55
4. Составление графика отпусков, учет времени и использования
отпусков;
5. Учет и расчет заработной платы, начислений и удержаний;
6. Анализ и планирование расходов на персонал.
7. Подготовка статистической отчетности;
8. Управление мотивацией;
9. Управление обучением, аттестацией и адаптацией персонала;
10. Подготовка аналитических отчетов
11. Управление кадровым резервом
Еще одно преимущество корпоративной версии «1С: Зарплата и
управление персоналом 8» в том, что она позволяет кадровой службе проводить
как процедуры аттестации, регламентированные законодательством, так и
специализированные мероприятия по оценке персонала и использовать
обобщенные данные для комплексного анализа и управления квалификацией
сотрудников. Для создания профессиональных тестов и проведения оценки
персонала ООО «Трион» рекомендуется также приобрести прикладное решение
«1С:Электронное обучение. Конструктор курсов», которое разработано на
платформе «1С: Предприятие 8» и может интегрироваться с решениями
«1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Одним из основных направлений совершенствования информационных
систем и технологий управления персоналом в ООО «Трион» является
внедрение системы электронного документооборота. Для обоснования
необходимости внедрения системы электронного документооборота на
исследуемом предприятии была проанализирована структура
документооборота. С этой целью в период с августа по октябрь 2018 г. был
проведен анализ форм представления документов, а также соотношения между
ними.
Результаты проведенного исследования отражены на следующей
диаграмме (рисунок 12).
56
984
992
904
468
452
446
0
200
400
600
800
1000
1200
август сентябрь октябрь
документы на бумажных носителях
распечатанные из программы
69%
31%
документы на бумажных носителях распечатанные из программы
Рисунок 12. Структура документооборота ООО «Трион» по
формам документов
Как видно из рисунка, в общем объеме документов по персоналу на
исследуемом предприятии преобладают документы на бумажных носителях.
Их доля за 3 исследуемых месяца составила почти 70%. Что касается
документов, распечатанных из программы, то это преимущественно расчетные
листы по заработной плате. Недостаток документов на бумажных носителях
состоит в том, что они требуют на подготовку и согласование гораздо больше
времени, чем этого требуют стандартизированные документы, формируемые с
использованием информационных технологий
Ниже на рисунке 13 показана трудоемкость подготовки основных групп
документов по персоналу на исследуемом предприятии.
Рисунок 13. Трудоемкость подготовки основных групп
документов по персоналу ООО «Трион»
57
Анализируя структуру времени, затраченного на подготовку документов
по персоналу, необходимо отметить, что собственно на подготовку документов
затрачивается 80,2% от общего объема времени, на согласование документов –
10,94% от общего объема времени, и на контроль обработки документа –
8,86%. Резервы снижения затрат времени на рабочую документацию по
персоналу существуют по каждой группе документов и по каждому
структурному элементу времени на их подготовку.
Для создания системы электронного документооборота используется
программный продукт, созданный на базе платформы «1С: Предприятие 8.3»
«1С: Документ. 8». Данный программный продукт решает задачи
автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и
анализа исполнительской дисциплины и предоставляет следующие
возможности:
централизованное безопасное хранение документов,
оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
регистрация входящих и исходящих документов,
просмотр и редактирование документов,
контроль версий документов,
полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
работа с документами любых типов: офисными документами, текстами,
изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования,
архивами, приложениями и т.д.,
коллективная работа пользователей с возможностью согласования,
утверждения и контроля исполнения документов,
маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов
в отдельности,
автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со
сканера
58
В техническом задании также было установлено количество клиентских
рабочих мест проектируемой информационной системы. Расчет количества
клиентских рабочих мест с учетом построенной ранее информационной
структуры. При осуществлении расчетов предусматривалась возможность
использования одного клиентского рабочего места несколькими
пользователями, если доступ к системе им необходим в различное время.
Общее число клиентских рабочих мест составило 90.
С учетом общего числа пользователей был определен тип
дополнительных лицензий. ООО «Трион» необходимо приобретение двух
типов лицензий: лицензия на сервер и клиентская лицензия на 50, 20 и 20
рабочих мест (в сумме получаем 90). В комплект поставки дополнительных
лицензий входит ключ защиты (USB). Использование нескольких программных
продуктов допускает использование комплексного лицензирования, что
позволяет сократить расходы предприятия в сравнении с ситуацией
приобретения лицензии на каждый программный продукт. Срок действия
лицензии составляет 5 лет.
На следующем этапе разработки технического задания был определен его
исполнитель. При выборе исполнителя руководствовались во-первых, его
возможностью обеспечить адаптацию программного обеспечения с учетом
содержания деятельности организации, а во-вторых, его возможности
обеспечить максимально широкий комплекс услуг: доработка и внедрение
программного обеспечения на платформе «1С: Предприятие 8.3», техническое
обслуживание, обучение персонала. В качестве исполнителя разрабатываемого
проекта была выбрана компания «WiseAdvice», которая является франчайзи
«1С» и обладает статусом «Центр Сертифицированного обучения» и статусом
«Центр разработки», что позволяет осуществлять выпуск, развитие и
сопровождение тиражных решений на платформе «1С: Предприятие 8.3».
На следующем этапе разработки технического задания был определен
перечень требований как в целом к информационной системе, так и к
59
отдельным ее элементам. При определении общих требований к системе
исходили из того, что она должна обеспечить широкие возможности
автоматизации документооборота для широкого круга пользователей. Для
определения требований к документации процесса был проведен анализ
графиков документооборота в ООО «Трион», и определены те типы
документов, которые должны создаваться в программе. С учетом выявленных
типов документов далее определялись требования, предъявляемые к
информационной системе. В техническом задании помимо общих требований к
системе были также установлены требования к платформе, требования к
функциям системы, требования к безопасности и защите информации,
требования к персоналу, который будет использовать данную систему.
Также при разработке технического задания были определены элементы и
требования к интерфейсам системы. Их разработка осуществлялась на основе
функциональных требований к информационной системе с учетом
необходимости рациональной организации труда каждого пользователя
системы.
Как уже отмечалось ранее, внедрение проектируемой информационной
системы в ООО «Трион» будет осуществляться на основе уже используемой на
предприятии программы «1С: Бухгалтерия 7.7». Для того чтобы обеспечить
сохранение внесенных в программу данных осуществить их перенос из старой
программы. В Таблице 3 технического задания определен состав данных,
подлежащих переносу по таким группам, как справочники, остатки и обороты
по счетам бухгалтерского учета, информационные базы, в том числе и по
персоналу.
На заключительном этапе процесса разработки технического задания по
согласованию с исполнителем был установлен порядок и сроки выполнения
работ. Контроль за их соблюдением будет осуществляться на основе отчета
исполнителей, форма которого также была согласована с руководством ООО
60
«Трион». Контроль за ходом реализации проекта необходимо возложить на зам.
директора по управлению персоналом
Выводы по главе 2
1. ООО «Трион» - это коммерческая организация, предоставляющая
услуги в области аутсорсинга персонала, IT – аутсорсинга и продажи
оборудования для IP – телефонии. Анализ финансово – хозяйственной
деятельности организации показал, что к концу 2017 г. ООО «Трион»
характеризовалось абсолютной финансовой устойчивостью. Положительно
было оценено увеличение в динамике объема оказанных услуг, уровня
производительности труда, прибыли, уровня деловой активности и
рентабельности предприятия.
2. В качестве основы для формирования конкурентных преимуществ
ООО «Трион» с учетом характера деятельности организации необходимо
рассматривать ее персонал. С целью повышения качества управления
персоналом в ООО «Трион» была определена необходимость
совершенствования системы управления персоналом за счет реализации
проекта по автоматизации процессов управления. Для определения содержания
и основных направлений реализации проекта было разработано техническое
задание на проектирование.
61
Глава 3. Оценка эффективности инвестиционного проекта
3.1. Резюме проекта
Данный проект разрабатывается с целью частичной автоматизации
процессов управления персоналом и повышения качества кадровой работы в
ООО «Трион». Основными целями проекта являются:
1. Повышение эффективности управления персоналом;
2. Рост результативности управления персоналом;
3. Сокращение сроков принятия управленческих решений;
4. Сокращение временных и финансовых затрат на организацию управления
персоналом.
В ходе проекта должны быть решены следующие задачи:
1. Повышение профессионального уровня руководителей предприятия.
2. Повышение качества информации.
3. Повышение технического уровня процессов управления.
4. Повышение скорости обработки информации.
5. Повышение доступности информации для специалистов и руководителей
различных уровней управления.
6. Повышение качества и скорости документооборота.
7. Снижение занятости руководителей и специалистов.
8. Повышение качества принимаемых управленческих решений.
С учетом целей проекта в качестве его основных преимуществ
необходимо рассматривать следующие:
Значительное сокращение времени обмена документами
Сокращение времени на ввод входящих документов в информационную
систему.
Снижение количества ошибок при вводе.
Экономия на расходных материалах, почтовых и курьерских расходах.
Отсутствие необходимости вести бумажный архив.
62
Наличие единой информационной базы по персоналу.
Повышение качества и эффективности управления основных функций
управления персоналом.
Сокращение затрат времени на реализацию управленческих процессов.
Повышение выручки и прибыли организации.
По своему содержанию предлагаемый проект предполагает установку
следующего программного обеспечения:
«1С: Зарплата и управление персоналом 8»;
«1С: Документ. 8»;
«1С:Электронное обучение. Конструктор курсов»
Также необходима адаптация данных программных продуктов с учетом
содержания деятельности организации.
Горизонт планирования проекта составит 5 лет. Затраты на реализацию
проекта за весь период составят 4970384 руб.
Чистый приведенный доход от реализации проекта составит 1531303
руб.
Период окупаемости проекта составит 3 года.
3.2. Финансово – хозяйственный план
Разработка финансово – хозяйственного плана проекта по
совершенствованию информационной системы управления в ООО «Трион»
предполагает прежде всего осуществление расчета затрат и расходов на его
реализацию. Исходи из содержания проекта расходы будут складываться из
следующих элементов:
- расходы на программные продукты;
- расходы на лицензирование программных продуктов;
- расходы на орг.технику;
- расходы на разработку и установку элементов информационной системы,
- расходы на сервисное обслуживание,
63
- расходы по обучению персонала.
Расчет стоимости программных продуктов и их лицензирования
произведен в таблице 10.
Таблица 10
Расходы на программные продукты и лицензирование
Элемент расходов
Величина
расходов, руб.
1С:Предприятие 8. КОРП
20000
1С:Предприятие 8. Зарплата и Управление Персоналом.
КОРП
33600
1С:Документооборот 8 КОРП
320000
«1С:Электронное обучение. Конструктор курсов»
17600
1С:Предприятие 8. Лицензия на сервер
134400
1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 50 р.м
441600
1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 20 р.м.
182400
1С:Предприятие 8. Клиентская лицензия на 20 р.м.
182400
Итого
1332000
Таким образом, общая сумма расходов на программные продукты и
лицензирование составит 1332000 руб.
В соответствии с техническим заданием, предприятию необходимо
обеспечить 90 клиентских рабочих мест, что в первую очередь требует их
оснащения необходимой компьютерной техникой. Предполагается, что в
процессе функционирования программ большая часть обработки информации
будет перенесена на сервер. В связи с этим компьютер конечного пользователя
должен удовлетворять следующим требованиям:
- Операционная система Windows XP Service Pack 2 и выше;
- Процессор Intel Pentium/Celeron 1800 МГц и выше;
- Оперативная память 1 Гбайт и выше;
- Жесткий диск (при установке используется около 70 Мбайт);
- SVGA-дисплей.
В настоящее время на предприятии имеются 63 компьютера, отвечающих
данным системным требованиям. Таким образом, дополнительная потребность
в ЭВМ составляет 27 единиц. Также для вывода на печать отдельных
электронных документов предприятию необходимо приобрести дополнительно
64
32 принтера. С учетом потребности предприятия в орг. технике был произведен
расчет соответствующих расходов (таблица 11).
Таблица 11
Расходы на приобретение орг. техники
Наименование
Кол-во
единиц
Цена единицы,
руб.
Стоимость,
руб.
PC MB Biostar H81MHV3/ CPU Celeron
G1840 - 2.8GHz/ RAM 2GB/ HDD
320Gb WD
27
16796
453492
LBP-6030 A4, 32Mb, 2400x600 dpi,
18ppm, USB2.0
32
7996
255872
15.6" AOC "e1659Fwu", G.Black
(1366x768, 5ms, 200cd, LED500:1,
USB-DisplayLink, Portable) (15.6" TN
W-LED, 1366x768 SVGA
27
7512
202824
Периферийные устройства
27760
Windows Pro** (ОС)
1
13596
13596
Windows Pro** (установка)
8640
Итого
964584
Расчет расходов на разработку и установку элементов информационной
системы, а также на сервисное обслуживание произведен в таблице 12.
Таблица 12
Расходы на разработку и установку элементов, сервисное
обслуживание информационной системы
Показатель
Значение
Установка программного обеспечения, руб.
92000
Внедрение нетиповых решений на основе конфигурации «1С:
Предприятие 8», проектные работы/час, руб.
2700
Количество часов разработки нетиповых решений
70
Общая стоимость внедрения нетиповых решений на основе
конфигурации «1С: Предприятие 8», руб.
189000
Информационно – техническое сопровождение, руб.
43200
Продолжительность информационно – технического сопровождения,
лет.
1
Срок действия лицензии, лет
5
Расходы на установку и обслуживание на протяжении всего периода
действия лицензии, руб.
401000
Проанализированные в таблице расходы будут относиться к различным
временным периодам. В качестве единовременных необходимо рассматривать
расходы на установку программного обеспечения, расходы по внедрению
нетиповых решений на основе конфигурации «1С: Предприятие 8.3». В сумме