42
2.1.2 Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание
Внедрение системы календарного планирования является сложным
процессом, который предусматривает создание команды проекта и выполнение
требований производителя для получения положительного результата.
Успешность внедрения системы календарного планирования MS Project
2016 во многом зависит от мероприятий по нейтрализации рисков проекта.
Среди основных рисков внедрения системы календарного планирования
MS Project 2016 следует выделить [12]:
- автоматизация бизнес-процессов календарного планирования, которые
ранее были не автоматизированы, а выполнялись в ручном режиме с помощью
табличного процессора MS Excel;
- необходимость обучения специалистов работы с системой календарного
планирования MS Project 2016;
- реинжиниринг бизнес-процессов по различным аспектам деятельности
предприятия;
- возможность непринятия программного продукта сотрудниками
предприятия, в том числе руководящим составом;
- увеличение трудоемкости решаемых задач сотрудниками во время
внедрения системы календарного планирования, поскольку кроме повседневно
решаемых задач им придется пройти обучение;
- необходимость подготовки специалистов IT-отдела, которые в
дальнейшем будут сопровождать систему.
Риски не формализации бизнес-процессов календарного планирования
можно нейтрализовать за счет постановки правильной постановки задач перед
командой внедрения проекта.
Кроме того каждая функция по календарному планированию должна
соответствовать бизнес-модели предприятия.
Для успешности реализации проекта внедрения MS Project 2016
необходимо определить функции автоматизации и пересмотреть структуру
управления предприятия.
43
Одним из важных этапов проекта внедрения системы календарного
планирования MS Project 2016 является ее интеграция с существующей
программной и технической архитектурой ООО «Проектная мастерская».
Внедрение автоматизированной системы календарного планирования
позволит ускорить процесс разработки проектов, поскольку большая часть
проектной документации будет храниться в базе данных системы календарного
планирования MS Project 2016. Это позволит повысить качество обработки
данных, снизить количество возникающих ошибок на этапах разработки проекта
и ускорить процесс получения сводного календарного плана.
При внедрении системы календарного планирования MS Project 2016
возможно непринятие ее сотрудниками ООО «Проектная мастерская». Для
нейтрализации этого риска рекомендуем пройти обучение на базе учебного
центра компании Microsoft с получением сертификатов.
Прохождение обучения сотрудниками по изучению возможностей
программы MS Project 2016 и получение сертификатов позволит снизить риски
увеличения нагрузки на сотрудников при внедрении и эксплуатации системы [16].
Достаточно много процесс внедрения системы зависит от подготовки
рабочей группы внедрения системы календарного планирования. Поскольку
процесс внедрения будет производиться специалистами IT-службы ООО
«Проектная мастерская».
Для снижения рисков не выполнения сроков реализации проекта внедрения
рекомендуем IT-специалистам ООО «Проектная мастерская» пройти обучение по
администрированию программы MS Project 2016 с получением соответствующих
сертификатов.
2.1.3 Организационно-правовые и программно-аппаратные средства
обеспечения информационной безопасности и защиты информации
С целью обеспечения информационной безопасности рекомендуем
использовать многопользовательский режим работы с системой календарного
планирования MS Project 2016 с выделением соответствующих типов
пользователей.
44
В процессе совместной работы с системой календарного планирования MS
Project 2016 рекомендуем выделить руководителя проекта, руководителя
ресурсов, участников групп, обозревателя портфеля и администратора системы
календарного планирования.
Руководитель проекта будет контролировать выполнение проектов в
разрезе объектов строительства, отвечать за координацию действий с
руководителями структурных подразделений в области выполнения сроков
реализации проектов.
К основным задачам руководителя проекта по использованию системы
календарного планирования MS Project 2016 будут относиться:
- разработка и публикация календарного плана выполнения проекта
строительства;
- внесение корректировок в календарный план строительства в
соответствии с рабочими и объектными графиками;
- назначение задач руководителям подразделений;
- контроль процесса выполнения проекта строительства с обновлением
задач в зависимости от внесенных изменений в рабочие и объектные графики
выполнения строительных работ;
- назначение целевых и фактических сроков реализации проектов
строительства.
Руководитель ресурсов ООО «Проектная мастерская» будет
контролировать процесс нагрузки на ресурсы совместно с руководителем
проектов и руководителями структурных подразделений.
Руководитель ресурсов будет выполнять системе календарного
планирования MS Project 2016 следующие задачи:
- просматривать рабочую нагрузку и доступность ресурсов во время
реализации проектов строительства;
- определять рабочую нагрузку на материальные и трудовые ресурсы по
мере их использования;
- формировать графики нагрузки на оборудование и трудовые ресурсы;
- создавать документооборот по календарному планированию;
- осуществлять поиск дополнительных ресурсов для реализации проекта.
45
Участники групп – это мастера участков ООО «Проектная мастерская»,
выполняющие разработку рабочих графиков. К основным задачам участников
групп по использованию системы календарного планирования MS Project будут
относиться [6]:
- контроль выполнения задач по реализации проекта строительства в срок с
учетом текущих приказов и распоряжений от руководителя проекта и
руководителя ресурсов;
- формирование рабочих графиков с отражением затраченного времени на
выполнение задач;
- добавление новых задач во время реализации проекта строительства;
- формирование отчета о текущем выполнении проекта по возведению
объекта строительства;
- активное участие в совместной разработке календарных графиков с
другими участниками группы.
Для участников групп будет создана возможность просмотра назначенных
задач и формирования отчетов.
Обозреватель портфелей – это пользователь, который имеет право
просматривать текущие реализуемые проекты строительства для получения
общего представления. В качестве обозревателя портфелей может выступать
генподрядчик ООО «Проектная мастерская», выполняющий просмотр отчетов по
проектам.
Администратор системы календарного планирования MS Project будет
выполнять настройку конфигурации системы, взаимодействовать со всеми
пользователями, а также обеспечивать защиту [10].
К основным модулям средства календарного планирования MS Project
относятся:
- модуль «Файл» для выполнения операций с файлами;
- модуль «Задача» для работы с задачами проекта;
- модуль «Ресурс» для совершения операций с ресурсами;
- модуль «Проект» для настройки проекта и получения о нем информации;
- модуль «Отчеты» для генерации различных отчетов;
- модуль «Вид» для управления видом проекта;
46
- модуль «Команда» для организации командной работы с проектом;
- модуль «Формат» для настройки текста и макета проекта.
Схема разграничения прав пользователей к системе календарного
планирования MS Project приведена в табл. 2.1.
Таблица 2.1
Схема разграничения прав пользователей к системе календарного планирования
MS Project
Группы
пользователе
й
Руководител
ь проекта
Руководител
ь ресурсов
Участник
и групп
Обозревател
ь портфеля
Администрато
р системы
Модуль
«Файл»
Полный
Полный
Полный
Чтение
Полный
Модуль
«Задача»
Полный
Полный
Полный
Чтение
Полный
Модуль
«Ресурс»
Полный
Полный
Чтение
Чтение
Полный
Модуль
«Проект»
Полный
Чтение
Чтение
Чтение
Полный
Модуль
«Отчеты»
Полный
Полный
Чтение
Полный
Полный
Модуль
«Вид»
Полный
Полный
Полный
Чтение
Полный
Модуль
«Команда»
Полный
Чтение
Полный
Чтение
Полный
Модуль
«Формат»
Полный
Полный
Полный
Чтение
Полный
Как видно из табл. 2.1 полный доступ к системе календарного
планирования MS Project будут иметь руководитель проекта и администратор
системы. Обозревателю портфеля будет предоставлен только полный доступ к
модулю «Отчеты».
Руководителю ресурсов будет ограничен доступ к модулям «Проект» и
«Команда», а участникам групп к модулям «Ресурсы», «Проект» и «Отчеты».
47
2.2 ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАДАЧИ
2.2.1 Информационная модель и ее описание
Информационная модель системы календарного планирования MS Project
2016 приведена на рис.2.1.
Руководитель
проекта
Администратор
Пользователи
Система
календарного
планирования
Управление
пользовате-
лями
Т* «MSP_Projects»
Т* «MSP_Projects»
Проект
Т «MSP_Duration_Fields»
Т «MSP_Availability»
Т* «MSP_Assignments»
Т «MSP_Projects»
Т* «MSP_Assignment_Baselines»
Базовый план
Отчеты
Т «MSP_Calendars»
Т «MSP_Calendar_Data»
Диаграмма Ганта
Рис. 2.1. Информационная модель системы календарного планирования MS
Project 2016
Как видно из рис. 2.1 в системе календарного планирования будет
предусмотрен многопользовательский режим. Руководитель проекта будет иметь
доступ к базе данных для создания проекта и его сопровождения. Администратор,
используя базу данных будет выполнять управление пользователями.
Пользователи могут разработать в программе базовый план, сформировать отчеты
и диаграмму Ганта.
48
2.2.2 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной
информации
Приведем характеристику нормативно-справочной, входной и оперативной
информации. Окно для получения сведений о задаче в системе календарного
планирования MS Project 2016 приведено на рис. 2.2.
Рис. 2.2. Окно для получения сведений о задаче в системе календарного
планирования MS Project 2016
Как видно из рис. 2.2, в окне «Сведения о задаче» выделены такие вкладки
как «Общие», «Предшественники», «Ресурсы», «Дополнительно», «Заметки»,
«Настраиваемые поля». Каждая из перечисленных вкладок позволяет настроить
задачи и установить для них ресурсы. В поле «Название задачи» вводится её
название, а также указывается процент завершения задачи. Планирование задач в
программе MS Project можно выполнять вручную или автоматически с указанием
даты начала и окончания задачи, а также установлением ее длительности и
приоритета.
Окно для получения сведений о проекте в системе календарного
планирования MS Project 2016 приведено на рис. 2.3.
49
Рис. 2.3. Окно для получения сведений о проекте в системе календарного
планирования MS Project 2016
Как видно из рис. 2.3, при указании сведений о проекте указываются, дата
начала проекта, текущая дата, выбирается тип рабочего календаря, а также
устанавливается дата отчета. После выбора всех настроек для подтверждения
действия необходимо нажать на кнопку «OK», а для отмены действия на кнопку
«Отмена».
Окно назначения ресурсов в системе календарного планирования MS
Project 2016 приведено на рис. 2.4.
Рис. 2.4. Окно назначения ресурсов в системе календарного планирования MS
Project 2016
Как видно из рис. 2.4, для назначения ресурса необходимо указать его имя,
выбрать единицы измерения, а также установить затраты. При назначении
50
ресурсов можно использовать такие функции, как «Удалить», «Заменить»,
«Выбрать ресурс из графика ресурсов», «Закрыть» и «Справка».
При настройке календаря у пользователя существует возможность
назначения задач на текущую неделю, месяц, а также на год. Также при настройке
календаря можно установить рабочие и нерабочие дни, которые в дальнейшем
будут учитываться в проекте.
Окно настройки рабочего календаря в системе календарного планирования
MS Project 2016 приведено на рис. 2.5.
Рис. 2.5. Окно настройки рабочего календаря в системе календарного
планирования MS Project 2016
Окно выбора шаблона построения отчета в системе календарного
планирования MS Project 2016 приведено на рис. 2.6.
51
Рис. 2.6. Окно выбора шаблона построения отчета в системе календарного
планирования MS Project 2016
Как видно из рис. 2.6, в программе MS Project 2016 существует
возможность получения:
- отчетов о базовых затратах;
- отчетов о базовых трудозатратах;
- отчета о бюджетной стоимости;
- отчета о бюджетных трудозатратах;
- отчета о движении денежных средств;
- отчета о доступности ресурсов по трудоемкости;
- отчета об оставшихся трудовых затратах;
- повременного отчета об освоенном объёме;
- сводных отчетов о затратах ресурсов и трудозатратах ресурсов.
Перечисленные шаблоны экспортируются в программу MS Excel в
табличном виде. Также существует возможность получения шаблона в
графическом виде, для этого используются пользовательские настройки. Кроме
получения отчетов в программе MS Project 2016 можно построить сводки по
задачам, ресурсам, назначениям, а также анализировать использование ресурсов.