55
Глава 3. Совершенствование системы управления запасами в
ООО «Ноис Фурнитура»
3.1. Направления повышения эффективности системы управления
запасами ООО «Ноис Фурнитура»
Для повышения эффективности управления запасами ООО «Ноис
Фурнитура» необходимо внести ряд изменений.
Вносить изменения в организационную структуру необходимости нет, но
в функционал, распределение обязанностей и внутреннюю документацию
компании рекомендуется внести изменения с целью повышения эффективности
управления запасами.
Необходимо ввести планирование номенклатуры продаж и поставок от
уровня филиала, с учётом анализа ассортимента и продаж до уровня филиала.
Общая рекомендуемая схема процесса управления запасами изображена на
схеме 3.
Схема 3. Рекомендуемая общая схема процесса управления
запасами
Переход от работы по формированию каждого отдельного заказа к
формированию графика. Категорийные менеджеры должны формировать
56
планы-графики поступления на склады (по каждому филиалу) – 1 раз в месяц с
регулярным (не реже, чем еженедельно) контролем исполнения и внесением
корректировок. При этом снижаются трудозатраты на формирование заказа:
трудозатраты на формирование месячного графика отгрузок не существенно
больше трудозатрат на формирование отдельного еженедельного заказа, но при
работе по графикам формируются (за то же время) сразу все месячные заказы.
Корректировка занимает гораздо меньше времени, чем формирование
очередного заказа «с нуля».
Работа по планам–графикам с дифференциацией по рискам для каждого
склада и товарной позиции позволит ввести сквозное управление:
планирование, исполнение и контроль – для товарных потоков, что должно
существенно повысить управляемость, контроль и эффективность. В задачи
департамента ВЭД и закупок войдёт соблюдение планов-графиков.
Инициирование процессов подготовки к планированию, ‒ подготовки
статистики и анализа предлагается осуществлять календарным методом: в один
из первых рабочих дней после окончания предыдущего отчётного периода
(месяца). Если последние данные за предшествующий период (месяц) вносятся
не в режиме «онлайн», то инициирование начинается в следующий рабочий
день после внесения всех полных данных за предыдущий отчётный период
(месяц).
Для повышения точности планирования и эффективности управления
запасами рекомендуется использовать принципы объёмнокалендарного
планирования.
ABC анализ ассортимента рекомендуется проводить по следующим
объектам:
выручка за период;
валовая операционная прибыль;
количество товара
в единицах измерения товара и весогабаритных единицах;
57
количество запросов. ABC-анализ проводится по каждому из
объектов с периодичностью не менее чем «помесячно» и
«ежегодно» в очерёдности:
филиал;
компания в целом.
При реализации планов по открытию розничных магазинов
дифференциация при анализе продаж розничного канала – до магазина.
Кроме того, для принятия корректных решений по закупкам и
формированию запасов необходимо ввести учёт акций, проводимых филиалами
и дилерами. При наличии данных о проводившихся акциях по товарам либо
выигранных клиентами тендеров (что можно приравнять к акциям) необходимо
ввести фильтрацию статистики по акциям, чтобы исключить из регулярного
плана продаж результат акции, если её проведение не планируется по данному
товару.
Рекомендуемые решения по итогам совмещения ABC-анализа по
запросам и выручке приведены в таблице 6
Отсутствие фильтрации по акциям приведёт к замедлению
оборачиваемости и непродуктивному росту запасов компании.
Оптимальный набор данных при учёте акций.
– товарная позиция;
– начало проведения акции;
– окончание акции;
– суть акции: явная скидка, подарок, бонус и т.п.;
– размер скидки или стоимость бонуса/ подарка в цене;
– филиал проведения акции;
– планируемый результат акции
– прирост объёма продаж акции;
– результат акции
– объём продаж, вызванный именно акцией.
58
Таблица 6
Рекомендуемые решения при совмещении ABC-анализа по
запросам и выручке
Свойство
Решение
A выручка-
A запросы
Требуют:
большой точности управления;
определения наиболее оптимальных моделей
прогнозирования;
обязательной фильтрации статистики продаж по дефициту;
поддержания наибольшего размера страховых запасов;
периодического контроля этапа жизненного цикла
A выручка-
B запросы
Требуют:
большой точности управления;
определения наиболее оптимальных моделей
прогнозирования;
обязательной фильтрации статистики продаж по дефициту;
периодического контроля этапа жизненного цикла.
A выручка-
С запросы
Требуют:
большой точности управления;
выделения товаров «под заказ»;
к товарам «не под заказ» ‒ использования особых моделей
прогнозирования нерегулярного спроса;
анализа периодичности спроса и соответствующей
периодичности поставок к товарам «не под заказ»;
периодического контроля этапа жизненного цикла.
B выручка-
A запросы
Общий процесс управления
B выручка-
B запросы
Общий процесс управления
B выручка-
С запросы
Рекомендуется:
выделение товаров «под заказ»;
к товарам «не под заказ» ‒ использование особых моделей
прогнозирования нерегулярного спроса;
анализ периодичности спроса и соответствующей
периодичности поставок к товарам «не под заказ».
C выручка-
A запросы
Рекомендуется:
«перенос» в общую группу B;
целевое удовлетворение спроса – 70-80%;
рекомендуется формирование страхового запаса.
C выручка-
B запросы
Допустимое целевое удовлетворение спроса – 50-60%
C выручка-
С запросы
Допустимое целевое удовлетворение спроса – 50-60%. Если
товар в группе не по причине «не сезон», – рассмотреть вопрос о
выводе из ассортимента
59
Необходимо ввести анализ дефицита и излишков на филиалах. С учётом
длительного плеча поставок рекомендуется выбрать метод анализа дефицита с
определением значимого объёма продаж и запаса.
Планирование необходимо производить после определения оптимальных
моделей прогнозирования и их параметров с дифференциацией товар/филиал
для подконтрольных товаров.
Обязательно ввести в использование при управлении запасами:
1. Анализ рисков в продажах, ‒ определение наиболее вероятных
отклонений от прогноза спроса, тенденций спроса, при использовании
экспертных мнений (без которых в некоторых случаях сложно обойтись) ввести
контроль точности мнений экспертов.
2. С учётом анализа рисков определять потребность в страховых запасах
и режиме их пополнения.
3. Анализ рисков в поставках. Расчёт наиболее вероятных задержек
поступления в разрезе товар/ филиал по этапам поставки.
4. Планирование акций и запаса для их проведения. Отсутствие этого
приведёт провалу акций из-за недостатка товара для их проведения.
Рекомендуемое правило принятия решений по необходимости
формирования страховых запасов и целевого покрытия с учётом результата
ABC-анализа и анализа рисков описано в таблице 7.
Покрытие риска опоздания поставки, например, 80% обозначает, что
размер страхового запаса должен позволять обеспечить деятельность компании
при 80% случаях задержек поставки.
Учитывать, как результаты ABC-анализа с периодичностью год, так и
результаты с периодичностью месяц, ‒ за аналогичный период прошлого года.
36
При наступлении периода, когда позиционирование товара в
соответствии с классификацией/ группированием ABC изменяется, ‒
изменяется и целевое покрытие.
37
36
Тиндова М.Г., О.С. Кузнецова Эконометрика: учебное пособие для студентов, обучающихся по направлениям
подготовки укрупнённой группы специальностей «Экономика и управление»/ – Саратов: ССЭИ РЭУ им. Г.В.
Плеханова, 2015 – 34 с
60
Таблица 7
Правило формированию страховых запасов и целевому
покрытию по совмещению результатов ABC-анализа и анализа
рисков
ABC
Риски в
спросе
Риски в
поставках
Необходимое целевое
покрытие от плана
продаж в зависимости от
риска
в спросе %
в поставках
%
A
X
X
Y
Z
-
-
-
-
80%
80%
Y
X
Y
Z
80%
80%
80%
-
80%
80%
Z
X
Y
Z
80%
80%
80%
-
80%
80%
B
X
X
Y
Z
-
-
-
-
50%
50%
Y
X
Y
Z
50%
50%
50%
-
50%
50%
Z
X
Y
Z
50%
50%
50%
-
50%
50%
C
X
X
Y
Z
-
-
-
-
30%
30%
Y
X
Y
Z
-
-
-
-
30%
30%
Z
X
Y
Z
-
-
-
-
30%
30%
37
Шиков В.О. Управление запасами. Грузоведение/ Учебное пособие – М.: Российский государственный
университет нефти и газа им. И.М. Губкина, 2017 г. – 236 с.
61
Изменение целесообразности и целевого покрытия рисков возможно при
перемещении товара между группами A, B, C в зависимости от спроса в связи с
сезонностью или жизненным циклом товара.
Ввести в планирование этап «планирование распределения товара до
уровня филиала» с учётом совокупных рисков, анализа ассортимента филиала и
распределения страховых запасов.
С учётом количества филиалов и их отличий, это трудозатратные
процессы, и для снижения влияния человеческого фактора («забыли», «не
успели» и т.п.), а также повышения точности, необходимо разработать
программное обеспечение, которое в автоматическом режиме, – в том числе
автоматически инициируемое начало процесса планирования, – будет
осуществлять подготовку к планированию.
Оптимальным решением является автоматизация всех процессов расчёта
и планирования, которые достаточно детерминированы и не требуют участия
сотрудников.
38
На начальном этапе внедрения достаточно использования Excel
и Access – до разработки соответствующих программных процедур.
Общий перечень ресурсов:
– сотрудники компании;
– программное обеспечение;
– склады.
Сотрудники компании, участвующие в управлении товарными запасами,
должны иметь необходимые знания и навыки для исполнения своих
функциональных обязанностей при управлении товарными запасами, потоками
и закупками.
Минимально необходимые знания и навыки:
Руководителю филиала и начальнику отдела продаж филиала необходимо
знать и понимать местный рынок в регионах, в которых осуществляет
38
Рубцов А.Е. Автоматизация управления бизнес-процессами в цепях поставок – инструмент повышения
эффективности и конкурентоспособности российских предприятий// сборник научных трудов участников
Международной научно-практической конференции «Роль интеллектуального капитала в экономической,
социальной и правовой культуре общества XXI века – СПб.: Издательство Санкт-Петербургского университета
технологий управления и экономики, 2016. – 866 с. с. 732-737
62
деятельность данный филиал, учитывать и анализировать информацию о
местном рынке и его тенденциях по товарам и по конкурентной среде с целью
формирования качественных экспертных оценок и внесения необходимых
уточнений в планы продаж.
Необходимо включить в их обязанности внесение уточнений в план
продаж на основе оценки внешних тенденций рынка в регионе. Под внешними
тенденциями понимаются события, которые происходят за пределами
компании и ещё не нашли достаточного отражения в статистике спроса, но
которые могут оказать влияние на продажи филиала в планируемом периоде.
Категорийный менеджер должен знать и иметь навыки применения
методов подготовки статистики товародвижения, прогнозирования, анализа
ассортимента по характеристикам и особенностям товарного потока, анализа и
расчёта рисков, расчёта страховых запасов, планирования товарного потока ‒
формирования графиков товародвижения от отгрузки поставщиками до
пополнения запасов и отгрузки грузополучателям.
Также он должен понимать цепи поставок компании и процессы смежных
подразделений в планировании и исполнении планов поставок и закупок.
Необходимо включить в обязанности категорийного менеджера:
1. Анализ ассортимента и формирование ассортимента с
дифференциацией до филиала.
2. Планирование продаж разрезе товар/ филиал.
3. Планирование поступления товара и его распределения по филиалам и
складам дилеров.
4. Анализ рисков и контролем исполнения планов-графиков со стороны
логистического подразделения Управляющей компании.
5. Внесение оперативных корректировок в планы, связанных с
изменениями рыночной ситуации либо событий и обстоятельств при
пополнении запасов.
6. Контроль и прогнозирование исполнения планов по филиалам.
7. Поддержание запасов на филиалах в оперативном режиме.
63
8. Прогнозирование запасов в текущем и следующем за ним месяце,
исходя из текущих продаж, наличных запасов и ожидаемых поступлений.
Следствием этого должны стать решения, позволяющие сгладить
ухудшение ситуации либо минимизировать потери.
Руководители и сотрудники склада распределительного центра компании
обязаны обеспечивать и поддерживать исполнение планов по управлению
товародвижением, точно и своевременно планировать деятельность склада и
обеспечить исполнение складом функций по грузообработке, комплектации и
другим складским операциям.
Также обязаны знать весогабаритные характеристики товара, технические
требования к хранению и перевозке товара, технологии грузообработки и
хранения, в соответствии с особенностями ассортимента компании.
Руководители и сотрудники подразделения логистики должны знать
весогабаритные характеристики товара; технические требования к хранению и
перевозке, технологии погрузочно-разгрузочных работ и перевозки товаров из
ассортимента компании, чтобы не повышать риски порчи товара при хранении,
грузообработке и доставке; условия работы компаний, работающих на рынке
транспортных услуг в регионе.
Они обязаны уметь организовывать доставку, перевозку товара
соответствующему грузополучателю, оформить необходимые документы,
обеспечить правильность погрузки для своевременной доставки товара
грузополучателям.
Включить в их обязанности:
1. Контроль поступления на станцию грузополучателя.
2. Уведомление грузополучателя (руководство соответствующего филиала)
о поступлении на станцию (за 1-2 дня).
3. Обеспечение разгрузки и доставки поставленного филиалу товара до
склада филиала
4. После разгрузки и оприходования грузополучателем, товар переходит в
зону ответственности грузополучателя: филиала, дилера.
64
Менеджер по закупкам и ВЭД должен знать российское и международное
законодательство, а также законодательство страны нахождения поставщика, в
части касающейся ВЭД, нормы и правила составления внешнеторговых
контрактов, документы, имеющие хождение при ВЭД.
Менеджер по закупкам и ВЭД должен знать процесс обработки и
исполнения заказа поставщиком, технологический цикл внешнеторговой
поставки; ограничения поставщика; условия работы с поставщиками;
номенклатуру, закупаемую у поставщиков с детализацией до поставщика;
желательно знание (в общих чертах) технологического цикла поставщика от
заказа сырья и комплектующих для производства до отгрузки готовой
продукции;.
Ему необходимо знать процессы смежных подразделений по планированию
и исполнению планов поставок и закупок, принципы и процедуры
претензионной работы с поставщиком.
Он должен владеть соответствующими навыками и уметь: подготовить
внешнеторговый контракт и документы к нему, рассчитать стоимость поставки
до грузополучателя, исходя из текущих расценок и ставок по таможенным
платежам, стоимости и сроков доставки, проводить переговоры, а также вести
претензионную работу с поставщиками, рассчитать риски по исполнению
поставщиком заказа.
Должен работать с поставщиками над снижением рисков, обеспечивать
исполнение заказов или графиков отгрузок поставщиками для пополнения
запаса у грузополучателей – филиалов, готовить документы для таможенного
оформления поставок.
Продакт-менеджеры должны знать и иметь навыки применения методов
выбора оптимальной модели прогнозирования, анализа ассортимента по
характеристикам и особенностям товарного потока, выявлять параметры
проведения такого анализа для повышения эффективности управления
запасами; анализа и расчёта рисков; расчёта страховых запасов; выбора товаров
для «догруза» грузополучателю; определения сопутствующих товаров,