54
- Руководитель проекта со стороны компании «Мэйджор Кaр Плюс» -
начальник отдела АСУ.
- Руководитель проекта со стороны компании «Интегратор».
Полномочия команды управления проектом перечислены в таблице 3.
Таблица 3 - Полномочия команды управления проектом
Роль
Спонсор проекта со стороны компании «Мэйджoр Кaр Плюс»
Ответственность
•генеральная ответственность за финансовое обеспечение проекта;
•обеспечение контроля внедрения результатов проекта в те бизнес-
процессы /отделы), которые входят в сферу влияния проекта;
•принятие окончательного решения при возникновении спорной
ситуации;
•утверждение изменений основных параметров проекта, обеспечение при
необходимости дополнительного финансирования;
•участие в управлении проектом и своевременное принятие решений,
обеспечивающих успешное завершение проекта;
•утверждение подходов к выполнению проекта и прием результатов
проекта в соответствии с утвержденными подходами;
•утверждение документов, завершающих этапы работ по проекту, и акта
сдачи- приемки работ по договору
Роль
Спонсор проекта со стороны компании «Интегратор»
Ответственность
•генеральная ответственность за достижение результатов проекта;
•утверждение изменений основных параметров проекта, обеспечение при
необходимости дополнительными людскими ресурсами;
•участие в управлении проектом и своевременное принятие решений,
обеспечивающих успешное завершение проекта;
•утверждение подходов к выполнению проекта и прием результатов
проекта в соответствии с утвержденными подходами;
•утверждение документов, завершающих этапы работ по проекту, и акта
сдачи- приемки работ по договору
Роль
Ответственность
Руководитель проекта со стороны компании «Мэйджор Кaр Плюс»
•обеспечение сохранности проектной документации на электронных и
бумажных носителях;
•участие в подготовкефобщего плана на этапы проекта и детальных
планов работ проектных групп на месяц;
•формированиеaструктуры управления;
•разработка проектных процедур;
•оперативное руководство выполнением планов работ проекта;
•проведение оперативных рабочих совещаний;
•выполнение функций председателя на заседаниях оперативного совета;
•организация (подготовка повестки заседаний) заседаний управляющего
комитета и оперативного совета;
•решение проблем, возникающих на уровне подразделений проектной
группы, и, при необходимости, их вынесение на уровень управляющего
комитета;
• представление на оперативном совете еженедельного (ежемесячного)
отчета о статусе проекта, управляющему комитету - отчетов о состоянии
55
работ на проекте, контроль своевременности рассылки протоколов
заседаний
Роль
Руководитель проекта со стороны компании «Интегратор»
Ответственность
•выполнение работ на проекте в полном соответствии с установленными
объемом и сроками, контроль качества;
•подготовка общего плана на фазу проекта и детальных планов работ
проектных групп на месяц;
•подготовка повестки заседаний оперативных советов и участие в
заседаниях оперативного совета;
•решение проблем, возникающих на уровне проектных групп, группы
интеграции, и, при необходимости, их вынесение на уровень
оперативного совета;
•согласование проектных решений
Команда исполнителей проекта - предмет дальнейшего уточнения при
планировании проекта.
Содержание проекта утверждает управляющий комитет.
В область общей ответственности руководителей проекта входит:
контроль хода исполнения проекта и контроль планов работ по программе;
обеспечение эффективнойовзаимосвязи между членами рабочих групп в рамках
проекта; обеспечение своевременного решения возникших проблем или
своевременной их передачи на соответствующий уровень для рассмотрения;
утверждение существенных изменений,aвносимых в программу; обеспечение
своевременного создания выходных документов и предоставления их на
рассмотрение и утверждение председателю управляющего комитета и
управляющему комитету; регулярное сообщение о статусе проекта
председателю комитета.
Для выполнения проекта формируется проектная команда. В ее состав
включаются сотрудники Заказчика и Исполнителя. Проектная команда
утверждается руководителями проекта. Для каждого члена проектной команды
определяются его роль и сфера ответственности. В ходе выполнения проекта
состав проектной команды и полномочия членов команды могут быть изме-
нены и дополнены. Для выполнения работ проекта могут быть задействованы
56
специалисты Заказчика, обладающие специфическими знаниями предметных
областей.
Необходимость в ресурсах, штатное расписание и организационная
структура проекта внедрения ERP-системы в ООО «Мэйджoр Кaр Плюс»
приведены в таблице 4.
Таблица 4 – Необходимость в ресурсах, штатное расписание и
организационная структура проекта внедрения ERP-системы в
«Мэйджор Кар Плюс»
Фаза
внедрения
Описание задачи
Объем
(чел*
дни)
Роль исполнителя
Диагностика
Организация рабочей группы
сотрудников Заказчика и их краткое
ознакомление со средствами и
методами, которые будут
применяться
5
Руководитель проекта (РП) от
Исполнителя (И), РП от
Заказчика (З), администратор
проекта, системный архитектор,
бизнес-эксперт 1, бизнес-
эксперт 2
Сбор предварительной информации
(письменное анкетирование,
изучение документов)
15
РП от И, ассистент РП от И, РП
от 3, системный архитектор от
3, бизнес- аналитик 1, бизнес-
аналитик 2
Обследование и описание структуры
предприятия, бизнес-процессов,
основных целей, потребностей и
ожиданий Заказчика
20
Системный архитектор от И,
функциональный консультант 1,
функциональный консультант 2
, системный архитектор от 3
Проведение совместных совещаний
с рабочей группой Заказчика для
уточнения и согласования
результатов предыдущего
обследования, установка критериев
оценки результатов проекта
8
РП от И, ассистент РП от И,
руководитель направления 1,
руководитель направления 2,
бизнес-консультант 1, бизнес-
консультант 2
Подготовка отчета о диагностике
7
РП от И, ассистент РП от И
Представление руководству
Заказчика результатов этапа и
предложения на разработку и
внедрение решения
2
РП от И, ассистент РП от И,
спонсор проекта от 3
Анализ
Открытие проекта, формирование
управляющего комитета и
проектной группы
6
РП от И, ассистент РП от И,
администратор проекта от 3
Подготовка плана проекта, устава
проекта, порядка отчетности,
управления изменениями и рисками,
сдачи-приемки проекта
26
РП от И, ассистент РП от И,
бизнес- эксперт 1, бизнес-
эксперт 2, системный
архитектор от И, системный
57
архитектор от 3, администратор
проекта от 3, спонсор проекта от
И, спонсор проекта от 3
Проведение тренинга для
сотрудников клиента по базовой
функциональности продукта
12
РП от И, руководитель
направления 1, руководитель
направления 2, ассистент РП от
И
Уточнение и детализация
требований к решению бизнес-
процессов Заказчика
7
РП от И, ассистент РП от И,
бизнес- эксперт 1, бизнес-
эксперт 2, системный
архитектор от 3
Выработка решений относительно
изменения существующих бизнес-
процессов, модификации
функциональности продукта,
построения интерфейсов с
внешними системами
12
Функциональный консультант 1,
функ-
KJС\ KJ
циональный консультант 2,
системный архитектор от И
Подготовка спецификации
функциональных требований
14
Руководитель направления 1,
руководитель направления 2,
функциональный консультант 1,
функциональный консультант 2,
системный архитектор от И
Согласование и утверждение
функциональных требований,
уточнение параметров проекта
4
РП от И, ассистент РП от И, РП
от 3, системный архитектор от
3, бизнес-аналитик 1, бизнес-
аналитик 2
Дизайн
Разработка концептуального ди-
зайна (технического задания)
10
Системный архитектор от И,
функциональный консультант,
бизнес-эксперт
Согласование и утверждение
концептуального дизайна Заказ-
чиком проекта
4
РП от И, РП от 3, системный
архитектор от И, системный
архитектор от 3
Разработка детального дизайна
(программного дизайна)
20
Системный архитектор от И,
функциональный консультант,
бизнес-эксперт
Согласование и утверждение де-
тального дизайна
2
РП от И, РП от 3, системный
архитектор от И, системный
архитектор от 3
Планирование порядка, сроков и
ресурсов для разработки и контроля
качества
3
РП от И, руководитель
направления 2
Уточнение параметров
последующих стадий
3
РП от И, РП от 3, руководитель
направления 2, руководитель на-
правления 3
Разработка
Настройка среды для разработки,
среды для тестирования, рабочей
среды для проведения последующей
разработки, тестирования и ин-
теграции результатов в рабочую
систему
10
Системный архитектор от И,
системный архитектор от 3,
функциональный консультант,
бизнес- эксперт
58
Реализация модификаций и
интерфейсов согласно стадии
"Дизайн", первоначальное тес-
тирование разработчиками
5
Системный архитектор от И
Передача результатов разработки
Заказчику для тестирования,
исправление обнаруженных ошибок,
корректировка требований,
повторная реализация и
тестирование
6
РП от И, РП от 3, системный
архитектор от 3, системный
архитектор от И, спонсор от 3,
бизнес-эксперт, администратор
проекта
Комплексное тестирование
Заказчиком, исправление ошибок и
корректировка требований;
установка результатов разработки в
рабочую среду, настройка системы,
перенос основных справочников
7
РП от И, РП от 3, системный
архитектор от 3, системный
архитектор от И, спонсор от 3,
бизнес-эксперт, администратор
проекта
Проведение финальных испытаний
и подготовка к сдаче- приемке
5
РП от И, РП от 3, системный
архитектор от 3, системный
архитектор от И, администратор
проекта
Развертыван
ие
Разработка и утверждение плана
запуска и контрольного списка
3
РП от И, РП от З, спонсор
проекта от З, спонсор проекта от
И, функциональный кон-
сультант, системный архитектор
от И, системный архитектор от З
Разработка и утверждение плана
тестирования системы
3
РП от И, РП от З, спонсор
проекта от З, спонсор проекта от
И, функциональный кон-
сультант, системный архитектор
от И, системный архитектор от З
Проведение завершающего
тестирования
7
Функциональный консультант
Разработка и утверждение плана
обучения пользователей
3
РП от И, РП от З, спонсор
проекта от З, спонсор проекта от
И, функциональный кон-
сультант; ассистент РП от И
Организация тренингов для
пользователей
25
Функциональный консультант
Переход на новую рабочую среду
23
РП от И, РП от З, системный
архитектор от И, системный
архитектор от З
Эксплуатаци
я
Проведение опциональных доп.
тренингов пользователей
10
Функциональный консультант;
ассистент РП от И
Проверка корректности
функционирования рабочей среды и
окончательная настройка системы
14
РП от И, РП от З, системный
архитектор от И, системный
архитектор от З
Приемка системы Заказчиком
5
РП от И, РП от З, спонсор
проекта от З, спонсор проекта от
И
Подписание акта ввода в
5
РП от И, РП от З, спонсор
59
Влияние внешних факторов.
Известные риск и и неопределен ности.
Стратегия реагирова ния.
Отметим, что План п роекта включае т данн ые
для будущего из мерения испол нения проекта и
ведения отчетност и. Такими дан ными являю тся
ИСР, оценка стои мости, базовые п ланы по
срокам и стоимост и, контрольн ые события и
даты. Ста ндартная метод ика измерен ия
параметров испол нения проекта на зывается
Управлением осво енными объ емами (EVM,
Earned Value Manage ment). Она по зволяет
интегрировать сод ержание, ра списание и
ресурсы проекта.
В ходе основного п роцесса «И сполнение плана
проекта»:
создается продук т проекта;
координируются и направляются т ехнические и
организационные в заимодейств ия;
непрерывно отслеж ивается ход исполнения по
отношению к баз овым планам;
своевременно пре дпринимают ся
корректирующие ме ры и возде йствия;
составляются пер иодические прог нозы
окончательной стои мости и дат завершения
Основными инструм ентами и с редствами
процесса являют ся:
совещания для регуля рного обме на
информацией;
система авторизаци и работ - пи сьменное (или
устное) предписан ие на начало ко нкретных
работ. Система ав торизации работ направле на
на своевременное в ыполнение работ в
должной после довательност и.
Именно в процессе исполнен ия плана
менеджеру проекта необходим ы прикладн ые
знания и навык и общего мене джмента. В
частности:
лидерство для опре деления на правлений и
стратегии развития проекта, пре одоления
бюрократически х и ресурсных барьеров,
воздействия на и сполняющую о рганизацию,
мотивации и распол ожения люд ей (см. такж е
10.1 Рычаги мотива ции);
коммуникативные нав ыки - пи сьменные и
устные, доклады, б рифинги, не формальные
беседы, переговор ы для достижен ия
соглашений, прове дение собра ний;
навыки решения п роблем и пр инятия решен ий,
разрешения конф ликтов.
Лидерские навыки п редставляю т особую
ценность при вы полнении экстре мальных,
быстро изменяющи хся проектов, п редполаг ают
высокую степень м отивации мене джера
проекта. Такое лиде рство соз дает надежную и
доверительную ра бочую среду, га рантирует
приемлемое качеств о среды осущ ествления
проекта, разрушает барьеры, сн имает
неопределенност и проекта. И звестная мо дель
экстремального управл ения про ектами Дуга
ДеКарло построена на приор итетности
лидерских навык ов, наряду с п редлагаемы ми
принципами и инст рументарием .
На выходе проце сса Исполнения плана
проекта:
результаты работ и отчеты по ре зультата м;
отчеты по исполнен ию по освое нным объе мам;
запросы на измене ние (стоим ости, сроков).
Изменения относ ительно перво начального
плана проекта (ба зовых планов ) могут
происходить в к аждом проекте. Ме неджер
проекта должен с тремиться к м инимизаци и
изменений. Но есл и они возника ют, то
изменения долж ны быть скоорд инирован ы,
приняты, официально у твержде ны и внесен ы в
План проекта. Так, на пример, и зменение
содержания продукта может сильно повл иять
на расписание и сто имость проек та; или
изменение распи сания может ока зать влиян ие
на стоимость, качеств о, назначе ние персона ла,
риски и т.д.
Общее управление изменениям и проекта
направлено на:
прогнозирование и п редотвращен ие излишн их
изменений, опре деление фактов на ступлен ия
изменений и фактор ов их возник новения;
координацию и зменений во вза имосвязан ных
частях проекта, согла сование и и зменение
официальной доку ментации, П лана проекта.
Инструментом ко нтроля и выявле ния
отклонений и и зменений по ключев ым
показателям проек та (содержан ие, расписа ние,
ресурсы, стоимость ) может быть у помянуты й
выше метод освоен ных объемов .
Инструментом ко нтроля измене ний
содержания проекта (версий про дукта) и
внесения порядка в проект являет ся
конфигурационны й менеджме нт. Его цель -
контроль версий пр одукта на со ответствие
первоначально сф ормированно й
конфигурации. Для каждой верс ии отдельн о
документируют ся следующие да нные:
наборы характери стик продукта д ля контроля,
тестовые данные;
любые изменения этих характер истик и
результаты тестирова ния;
списки ошибок, и справления и соответствие
промышленную эксплуатацию
проекта от З, спонсор проекта от
И
Подготовка и передача документов
для закрытия проекта
3
РП от И, РП от З, спонсор
проекта от З, спонсор проекта от
И
Подготовка и подписание
соглашения о поддержке системы
3
РП от И, РП от З, спонсор
проекта от З, спонсор проекта от
И
В таблице 5 представлена матрица ответственности команды проекта. В
матрице ответственности перечислены роли ключевых участников проекта.
Исполнитель (И) отвечает за непосредственное исполнение задачи; к любой
задаче должен быть приписан не менее чем один исполнитель. Утверждающий
(У) несет ответственность за финальный результат перед вышестоящим
руководством; на каждую работу должен быть назначен строго один
подотчетный. Соглaсующий (C) согласует принимаемые решения,
взаимодействие с ним носит двусторонний характер.
Таблица 5 - Матрица ответственности команды проекта
(фрагмент)
Проектные
работы
Проектные роли
Спонсор
проекта
от З
Спонсор
проекта
от И
РП
от
З
РП
от
И
Ассис
тент
РП от
И
Системн
ый
архитект
ор от И
Руково
дитель
направл
ения от
И
Функци
ональн
ый
консуль
тант
Подготовка документации по
решению MicrosoftDynamicsAX
У
С
И
Разработка дополнительной
функциональности
У
И
С
И
Настройка и тестирование
миграции данных
И
Интеграционное тестирование
У
Проведение завершающего
тестирования
И
С
Организация тренингов
пользователей
И
Переход на новую рабочую
среду
У
И
Проведение опциональных
дополнительных тренингов
пользователей
С
И
Проверка корректности
С
И
60
функционирования рабочей
среды и окончательная
настройка системы
Приемка заказчиком
А
И
3.3. Календарный план и сетевой график проекта
Реализация проекта по внедрению информационной системы Micrоsoft
Dynаmics AX осуществляетсяосогласно методологии Micrоsоft Dynamics Surе
Stеp. В соответствии с методологией Micrоsоft Dynаmics Surе Stеp проект
внедренияасостоит из следующих этапов:
1) диагностика;
2) анализ;
3) дизайн;
4) разработка;
5) развертывание;
6) эксплуатация.
Первоначальная иерархическая структура работ (ИСР) до пакетов работ.
1. Диагностика:
a) подготовка описания содержания проекта (отчета о диагностике);
b) разработка предварительного плана проекта;
c) оценка инфраструктуры.
2. Анализ:
a) разработка и утверждение устава проекта;
b) проведение тренингов ключевых пользователей;
c) детальный анализ бизнес-процессов:
- анализ разрывов требований с базовой функциональностью;
- оценка устранения разрывов;
- описание интерфейсов.
d) подготовка плана миграции данных;
61
e) разработка и согласование плана проекта;
f) утверждение функциональных требований:
- инфраструктура, функциональность и безопасность;
- интеграция.
g) разработка требований к контролю качества и тестированию.
3. Дизайн:
a) спецификация дизайна решения:
- функциональный дизайн;
- техническая спецификация.
b) дизайн интеграции с внешними системами;
c) дизайн миграции данных и определение соответствий структур
данных;
d) план и сценарии тестирования.
4. Разработка:
a) настройка решения Micrоsоft Dynamics;
b) подготовка документации по решению Micrоsоft Dynаmics;
c) разработка дополнительной функциональности (кaстомизация);
d) настройка и тестирование миграции данных;
e) интеграционноеaтестирование (в том числе интеграции с внешними
системами).
5. Развертывание:
a) план запуска и контрольный список;
b) план тестирования системы;
c) план обучения пользователей;
d) тренинги для пользователей;
e) рабочая система.
6. Эксплуатация:
a) приемка системы заказчиком;
b) документы для закрытия проекта;
62
c) соглашение о поддержке системы.
Укрупненный календарный план содержит календарное расписание
основных этапов проекта, описывается в таблице 6.
Таблица 6 - Укрупненный календарный план проекта
Фаза
проекта
ИСР
Описание задачи
Дата
начала
Дата
конца
Диагностика
1
Обследование и описание структуры бизнес-процессов
на предприятии Заказчика
01.08.14
19.10.14
Анализ
2
Выработка решений по структуре и функциональности
программного продукта применительно к бизнес-
процессам на предприятии Заказчика
20.10.14
10.02.15
Дизайн
3
Разработка концептуального и подробного дизайна
программного продукта
11.02.15
07.04.15
Разработка
4
Разработка и комплексное тестирование программного
продукта
08.04.15
27.06.15
Развертывание
5
Развертывание программного продукта на
предприятии Заказчика, обучение пользователей
28.06.15
23.08.15
Эксплуатация
6
Опытная эксплуатация системы на предприятии
Заказчика
05.08.15
30.09.15
Базовое расписание проекта внедрения ERP-системы в "Мэйджoр Кaр
Плюс"aприведено в табл. 7.
Таблица 7 - Базовое расписание проекта внедрения ERP-системы в
ООО «Мэйджор Кар Плюс»
Фаза
проекта
Номер
ИСР
Описание задачи
Дата
начала
Дата
конца
Диагнос
тика
1.1
Организация рабочей группы сотрудников Заказчика
и их краткое ознакомление со средствами и
методами, которые будут применяться
02.08.14
08.08.14
1.2
Сбор предварительной информации (письменное
анкетирование, изучение документов)
09.08.14
29.08.14
1.3
Обследование и описание структуры предприятия,
бизнес- процессов, основных целей, потребностей и
ожиданий Заказчика
30.08.14
26.09.14
1.4
Проведение серии совместных совещаний с рабочей
группой Заказчика для уточнения и согласования
результатов предыдущего обследования, установка
критериев оценки результатов проекта
27.09.14
06.10.14
1.5
Подготовка отчета о диагностике
07.10.14
17.10.14
63
1.6
Представление руководству Заказчика результатов
этапа и предложения на разработку и внедрение
решения
18.10.14
19.10.14
Анализ
2.1
Открытие проекта, формирование управляющего
комитета и проектной группы
20.10.14
27.10.14
2.2
Подготовка плана проекта, устава проекта, порядка
отчетности, управления изменениями и рисками,
сдачи-приемки проекта
28.10.14
28.11.14
2.3
Проведение тренинга для сотрудников клиента по
базовой функциональности продукта
29.11.14
14.12.14
2.4
Уточнение и детализация требований к решению
бизнес- процессов Заказчика
15.12.14
23.12.14
Фаза
проекта
2.5
Выработка решений относительно изменения
существующих бизнес-процессов, модификации
функциональности продукта, построения
интерфейсов с внешними системами
24.12.14
17.01.15
2.6
Подготовка спецификации функциональных
требований
18.01.15
06.02.14
2.7
Согласование и утверждение функциональных
требований, уточнение параметров проекта
07.02.15
10.02.15
3.1
Разработка концептуального дизайна (технического
задания)
11.02.15
27.02.15
Дизайн
3.2
Согласование и утверждение концептуального
дизайна Заказчиком проекта
28.02.15
01.03.15
3.3
Разработка детального дизайна (программного
дизайна)
02.03.15
22.03.15
3.4
Согласование и утверждение детального дизайна
23.03.15
29.03.15
3.5
Планирование порядка, сроков и ресурсов для
разработки и контроля качества
30.03.15
04.04.15
3.6
Уточнение параметров последующих этапов
05.04.15
07.04.15
4.1
Настройка среды для разработки, среды для
тестирования, рабочей среды для проведения
последующей разработки, тестирования и
интеграции результатов в рабочую систему
08.04.15
21.04.15
Разработ
ка
4.2
Реализация модификаций и интерфейсов согласно
стадии "Дизайн", первоначальное тестирование
разработчиками
22.04.15
02.05.15
4.3
Передача результатов разработки Заказчику для
тестирования, исправление обнаруженных
03.05.15
19.05.15
4.4
Комплексное тестирование Заказчиком, исправление
ошибок и корректировка требований; установка
результатов разработки в рабочую среду, настройка
системы, перенос основных справочников
20.05.15
16.06.15
Фаза
проекта
4.5
Проведение конечных испытаний и подготовка к
сдаче- приемке
17.06.15
27.06.15
5.1
Разработка и утверждение плана запуска и
контрольного списка
28.06.15
30.06.15
5.2
Разработка и утверждение плана тестирования
системы
28.06.15
30.06.15