56
Продолжение таблицы 14
1
2
3
3
Пересмотрите
свой план дня
Оценивая степень важности и срочность задач, и
внесите коррективы.
4
Начинайте
работу с
выполнения
важнейших
задач дня,
До чтения газет и корреспонденции и по
возможности до начала рабочего дня коллег и
подчиненных, поскольку в течение дня вы будете
настолько заняты текущими делами и разными
отвлечениями, что вряд ли сможете уделить
достаточно времени важнейшим вопросам.
5
Согласовывайте
план дня, сроки
и приоритеты
с секретарем или коллегами, сделайте их своими
партнером в создании оптимальных условий для
работы.
Таблица 15
Правила основной части дня
39
№
п/п
Рекомендация
Описание
1
2
3
1
Не отвлекайтесь на
решение внезапно
возникших
неотложных проблем.
В каждой организации возникают
непредвиденные ситуации, однако отвлечение
на них приводит к тому, что на некоторое время
откладываются запланированные важные
задачи и как следствие — дополнительные
затраты времени и средств.
2
Избегайте
незапланированных
импульсивных
действий
Если вы во время работы вдруг захотели
сделать что-то другое, например, позвонить
кому-либо, подумайте, не помешает ли это
вашей текущей работе. Если же при
выполнении задачи у вас появилась интересная
идея или важная информация, то сделайте
краткую запись и обработайте ее позднее.
3
Делайте регулярно
(после часа работы)
короткие паузы (не
более 10 мин).
Рассматривайте паузы как подзарядку энергией
во время отдыха.
39
Журнал практической психологии и психоанализа [Электронный ресурс — дата обращения 23.03.2017].
URL: http://psyjournal.ru/
57
Продолжение таблицы 15
1
2
3
4
Объединяйте
небольшие
однородные задачи в
рабочие блоки.
Благодаря непрерывности процесса экономится
время.
5
Старайтесь начатое
дело доводить до
конца.
На отвлечение от основного дела тратится
немало времени, поскольку при возвращении к
нему приходится вновь повторять уже
проделанное однажды.
6
Используйте
незапланированные
промежутки времени
Для подготовительной, плановой или рутинной
деятельности
7
Работайте
антициклично
Выполняйте самые важные запланированные
задачи в течение более спокойного
дообеденного периода, т. е. до того, как
наступит пик активности у других сотрудников
и напряжение в работе достигнет апогея.
8
Зарезервируйте для
выполнения важных
дел
Один спокойный, или закрытый час, в течение
которого вам никто не может помешать.
9
Установите время для
себя (примерно час)
Занесите его в свой план дня и используйте для
важных, но несрочных дел, носящих
долговременный характер, например, для
повышения квалификации. Отгородите себя на
это время от внешнего мира.
10
Контролируйте время
и планы
Многократно перепроверяйте свои планы дня с
точки зрения их выполнения, установления
новых приоритетов и т. п.
Таблица 16
Правила завершения рабочего дня
40
№
п/п
Рекомендация
Описание
1
2
3
1
Контролируйте
результаты работы.
Сравнивайте намеченное в плане дня с реально
выполненным с учетом поставленных целей и
отклонений от них.
2
Составляйте план
на следующий день
Накануне вечером, пользуясь дневником
времени.
3
Отправляйтесь
домой с хорошим
настроением
Для формирования позитивного образа жизни
важно осознавать, какое качество и какую
ценность имеет каждый день.
Помимо предложенных выше мероприятий для устранения стрессов в
школе № 2, также могут проводиться тренинги и бизнес-игры на схожие
40
Журнал практической психологии и психоанализа [Электронный ресурс — дата обращения 23.03.2017].
URL: http://psyjournal.ru/
58
темы и с аналогичной направленностью. Для наилучшего эффекта
рекомендуется каждый месяц на протяжении всего учебного года проводить
хотя бы по одному тренингу и бизнес-игру.
Также, директору следует учитывать и прорабатывать регулярно с
каждым сотрудником школы № 2 следующие рекомендации:
1) Работоспособность каждого сотрудника находится в зависимости от
целого ряда факторов. В них можно выделить следующие
Закономерности:
- к фазам высшей активности примыкают двухчасовые паузы, во время
которых организм человека работает в «щадящем» режиме;
- пик работоспособности приходится на первую половину дня;
- после обеда, когда наступает известный спад продуктивности, нужно
использовать этот период для социальных контактов и рутинной
деятельности.
Рекомендуется также в соответствии с колебаниями работоспособности
чередовать напряженную, ответственную деятельность с менее важной и
ненапряженной.
41
2) Кроме того, следует учитывать естественные фазы биоритмов
организма. Учение о биоритмах основано на том, что физические,
психические и интеллектуальные состояния каждого человека подвержены
циклическим колебаниям, т. е. существуют регулярные фазы активности и
расслабления. В течение суток биоритмы каждые два часа (10-12 раз в день)
замедляются: организм периодически отдыхает. Период бездействия
(отдыха) — это смена рабочего режима, которая способствует нормальному
функционированию организма. Если этого не учитывать, то перегрузки
неизбежны.
42
41
Институт психотерапии и клинической психологии [Электронный ресурс — дата обращения 25.03.2017].
URL: http://www.psyinst.ru/
42
Институт эволюционной психологии и биохимии им. И.М. Сеченова официальный сайт [Электронный
ресурс — дата обращения 25.03.2017]. URL: http://www.iephb.ru/
59
3) Важным фактором успеха являются методы работы, которые
определяются в первую очередь свойствами характера человека, его
склонностями и привычками. Для того чтобы улучшить свои методы работы,
надо, во-первых, уяснить сильные и слабые стороны своих методов работы,
во-вторых, иметь стимул к упрочению сильных сторон и, в-третьих,
стремиться преодолеть собственные недостатки.
4) Одной из важнейших предпосылок успешной работы является
сосредоточение внимания на самом важном и существенном. Работу можно
значительно улучшить, если все свои задачи сначала ставить под вопросы,
которые помогут избежать ненужных дел в течение рабочего дня.
43
Для этого, прежде всего, следует задать себе следующие вопросы:
А) Зачем вообще это делать? Это поможет уяснить, что некоторые дела
в действительности не нужны или могут быть выполнены лишь в «общих
чертах».
Б) Почему именно я? Этот вопрос должен удержать от исполнения дел,
которые не выдерживают критического рассмотрения с точки зрения того,
нужно ли их делать самому. Доверяйте своим сотрудникам и в большей
степени используйте возможности делегирования. Вновь обдумайте
сложившееся к настоящему времени разграничение целей, обязанностей и
компетенции между вами и сотрудниками.
В) Почему именно теперь? Этот вопрос убережет вас от того, чтобы из-
за неверно выбранного срока исполнения дела не потерять слишком много
времени. Устанавливая сроки, старайтесь точно фиксировать их и
конкретизировать. Не устанавливайте сроков типа «завтра, после обеда, в
течение дня» и т. п. Далеко не все дела нужно обязательно делать, решать
или обсуждать «теперь» или «немедленно».
43
Консультативная психология и психотерапия [Электронный ресурс — дата обращения 25.03.2017]. URL:
http://psyjournals.ru/mpj/
60
Г) Почему в этой форме? Всегда подвергайте сомнению свои
привычные отшлифованные методы работы и находите новые, творческие и
рациональные способы исполнения своих дел.
В процессе индивидуальной работы с работниками директору
рекомендуется осуществлять некоторые функции контроля, которые
выполняют три основные задачи:
1) Осмысление физического состояния. Что достигнуто к моменту
осуществления контроля?
2) Сравнение запланированного с достигнутым. В какой степени
достигнута поставленная цель?
3) Корректировку установленных отклонений.
Время, продолжительность и регулярность контроля зависят от
исполняемых задач и поставленной цели. Он подразделяется на контроль
процесса и осуществляемой деятельности и контроль результатов (целевой
контроль).
Для осуществления контроля рекомендуется регулярно проверять свои
планы и организацию труда, постоянно задавать себе следующие вопросы:
1) Действительно ли я решаю необходимые задачи?
2) Подхожу ли я к предстоящей деятельности в соответствии с ее
приоритетностью?
3) Справляюсь ли я с запланированными задачами в установленное
время?
4) Перепоручаю ли я в достаточном объеме дела?
5) Объединяю ли я в единый блок небольшие дела?
6. Веду ли я борьбу с помехами и «поглотителями времени»?
44
Необходим также анализ деятельности и времени, который
предполагает сравнение фактического использования времени в течение дня
и недели с запланированным. Для этого выделяется определенный период
44
Вопросы психологии [Электронный ресурс — дата обращения 23.03.2017]. URL: http://www.voppsy.ru/
61
(день или неделя), фиксируются вся выполняемая в течение этого периода
работа и затраченное время.
Далее каждый вид деятельности анализируется с точки зрения
возможностей оптимизации трудового процесса в целях экономии времени:
1) Что произойдет, если отказаться от данной деятельности?
2) Что произойдет, если эту деятельность полностью или частично
делегировать?
3) Что произойдет, если эту деятельность осуществлять в течение более
короткого промежутка времени?
Если ничего не произойдет или последствия будут незначительными,
то эту деятельность можно исключить, делегировать или осуществлять в
более короткие сроки.
Затем нужно попытаться определить фактическую временную
нагрузку, а также сколько времени может быть сэкономлено, какие меры по
экономии времени необходимо предпринять, как можно использовать
сэкономленное время.
Контроль результатов труда с точки зрения достижения цели должен
производиться после выполнения задачи (конечный контроль), а при
реализации крупных проектов — на промежуточных стадиях
(промежуточный контроль). Необходимо осуществлять регулярный контроль
годовых, месячных, недельных и дневных планов, отвечая на вопросы:
1) Какие результаты были достигнуты?
2) Что осталось не сделанным и почему?
3) Где было потеряно время?
4) Какие можно сделать выводы для планирования следующего
периода?
45
Таким образом, рационализация личной работы каждого сотрудника
позволит повысить эффективность работы и создаст предпосылки для
45
Щербатых Ю. В. Стресс и счастье на одну букву: литературное издание / Ю.В. Щербатых. – Ростов-на-
Дону: Феникс, 2012. – 256 с.
62
успешной самореализации, как в личной жизни, так и в профессиональной
деятельности.
Далее рассмотрим второй уровень мероприятий, направленных на
улучшение психологического климата в педагогической среде - на уровне
организации. Для этого вновь обратимся к выявленным стрессогенным
факторам в школе № 2.
С целью повышения стрессоустойчивости сотрудников в работе
определены два основных направления:
- совершенствование системы материальной мотивации и
стимулирования труда работников. Следует особо отметить, что поскольку
школа № 2 является бюджетной организацией директору для реализации
данного пункта потребуется предоставить в муниципальные органы
подробную обоснованную смету затрат;
- совершенствование системы нематериальной мотивации и
стимулирования труда работников.
С целью совершенствования системы материальной мотивации и
стимулирования труда работников представляется целесообразным
проведение следующих мероприятий:
1) Совершенствование системы оплаты труда и премирования
работников. В школе № 2 целесообразно установить оплату труда по схеме:
оклад + показатели отчета ключевых показателей в работе + доплата за стаж
работы и квалификационный разряд.
Следует особо отметить то, что размер официального должностного
оклада должен превышать минимальный уровень, установленный Трудовым
кодексом РФ, ведь именно исходя из официальной части оплаты труда
рассчитываются все установленные законом социальные выплаты.
Что же касается системы премирования работников школы № 2 то из
множества вариантов предлагается придерживаться следующего:
- характеристики премирования обязаны соответствовать основным
задачам учреждения;
63
- количество характеристик и критериев премирования не должно быть
менее трех;
- особо пристальное внимание следует направить на расчет норматива
премирования в отдельности за исполнение рабочего процесса:
перевыполнение плана, подъем успеваемости; подъем посещаемости и т.д.;
- основным направлением в системе премирования следует сделать
вознаграждение за фактическое успешное выполнение поставленных задач
по итогам работы;
- начисление премии целесообразно проводить в зависимости от
достижения ключевых показателей работы, которые демонстрируют
отдельные сотрудники за выбранный временной период и по определенным
направлениям.
Порядок начисления премий в предложенной системе
предусматривает:
- причину (основание) для начисления премий (исходя из данных
бухгалтерской отчетности, оперативного учета, статистической отчетности);
- оценку выполненной работы;
- установление объема премий для трудящихся к заработной плате по
тарифным ставкам и отдельным расценкам и для глав, профессионалов,
служащих — к заработной плате по должностным окладам;
- порядок начисления премии следует пописать в трудовом договоре
или издать соответствующий приказ.
46
Представляется целесообразным в рамках совершенствования
социальной программы для сотрудников школе № 2 предусмотреть льготное
кредитование на покупку жилья и автомобиля. Для осуществления данного
мероприятия лучше всего подходит следующая схема:
- учреждение заключает договор с банком о начислении зарплаты
сотрудников на специальную зарплатную карту;
46
Аронсон Э. Общественное поведение. Введение в социальную психологию: учебное пособие / А. Эллиот –
М.: Прайм-Еврознак, 2012. – 416 с.
64
- банк, с которым заключен соответствующий договор предоставляет
для сотрудников учреждения кредиты и ипотечное кредитование по
специальной сниженной процентной ставки. По-другому данный вид
сотрудничества принято называть «зарплатный проект».
С целью совершенствования системы нематериальной мотивации и
стимулирования труда работников школе № 2 необходимо проведение
мероприятий по совершенствованию условий труда, улучшению морально-
психологического климата, разработке корпоративной культуры.
Мероприятия, которые можно разработать относительно чистоты в
рабочих помещениях достаточно элементарны и просты:
- разработать план обязательных генеральных уборок;
- ввести практику чек-листов (это бланк в котором прописываются
участки, подлежащие уборке помещений, каждый из пунктов подлежит
тщательному контролю со стороны соответствующего руководителя);
- если действующего технического персонала недостаточно для
качественной уборки всех помещений, то необходимо ввести практику
проведения ежемесячных субботников при участии учащихся колледжа и
всего персонала.
С целью совершенствования корпоративной культуры предлагаются
следующие мероприятия:
1) Создать кодекс корпоративного поведения. Основными задачами
этого кодекса будут являться: оформление и укрепление действующей
корпоративной культуры, фиксация единых корпоративных стандартов, а
также укрепление имиджа учреждения. Создание кодекса корпоративного
поведения предлагается начать с диагностики общего психологического
климата в учреждении. И на основании полученных результатов прописать
соответствующие правила и стандарты.
2) Регулярно работать над совершенствованием социально-
психологического климата в коллективе. В качестве предложения в данном
случае выступает периодическая организация корпоративных праздничных
65
дней для сотрудников. Основной целью организации подобных дней является
сплочение коллектива, путем раскрепощённого дружеского общения.
Поводами для корпоративных праздничных дней могут являться:
Новый год, 8-е марта, 23-е февраля, юбилеи сотрудников и многое другое.
3) Проводить постоянный мониторинг существующей корпоративной
культуры с целью выявления степени удовлетворенности ею сотрудников. В
качестве методики комплексного исследования предлагается периодически
проводить анкетирование всех сотрудников на соответствующую тему.
Анкетирование лучше всего проводить анонимно. Проводить анкетирование
рекомендуется не реже одного раза в год для того, чтобы была возможность
наблюдать за переменами, происходящими в коллективе и своевременно
предпринимать соответствующие меры по устранению возможных
недостатков.
47
Для претворения в жизнь вышеуказанных мероприятий следует
делегировать соответствующие обязанности менеджеру по персоналу. К
основным обязанностям менеджера по персоналу по данному направлению
деятельности можно отнести: выявление представлений сотрудников о целях
и задачах учреждения, их месте в деловой и публичной жизни, на базе чего
следует разрабатывать оптимальные варианты сплочения коллектива,
которые помогут достигнуть общей цели. Кроме того, менеджер по
персоналу обязан организовать и производить контроль над выполнением
запланированных корпоративных мероприятий.
Также, менеджеру по персоналу следует постоянно работать над
поддержанием благоприятной и сплоченной атмосферы в коллективе.
Рекомендуется в обязательном порядке поздравлять каждого
сотрудника с Днем рождения и другими памятными м значимыми событиями
в его жизни. Отличной практикой для осуществления этого процесса
47
Изотова Е.И. Психологическая служба в системе образования: учебное пособие / Е.И. Изотова – М.:
Академия, 2015. – 304 с.