45
области управления персоналом. В частности в ООО «Трион» используется
программный продукт «1С: Бухгалтерия 7.7» - профессиональная версия,
разработанный и функционирующий на базе платформы «1С: Предприятие 7».
Данная программа носит универсальный характер и применяется
преимущественно для автоматизации бухгалтерского учета на предприятии.
Также она позволяет выполнить и отдельные функции в системе управления
персоналом. Это функции учета персональных данных работников, учета
кадров, учет и расчет заработной платы и связанных с ней начислений.
Информационная база о сотрудниках ООО «Трион», созданная в «1С:
Бухгалтерия 7.7» содержит две группы сведений: данные о физических лицах и
информация непосредственно о работниках предприятия. Сведения первой
группы не связаны с должностными обязанностями сотрудников ООО «Трион»
и включают в себя регистрационные и паспортные данные, место жительства и
т. п. Вторая группа сведений представлена данными, которые непосредственно
связаны с должностными обязанностями сотрудника (подразделение,
должность, условия оплаты труда). Сведения о документах, на основе которых
происходит изменение кадровых данных работников, сгруппированы в «1С:
Бухгалтерия 7.7» в 3 группы: приказы о приеме на работу, о кадровом
перемещении, об увольнении.
На основе данных о работниках ООО «Трион» как о физических лицах и
сотрудниках организации формируются справочники, на основе которых
осуществляется заполнение статистических документов по учету персонала.
Таким образом, использование информационных технологий в рамках системы
«1С: Бухгалтерия 7.7» обеспечивает возможности автоматизации учетно –
расчетных функций, выполняемых в системе управления персоналом.
В качестве основных недостатков информационной системы ООО
«Трион» можно выделить следующие:
46
1. Ограниченный доступ к информации руководителей различных
уровней управления, непосредственно участвующих в процессе управления
персоналом;
2. Ограниченные возможности использования «1С: Бухгалтерия 7.7» для
выполнения основных функций управления персоналом и обеспечения
высокого уровня автоматизации процессов в системе управления персоналом.
Данные недостатки указывают на необходимость разработки проекта по
совершенствованию системы управления персоналом компании. Разработка
проекта осуществлялась в несколько этапов, последовательность которых
представлена в таблице 9. Раскроем содержание каждого из этапов,
представленных в таблице.
Таблица 9
Функциональная структура системы управления персоналом в ООО
«Трион»
Наименова
ние
должности
Отметка о выполнении функции
При
ем,
отбо
р,
най
м
Учет
кад
ров
Раз
ра
бот
ка
нор
м.
док
.
Учет
раб.
врем
ени
з/
п
План
и
рова
ние
мотив
ация
Ада
п
тац
ия
кадр
резе
рв.
оце
нка
обуче
ние
отче
ты
Ген.
директор
Х
Х
Х
Нач.
охраны
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Юрист
Х
Х
Начальник
отдела
качества
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Финансовы
й директор
Х
Х
Зам.
директора
по
управлени
ю
региональ
ными
подраздел
ениями
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Зам.
директора
по
коммерч.
Х
Х
Х
Х
47
Вопросам
Зам.
директора
по упр.
перс.
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Зам. дир.
по
обслужива
нию и
сервисном
у
управлени
ю
Х
Х
Х
Х
Х
Начльник
ФЭУ
Х
Х
Х
Бухгалтери
я
Х
Х
Х
Начальник
логистичес
кой
службы
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Руководите
ль отдела
МТС
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Руководите
ль
транспортн
ой службы
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Зав.
складом
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Руководите
ль отдела
маркетинга
и рекламы
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Руководите
ль отдела
по
продажам
оборудова
ния
Х
Х
Х
Х
Х
Отдел IT -
аутсорсинг
а
Х
Х
Х
Х
Отдел
аутсорсинг
а
персонала
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Сервисная
служба
Х
Х
Х
Х
Менеджер
по
розничным
продажам
Х
Х
Х
Х
Х
Менеджер
по
оптовым
продажам
Х
Х
Х
Х
Х
48
Бух. По
учету з/п
Х
Х
Х
Менеджер
сервисного
обслужива
ния
Х
Х
Х
Начальник
региональ
ного
подраздел
ения г.
Москва
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Начальник
региональ
ного
подраздел
ения г.
Санкт -
Петербург
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Начальник
региональ
ного
подраздел
ения г.
Сочи
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Начальник
региональ
ного
подраздел
ения г.
Челябинск
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Начальник
отдела
розничных
продаж, г.
Москва
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Начальник
отдела
розничных
продаж, г.
Сочи
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Начальник
отдела
розничных
продаж, г.
Санкт -
Перербург
Х
Зам.
директора
по
управлени
ю
персонало
м
Х
х
х
х
х
х
х
Х
х
Х
Х
Х
Кадровая
служба
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
Х
49
Для обеспечения окупаемости вложений проектируемой
информационной системы управления персоналом в ООО «Трион» необходимо
четко определить ее целевое назначение. Для решения данной задачи в
процессе выполнения было построено дерево целей, схема которого показана
на рисунке 9.
Рисунок 9. Дерево целей информационной системы управления
персоналом
Как видно из рисунка, основная цель внедрения информационной
системы управления персоналом в ООО «Трион» заключается в повышении
эффективности управления, которое может быть достигнуто как за счет
повышения качества и оперативности принятия управленческих решений, так и
за счет снижения расходов на организацию управления.
Повышение
эффективнос
ти
управления
персоналом
Рост
результативн
ости
управления
персоналом
Снижение
расходов по
организации
управления
Повышение
качества
управленческ
их решений
Сокращение
сроков
принятия
управленческ
их решений
Повышен
ие
професси
ональног
о уровня
руководи
телей
Улучшен
ие
качества
информа
ции
Повышен
ие тех.
уровня
Повышен
ие
скорости
обработк
и
информа
ции
Улучшен
ие
доступа к
информа
ции
Сокращение
затрат
времени
Сокращение
финн. затрат
Сокраще
ние
времени
на
операции
и
процессы
управлен
ия
Сокраще
ние числа
операций
и
процессо
в
управлен
ия
Высвобо
ждение
рабочих
Снижени
е
расходов
на
организац
ию
документ
ооборота
Сокраще
ние
времени
обработк
и
документ
ов
Сокраще
ние
времени
движения
документ
ов
Сокраще
ние
расходов
на
обработк
у
документ
ов
Сокраще
ние
расходов
по
движени
ю
документ
ов
50
На основе функциональной структуры можно определить, какие функции
и кем выполняются в системе управления персоналом на исследуемом
предприятии. В соответствии с деревом целей необходимо обеспечить качество
выполняемых функций путем повышения качества исходной информации,
используемой для принятия решений по персоналу, повышения ее доступности
и скорости обработки.
Для определения возможностей решения этих задач была проведена
оценка степени автоматизации основных функций кадрового менеджмента на
различных уровнях управления. По результатам такой оценки были выявлены
полностью автоматизированные, частично автоматизированные и
неавтоматизированные функции управления (Приложение 4). Как видно из
данного приложения, выполнение основных функций управления персоналом
является частично автоматизированным. Неавтоматизированными являются
такие функции как управление мотивацией, адаптацией и обучением персонала.
Наиболее высокая степень автоматизации решения задач по управлению
персоналом наблюдается у бухгалтера по учету заработной платы и в отделе
кадров. По данным Приложения 4 была построена диаграмма, показывающая
общий уровень автоматизации задач в системе управления персоналом на
исследуемом предприятии. Она показана на рисунке 10.
1,77%
86,61%
11,62%
полностью
автоматизированы
частично автоматизированы
неавтоматизированы
Рисунок 10. Степень автоматизации задач управления
персоналом в ООО «Трион»
51
Из рисунка видно, что только 1,77% от общего числа решаемых задач в
системе управления персоналом в ООО «Трион» полностью автоматизированы,
доля неавтоматизированных задач составила 11,62%, а доля частично
автоматизированных задач – 11,62%. Полученные значения показателей
указывают на необходимость повышения степени автоматизации
управленческих задач на данном предприятии.
На следующем этапе разработки информационно – технического
обоснования информационной системы управления персоналом в ООО
«Трион» были установлены функции и ограничения информационной системы.
При определении функций информационной системы в качестве исходного
фактора рассматривались информационные потребности лиц, участвующих в
процессе управления персоналом предприятия, а также необходимости
рациональной организации их деятельности. С учетом данных особенностей
был составлен следующий список функций информационной системы
управления персоналом:
1. Создание и поддержание в актуальном состоянии информационного
массива, содержащего данные о работниках предприятия.
2. Согласование решений, принимаемые на различных уровнях
управления и в разных структурных подразделениях;
3. Своевременное представления необходимой информации
руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;
4. Ведение административного документооборота по персоналу и учету труда;
5. Формирование, оформление и печать необходимых выходных
документов.
6. Планирование фондов рабочего времени и учет их использования;
7. Предоставление статистической отчетности по труду и налоговой
отчетности в государственные органы;
8. Подбор персонала;
9. Ведение кадрового резерва и мобильного персонала;
52
10. Аттестация и повышение квалификации работников;
11. Поиск специалистов на рынке труда;
12. Управление расходами по персоналу
13. Формирование внутренних аналитических отчетов по персоналу
14. Ведение архивов без ограничения срока давности
В то же время информационная система управления персоналом имеет и
определенные ограничения. Принимая во внимание цели проектируемой
информационной системы, были установлены следующие ограничения:
1. Так как объемы информации в проектируемой информационной
системе весьма значительны и предъявляются высокие требования к ее
достоверности, то необходимо отметить, что особые требования должны
предъявляться к исходной информации.
2. Информационная система должна функционировать как подсистема в
существующей общей системе на предприятии, должна быть способной к
взаимодействию с другими частями этой системы. В связи с этим проектом
должна быть предусмотрена возможность интеграции информационной
системы управления персоналом с другими элементами программного
обеспечения, уже используемыми на предприятии
3. Стоимость разработки автоматизированной информационной системы
не должна превышать эффекта от ее внедрения.
4. Время, отводимое на разработку данной системы должно
сопоставляться с дальнейшей эффективностью ее использования.
После организационно – технического обоснования проекта
осуществлялась также разработка его технического задания. Разработанное
техническое задание для ООО «Трион» представлено в Приложении 5.
Проведем более детальный анализ основных положений технического задания.
При определении составных элементов программного обеспечения
исходили, во-первых, из необходимости автоматизации основных функций
управления персоналом на исследуемом предприятии, а во-вторых, из
53
необходимости обеспечения взаимодействия между всеми элементами
информационной системы предприятия. Техническое задание предполагает
установку следующих программных продуктов: «1С: Зарплата и управление
персоналом 8», «1С: Документ. 8», «1С:Электронное обучение. Конструктор
курсов». Для обеспечения совместимости программных продуктов АО «Трион»
рекомендуется также установка программного продукта «1С: Бухгалтерия 8»
Для автоматизации процессов, непосредственно реализуемых в системе
управления персоналом ООО «Трион» необходима установка «1С: Зарплата и
управление персоналом», которая в большей степени обеспечит автоматизацию
задач управления персоналом, ведения кадрового учета и выполнения
основных управленческих функций. О роли системы «1С: Зарплата и
управление персоналом» в системе управления предприятием можно судить по
схеме, представленной на следующем рисунке.
Рисунок 11. Место «1С:Зарплата и управление персоналом » в
общей системе управления предприятием
Из данного рисунка видно, что рекомендуемый программный продукт
способен обеспечить автоматизацию целого комплекса задач, выполняемых в
процессе управления персоналом.
54
В настоящее время производители предлагают несколько вариантов
данного программного продукта, отличающихся друг от друга широтой
возможностей пользователей. Так, ООО «Трион» может приобрести
программное обеспечение на базе платформы «1С: Предприятие. 7.7», которую
использует в настоящее время или более новую версию на базе платформы «1С:
Предприятие.8.3». Преимуществом первого варианта является тот факт, что так
как на предприятии уже установлено программное обеспечение на базе
платформы «1С: Предприятие. 7.7». В то же время возможности программы на
платформе «1С: Предприятие. 7.7» в автоматизации функций управления
персоналом ограничены, поэтому предприятию рекомендуется использовать
более новую версию программного продукта.
Производителем также предлагаются три программных продукта «1С:
Зарплата и управление персоналом 8», которые отличаются друг от друга по
функциональному наполнению: профессиональная, корпоративная и базовая
версия программы. Так как по численности персонала ООО «Трион» относится
к группе крупных предприятий, для него целесообразно использование
корпоративной версии. Она не только обеспечивает автоматизацию большего
числа задач по управлению персоналом, но и обеспечивает поддержку клиент –
сервисного варианта работы, позволяет работать с распределенной
информационной базой, значительно упрощает процедуру подбора персонала,
предоставляя возможность его поиска в Интернете, также существует
возможность удаленного доступа. Кроме того, данная версия программы
открывает широкие возможности для автоматизации практически всех
функций, реализуемых в системе управления персоналом ООО «Трион». В
частности возможности автоматизированного решения задач появляются при
выполнении таких функций, как:
1. Кадровый учет (учет персональных данных и движения кадров);
2. Формирование штатного расписания;
3. Учет рабочего времени;