очень хорошо используются современные
методы при принятии решений.
Система управления ООО «Приличное» не является идеальной, в связи с
этим выделим ее достоинства и недостатки (Приложение 4).
Таким образом, можно сказать, что система управления ООО
«Приличное» является рациональной, имеющей больше сильных, чем слабых
сторон, и предприятие ресторанного бизнеса эффективно осуществляет свою
деятельность на территории Орловской области.
Для того чтобы дать более полную оценку системе управления
персоналом, следует проанализировать основные направления ее деятельности.
Основополагающим принципом кадровой политики в организации
является ее направленность на обеспечение баланса между экономической и
социальной эффективностью использования человеческих ресурсов. Под
экономической эффективностью понимается использование результатов
профессиональной деятельности работников ООО «Приличное» для
достижения стратегических целей и задач предприятия.
Социальная эффективность заключается в создании условий для
удовлетворения социально-экономических ожиданий, потребностей и
интересов работников ООО «Приличное».
Менеджер формирует и реализует кадровую политику ООО
«Приличное», позиция которого включает несколько десятков функций — все
зависит от того, что именно нужно кафе на данном этапе. Менеджер ведёт
постоянный контроль и учёт персонала кафе, наблюдает и регистрирует
67
продвижение персонала по службе, обеспечивает приём вновь прибывших
работников, заключая и расторгая с ними трудовой договор. Ему подчинены
официанты и бармен.
Все сотрудники принимаются по трудовым договорам, где будут
определяться функциональные обязанности, закрепленные должностной
инструкцией, творческие задачи, стоящие перед работником, ответственность
за некачественное, несвоевременное выполнение обязанностей, нерациональное
использование финансовых, трудовых, материальных, информационных,
технических ресурсов предприятия, а так же формы материального
стимулирования, социальные блага и гарантии.
В ООО «Приличное» существует система управления персоналом,
разработана кадровая политика, кроме того, применяются различные меры по
развитию, поощрению и стимулированию работников (премии к юбилейным
датам, за месяц, по итогам года). Это указывает на наличие определенной
программы действий, политики в сфере руководства человеческим фактором
предприятия, хотя и имеются существенные недостатки.
Основными недостатками существующей системы управления
персоналом в ресторане ООО «Трест» являются:
1) каждый сотрудник предоставлен сам себе в отсутствие гостей
(заказов) на кухне;
2) происходит внерабочее общение на рабочем месте, что сплачивает
коллектив вокруг непрофессиональных интересов, стимулирует протестные
настроения;
3) персонал не идентифицирует себя с профессией официанта, повара,
бармена;
4) в заведении нет прописанных и формализованных правил работы,
трудового распорядка, поведения;
5) у сотрудников отсутствует видение своего профессионального и
карьерного роста;
6) эффективность использования человеческого ресурса составляет 50—
68
60%, т.е. сотрудники не выполняют более 50% функций из тех, которые
должны выполнять.
В частности, в настоящее время в ООО «Приличное» в качестве
недостатков управления персоналом следует отметить отсутствие программ
повышения квалификации, т.е. у сотрудников отсутствует обучение и,
следовательно, индивидуальное развитие.
2.4. Тайм-менеджмент как инновационный способ мотивации
сотрудников в ООО «Приличное»
Для эффективного управления бизнес процессами в ресторанной
практике ООО «Приличное» необходимо применить тайм-менеджмент,
который следует рассматривать как эффективное планирование рабочего
времени для достижения целей, нахождения временных ресурсов, расстановки
приоритетов и контроле за выполнением запланированного.
Применение тайм-менеджмента в ООО «Приличное» — это не только
один из самых современных инструментов по отладке эффективного
управления бизнес-процессами в заведении гостеприимства, но и уникальный
метод нематериальной мотивации линейного персонала ресторана.
Применительно к работе ресторана ООО «Приличное» тайм-
менеджмент заключается в том, что сотрудники за смену успевают выполнить
всю свою работу. Существуют следующие предпосылки внедрения системы
тайм-менеджмента:
– время сотрудника на работе на 100% принадлежит бизнесу. Это
означает, что работодатель «выкупает» его время по договорной цене;
– 100%-ная загрузка персонала приводит к установлению жесткой
дисциплины и повышению производительности труда;
– работающее заведение – все сотрудники ООО «Приличное» работают
не покладая рук, что быстро приводит к увеличению прибыли заведения;
– тайм-менеджмент начинается с формализации функциональных
обязанностей работников.
69
Тайм-менеджмент – это процесс, навязанный, но воспринимаемый как
добровольный выбор коллектива. Процесс тайм-менеджмента необходимо
внедрять в деятельность ООО «Приличное» поэтапно, а именно:
– объяснить сотрудникам, почему теперь придется работать больше;
– создать группу идеологов, так как группа сотрудников не может
работать без руководства и контроля;
– формализовать обязанности через демократический институт
обсуждения и «мозгового штурма»;
– показать, что тайм-менеджмент – неотъемлемая часть карьерного
плана каждого из сотрудников.
В инициативную группу должны войти директор, шеф-повар, старший
администратор, старший официант.
Для внедрения тайм-менеджмента в ресторан ООО «Приличное»
необходимо:
– объяснить рабочей группе цели и задачи внедрения программы тайм-
менеджмента, назначить время еженедельных совещаний;
– подготовить вместе с руководителями групп (контактного и
производственного персонала) должностные инструкции для каждого из их
подчиненных;
– обсудить план внедрения тайм-менеджмента и составить сетевой
график работ;
– обсудить внедрение индивидуальных карьерных планов.
В настоящее время в ООО «Приличное» в качестве недостатков
управления персоналом следует отметить отсутствие программ повышения
квалификации, т.е. у сотрудников отсутствует обучение и, следовательно,
индивидуальное развитие. В этой связи считаем целесообразным предложить
следующую модель распределения рабочего времени сотрудников ресторана
(рисунок 5).
70
выполнение
должностных
обязанностей
70%
работа в
команде
5%
обучение
10%
индивидуальн
ое развитие
15%
Рисунок 5. Предлагаемая модель распределения рабочего
времени сотрудников ООО «Приличное»
Согласно предложенной модели распределения рабочего времени 70%
связано с выполнением должностных обязанностей; 10% направлено на
обучение; 15% – на индивидуальное развитие; 5% – на работу в команде.
Большую часть рабочего времени сотрудник посвящает выполнению
своих непосредственных обязанностей; 30% времени – профессиональному и
личностному развитию, работая в коллективе или самостоятельно. На данной
диаграмме «работа в команде» – это участие в ролевых играх, тренингах и
групповых занятиях работников.
Внедрение программы тайм-менеджмента должно сопровождаться
созданием института наставничества и изменением системы мотивации.
Каждый руководитель ООО «Приличное» должен подготовить программу
повышения квалификации своих подчиненных. Группа персонала получает
сменное задание, представленное сеткой рабочего дня.
Пример сменного задания для контактного и производственного
персонала продемонстрирован в таблицах 9 и 10.
Данная таблица иллюстрирует, что в процессе работы официантов
происходит постоянное обучение и повышение квалификации сотрудников,
причем без отрава от работы. Это является положительным моментом, так как
на протяжении 2013–2015 годов повышение квалификации для сотрудников не
проводилось, о чем говорилось выше.
71
Таблица 9.
Сменное задание официантов
Время
Действия сотрудников
9:00–10:00
Уборка зала, полив цветов, расстановка мебели, сервировка
столов, подготовка столовых приборов, стирание пыли, смена
столового белья
10:00–10:30
Тренинг: «Обслуживание банкета». Ролевая игра. Разбор
маршрутных карт перемещения в процессе обслуживания.
Алгоритм подачи блюд в четыре перемены. Правило рангов при
обслуживании. Раздача материалов для самостоятельного
изучения
11:00–12:00
Индивидуальная работа с одним из официантов. Отработка
правил презентации меню. Повторение слов, заимствованных из
классической французской системы обслуживания
12:00–16:00
Парное обслуживание столов тьютором (наставником) и каждым
из официантов по очереди. Внесение записей — замечаний в
личную карточку
16:00–17:00
Индивидуальная работа с одним из официантов. Отработка
правил кросс-селлинга и ап-селлинга. Ролевая игра —
презентация меню тьютору
17:00–20:30
Тренинг для хостесс, старшего официанта — «Методика
бронирования столов по телефону. Заполнение плана схемы
столов. Увеличение оборачиваемости столов за вечер»
23:00
Закрытие смены. Сообщение тьютору (10 минут). Похвалы и
обсуждение недочетов, начисление баллов официантам,
отличившимся за день. Анализ «чая». Внесение данных на доску
рейтинга официантов
Пример сменного задания для поваров представлен в таблице 10.
По факту при работе в ООО «Приличное» выявлены следующие
недостатки:
– каждый сотрудник предоставлен сам себе в отсутствие гостей (заказов)
на кухне;
– происходит внерабочее общение на рабочем месте, что сплачивает
коллектив вокруг непрофессиональных интересов, стимулирует протестные
настроения;
– персонал не идентифицирует себя с профессией официанта, повара,
бармена;
– в заведении нет прописанных и формализованных правил работы,
трудового распорядка, поведения;
– у сотрудников отсутствует видение своего профессионального и
72
карьерного роста;
– эффективность использования человеческого ресурса составляет 50—
60%, т.е. сотрудники не выполняют более 50% функций из тех, которые
должны выполнять.
Таблица 10.
Сменное задание для поваров
Время
Действия сотрудников
7:00–10:00
Производство заготовок. Механическая обработка сырья.
Маринование мяса и рыбы. Варка бульонов. Изготовление
полуфабрикатов всех видов
10:00–12:00
Отработка технико-технологических карт. Гастронормирование
потерь при дефростации, льдомиксинге. Производство заготовок
в замороженном виде. Работа с фруктами и ягодами для десертов
12:00–16:00
Обслуживание обеденного спроса. Отработка техники
оформления блюд, а также навыков быстрой регенерации и
подачи блюд. Начисление баллов за личный бракераж.
Поочередное фотофиксирование подачи блюд поварами
16:00–17:30
Самостоятельная работа поваров под контролем су-шефа.
Заготовка продукта на пять дней. Производство паштета разных
видов
17:30–18:30
Лекция шефа с демонстрацией на экране монитора компьютера:
«Экзотические овощи и их применение в современной
гастрономии». Просмотр видеороликов рецептов на YouTube
18:30–22:30
Обслуживание вечернего спроса. Отпускблюд. Контроль работы
поваров су-шефом (начисление баллов и внесение в личную
карточку). Раздача материалов для самостоятельного изучения
22:30–23:10
Закрытие смены. Приведение в порядок рабочего места. Чистка и
мойка индивидуального инвентаря. Пломбирование
холодильников и шкафов
23:10–23:20
Вечерний разбор ситуаций по смене и инструктаж со стороны су-
шефа по работе следующего дня
Внедрение системы тайм-менеджмента в деятельность ООО
«Приличное» даст возможность наладить работу следующим образом:
1) занятость сотрудника должна складываться из трех составляющих:
а) выполнения непосредственных обязанностей,
б) приобретения профессиональных знаний и компетенций,
в) приобретения профессиональных навыков и умений;
2) почти поминутной регламентации рабочего времени каждого
сотрудника;
3) постоянного наблюдения со стороны тьютора за действиями
73
работника.
Каждый работник (исходя из намерений руководства) получает
индивидуальную программу своего профессионального роста и развития в
ресторане ООО «Приличное».
Когда официант будет получать конкретные задачи и оценка
результатов его труда будет осуществляться по конкретным достижениям,
меняется и мотивация контактного персонала.
Обслуживание официантов и слаженная работа поваров позволяют
заведению зарабатывать деньги. Это особенно важно тогда, когда хороший
совет приводит к ап- и кросс-селлингу, и поэтому непосредственно увеличивает
оборот, а стабильное качество блюд привлекает гостя в ресторан снова и снова.
Очень важно донести до персонала ООО «Приличное», что система тайм-
менеджмента позволит сотрудникам больше зарабатывать.
На рис. 6 представлена схема внедрения системы «пяти бонусов» в
деятельность ООО «Приличное»:
– первый – «командный бонус» (выплачивается в виде процента от
выручки заведения за месяц);
– второй – «личный бонус» (складывается из двух бонусов – процента от
продаж блюд кросс- и ап-селлинга);
– третий – «карьерный бонус» (начисляется в виде баллов);
– четвертый – «банкетный бонус»;
– пятый – «годовой бонус» (выплачивается в виде премии в случае
100%-ного выполнения плана продаж на год).
Первый бонус
Второй бонус
Кросс-бонус
Ап-бонус
Третий бонус
Четвертый бонус
Пятый бонус
Рисунок 6. Новая система мотивации сотрудников
ООО «Приличное» в соответствии с тайм-менеджментом