22
Большое количество времени тратится на поиск нужной информации,
данных и документов. Трудовая деятельность руководителей бюджетных
учреждений требует совершенствования, в первую очередью, в вопросах
автоматизации рутинных операций с помощью применения в их
повседневной деятельности средств вычислительной и организационной
техники. Автоматизация выполняемых руководителем бюджетного
учреждения функций может способствовать экономии от 15 процентов
рабочего времени. Проведение комплексной автоматизации труда
руководителей бюджетных учреждений должно осуществляться на основе
внедрения современных информационных технологий. Это способно
обеспечить увеличение степени автоматизации информационных процессов,
протекающих в бюджетном учреждении.
1
Система организации труда руководителей бюджетных учреждений
связана с выполнением следующих элементов:
- организацией трудовой деятельности в коллективе (разделением
трудовой деятельности, регламентацией трудовой деятельности по
содержанию, регламентацией трудовой деятельности по времени), выбором
систем и методов работы;
- специфическими проблемами организации личного труда
(планированием и распределением рабочего времени, управлением потоками
посетителей, индивидуальным рабочим стилем, рациональным ведением
корреспонденции и т.д.);
- организацией использования средств вычислительной и
организационной техники;
- мероприятиями по охране труда, обеспечивающими безопасные
условия не только для самого исполнителя, но и для окружающих людей;
- мероприятиями, связанными с укреплением трудовой дисциплины и
устранением потерь рабочего времени;
1
Чуланова О.Л. Управление персоналом на основе компетенций: монография.– М.: Инфра-М, 2017 .
– С. 81.
23
- созданием материальной и моральной заинтересованности по
улучшению не только индивидуальных, но и коллективных результатов
трудовой деятельности;
- повышением квалификации и культурно-технического уровня
работников;
- регламентированием труда и отдыха;
- производственной эстетикой, устройством, оснащением рабочих мест
и правильным их обслуживание.
Реализация перечисленных элементов системы организации труда в
бюджетных учреждениях, которые также являются общими для любого
коллектива и в разных социально-экономических условиях, осуществляется
по-разному. Однако их успешная реализация во многом основана на умении
руководителей и специалистов правильной организации своего труда.
В 2017 году специалистами сообщество HR-менеджеров были
проведены социологические исследования относительно проблем
рационализации труда руководителей. Выборочный опрос охватил около
380 руководителей бюджетных учреждений. Помимо этого, были
использованы данные интервью с руководителями, которые не были
включены в наблюдение, протоколов совещаний и иные документы.
При анализе организации личного труда руководителей был охвачен
следующий круг проблем: организация рабочего места, условия трудовой
деятельности и информационное обеспечение руководителей; рациональное
использование рабочего времени; работоспособность и трудовая активность;
деловые совещания. Результаты анализ показали, что для большинства
руководителей бюджетных учреждений не хватает таких качеств, как
управленческая культура, комплексность в организации труда. При низком
уровне управленческой культуры урывочные сведения, взятые из научных
книг, которые руководители иногда черпают, являются скорее украшением,
24
а не сутью управленческой деятельности.
1
Например, на вопрос относительно планирования личной работы
утвердительный ответ дали лишь 74 процента опрошенных руководителей
бюджетных учреждений. При этом планирование работы на каждый день
осуществляют 76 процентов респондентов, на неделю – 62 процента, на
месяц – 35 процентов, на квартал – 20 процентов и на год - только 9
процентов руководителей. Таким образом, из 10 руководителей бюджетных
учреждения 9 не планируют дела даже на год вперед. Отсутствие плана
личной работы вызывает отодвигание текущих дел и перспективных
вопросов на задний план: на них просто не остается времени.
Для составления плана личной работы необходим предварительный
анализ положения дел, что уже само по себе способствует активизации
работы руководителя, делая ее более целенаправленной. При составлении
планов руководитель бюджетного учреждения продумывает каждый вид
работы, осуществляет их группировку в зависимости от целей, содержания,
объема и последовательности их выполнения, определяет
продолжительность и сроки каждой операции.
Результаты исследований являются свидетельством серьезных
недостатков в организации рабочего времени руководителей бюджетных
учреждений. Наблюдается перегрузка текущей работой, недостаточное
внимание перспективным вопросам. Так, непосредственное выполнение
управленческой деятельности занимает у руководителей бюджетных
учреждений 60 процентов рабочего времени, получение и передача
производственной информации - 12 процентов, территориальные
перемещения - 10 процентов. Достаточно высокие потери времени связаны
с ожиданием работы из-за помех и неувязок – 14 процентов (рисунок 4).
2
1
Сайт сообщества HR-Менеджеров [Электронный ресурс] URL: http://hr-portal.ru
2
Сайт сообщества HR-Менеджеров[Электронный ресурс] URL: http://hr-portal.ru
25
Рис. 4. Организация рабочего времени руководителей бюджетных
учреждений
На вопрос относительно желания изменения организации своей
работы в целях повышения ее эффективности 66 процентов руководителей
бюджетных учреждений дали утвердительный ответ. Желание
руководителей бюджетных учреждений изменить свой труд вполне
понятно. Как показали проведенные исследования, причины задержки на
рабочем месте связаны с участиями в совещаниях и планерках,
завершением срочных дел, работой с документами, завершением
квартальных и годовых отчетов, осуществлением контроля за выполненной
работой и личными просьбами вышестоящих руководителей.
Наблюдения, проведенные специалистами сообщества HR-менеджеров
показали, что большинство руководителей бюджетных учреждений не
имеют серьезной и продуманной системы при использовании записной
книжки. Ее отсутствие или неумелое пользование в конечном счете
вызывает значительные потери рабочего и личного времени.
Большая часть руководителей бюджетных учреждений отметили
нарастание интенсивности труда за последнее время. В среднем опрошенные
руководители бюджетных учреждений ежедневно проводят на работе более
8 часов, а 24 процента опрошенных - более 10 часов. В связи с утратой
работоспособности в течение года заболели 82 процента руководителей
бюджетных учреждений. Продолжительность болезни составляла в среднем
14 дней, в том числе 69 процентов болели до 10 дней, 11 процентов – от 10
62%
10%
9%
15%
4%
управленческая деятельность
получение и передача
информации
перемещения
потеря рабочего времени
другое
26
до 24 дней.
Что касается стрессовых ситуаций, то опрос показал следующие
результаты. Наличие конфликтов с вышестоящим руководством отметили 59
процентов руководителей бюджетных учреждений (37 процентов проблем не
испытывали). Конфликты непосредственно со своими коллегами возникают
у 40 процентов руководителей бюджетных учреждений, а с подчиненными -
у 56 процентов. 16 процентов руководителей отметили получение нервного
стресса, 39 процентов - раздражение, 23 процента – волнение, и только 3,
процента руководителей бюджетных учреждений ответили, что не
испытывают никаких переживаний.
1
На вопрос «есть ли у Вас резервы для повышения
работоспособности?», 75 процентов руководителей бюджетных учреждений
ответили утвердительно. Личными стимулами повышения
работоспособности были названы те, которые связаны с материальным
вознаграждением (41 процент); наличием авторитета в коллективе (15
процентов); хорошими условиями работы (12 процентов); моральным
поощрением (10 процентов); продвижением по службе (9 процентов);
престижем в обществе (4 процента); работой без возрастного ценза (3
процента) (рисунок 5).
2
Рис. 5. Личные стимулы для повышения работоспособности руководителей
бюджетных учреждений
1
Сайт сообщества HR-Менеджеров[Электронный ресурс] URL: http://hr-portal.ru
2
Сайт сообщества HR-Менеджеров[Электронный ресурс] URL: http://hr-portal.ru
41%
15%
12%
10%
9%
4%
3%
7%
материальное
вознаграждение
авторитет
условия работы
моральное поощрение
продвижение по службе
престиж
отсутствие возрастного ценза
другое
27
Выводы по первой главе.
Труд руководителя (управленческий труд) представляет собой особый
вид общественного труда, ориентированного на обеспечение
целенаправленной и скоординированной деятельности участников
совместного труда, а также организации в целом. По своей сути этот труд
можно рассматривать как планомерную деятельность работников
административно-управленческого персонала, связанную с реализацией
управленческих функций в организации ради достижения ее основных целей.
Проблема эффективности управленческой деятельности является
составной частью экономики управления, которая включает рассмотрение
управленческого потенциала; расходов на управление; характера
управленческого труда; эффективности управления.
Из общего круга вопросов организации труда руководителя
бюджетного учреждения особое значение имеют планирование и
распределение рабочего времени руководителя. Планирование труда
руководителя осуществляется в форме разработки плана работы на
определенный период времени либо путем формирования планов
выполнения конкретных работ и мероприятий.
28
ГЛАВА 2. ПРАКТИКА ОРГАНИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА
В БУ «ДИРЕКЦИЯ ПО ЭКСПЛУАТАЦИИ СЛУЖЕБНЫХ ЗДАНИЙ»
2.1. Организационная характеристика учреждения
Бюджетное учреждение «Дирекция по эксплуатации служебных
зданий» является подведомственным учреждением Департамента управления
делами губернатора Ханты-мансийского автономного округа - Югры.
Юридический адрес: г.Ханты-Мансийск, ул. Красноармейская, 44а.
Учреждение осуществляет управленческие функции по обеспечению
сохранности и надлежащего уровня эксплуатации служебных зданий,
закрепленных на праве оперативного управления и находящихся на
эксплуатационном обслуживании, а также осуществляет транспортное
обслуживание Губернатора, заместителей Губернатора, органов
исполнительной власти и обеспечение мероприятий, проводимых органами
государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.
Для достижения своих целей учреждение осуществляет следующие
виды деятельности:
- Управление недвижимым имуществом.
- Вспомогательная деятельность в области государственного
управления.
- Чистка и уборка производственных и жилых помещений,
оборудования и транспортных средств.
- Производство, передача и распределение пара и горячей воды
(тепловой энергии).
- Монтаж зданий и сооружений из сборных конструкций.
- Устройство покрытий зданий и сооружений.
- Монтаж инженерного оборудования зданий и сооружений.
- Производство отделочных работ.
- Деятельность автомобильного грузового специализированного
транспорта.
29
- Деятельность прочего сухопутного пассажирского транспорта.
- Деятельность внутреннего водного транспорта.
- Транспортная обработка прочих грузов.
- Прочая вспомогательная деятельность сухопутного транспорта.
- Сбор сточных вод, отходов и аналогичная деятельность.
- Услуги заказчика ремонтно-строительных работ, реконструкции,
архитектурно-строительного проектирования, переоснащения и оснащения
объектов капитального строительства оборудованием, иными необходимыми
при выполнении ремонтно-строительных работ товарно-материальными
ценностями.
- Разработка и экспертиза проектной документации для ремонта
объектов капитального строительства.
- Подготовка предложений для целевых и ведомственных целевых
программ Ханты-Мансийского автономного округа – Югры в области
ремонтов объектов капитального строительства.
- Деятельность прочих мест для временного проживания, не
включенных в другие группировки.
- Проведение расследований и обеспечение безопасности.
- Техническое обслуживание и ремонт автотранспортных средств.
- Деятельность по обеспечению работоспособности котельных.
- Аренда строительных машин и оборудования с оператором.
- Хранение и складирование прочих грузов.
- Стирка, химическая чистка и окрашивание текстильных и меховых
изделий.
- Деятельность по организации общественного питания и
предоставлению гостиничных услуг.
Организационная структура БУ «Дирекция по эксплуатации
служебных зданий» представлена на рисунке 6.
30
Рис. 6. Организационная структура БУ «Дирекция по эксплуатации
служебных зданий»
Численность и структура работников БУ «Дирекция по эксплуатации
служебных зданий»за 2015 – 2017 годы представлена в таблице 1.
Таблица 1
Численность работников БУ «Дирекция по эксплуатации служебных
зданий»
и их структура по категориям в 2015-2017 годах
Категория персонала
Среднесписочная
численность, чел.
Доля, %
2015г.
2016г.
2017г.
2015г.
2016г.
2017г.
Административно-
управленческий персонал
14
16
16
13,73
15,53
14,95
Ведущие специалисты
34
33
34
33,33
32,04
31,78
Советники
5
5
5
4,90
4,85
4,67
Рабочие
36
34
37
35,29
33,01
34,58
Вспомогательный
персонал
13
15
15
12,75
14,56
14,02
Всего
102
103
107
100,00
100,00
100,00
По данным таблицы 2 видно, что общая численность работников БУ
«Дирекция по эксплуатации служебных зданий»возросла на 5 человек в 2017
году по сравнению с 2015 годом. Основную долю работников в 2017 году
составляют рабочие – 34,58 процента и ведущие специалисты – 31,78
Директор
Первый заместитель
директора
Производственно-
технический отдел
Управление
капитального
ремонта
Заместитель
директора по
финансам
Главный бухгалтер
Юридическая
служба
Заместитель
директора по
транспорту
Транспортная
служба
Отдел кадров
31
процента, от общей численности персонала. В учреждении наблюдается
незначительная текучесть кадров.
Динамика численности работников БУ «Дирекция по эксплуатации
служебных зданий» по категориям за 2015 – 2017 годы представлена в
таблице 2.
Таблица 2
Динамика численности работников БУ «Дирекция по эксплуатации
служебных зданий» в 2015-2017 годах
Категории
персонала
2015г.
2016г.
2017г.
Отклонение
2016г./2015г.
Отклонение
2017г./2016г.
Абс.
Относ.
Абс.
Относ.
Динамика численности персонала по категориям
АУП
14
16
16
2
14,29
-
-
Ведущие
специалисты
34
33
34
-1
-2,94
1
3,03
Советники
5
5
5
-
-
-
-
Рабочие
36
34
37
-2
-5,56
3
8,82
Вспомогательный
персонал
13
15
15
2
15,38
-
-
Динамика численности персонала по возрасту
До 25 лет
5
6
5
1
20,0
-1
-16,67
От 25 до 30 лет
11
11
12
-
-
1
9,09
От 30 до 40 лет
27
27
28
-
-
1
3,7
Свыше 40 лет
59
59
62
-
-
3
5,08
Динамика численности персонала по стажу работы
От 1 до 5 лет
23
24
25
1
4,35
1
4,17
От 5 до 10 лет
32
32
34
-
-
2
6,25
От 10 до 15 лет
19
19
20
-
-
1
5,26
От 15 до 20 лет
17
16
16
-1
-5,88
-
-
Свыше 20 лет
11
12
12
1
9,09
-
-
ВСЕГО
102
103
107
1
0,98
4
3,88
На основании данных таблицы 2 можно сделать следующие выводы.
Численность административно-управленческого персонала БУ «Дирекция по
эксплуатации служебных зданий»составляет 14 человек в 2015 году (13,7
процента от общей численности сотрудников) и 16 человек в 2016 и 2017
годах (15,5 и 15,0 процента соответственно). Большая часть сотрудников -
59 человек в 2015 и в 2016 годах и 62 человека в 2017 году находятся в
возрастной категории свыше 40 лет (57,9, 57,3 и 27,9 процентов