35
Рисунок 8. Модель логистической системы ООО
«Электросистем»
Далее выделим основные, вспомогательные и обслуживающие процессы
фирмы, связанные с логистикой в ООО «Электросистем». Результаты анализа
представлены в таблице 11.
Таблица 11
Основные и вспомогательные процессы связанные с
логистикой в ООО «Электросистем»
Процессы
управления
Субъекты
управления
процессами
Подпроцессы
Субъекты
управления
подпроцессами
Основные
Снабжение
(закупочная
логистика)
начальник отдела
закупок
выбор
поставщиков
агенты по снабжению
(закупкам)
согласование
цен
сроки поставки
организация
поставки
оплата поставки
Хранение
начальник
складского
хозяйства
приемка
операторы склада
складирование
операторы склада
обеспечение
сохранности
продукции
заведующий складом
Упаковка
начальник
складского
хозяйства
упаковка,
фасовка
операторы склада
Сбыт (продажа)
начальник отдела
сбыта
отпуск товара
заведующий складом
погрузка
продукции
грузчики
Транспортировка
начальник
транспортного
отдела
доставка
водитель
(экспедитор)
Вспомогательные
Планирование и
формирование
нормативов
экономист
–
–
Снабжение
начальник отдела
маркетинга
–
–
Контроль
главный бухгалтер
контроль и
инвентаризация
бухгалтер,
зав.складом
36
Проанализировав логистическую систему ООО «Электросистем», можно
выделить следующие уровни логистики на этом предприятии.
Первый уровень – рабочее место, на котором происходит логистическая
действие с материальным потоком, т.е. передвигается, разгружается,
упаковывается и т.п. грузовая единица, деталь или любой другой элемент
материального потока (товар). Согласно модели логистики в ООО
«Электросистем», эти операции с товарами осуществляются в субъекте
хозяйствования.
Второй уровень – склады, где происходят процессы транспортировки
грузов, размещаются рабочие места (существование экспедиций, на которых
размещаются рабочие места приемосдатчиков, грузчиков, начальников смен).
Третий уровень – система транспортирования и перемещения в целом,
охватывающая цепь событий, за начало которой можно принять момент
отгрузки товаров поставщиком. Оканчивается эта цепь при поступлении
товаров в отдел сбыта - взаимодействие отдела сбыта и транспортного отдела:
выписка заказа диспетчером, погрузка машины водителя на экспедиции
приемосдатчиком и грузчиками, выписка накладных и приходных ордеров,
определение времени на рейс, развоз товаров по точкам доставки.
Четвертый уровень охватывает три предыдущих, а также хранение
товаров на самом предприятии. Так как ООО «Электросистем» осуществляет
оптовые поставки электротоваров (товарные потоки отражены в структуре
управления), а также осуществляет деятельность, характерную трем
предыдущим уровням, то можно говорить о логистике ООО «Электросистем»
как о логистике четвертого уровня.
Существует несколько базовых факторов, влияющих на эффективность
логистической системы торгового фирмы (оптовой торговли):
- взаимоувязка плана поставки товаров заказчикам (покупателям) с
планом снабжения (закупочная логистика);
- организация деятельности с поставщиками (ритмичность поставок);
- обоснованность нормативов товарных запасов;
37
- организация хранения, учета и контроля товарных запасов (складская
логистика);
- планирование сбыта (сбытовая логистика).
Проведем оценку вышеназванных факторов в отношении ООО
«Электросистем».
В целом, производственный процесс соответствует уровню развития
технологии оптовой торговли начала 21 века. Часть складских процессов
автоматизирована, но в основном все контролируется заведующим складским
хозяйством и агентами по снабжению и сбыту (менеджерами по
закупкам/продажам). Основной характеристикой, влияющей на процессы
поставки, складирования, размещения, упаковки, и доставки потребителям,
является длительность поставки товаров поставщиками, которая по основной
номенклатурной группе «КПП» (кабельно-проводниковая продукция) в
настоящее время составляет 4- 4,5 дня.
Одно из важнейших условий выполнения плана поставок товаров
конечным потребителям – полное и своевременное поступление
ассортиментных позиций товаров. В ООО «Электросистем» план снабжения
базируется на данных продаж за прошлый период и на плановых показателях
сбыта, которые разрабатываются главным маркетологом. Далее маркетологи
составляют сводную таблицу, в которой содержатся распределенные по видам
товаров данные о средних нормах закупки и хранения товаров на складе,
плановых продажах на будущий год, потребности на планируемый объем
продаж. Учитываются также переходящие запасы на конец периода, затем по
согласованию с директором определяются источники обеспечения
потребности (внутренние, внешние).
На требующееся количество товаров экономист ООО «Электросистем»
формирует заявки для отдела закупок, на основании которых состоят договора
с поставщиками.
38
Процесс деятельности с поставщиками в субъекте хозяйствования не
формализован (см. табл. 12). Обычно потенциальные поставщики присылают
собственные коммерческие предложения по факсу ООО «Электросистем», или
маркетолог обзванивает производственные фирмы на предмет поставок
интересующих товаров.
Таблица 12
Процесс поставки товаров в ООО «Электросистем»
Проблема
Последствия для системы
управления запасами
Отсутствие анализа поставщиков
(конкурентных карт)
Нет четкой стратегии и ясности в
принятии управленческих решений
Из-за непредсказуемых и поздних
корректировок, с заводов поставщиков
отгружается не тот ассортимент товаров
и не в том количестве, которое
фактически требуется ООО
«Электросистем»
излишки товаров по некотрым
ассортиментным позициям и
одновременная ее нехватка по другим;
лишние расходы по всей цепочке
поставок;
срыв плана продаж.
Отсутствует четкий график завоза по
товарам отдельных групп
Трудности при разгрузке
партий, непроизводительный простой
транспорта
Частые корректировки цен, множество
поставщиков товаров
Постоянная смена поставщиков
Высокий уровень кредиторской
задолженности
В целом приводит к уменьшению цикла
«деньги - деньги» (замедлению
оборачиваемости запасов)
Далее происходит процедура переговоров и определения условий
поставок и ценообразования. Также тестируются (заведующим складом)
контрольные образцы из пробной поставки основной и вспомогательной
номенклатуры. При согласии сторон, оформляется договор на поставку с
поставщиком, и начинается текущая деятельность.
Обычно все дальнейшие взаимоотношения с поставщиками строятся на
политике регулирования цен на получаемые ООО «Электросистем» товары,
время и способ доставки.
Система продаж в ООО «Электросистем» характеризуется
несовершенством развития (см. табл. 13) .
39
Маркетолог, кроме вышеназванных, фактически выполняет функцию
торгового агента, функционирует «по наитию», бессистемно. Главным для него
является привлечение новых клиентов и увеличение объем продаж наряду с
попытками удержания существующих потребителей.
При этом отсутствует оперативная связь с экспедицией по возвратам,
рентабельность торговых позиций не рассчитывается и не анализируется,
отсутствует полноценный анализ конъюнктуры рынка, отсутствует стратегия и
политика ценообразования, брендирование продукции.
Все это является следствием негибкости и неприспособленности системы
управления сбытом, отсутствия стратегического анализа маркетинговой
деятельности, неудовлетворительной системы целеполагания и системы
мотивации, ответственности персонала за конечный результат.
Таблица 13
Анализ влияния сбытовой политики на логистический процесс
Следовательно, следует констатировать, что организация деятельностиы
по управлению логистическим процессом в ООО «Электросистем»
Проблема
Последствия для логистического
процесса
Маркетолог проводит исследования и
анализ спроса и предпочтений,
результаты которых не используются
отделом сбыта
Отсутствие возможности формирования
и управления спросом – следствие
деятельностиа на склад
Потенциальный клиент формирует
как минимум две заявки для отдела
сбыта и на склад
Процесс выполняется дольше
Нет системы управления
взаимоотношениями с клиентами
Трудно увеличивать объемы продаж –
следствие затоваривание
Дебиторская задолженность при
поставке клиентам до 45 дней
Сокращение объема поступления
оборотных средств. Инфляционный
фактор «поглощения части денежных
средств».
Не оговорены проценты
корректировок заявок на поставку
товаров ООО «Электросистем»
Невозможность четкого планирования и
непредсказуемость спроса; постоянная
нехватка и запасы невостребованных
товаров
Фиксирование заказа на поставку, не
отслеживается в системе, передача
документов после поставки
Непонятность объемов продаж, срыв
программы сбыта, проблемы с
поставками
Не проводится анализ рентабельности
деятельностиы с клиентами
(грузополучателями)
Невозможно управлять
взаимоотношениями с клиентами.
40
неудовлетворительная, поставленные цели достигаются чрезмерными
усилиями, деятельностиа имеет неоправданно тяжелый характер.
В отношении информационной системы логистики ООО «Электросистем»
можно сказать следующее.
Основой корпоративной информационной системы ООО
«Электросистем» является программа «1С: Предриятие» - это набор
прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой
технологической платформе. Система программ позволяет решать
разнообразные задачи учета и управления на фирмых независимо от их
профиля. Руководитель может выбрать решение, которое соответствует
текущим потребностям фирмы и будет в дальнейшем развиваться по мере роста
фирмы или расширения задач автоматизации. Конфигурация программы
сформирована специально для ООО «Электросистем».
Функции, осуществляемые программой «1С:Предриятие»:
1. Ввод и накопление первичной информации.
2. Управленческий учет.
3. Бухгалтерский и налоговый учет.
Основные бизнес-процессы программы «1С:Предриятие»:
1. Закупка товаров.
2. Складской учет.
3. Учет кассовых действий.
4. Учет банковских действий.
5. Реализация товаров: стол заказов, диспетчер отдела сбыта, выписка
товарно-транспортных накладных.
6. Взаиморасчеты с покупателями.
7. Бухгалтерский учет.
8. Комплекс отчетности для управленческого учета.
То есть для бухгалтерского учета в субъекте хозяйствования используется
программное обеспечение, в котором не реализованы функции управленческого
учета, то есть программа используется только для накопления первичной
41
информации и бухгалтерского учета товаров, происходит выписка счетов и
товарных накладных при реализации, но в целом информационная система
бизнес-процессов построена на базе заявок и отчетов для директора, вследствие
чего система логистической информации практически не сформирована и
функционирует в системе «ручного управления».
Далее рассмотрим непосредственно организацию логистического
процесса и его планирование.
2.3 Анализ организации планирования логистического процесса в
ООО «Электросистем»
ООО «Электросистем» возглавляет директор, отделами руководят
начальники отделов по направлениям. Организационная структура управления
представлена на рис.9.
Рисунок 9. Структура управления ООО «Электросистем»
Директор ООО «Электросистем» руководит хозяйственной
деятельностью фирмы, неся всю полноту ответственности за последствия
Директор
Финансовый
отдел
Бухгалтерия
Отдел
маркетинга
Отдел продаж
Начальники
отделов по
направлениям
Отдел
логистики
Отдел учета
товаро -
движения
Отдел закупок
Отдел
координации
Транспортный
отдел
Отдел
розничных
продаж
Юридический
отдел
42
принимаемых решений, сохранность и эффективное использование
материальных ресурсов (в том числе товаров), а также эффективность
управления.
Основными и вспомогательными процессами в области логистики в
субъекте хозяйствования ООО «Электросистем» напрямую занимается отдел
логистики, который кроме логистической направленности: участвует в
составлении перспективных и текущих планов закупки и реализации
продукции; осуществляет согласование закупок товаров и деятельностиает с
поставщиками; отвечает за рациональную организацию сбыта товаров, ее
поставку потребителям в сроки и объеме в соответствии с заказами и
заключенными договорами.
Можно сказать, что нагрузка на данный отдел превышает все
существующие нормы, и отдел фактически дублирует функции существующих
отделов закупки и отдела продаж, что явно сказывается на эффективности
управления.
Специалисты отдела формируют план закупок необходимых товаров
основного и вспомогательного ассортимента на базе данных отдела продаж.
В складском хозяйстве вопросами логистики занимается заведующий
складским хозяйством. Он обеспечивает проверку поступающих на субъект
бизнеса товаров, подготовку заключений о соответствии их качества
стандартам и техническим условиям, а также операционный контроль на всех
стадиях приемки, хранения, упаковки, контроль качества отпускаемых со
склада товаров, а также правильности хранения на складах. Совместно с
начальником отдела продаж формирует отгрузочные партии, вносит в них
корректировки для сохранения ассортиментной составляющей.
Экономист участвует в формировании технически обоснованных норм
товарных запасов, рассчитывает нормативы затрат на хранение, упаковку и
сбыт товаров. На основании рассчитанных совместно с начальником
транспортного отдела тарифов составляет экспедиционные нормативы
(инструкции, карты), вносит изменения в документацию в связи с
43
корректировкой процессов поставки и сбыта.
Начальник отдела продаж ООО «Электросистем» организует
оперативный контроль процесса продаж, обеспечения договорной
документацией, транспортом, и т.п., а также осуществления подготовки планов
продаж, а также обеспечивает ежедневный оперативный учет хода продаж,
выполнения суточных заявок на поставку номенклатуре товаров. Руководит
деятельностью экспедиционных складов, обеспечивает участие отдела в
проведении инвентаризации.
Следующим по значимости в отношении процесса управления
логистическим процессом является заведующий складом. В ООО
«Электросистем» один заведующий складским хозяйством и 5 начальников
складов, которые осуществляет руководство складами. С точки зрения
товарных запасов, в обязанности заведующего складом вменены: руководство
деятельностиами по приему, хранению и отпуску товарно-материальных
ценностей на складах, организация приемки товаров на склады, обеспечение
сохранности складируемых товарно-материальных ценностей, соблюдение
режимов хранения, правил оформления и сдачи приходно-расходных
документов.
Главным в отношении контроля товарных запасов в ООО
«Электросистем» является главный бухгалтер.
Главный бухгалтер: осуществляет организацию бухгалтерского учета
товаров и контроль над их продажей; участвует в проведении экономического
анализа товаров по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях
выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и затрат;
принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования
товарно-материальных ценностей.
По результатам оценки базовых и вспомогательных функций управления
логистическим процессом в ООО «Электросистем» можно сказать, что
44
распределение должностных обязанностей и ответственности не соответствует
оптимальным параметрам.
В связи с тем, что основной целью логистического менеджмента, в ООО
«Электросистем» является надежное обеспечение программы продаж,
необходимыми для ее выполнения товарными запасами, график закупок
должен быть сформирован в соответствии с маркетинговой и логистической
стратегией фирмы на рынке.
Для бесперебойного функционирования ООО «Электросистем»
необходимо оптимально спланированный процесс закупочной логистики,
который происходит через отдел закупок. В п.2.2 было выявлено, что основной
блок проблем связан именно с процессом поставки и снабжения, поэтому более
детально рассмотрим организацию логистики на данном участке управления.
Функции отдела закупок ООО «Электросистем» делятся на 3
направления:
Планирование, которое предполагает: изучение внешней и внутренней
среды фирмы и рынка отдельных товаров; прогнозирование и определение
потребности всех типов товаров, планирование оптимальных хозяйственных
связей; оптимизацию товарных запасов; планирование потребности в товарах
по ассортиментным группам и установление их лимита закупок; оперативное
планирование закупок.
Организация, которая включает: сбор информации о потребностях отдела
сбыта, участие в ярмарках, выставках-продажах; анализ всех источников
удовлетворения потребности в товарах с целью выбора наиболее оптимального
поставщика; заключение с поставщиками хозяйственных договоров на
поставку; получение и организацию завоза товаров; обеспечение участков,
рабочих мест необходимыми материальными ресурсами.
Контроль и координация деятельности, в состав которых входят:
контроль за проведением договорных обязательств поставщиков, проведение
ими сроков поставки товаров; контроль за товарным запасом; входной контроль