43
полномочиями. Изменение данных производится через функции
(функциональные возможности) системы. ERP-система использует модульный
принцип организации, что позволяет внедрять ERP-системы поэтапно, переводя
в эксплуатацию один или несколько функциональных модулей на каждом
этапе, а также выбирать организации только те из них, которые актуальны для
организации. Кроме того, модульность ERP-систем позволяет строить решения
на основе нескольких ERP-систем, выбирая из каждой лучшие в своём классе
модули. Разбивка по модулям и их группировка различная, но у большинства
основных поставщиков выделяются группы модулей: финансы, персонал,
операции. Основные функции ERP систем:
•ведение конструкторских и технологических спецификаций,
определяющих состав производимых изделий, а также материальные ресурсы и
операции, необходимые для их изготовления;
•формирование планов продаж и производства;
•планирование потребностей в материалах и комплектующих, сроков и
объёмов поставок для выполнения плана производства продукции;
•управление запасами и закупками: ведение договоров, реализация
централизованных закупок, обеспечение учёта и оптимизации складских и
цеховых запасов;
•планирование производственных мощностей от укрупнённого
планирования до использования отдельных станков и оборудования;
•оперативное управление финансами, включая составление финансового
плана и осуществление контроля его исполнения, финансовый и
управленческий учёт;
•управления проектами, включая планирование этапов и ресурсов.
Основными преимуществами ERP системы перед различными
российскими программами учёта является возможность осуществления
планирования, комплексный подход к системе управления разнообразными
направлениями деятельности компании. В России же в основном используются
44
бухгалтерские, кадровые и складские системы. Причинами этого являются
следующие факторы, в области кадрового учета существенное давление
оказывает государство, складские системы позволяют понять текущее
состояние с материальными запасами и некоторым образом ослабить
возможные злоупотребления персонала, а бухгалтерские системами
необходимы для осуществления налогового учёта, контроля финансового
состояния руководства и привлечения потенциальных инвесторов.
Ключевые признаки ERP-систем можно подразделить на технологические
и функциональные. На технологическом уровне общепринятыми требованиями
являются: наличие трехуровневой архитектуры системы, включающей:
1. Сервер баз данных, сервер приложений и клиентскую часть.
2. Единая база данных (или распределенная с задействованным
механизмом репликации данных),
3. Открытость систем, использование реляционных систем управления
базами данных. Эти модели характеризуются простотой структуры данных,
удобным для пользователя табличным представлением и возможностью
использования формального аппарата алгебры отношений и реляционного
исчисления для обработки данных. И средств CASE (Сomputer-Aided Software
Engineering), которое представляет собой набор инструментов и методов
программной инженерии для проектирования программного обеспечения,
который помогает обеспечить высокое качество программ, отсутствие ошибок
и простоту в обслуживании программных продуктов, используемых для
проектирования и развития этих систем. Среди технологических требований
называют также графический пользовательский интерфейс, но систем без него
сегодня крайне мало.
Что касается функционального наполнения ERP-систем, то оно описано в
определениях APICS (American Production and Inventory Control Society, сейчас
- Association for Operations Management) и Gartner. По версии APICS в ERP-
системе должны быть реализованы следующие функциональные блоки:
45
•автоматизации управления производственными ресурсами
(Manufacturing Resource Planning - MRPII);
• автоматизации управления цепочками поставок (Supply Chain
Management - SCM, в развитие Distribution Resource Planning - DRP);
•автоматизации расширенного объемно-календарного планирования
(Advanced Planning and Scheduling - APS);
•автоматизации управления конструкторско-технологической
документацией (Product Data Management - PDM);
•автоматизации конечного планирования ресурсов (Finite Resource
Planning - FRP);
•электронной коммерции (Electronic Commerce - ЕС);
•автоматизации управления взаимоотношениями с клиентами (Customer
Relationship Management - CRM, ранее - Sales Force Automation - SFA);
• бизнес-аналитики (Business Intelligence - BI);
• конфигурирования системы (Standalone Configuration Engine - SCE).
В данном списке не упоминается финансовый блок, так как он включен в
MRPII (Financial Planning).
Что касается «Gartner» аббревиатуры ERP то, по ее версии, ERP-система
должна включать следующие блоки:
•MRPII (Material Requirement Planning), система планирования
потребностей в материалах;
•поддержки всех видов производств;
•финансового учета и планирования;
•управления продажами;
•управления логистикой;
•управления закупками;
•управления персоналом.
При этом центральным блоком, связывающим между собой все
остальные, здесь является финансовый, включающий и все учетные функции.
46
В общем можно определить ключевые признаки системы ERP как:
интеграция корпоративных данных и оптимизация использования имеющихся в
распоряжении предприятия факторов производства. Минимальный набор
блоков ERP-системы должен обеспечивать выполнение озвученных выше двух
«глобальных» функций. К ним можно отнести: блок финансового учета и
планирования, блок MRPII и поддержки всех видов производств, блок
управления персоналом, блок управления закупками и блок управления
логистикой, а также блоки управления продажами и бизнес-аналитики. Процесс
внедрения ERP-систем состоит, как правило, из следующих этапов: разработка
стратегии автоматизации, анализ деятельности предприятия, реорганизация
деятельности, выбор системы, внедрение системы, эксплуатация.
Внедрение систем, позволяющих автоматизировать процессы управления
и деятельности предприятий в России, сталкиваются с определенными
проблемами. Основные из которых можно отметить недоверие владельцев
компаний высокотехнологичным решениями, в итоге - слабая поддержка
проекта с их стороны, что делает осуществление проекта труднореализуемым.
Сопротивление департаментов в предоставлении конфиденциальной
информации уменьшает эффективность системы, недостаточное
инвестирование в обучение персонала, а также в связи с недоработанностью
политики занесения и поддержки актуальности данных в ERP.
Также существует ряд ограничений, в том числе: компании с небольшим
штатом сотрудников не могут позволить себе инвестировать в внедрение ERP-
системы и обучить сотрудников, система может быть разрушена из-за одного
слабого звена, какого-либо департамента или партнёра, также существует
проблема совместимости с прежними системами.
В общем, следует отметить, что внедрение таких систем как ERP
необходимо любому крупному игроку на рынке в России. Однако, подходить к
процессу внедрения следует крайне тщательно. При осуществлении
результативного внедрения и успешной эксплуатации автоматизированных
47
систем компания получает серьёзное преимущество на рынке, что позволяет
снизить издержки, увеличить прибыль и успешно расширять бизнес.
Необходимость внедрения ERP-системы в ООО «Мэйджор Кар Плюс»
обусловлена потребностью в повышении эффективности операционной
деятельности компании и создании информационно-технологического
фундамента для дальнейшего развития бизнеса.
Потребность во внедрении ERP-системы связана со следующими
причинами:
• отсутствие интегрированной системы, которая предоставляет данные
для принятия решения всем уровням управления;
• большие операционные и временные издержи ввиду отсутствия общего
электронного документооборота и создания отчетности;
• существующая система обмена информацией не соответствует
структуре предприятия;
• наличие недостатков в основных бизнес-процессах предприятия.
Возврат от инвестиций в ERP-систему идет не от самой системы, а от
повышения эффективности бизнес-процессов, которые она поддерживает. Если
говорить об окупаемости, то надо понимать в первую очередь, в каком виде
возвращаются вложенные деньги. Они возвращаются в виде экономии времени
пользователя, который получает полный контроль над всеми процессами
и получает полную информацию в нужное время в нужном месте. В таком
случае надо считать, сколько стоит время каждого пользователя, в том числе
руководителя, сколько он тратил времени раньше и сколько тратит после
внедрения системы. Систему внедрили — время освободилось, и его сразу
заполняют решением других задач, которые со временем могут быть
переложены также на ERP-систему. Образуется некий снежный ком, когда
экономия времени приводит к расширению круга решаемых задач, стимулирует
дальнейшее развитие, которое, в свою очередь, требует дальнейших вложений.
48
Выводы по главе 2
ООО «Мэйджор Кар Плюс» является частной коммерческой
организацией и действует на принципах самоуправления, самофинансирования
и самоокупаемости.
Компания Major-была создана в 1998 году и сначала занималась
продажей автомобилей марок Chrysler и Jeep. Сегодня холдинг Major это
разветвленная структура из дилерских центров самых известных марок. Спектр
марок, продажей и обслуживанием которых занимается компания, постоянно
расширяется, компания строит новые центры и улучшает инфраструктуру
существующих.
В данный момент Major является официальным дилером 33 марок,
которые продаются в 60 авто- и 8 мотосалонах Москвы, а также 6 салонах
Санкт-Петербурга. Компания Major совместно с рядом ведущих отечественных
и западных банков предлагает к продаже любой автомобиль, представленный в
дилерском центре компании, в кредит, лизинг.
В ООО «Мэйджор Кар Плюс» существует матричная организационная
структура управления, главным принципом формирования которой является
развитая сеть горизонтальных связей, многочисленные пересечения которых с
вертикальной иерархией образуются за счет взаимодействия менеджеров
проектов с руководителями функциональных и линейных подразделений.
Необходимость внедрения ERP-системыв ООО «Мэйджор Кар Плюс»
обусловлена потребностью в повышении эффективности операционной
деятельности компании и создании информационно-технологического
фундамента для дальнейшего развития бизнеса. Потребность во внедрении
ERP-системы связана со следующими причинами: отсутствие интегрированной
системы, которая предоставляет данные для принятия решения всем уровням
управления; большие операционные и временные издержи ввиду отсутствия
общего электронного документооборота и создания отчетности; существующая
49
система обмена информацией не соответствует структуре предприятия;
наличие недостатков в основных бизнес-процессах предприятия
50
Глава 3. Планирование проекта компании «Мэйджор Кар
Плюс»
3.1. Резюме проекта
Потребность выполнения настоящего проекта обусловлена
необходимостью в повышении эффективности операционной деятельности
компании и создании информационно-технологического фундамента для
дальнейшего развития.
Необходимость во внедрении ERP-системы связана со следующими
причинами:
- отсутствие интегрированной системы, которая предоставляет данные
для принятия решения всем уровням управления;
- большие временные и операционные издержи ввиду отсутствия общего
электронного документооборота и создания отчетности;
- нынешняя система обмена информацией не соответствует структуре
предприятия;
- наличие недостатков в основных бизнес-процессaх предприятия.
Бизнес-цель: сделать инструмент для эффективного принятия
управленческих решений.
Цели проекта: создание и внедрение ERP-системы с целью автоматизации
главных бизнес-процессов «Мэйджор Кaр Плюс». Срок - до 01.10.2015.
Качество - согласно спецификации (требования Заказчика, зафиксированный в
техническом задании).
Требования к проекту:
- Создание интегрированного ИТ-решения на базе гибкой, ти-
ражируемой и быстро реагирующейaна изменения платформы с унитарным
интерфейсом.
51
- Поддержка совместного использования информации различными
подразделениями «Мэйджор Кaр Плюс» и иерархически-ролевого доступа.
- Повышение публичности функционирования и управляемости
компании за счет обеспечения информации в необходимом анaлитическом
разрезе для принятия эффективных управленческих решений руководством
компании.
- Повышение результативности использования основных активов и
ресурсов компании.
- Сокращение aдминистративно-управленческих косвенных затрат, в том
числе на закрытие финансовой отчетности за период (месяц, квартал, год) и на
ведение параллельного учета по налоговому учету.
Дата начала выполнения проекта: 01.08.2014 г.
Дата завершения проекта: 01.10.2015 г.
Участники проекта:
- Компания «Мэйджор Кaр Плюс» реализовывает данный проект
совместно с компанией " Интегратор", являющейся генеральным подрядчиком
по проекту.
- Инициатор проекта (спонсор) - генеральный директор компании
«Мэйджор Кaр Плюс»
- Заказчик - компания «Мэйджор Кaр Плюс».
- Функциональныеaгруппы - будут определены в содержании проекта.
- Генеральный подрядчик - "Интегратор".
- Лицензоры - Microsoft, AllFusiоn.
- Органы власти - Фонд социального страхования РФ, Пенсионный фонд
РФ, Фонд обязательного медицинского страхования, налоговая инспекция,
Правительство РФ.
Факторы внешней среды проекта: клиенты, партнеры, конкуренты,
законодательство, экономические условия, такие как финансовые показатели и
др. Факторы внутренней среды проекта: политика руководства компании
52
«Мэйджор Кaр Плюс»,aотношениеaперсонала компании «Мэйджор Кaр Плюс»
к проекту, корпоративная культура «Мэйджор Кaр Плюс», команда проекта.
Допущения проекта: все возможные изменения содержания будут
своевременно выноситься на рассмотрение управляющего комитета; ценный
персонал не покинет компанию до завершения проекта; сроки выполнения
проекта могут быть пересмотрены в ходе исполнения проекта в сторону
уменьшения.
При реализации системы Исполнитель обязанaучитывать ограничения,
накладываемые: организационной структурой компании; корпоративной
культурой; государственными стандартами и законодательством;
действующими в компании процедурами управления персоналом; имеющимися
человеческими ресурсами (умения, знания, специализации).
Проект должен быть исполнен в рамках следующего программного
обеспечения:Micrоsoft Dynаmics AX, Micrоsoft SQL Server - СУБД,
используемаяaдля работы Microsоft Dynаmics AX, Локальные ИС - локальные
информационныесистемы Заказчика, Приложения Micrоsoft Оffice, Micrоsoft
Visiо, ARIS, Аll Fusiоn Process Modeller - графические системы для отражения
бизнес-процессов ("Кaк есть" и "Кaк будет").
Продукт должен соответствовать следующим требованиям:
• анализ и формализация стратегии. Анализ макрофакторов и внешнего
окружения компании;
• анализ и применение референтных моделей лучших практик при
разработки бизнес-процессов;
• построение архитектуры ИТ-решения на основе характеристик
выбранногоaИТ-продукта и с учетом специфики компании;
• реализация единого пользовательского интерфейса;
• расширенныефвозможности внедряемого ИТ-продукта, с точки зрения
обеспечения стратегического развития ИС;
• поддержка сквозных бизнес-процессов;