55
56
ГЛАВА 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
УПРАВЛЕНИЯ ЛОГИСТИЧЕСКИМ ПРОЦЕССОМ В ООО
«ЭЛЕКТРОСИСТЕМ»
3.1 Предложения, направленные на повышение эффективности
планирования и организации логистического процесса
В рамках исследования, основными проблемами в контексте
планирования и организации логистического процесса ООО «Электросистем»,
которые были выявлены – оказались проблемы закупочной логистики, поэтому
в рамках формирования предложений, основной акцент будет сфокусирован на
решении обнаруженных проблем. В условиях жесткой конкуренции и
постоянно изменяющейся внешней среды невозможно заниматься только
тактическим планированием закупок. Необходима некая стратегическая линия,
которой придерживается ООО «Электросистем», занимаясь решением
проблемами организации материально – технического снабжения. В
соответствии с уже определенными стратегическими целями определяются
тактические задачи в области закупочной логистики.
В ходе исследования ООО «Электросистем» были выявлены следующие
основные проблемы закупочной логистики.
1. Неэффективная организация системы закупок в субъекте
хозяйствования:
- организация деятельности по материально – техническому
снабжению (отсутствие стратегического подхода к материально –
техническому обеспечению);
- функции материально – технического снабжения закреплены
только в должностной инструкции специалиста по снабжению и,
как следствие, конкретно формированием планов закупок, выбором
поставщика в субъекте хозяйствования никто не занимается;
- отсутствие расчетов эффективности поставок, длительная
процедура заключения договора;
57
- нечеткое разделение функций между специалистом по снабжению и
менеджерами по направлениям закупок.
2. Отсутствие четкого понимания ситуации на рынке ресурсов, стратегии
закупочной логистики:
- планирование закупок, основанное на производственных и
финансовых возможностях;
- отсутствие ценовой политики по отношению к поставщикам;
- отсутствие политики планирования закупок, связанных с сезонностью
(увеличение объемов продаж электрооборудования происходит к
концу лета, когда заканчивается строительство и наступает этап
электротехнических деятельности) в ООО «Электросистем»
(следовательно, более напряженный график в летний и осенний
период).
3. Отсутствие объективной системы оценки эффективности закупочной
логистики.
Субъект бизнеса теряет значительные средства из - за отсутствия четкой
системы закупочной логистики, незаинтересованностью в совместной
продуктивной изучении с поставщиками, потерей обратной связи с ними. Еще
более усугубляет ситуацию отсутствие системы автоматизации логистических
процессов.
С учетом всех рассмотренных проблем можно предложить следующий
план мероприятий.
1. Оптимизация организационной структуры, разделение функций по
закупкам между подразделениями фирмы.
2. Применение современных методик оптимизации закупок (расчет
рейтинга поставщика, моделирование деятельности систем управления
поставками).
3. Оптимизация процесса закупочной логистики на базе внедрения
современных методик и автоматизации.
58
Рассмотрим предложенные мероприятия более подробно.
Итак, чтобы повысить эффективность закупочной логистики,
необходимо, прежде всего, создать в ООО «Электросистем» эффективную,
практичную систему планирования закупок, отражающую стратегические цели
фирмы и ведущую к их реализации.
Предлагается оптимизировать деятельность отдела закупок, подчинив его
напрямую начальнику отдела логистики. Отдел будет заниматься закупкой
базовых товарных позиций, а также вспомогательных материалов для нужд
компании, разрабатывать планы закупок, обосновывать выбор поставщика и
т.п. Изменения организационного подчинения представлены на рис.14. .
Директор
Финансовы
й отдел
Отдел
маркетинга
Отдел продаж
Юридическ
ий отдел
Бухгалтери
я
Начальники отделов
по направлениям
Отдел логистики
Отдел учёта-
товародвижения
Отдел закупок
Отдел
координации
Транспортный
отдел
Отдел
розничных
продаж
59
Рисунок 14. Оптимизация организационной структуры
управления закупками в рамках логистического процесса
На рис. 15 представлены оптимизированные информационные потоки
между отделом закупок и иными подразделениями фирмы.
Рисунок 15. Оптимизированные информационные потоки в
ООО «Электросистем»
стратегические показатели и перспективы.
данные для планирования заказов.
планы продаж, проекты цен.
потребности в товарах.
планы закупок, результаты анализа.
планы отгрузки, данные о запасах.
план продаж, цены на товары.
отчеты о выполнении плана, сведения о лимитах товаров и нормативах
планы закупок, результаты анализа.
Следовательно, логистический подход к управлению материальными
потоками предполагает выделение специальной логистической службы на базе
интеграции отдельных звеньев материалопроводящей цепи в единую систему -
Финансовый
отдел
Отдел закупок
Логистические
склады
Отдел
координации
Начальник
отдела
логистики
Отделы продаж по
направлениям
координации
60
логистическую систему, способную адекватно реагировать на возмущения
внешней среды.
Цель создаваемой в ООО «Электросистем» логистической системы —
доставка товаров, в нужном количестве и ассортименте, в максимально
возможной степени подготовленных к продажам клиентам при заданном
уровне издержек.
В целях оптимизации величины запасов товаров необходимо выявить
резервы снижения средств, отвлекаемых на их формирование, привести
структуру находящихся на складах товарных запасов в соответствие со
структурой спроса со стороны клиентов и реализацией лишних и
неиспользуемых товаров. Предлагаемая методика расчета перечисленных
показателей будет представлена далее в расчетной части.
Кроме вышеперечисленного, следует остановиться на внедрении
современных методик автоматизации закупочной логистики в ООО
«Электросистем».
Эффективность деятельности отдела закупок напрямую влияет на
финансовые результаты деятельности фирмы. Поэтому эта служба,
естественно, рассматривается как ключевое звено в цепочке снижения. Вместе
с тем, выступая в роли поставщика для подразделений продаж, отдел закупок
ООО «Электросистем» должен постоянно стараться улучшать обслуживание
иных отделов, а это возможно только в результате внедрения
автоматизированной системы, например Avantis.Pro. Данная система
сопоставляет задачи отдела закупок с задачами потребителей его услуг,
предоставляя каждому отделу программные средства, необходимые для
решения его специфических задач, и обеспечивая при этом достижение
конечных целей фирмы в целом.
Avantis.Pro. представляет собой набор интегрированных программных
модулей, позволяющих предприятию эффективно справляться со сложными
задачами управления. Полная интеграция с функциями технического
обслуживания гарантирует, что отдел закупок своевременно получит
61
информацию о текущих и будущих потребностях иных отделов в товарах или
материалах и адекватно отреагирует на них. По мере возникновения
потребностей пользователи услуг снабжения имеют возможность
самостоятельно инициировать покупка необходимых товаров.
Поскольку потребности клиентов ООО «Электросистем» непрерывно
меняются, Avantis.Pro. позволяет гибко под них подстраиваться, что позволяет
предприятию поддерживать баланс между стоимостью закупок и качеством
обслуживания подразделений.
Задача оптимизации деятельности отдела закупок двояка: с одной
стороны, необходимо повышать качество снабжения, а с другой - снижать
затраты на его проведение. Качество снабжения измеряется степенью легкости
извещения о возникшей потребности и эффективностью
(скоростью)/экономичностью (прежде всего, ценой) ее обеспечения. Сократить
затраты на снабжение можно двумя способами: путем снижения расходов,
связанных с закупками, и путем снижения стоимости самих приобретаемых
товаров.
Отдел закупок ООО «Электросистем» обязан найти «золотую середину»,
используя эти два способа. Использование правильно подобранных средств
позволяет добиться максимальной отдачи от ресурсов в решении задач
снабжения. Прежде, чем удастся создать оптимальную систему снабжения,
потребуется решить множество вопросов и преодолеть разнообразные
препятствия.
В целях содействия успешной изучении отдела снабжения, Avantis.Pro.
предоставляет полный набор инструментов для автоматизации принятия
решений по всем аспектам снабжения на базе задаваемых бизнес-правил.
Результат - повышение эффективности цикла закупок, в котором сокращается
число действий и время, затрачиваемое сотрудниками на прохождение всего
цикла.
62
Для автоматизации цикла снабжения необходимо разделить все операции
на три стадии: оповещение о потребности, ее обеспечение и закрытие цикла.
Главным элементом автоматизации регистрации всех потребностей
является уникальная функция Avantis.Pro., называемая каталогом. Каталог - это
инструмент, с помощью которого все имеющиеся в субъекте хозяйствования
ресурсы и средства снабжения делаются доступными уполномоченным
сотрудникам. Подобно физическим каталогам товаров, этот каталог содержит
информацию обо всем, что субъект бизнеса закупает. Следовательно, каталог
служит центральным и главным звеном в процессе автоматизации регистрации
всех потребностей - формируются ли они программно, либо вводятся вручную.
Как интеллектуальный инструмент, каталог умеет сам определять,
требуется ли закупка товаров на склад, или их можно закупить напрямую.
Поэтому проведение отдельных этапов изучения может происходить без
участия пользователя. Данная способность каталога существенно упрощает
процедуру перехода от регистрации требования к его обеспечению службой
закупок (рис.16, Приложение 10). Сотрудники каждого подразделения ООО
«Электросистем» смогут просто открыть электронный каталог товаров и
выбрать то, что нужно (рис.17) .
Заранее установленные правила определяют, каковы будут дальнейшие
действия Avantis.Pro.
63
Рисунок 17. Каталог закупаемых позиций
Каталог позволяет удобным образом найти потребные материалы и
ресурсы, а также – их поставщиков. Гибкие, определяемые пользователем
правила пополнения запасов могут автоматически активизировать операции
перемещения между складами, получения по контракту или оформления заказа
на закупку. Когда требуемые товары появляются в наличии, Avantis.Pro.
автоматически «бронирует» их на исходный документ (требование на отпуск со
склада или график отгрузки), по которому они были востребованы.
Бронирование необходимо для отслеживания направления использования
зарезервированных товарных запасов. Например, когда на склад поступает
зарезервированный запас, Avantis.Pro. бронирует его на того, кто затребовал
данный резерв. Система оприходования, далее получает запрос на отпуск
товаров заявителю. Действие бронирования также сокращает объем внутренних
действий благодаря исключению ручных действий из системы, что
существенно ускоряет цикл снабжения. Следовательно, прямые закупки
становятся частью общего процесса пополнения.
64
Прямые закупки могут осуществляться либо вручную - путем ввода заявки,
заказа на поставку или требования по контракту, либо с помощью функций
автоматизации Avantis.Pro. Каталог может использоваться непосредственно
пользователем, либо системой - автоматически. Согласно заданным бизнес-
правилам, регистрация потребности происходит либо с помощью
инициализации контракта на закупку, либо оформлением заявки или заказа на
поставку.
Независимо от способа регистрации потребностей (автоматически или
вручную) проведение ручных действий в процессе цикла прямых закупок не
требуется. Отделы продаж определяют собственные потребности
следовательно, как будто они функционируют в неавтоматизированной среде.
Avantis.Pro. дает возможность задать уполномоченных пользователей, для
которых будут активизироваться встроенные средства автоматизации всего
цикла, а не только той его части, где непосредственно происходит закупка
товаров.
Степень автоматизации, реализованная в Avantis.Pro., позволяет
уполномоченным сотрудникам отдела закупок использовать все средства
корпоративной системы, позволяя им без усилий приобретать все необходимые
ресурсы. Таким сотрудникам не придется тратить время на звонки снабженцам
по вопросам ускорения оформления и утверждения документов, что позволит
снабженцам сконцентрироваться непосредственно на задачах управления и
исполнения процесса закупки. Результат - снижение стоимости и повышение
эффективности процесса закупок.
Avantis.Pro. позволяет организовать сотрудника так, чтобы заявители
могли самостоятельно получить требуемые товары с помощью действий
отпуска со склада, резервирования или пополнения запасов, либо путем прямой
закупки (рис.18, Приложение 11) .
Результатом перехода от управления рутинными действием к управлению
службой снабжения в целом станет более эффективная организация снабжения.
При идеальной организации снабжения снабженцы имеют в своем