45
качества и комплектности поступающих товаров; выдвижение претензий
поставщикам и транспортным организациям.
Планирование закупочной логистики ООО «Электросистем» включает
комплекс деятельности по анализу плана продаж за отчетный период,
прогнозированию и нормированию отдельных типов товаров на плановый
период, формировании товарных балансов по видам и ассортиментным
группам, источникам поступления и направлениям продаж. Перечисленные
деятельности по планированию весьма трудоемки. Агент – менеджер-
снабженец ООО «Электросистем» не принимает участия в формировании
планов, его задача - проверить соблюдение принципов планирования, состав
плановых документов, их качество.
Обеспечение товарами производится в основном с учетом сложившихся
длительных хозяйственных связей. Эти постоянные поставщики надежны, в
сроки выполняют все поставки. Обеспечение ООО «Электросистем»
необходимыми товарами предусматривает организацию закупок в соответствии
с утвержденными годовым и месячными планами продаж.
При приобретении товаров у поставщиков заключается договор на
поставку (Приложение 9). В договорах, заключаемых между поставщиками и
ООО «Электросистем», оговариваются: виды поставляемых товарно-
материальных ценностей, коммерческие условия поставки, количественные и
стоимостные показатели товарно-материальных ценностей, сроки исполнения
договора, порядок расчетов, а также ответственность сторон за ненадлежащее
исполнение договора. Товароснабжение организуется за счет бесперебойных
поставок, однако существует постоянный запас на складах. Поступающие в
ООО «Электросистем» товары направляются на склад.
Общая схема поступления представлена на рис.10.
Предприятия -
производители
Общелогистический склад ООО
«Электросистем»
Собственные
филиалы
Оптовые
поставщики
46
Рисунок 10. Общая схема поступления товаров в ООО
«Электросистем»
Следовательно, если товар поступает от компаний – производителей или
от оптовых поставщиков, он принимается на общелогистический склад
(терминал) ООО «Электросистем» и затем распределяется на оптовые склады
по товарным группам, если товар поступает от собственных филиалов (обычно
небольшими партиями, под заказ и т.д.), то он принимается сразу в
соответствующий склад (по товарной группе) .
В связи со спецификой поставок товаров в ООО «Электросистем», можно
говорить и о специфике приемки, документооборота, оценки и учета данных
хозяйственных действий в исследуемой организации. Правила приемки товаров
зависят в ООО «Электросистем» от вида товаров и места приемки.
Схема, отражающая специфику приемки поступающего товара
представлена на рис.11.
Приемка товара у
транспортной
компании
Общелогистический склад
ООО «Электросистем»
Приемка товаров на
общелогистическом складе
Приемка товаров на
складе поставщика
Склад №1
Склад №2
Склад №3
Приемка товара на товарные
склады по номенклатуре
47
Рисунок 11. Специфика приемки поступающих товаров в ООО
«Электросистем»
Порядок приемки товаров в ООО «Электросистем» и документального
оформления зависит: от места приемки (на складе поставщика, на
общелогистическом складе компании, от транспортной компании), характера
приемки (по количеству, качеству, комплектности), степени соответствия
фактически поступивших товаров условиям договора и сопроводительным
документам, наличия или отсутствия сопроводительных документов и т. п.
Приемка товаров, поступивших в ООО «Электросистем», может быть от
транспортной организации, на складе поставщика и на общелогистическом
складе. Для получения товаров от транспортной организации материально от-
ветственному лицу ООО «Электросистем» кроме доверенности выдается
грузовая квитанция. Предъявив указанные документы и паспорт
представителям транспортной организации, материально ответственное лицо
ООО «Электросистем» получает от них соответствующие сопроводительные
документы.
При приемке товаров, прежде всего, проверяется, была ли обеспечена
сохранность груза при перевозке. С этой целью материально ответственное
лицо ООО «Электросистем» проверяет целостность вагона или контейнера,
существование и целостность пломб, ясность оттисков на них, исправность
тары и упаковки и т. п. Если никаких повреждений не обнаружено,
материально ответственное лицо ООО «Электросистем» делает об этом
отметку в транспортном документе. Если органы транспорта выдают груз без
проверки массы, то это отмечается в транспортном документе.
Незатаренные грузы при приемке перемеряют и пересчитывают. При
этом выписывается приходный грузовой отвес (форма № ТОРГ-17). Факт
48
приемки груза удостоверяется подписями получателя материально
ответственное лицо ООО «Электросистем» и представителя транспортной
организации. В случае установления при приемке товаров каких-либо
нарушений, порчи груза, несоответствия наименования и массы груза или коли-
чества мест сопроводительным документам и т. п. материально ответственное
лицо ООО «Электросистем» требует от транспортной организации
обязательную проверку количества мест или массы груза. Если будут
установлены факты недостачи или порчи груза, составляется коммерческий акт.
Порядок приемки товаров на складе ООО «Электросистем» во многом
зависит от того, поступают ли ценности в таре или без нее. В первом случае
товары на складе ООО «Электросистем» принимают по массе нетто или
количеству товарных единиц, а во втором случае — по количеству мест и массе
брутто (приемка товаров по качеству и комплектности происходит в момент
вскрытия тары).
Сотрудники общелогистического склада компании для обеспечения
документооборота по поступившим товарам: регистрируют документы в
журнале учета поступающих материальных ценностей; проверяют соответствие
данных документов договорам по условиям поставки; проверяют правильность
информации в расчетных документах; передают документы (накладную, счет –
фактуру в расчетный отдел бухгалтерии для оплаты и учета; при
необходимости передают документы в подразделения (товарные склады по
номенклатуре) для последующей изучения.
Схема документооборота по поступлению товаров в ООО
«Электросистем» представлена на рис.13.
Обязанности агента по снабжению определены в должностной
инструкции и состоят в следующем. Агент по снабжению подчиняется
непосредственно начальнику отдела закупок ООО «Электросистем».
На время отсутствия агента по снабжению (болезнь, отпуск, пр.) его
обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное
49
лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за
надлежащее их исполнение.
Агент по снабжению ООО «Электросистем» выступает в роли
узкоспециализированного профессионала. Он занимается только доставкой
(закупкой) товаров или материалов. Агент по снабжению ООО
«Электросистем» несет немалую ответственность в рабочем процессе фирмы.
Рисунок 13. Документооборот по поступлению товаров в ООО
«Электросистем»
Ниже перечислены основные моменты ответственности агента по
снабжению ООО «Электросистем» в области товарного обеспечения: за
Регистрация сопроводительных документов
поставщиков (счет, сч/ф., ТОРГ 12,
сертификаты) в журнале учета
Общелогистический склад ООО
«Электросистем»
Бухгалтерия ООО
«Электросистем»
Проверка документов поставщиков по
условиям поставки договоров поставщика
Товарные склады (приемка документов по
товарам, поступившим от филиалов)
Передача документов
(поставщиков и внутренних) в
бухгалтерию
При необходимости
(расхождения) – оформление
актов
Проверка правильности расчетных
документов (платежные поручения,
кассовые документы)
50
формирование планов закупок; планирование; за своевременное обеспечение
фирмы или организации; за поиск и проведение оценки поставщиков; за
организацию закупок; за подготовку информации о поставщиках; за
организацию деятельности связанную с транспортировкой закупленных
товаров.
Агент по снабжению ООО «Электросистем» несет ответственность за
комплектность предоставляемых поставщиком документов отображаемых
качество предоставляемых товаров. Перечень документов: паспорт качества;
сертификат качества; паспорт партии; документ о качестве; инспекционный
сертификат.
Следовательно, фактически агент по снабжению ООО «Электросистем»
выполняет следующие функции:
1. Ведение списка поставщиков.
2. Ведение Договоров с поставщиками.
3. Учет взаиморасчетов с поставщиками.
4. Поиск поставщика.
5. Выбор лучших условий платежа/отсрочки.
6. Проверка всех накладных и СФ от поставщиков.
7. Проверка современности поставок.
8. Ведение списка обязательных складских позиций
9. Ведение списка номенклатуры, покупаемого только под заказ.
10. Ведение прайс-листов поставщиков.
11. Контроль доставки на склад и объекты.
Стандартный рабочий день агента по снабжению ООО «Электросистем»
включает проведение таких типов деятельности:
1. Принять заказ от прорабов участков (не более 1го -3х в день, от 5 до
15-20 позиций каждый заказ).
2. Выписать счет у Поставщика (2-3 в день).
51
3. Занести счет и позиции номенклатуры в 1С (15-20 минут).
4. Выписать наряд на машину на доставку товара от поставщика (еще
максимум 30 минут).
5. Выписать наряд на доставку материалов на объект.
6. Проверить доставку товара водителем.
7. Часть товара выгрузить на складе, часть загрузить в машину (1 раз в
день).
8. Провести контроль документов.
9. Раз в месяц проводить инвентаризацию (1 день максимум).
Следовательно, в ООО «Электросистем» роль отдела закупок
ограничивается нешироким комплектом обыденных действий, таких как
покупка товаров.
Особая роль закупочной логистики для исследуемого фирмы объясняется
необходимостью учета множества факторов, влияющих на разнообразные
нормы процесса управления закупками. Укрупненно группировка факторов,
влияющих на закупочную логистику, представлена в таблице 14.
Таблица 14
Факторы оказывающие влияние закупочную логистику ООО
«Электросистем»
Подсистема
Группа факторов
Подсистем
а
Группа факторов
Основные подсистемы
Закупки товаров
1. Периоды закупки
Продажа
товаров
1. Объемы и
колебания
потребления товаров
единицу времени
2.Величина партий
поставки
3.Время доставки
2.Номенклатура
товаров
Поставщики
1. Надежность поставки
2. Частота поставки
3.Периодичность
(сезонность) продаж
3. Существование
посреднических
структур, согласных
функционировать в
системе логистических
требований
4.Необходимость
подготовки к
продажам
Складская
логистика
1. Степень сохранности
2. Степень доступности
Сбыт
1. Условия и сроки
52
3. Размер запасов
отгрузки товаров
Обслуживающие подсистемы
Информационные
факторы
1. Степень доступности
информации
Финансовые
факторы
Финансовое
положение фирмы
2. Уровень технического
обеспечения
В целом можно сказать, что состояние и система логистики в субъекте
хозяйствования достаточно отлажены и соответствуют целям и задачам фирмы,
но в процессе организации логистических потоков и конкретных процедур
естественным образом возникают разнообразные проблемы, в частности в
отношении закупочной логистики.
Предприятию ООО «Электросистем» необходимо пересмотреть вопросы
управления системой снабжения в целом.
Прежде всего, следует определить основные проблемы в организации
логистики ООО «Электросистем», которые в основном сосредоточены в
области закупочной логистики:
1. Руководство ООО «Электросистем» не замечает серьезной проблемы,
которая состоит в том, что функции агента по снабжению так и не вышли за
рамки трансакционной деятельности. Это во многом обусловлено дефицитом
специалистов в области закупок электротехнических товаров. ООО
«Электросистем» систематически недооценивает роль квалифицированных
кадров в управлении закупками, что негативно сказывается на показателях
эффективности.
2. Другая проблема в области закупок связана с тем, что перед
специалистом по снабжению ставятся заниженные цели, а менталитет агента по
снабжению ООО «Электросистем» ограничивается трансакционной
деятельностью. Руководство не стремится расширять полномочия отдела
закупок, тогда как при иных условиях специалист по закупкам вполне мог
получить эти полномочия.
3.Существует еще одна проблема, суть которой состоит в том, что
действия агента по снабжению идут вразрез с корпоративной стратегией ООО
53
«Электросистем». В процессе анализа экономических показателей было
выявлено, что рентабельность оборотных активов, очень низкая, выявленный
уровень и динамика рентабельности продаж и затрат не характерны для
субъекта оптовой торговли. На взгляд автора эта проблема напрямую связана с
двумя описанными выше. В ООО «Электросистем» она возникает из-за того,
что на ранних этапах стратегического планирования вопросы, связанные с
закупками, в расчет не принимаются. С течением времени это отрицательно
сказывается и на экономических показателях организации. Во многом это
обусловлено тем, что при принятии решений специалист по закупкам
руководствуется исключительно ценами на те или иные товары. Из-за этого
ООО «Электросистем» не может оптимизировать базу поставщиков с целью
снижения затрат (при том, что сокращение издержек для исследуемого фирмы
крайне необходимо), а специалист по снабжению практически не приобретает
новых знаний и опыта в области закупок отдельных категорий товаров и,
следовательно, не может завоевать доверие у внутренних клиентов.
Выявленные проблемы приводят к следующим недостаткам в
организации закупочной логистики ООО «Электросистем».
1. Неэффективная организация системы закупок в субъекте
хозяйствования:
2. Отсутствие четкого понимания ситуации на рынке товаров, стратегии
закупочной логистики.
3. Отсутствие объективной системы оценки эффективности закупочной
логистики.
Исходя из представленных показателей, ООО «Электросистем»
необходимо учитывать взаимосвязи между стратегическими и оперативными
задачами закупочной логистики. Рассмотрение вопроса повышения
эффективности управления закупками необходимо начинать именно с
построения стратегии управления, находящейся в прямой связи со
стратегическими задачами фирмы. Построение политики управления закупками
54
на базе учета стратегических задач должно позволить сформировать единую
политику управления субъект бизнесам и цели, стоящие перед различными
подсистемами фирмыми.
Тактический потенциал управления закупками и поставками как
механизма снижения затрат хорошо известен. В целом расходы на покупка
товаров и услуг составляют до 70% совокупных затрат ООО «Электросистем»,
поэтому руководители должны понять, что оптимизация закупок может
обеспечить повышение прибыли.
Анализ опыта наиболее эффективных компаний может пролить свет на
то, как добиться максимальных результатов в этой сфере для ООО
«Электросистем». Во-первых, компании, преуспевшие в оптимизации закупок,
уделяют больше внимания изучении с персоналом: они прилагают усилия для
развития навыков специалистов по снабжению и одновременно ищут
эффективные пути к тому, чтобы объединить всех сотрудников организации
общей целью. Во-вторых, эти компании ставят перед собой масштабные задачи,
при планировании которых не только учитывается стратегическая концепция
будущего развития, но и определяются конкретные пути достижения
намеченных результатов. Наконец, фирмы с наиболее высокими показателями в
области управления закупками и поставками уделяют особое внимание тому,
чтобы задачи подразделений по снабжению соответствовали корпоративным
стратегическим приоритетам. Это не только позволяет компаниям более
эффективно использовать существующие возможности снижения затрат, но и
создает условия для получения еще большей выгоды в будущем, по мере
усиления тенденций глобализации. Такие фирмы-первопроходцы формируют
новый подход к снабжению — подход, к которому стоило бы присмотреться
ООО «Электросистем».