52
Рис. 7. Структура финансовой службы ООО «Баланс»
Итак, исходя из рисунка 2 в состав финансовой службы под
руководством финансового директора, входят отдел финансового
планирования, прогнозирования и контроля и бухгалтерия.
В таблице 9 представлен функционал отделов в составе финансовой
службы ООО «Баланс».
Таблица 9
Функционал сотрудников финансовой службы ООО «Баланс»
Направления
деятельности
Функционал подразделения
Финансовый менеджер
- Планирование затрат;
- Создание финансового плана;
- разработка бюджетов и финансовых планов;
- оценка эффективности деятельности ООО «Баланс» после
осуществления плановых мероприятий.
Бухгалтер
- начисление ЗП, отпускных, больничных, премий и т.д.;
- ведение финансовой документации и отчетности.
Финансовый директор
Финансовая служба
Отдел финансового
планирования,
прогнозирования и
контроля
Бухгалтерия
53
Что касается HR-менеджера, то в его обязанности входит прием
сотрудников на работу в ООО «Баланс». Все сотрудники после приема на
работу проходят обучение по комплексу целевых образовательных программ.
Кроме того, HR-менеджером проводится оценка эффективности
обучения персонала, которая включает:
- Оценка реакции сотрудников (через анкету обратной связи);
- Оценка знаний участников до и после обучения;
- Оценка изменений в поведении на рабочем месте по итогам обучения;
- Оценка измеряемых показателей эффективности обучения;
- Оценка экономического эффекта от обучения.
В ООО «Баланс» в рамках системы управления выделяют следующие
виды функциональных подсистем, такие как подсистема управления
качеством, подсистема управления коммерцией, подсистема управления
персоналом, подсистема управления финансами, подсистема управления
закупками и производством.
Функциональная подсистема управления качеством в ООО «Баланс»
играет существенную роль в системе управления предприятием, поскольку
качество является наиболее весомым инструментом конкурентоспособности.
Управление качеством в ООО «Баланс» осуществляется управляющим
производством. Управляющий производством ООО «Баланс» ответственный
за качество продукции, которые на заказ изготовила смена №1 и смена №2.
Управляющий производством ООО «Баланс» контролирует
соответствие качества готовой продукции требуемым стандартам
сотрудниками производства, осуществляет контроль качества готовой
продукции и соответствия выдачи готовых заказов, заказам сделанным
клиентами.
Кроме того, управляющий производством в рамках контроля качества
обслуживания клиентов следит за получением всей необходимой
информации от заказчиков производственному персоналу, а также проводит
54
контроль постоянного соответствия качества готовых изделий. Фактически
управляющий производством является посредником между клиентами и
производственным персоналом и осуществляет передачу информации от
заказчиков персоналу и обратно.
Функциональная подсистема управления коммерцией в ООО «Баланс»
включает в себя деятельность сотрудников по стимулированию сбыта и PR-
продвижению. В ООО «Баланс» коммерческий директор, специалист по
стимулированию сбыта, а также специалист по PR-продвижению ежедневно
работают над продвижением, его рекламой, частотой появления в СМИ, а
также повышением лояльности со стороны заказчиков. В целом следует
отметить, что деятельность функциональной подсистемы по управлению
коммерцией в ООО «Баланс» заключается в разработке и проведении
мероприятий по укреплению рыночных позиций, повышению
конкурентоспособности предприятия.
Сотрудниками коммерческой службы постоянно разрабатываются
рекламная политика, PR-акции для ООО «Баланс».
Функциональная подсистема управления персоналом ООО «Баланс»,
будучи главным элементом системы управления ООО «Баланс»,
разрабатывает и реализует кадровую политику, основой которой является
процесс кадрового обеспечения. Основными направлениям деятельности
подсистемы управления персоналом ООО «Баланс» являются управление
планированием персонала, управление найма, подбора и привлечения
персонала, управление трудовыми отношениями, управление условиями
труда, управление развитием и мотивацией персонала, развитием
организационной структуры управления.
Управление персоналом осуществляется HR-менеджером. HR-
менеджер ООО «Баланс» выполняет следующие функции:
- привлечение, отбор и наем персонала;
- подбор и расстановку персонала;
55
- профессиональную ориентацию и адаптацию персонала;
- мотивацию и стимулирование персонала;
- профессиональное обучение, продвижение по службе;
Основное условие функционирования ООО «Баланс» -
конкурентоспособный кадровый потенциал с высоким уровнем
профессионализма и компетентности, личностных качеств, работников с
мотивационным механизмом.
От слаженной работы подсистемы управления персоналом с другими
функциональными подсистемами ООО «Баланс», грамотной реализации
кадровой политики и процесса кадрового обеспечения зависит успешная
деятельность ООО «Баланс».
Функциональная подсистема управления финансами ООО «Баланс»
осуществляет работу по следующим направлениям: финансовое
планирование, оперативная финансовая работа, контрольно-аналитическая
работа.
В финансовой работе в ООО «Баланс» главную роль играет
финансовый менеджер как специалист в области финансов, который
осуществляет финансовый анализ деятельности, внедрение
управленческого обращения и на этом основании оптимизацию расходов
ООО «Баланс», разработку и реализацию стратегической финансовой
политики ООО «Баланс».
Также в структуре финансовой службы ООО «Баланс» присутствует
бухгалтер, который занимается ведением бухгалтерского учета, начислением
заработной платы, отпускных и больничных, сдачей отчетности в налоговую
службу.
Функциональная система управления запасами и производством
заключается в ведении учета управляющим производства ООО «Баланс» в
программе «1С Товар-Склад». Итак, подсистема управления запасами и
производством позволяет осуществлять своевременные поставки сырья и
56
материалов для выполнения заказов ООО «Баланс», а также планировать
закупки, контролировать поставки сырья и материалов.
Рассмотрим основные методы управления в системе управления ООО
«Баланс».
С целью управления качеством работы с клиентами м, применяется
такой социально-психологический метод, как «Метод Инкогнито».
Естественно генеральный директор еженедельно получает доклад
управляющего проивзодством относительно прецедентов, возникших в ходе
работы, а также проверяет книгу жалоб и предложений. Однако, не всегда
данный информационный отчет может быть полным. Поэтому генеральным
директором 1 раз в месяц проводится исследование по «методу Инкогнито».
В ООО «Баланс» приходит потенциальный заказчик, или несколько
заказчиков, незнакомые ни управляющему производством, ни
производственному персоналу, и проверяют качество обслуживания и
качество осуществленного заказа по заданным критериям, а также
провоцируют управляющего производством на конфликтную ситуацию с
целью выявить стрессоустойчивость сотрудников, а также умение
сглаживать конфликтные ситуации и действовать по принципу «Клиент
всегда прав». Данный метод управления позволяет совершенствовать
систему управления качеством, а также на основе результатов исследования
HR-менеджером разрабатываются материалы, предоставляемые
производственному персоналу для изучения с целью повышения качества
работы с клиентами.
Рассмотрим подробнее в чем заключаются социально-психологические
методы, применяемые в управлении ООО «Баланс»:
- Разработка программы профессионального и карьерного роста для
персонала с целью постоянного повышения квалификации работников;
- Сотрудники ООО «Баланс» знают о миссии предприятия, его целях,
задачах;
57
- Каждый работник может принимать решения в пределах своих
полномочий, однако, основные право принятия решения имеется только у
руководителя подразделения;
- Атмосфера в коллективе лояльная;
- Сотрудники получают поощрения за достижения в труде.
Кроме того, в ООО «Баланс» имеют признаки такие методы в системе
управления ООО «Баланс», которые можно увидеть в следующих действиях
руководителей функциональных подразделений:
- Руководство учитывает мнение коллектива;
- Существует слаженная система обратной связи между руководством и
подчиненными;
- Руководство чаще метод «пряника», чем «кнута»;
- Интересы подчиненных всегда учитываются руководством.
Одним из методов управления сотрудниками является склонение их к
добросовестному труду путем нематериальной мотивации. Сотрудники
получают новогодние подарки для детей в преддверии праздников,
оплачиваемые ООО «Баланс». Кроме того, все сотрудники при
необходимости могут обратиться за помощью по оплате проезда на работу в
случае, если проживают далеко от места работы. Также для сотрудников
ООО «Баланс» предлагает сотрудникам принять участие в ежегодном
конкурсе «Сотрудник Года» и получить абонемент на изучение иностранных
языков, а также курсы ПК. Таким образом, ООО «Баланс» старается
развивать потенциал своих сотрудников.
В целом стиль руководства ООО «Баланс» можно назвать
демократическим. Однако, руководством применяется очень строгий и
детальный контроль. Кроме того, в системе управления ООО «Баланс»
используется императивный метод.
Исходя из анализа методов управления ООО «Баланс» обобщим
основные инструменты, применяемые в системе управления ООО «Баланс»:
58
- Организационные цели всегда разъяснены и донесены до
сотрудников;
- Стереотипы организационного поведения также донесены до
сотрудников (полная информированность);
- Руководство доверяет персоналу, поэтому старается возлагать
обязанности по принятию решений на персонал, однако, тщательно
контролирует принятие решений;
- Происходит постоянное совершенствование структуры каналов
внутриорганизационного обмена информацией, с целью предотвращения
недостаточной информированности или утаивания;
- В случае необходимости руководство предприятия лояльно относится
к адаптации графика к потребностям ключевых сотрудников;
- Все новые сотрудники ООО «Баланс» обязаны пройти программу
стажировки, обучения.
Рассмотрим экономические методы управления ООО «Баланс».
К экономическим методам управления ООО «Баланс»следует отнести:
- руководство ООО «Баланс» справедливо оценивает вклад каждого
сотрудника в деятельность предприятия;
- производственный персонал получает материальное стимулирование
труда (все сотрудники получают бонусы за качество продукции и объем
выполнения плана);
- с целью минимизации вероятности ухода клиентов к конкурентам,
сотрудниками коммерческой службы активно проводятся мероприятия по
рекомендации товаров ООО «Баланс» клиентам, за что сотрудники получают
премии;
- чтобы минимизировать риск увеличения отходов применяется
система управления запасами – в случае, если какое-либо сырье (клей, пена и
т.д.) имеют срок годности, то используются первыми с целью
предотвращения порчи и высыхания. Таким образом, отсутствует
59
вероятность хаотичного выбора баллонов с краской, клеем, пеной и т.д., и
сырье используется исходя из их срока годности, чтобы минимизировать
риск незапланированных трат. Данный метод позволяет контролировать
себестоимость готовых изделий.
Итак, в ходе анализа было выявлено, что процесс управления ООО
«Баланс» можно разделить на два основных направления: управление
экономикой и управление сотрудниками. Эти методы в ООО «Баланс»
сложно разграничить, так как управление сотрудниками тесно связано с
экономической частью, ведь мотивационная составляющая построена именно
экономическом факторе (материальной мотивации труда).
Для минимизации негативного воздействия риска снижения
эффективности управления ООО «Баланс» необходимо разработать комплекс
мероприятий, который будет заключатся в:
- необходимо разработать слаженную систему коммуникации между
сотрудниками и руководством, которая будет заключаться не только в
разрешении принимать решения;
- в ООО «Баланс» наблюдается утечка ценных кадров по причине
отсутствия слаженного механизма функционирования предприятия, а также
развитой организационной культуры, в отличие от ситуации у организаций-
конкурентов;
- необходимо разработать систему обучения и информирования
сотрудников о новых тенденциях, чтобы сотрудники могли применять их в
своей деятельности на благо ООО «Баланс».
В целом, следует отметить, что торгово-производственное предприятие
ООО «Баланс» сохраняет рыночные позиции и стремиться вести успешную
деятельность по производству витрин и другого торгового оборудования, а
также расширять свое присутствие на рынке данной продукции.
60
Руководством ООО «Баланс» применяются экономический методы
управления и социально-психологические методы управления в системе
управления предприятием.
Нельзя не заметить, что из перечисленных ранее двух групп методов,
социально-психологические методы применяются менее эффективно, в
отличие от экономических методов. Благодаря применению социально-
психологических методов ООО «Баланс» может добиться повышения качетва
изготавливаемой продукции. А благодаря качеству у клиентов создается
отношение ООО «Баланс» и его продукции, данную организацию
рекомендуют или не рекомендуют знакомым и партнерам, а на основе
отзывов клиентов создается имидж ООО «Баланс». Добиться качества
продукции и работы с клиентами (заказчиками) нельзя только благодаря
разработке каких-либо предписаний по качеству работы с клиентами или
созданию стандарта качества продукции, оформленного в письменном
варианте, при этом сам персонал, как производственный, так и
управленческий должен осознавать важность своего вклада в развитие ООО
«Баланс». Для этого необходимо мотивировать сотрудников быть
заинтересованными в развитии организации, а не просто машинально
выполнять свои обязанности. Учитывая, что в ООО «Баланс» существует
система премирования работников, означает, что проблему в мотивации
сотрудников нужно искать в другом направлении.
Развитие системы управления сотрудниками ООО «Баланс»,
повышение мотивированности персонала, позволит руководству добиться
установленных целей, а сотрудники будут качественно выполнять свои
должностные обязанности и будут более заинтересованы в развитии
организации.
Выводы к главе 2
Основной проблемой организации является недостаточно эффективная
система управления, руководству необходимо обратить на это внимание, так
61
как от данного фактора напрямую зависят и остальные показатели
конкурентоспособности организации ООО «Баланс».
Ранее была проведена оценка эффективности деятельности ООО
«Баланс» путем проведения анализа основных технико-экономических
показателей деятельности торгово-производственного предприятия. целом
деятельность ООО «Баланс» является достаточно эффективной, однако,
наблюдается тенденция снижения объемов выручки от реализации готовой
продукции, что свидетельствует о снижении финансовых результатов
деятельности.
Систему управления ООО «Баланс» включает деятельность основных
функциональных подсистемы, деятельность которых сосредоточена на том,
чтобы сделать деятельность ООО «Баланс» более эффективной. Однако,
основной проблемой в деятельности предприятия является отток
высококвалифицированных работников в течении трех лет. Несмотря на
развитую систему материального стимулирования труда, в ООО «Баланс»
отсутствует эффективная система нематериального стимулирования труда, то
есть ООО «Баланс» недостаточно эффективно применяет социально-
психологические методы управления в системе управления предприятием. С
целью совершенствования системы управления и повышения эффективности
деятельности ООО «Баланс» далее будет разработан ряд мероприятий.