21
оритетов с последующим выравниванием ресурсов
Использование общего пула ресурсов и консолидированный анализ
группы проектов позволяют осуществить оптимизацию плана проекта в рамках
всей организации
Расчет критического пути в группе проектов
Представление "проблемных задач" с помощью графических индика-
торов
Поля с формулами вычислений, определяемыми пользователями
Указание приблизительного периода выполнения задач с последующим
уточнением
Мощные встроенные средства анализа текущего состояния проекта и
тенденций его развития
Автоматизированные средства подготовки отчетов и возможность за-
поминать текущее состояние проекта для дальнейшего анализа
Возможность использовать в качестве задач внешние проекты позволя-
ет структуризацию, распределение ответственности за составные части круп-
ных проектов и анализ по группам независимых проектов, использующих об-
щие ресурсы
Создание шаблонов проектов
Возможность добавления макросов и VBA-программ, идеальная среда
для разработки пользовательских систем планирования, календарного планиро-
вания и управления.
Для автоматизации бухгалтерского учета используется система Парус,
включающая модули:
Бухгалтерский учет;
Расчет заработной платы;
Управление финансами;
Управление персоналом и штатное расписание.
Система "Парус-Предприятие 7" представляет собой набор модулей, каж-
22
дый из которых предназначен для автоматизации одного из основных видов де-
ятельности предприятия и может работать как в автономном режиме, так и
совместно с другими модулями комплекса, образуя единое информационно-
управленческое пространство масштаба предприятия. Подобный подход позво-
ляет начинать с минимальных комплектаций, добавляя отдельные компоненты
Системы по мере надобности и оптимально по финансовым возможностям.
Единая база данных "ПАРУС-Предприятие 7" может быть как однополь-
зовательской так и многопользовательской системой, т.е. системой, обеспечи-
вающей совместную работу большого числа пользователей в вычислительной
сети. Каждый из них может воспользоваться любой информацией, к которой он
имеет право доступа для выполнения своих служебных обязанностей, вне зави-
симости от того, где, кем и когда эта информация была введена в Систему. Это
обеспечивается хранением всей введенной информации в единой базе данных,
которая располагается на специально выделенном сервере.
В основу политики ПАРУСа заложена идеология предоставления пользо-
вателям готовых решений. Это означает, что ПАРУС постоянно ведет работы
по созданию специализированных отраслевых решений, которые должны упро-
стить настройку и ввод системы в эксплуатацию. При этом не исключаются
возможности индивидуальной адаптации системы на каждом предприятии с
помощью средств гибкой настройки.
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости
автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существу-
ющих бизнес процессов
В ООО «My-shop» можно выделить следующие основные бизнес-
процессы:
1. производство СПС ООО « My -shop», которое в свою очередь
включает бизнес-процессы:
программирование платформы СПС ООО «My-shop»;
23
отслеживание изменений в законодательстве РФ и прочих докумен-
тах;
добавление документов в информационные банки СПС ООО «My-
shop».
2. обеспечение технической поддержки РИЦ:
обеспечение ежедневного доступа к обновленным информацион-
ным банкам;
обеспечение обновленным программным обеспечением.
3. развитие и техническая поддержка онлайн -системы ООО « My -
shop» (на сайте компании);
4. управление развитием Сети Консультант Плюс:
проведение аудита деятельности РИЦ;
сертификация РИЦ;
выработка регламентов работы РИЦ.
5. планирование и поведение маркетинговых акций и мероприятий;
6. обучение пользователей работе с СПС ООО «My-shop»;
7. производство информационных и рекламных материалов, а также
сувенирной продукции;
8. хранение информационных и рекламных материалов , сувенирной
продукции:
приемка товарно-материальных ценностей (ТМЦ) от поставщика;
хранение ТМЦ на складе;
отгрузка ТМЦ.
Обследование предприятия показало, что склад интернет-магазина авто-
матизирован недостаточно: основные операции складского учета осуществля-
ются вручную [8 c. 57]..
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее опи-
сание
Склад ООО «My-shop» является важным компонентом для организации
24
бесперебойной деятельности предприятия. На складе хранятся товары товар-
ных групп, перечисленных в таблице 5. В основном это полиграфическая про-
дукция (информационные, рекламные материалы), компакт-диски и сувенирная
продукция. В ООО «My-shop» маркетинговая составляющая является стратеги-
чески важным моментом, следовательно, четкая организация работы склада
очень важна для функционирования предприятия.
Особенностями склада ООО «My-shop» являются:
специфика полиграфической продукции: в одной паллете могут
быть десятки тысяч экземпляров, а отгружаться продукция может как упаков-
ками, так и поштучно (поэтому учет осуществляется в двух единицах измере-
ния);
в случае нарушения упаковки часть товара может прийти в
негодность (подмокнуть, помяться и т.п.);
необходимость управления остатками товара, т.к. часть товара мо-
жет относительно быстро устаревать, после чего этот товар уже может никогда
быть не востребован.
Таблица 5
Группы товаров, хранящихся на складе
Наименование груп-
пы/сегмента
Формальные признаки/свойства
Особенности
«Периодические издания»
-периодическое издание;
- крупный тираж
1) Весь или большая часть тиража распределена под
клиентов согласно предварительным заказам.
2) Старые номера достаточно быстро теряют актуальность
после выхода новых, что позволяет оперативно ликвидиро-
вать остатки.
«Постоянно поддерживае-
мые»
- рекламные и маркетинговые мате-
риалы;
- входят в прейскурант;
- постоянно поддерживаются на
складе.
1) Материал постоянно поддерживается на складе.
2) Материал в общем случае не имеет «срока годности». По-
теря актуальности определяется либо директивно (не склад-
ской службой), либо случается в связи с падением спроса со
стороны.
«Проекты»
Выпуск связан с определённым
календарным событием
Подгруппа 1
1) Весь или большая часть тиража распределена под клиен-
тов согласно предварительным заказам.
2) Остаток материала оперативно распродаётся.
3) Материал практически теряет актуальность, после
наступления даты, к которой он выпущен.
Выпуск связан с какой-либо програм-
мой
1) Некоторая часть тиража распределена под клиентов со-
гласно предварительным заказам.
2) Остаток материала может распродаваться.
3) Материал может не терять актуальность достаточно
длительное время (более полугода).
«Производство»
- комплектующие для производства
(дистрибутивов).
Материал постоянно поддерживается на складе, объём
складского запаса в общем случае зависит от производ-
ственного плана
«Случайные
/тестовые»
Разовые закупки по заявкам, пробные
закупки
1) Материал появляется на складе эпизодически, в неболь-
шом количестве.
2) период хранения чаще всего небольшой.
3) случаи «зависания» материала на складе на длительное
время служат признаком потери актуальности.
«Обеспечение офиса»
- закупаются регулярно мелкоопто-
выми партиями
- расходуются небольшими партиями
Материал постоянно поддерживается на складе
Материал не имеет срока годности
Отгружается небольшими партиями
Случаи «зависания» материала на складе на длительное
время служат признаком потери актуальности.
26
номенклатура продукции относительно часто меняется (например,
товар, приуроченный к какой-либо акции КЦ, заказывается единожды; к сле-
дующей акции будет заказываться другой товар);
склад осуществляет отгрузку партий товара только в КЦ, а отправку
товара непосредственно в РИЦ осуществляет отдел сбыта КЦ;
на склад поступает продукция от десятков поставщиков, причем пе-
речень поставщиков не является стабильным.
Модель функционирования склада (рисунок 5) показывает, что на склад
поступают товарно-материальные ценности (ТМЦ) от поставщиков, и результа-
том деятельности склада является отгрузка ТМЦ клиентам компании[14 c. 67]..
Рисунок 5. Контекстная диаграмма модели деятельности «как есть»
Основные исполнители рабочего процесса – сотрудники склада. Все
бизнес-процессы на складе выполняются в соответствии с регламентом работы
склада.
Декомпозиция модели (рисунок 6) характеризует основные бизнес-
процессы склада:
приемку товара;
учет товаров на складе;
27
хранение товара;
комплектацию и отгрузку;
управление складскими остатками.
Рисунок 6. Декомпозиция контекстной диаграммы
На рисунке 6 видно, что приемку товара на складе курирует отдел снаб-
жения, т.к. этот отдел размещал заказ поставщику на изготовление и поставку
товара. Комплектация и отгрузка товара со склада осуществляется под руко-
водством отдела сбыта, т.к. этот отдел собирает заявки отделов, и распределяет
между ними товары. Также отдел сбыта участвует в бизнес-процессе
«Управление остатками». Бухгалтерию интересует приемка и отгрузка товара
со склада с позиции ведения бухгалтерского учета[13 c. 117]..
Приемка товара на склад происходит следующим образом (рисунок 7):
1) При поступлении машины с грузом, кладовщик проверяет товарно-
транспортные накладные или прочие документы. Если документы оформлены в
соответствии с требованиями ООО « My - shop », то принимается решение о
начале разгрузки товара. В Журнале приемки грузов делается запись о прибы-
тии машины, содержащая данные: дата, время прибытия машины, поставщик,
наименование товара, номер накладной , фамилия кладовщика и менеджера ,
28
присутствовавшего при разгрузке, комментарий.
Рисунок 7. Декомпозиция бизнес-процесса «Приемка»
2) После окончания разгрузки осуществляется сверка наименований
фактически доставленного товара с накладной, приемка по количеству и
проверка целостности упаковки товара. Если имеются расхождения в количе-
стве или нарушения целостности упаковки, то это фиксируется в Акте приемки
товара, а повреждения фотографируются. Поврежденные упаковки передаются
в сектор приемки по качеству, где происходит отбраковка испорченного товара
и составляется Акт о несоответствии[7 c. 109]..
3) Поступивший товар отправляется в зону хранения на складе, но до
приемки по качеству хранится изолированно.
4) Приемка по качеству происходит следующим образом (рисунок 8).
Контролеры качества планируют выборку товара для проведения приемки по
качеству . При этом используются стандарты, технические условия и т. п .
нормативные документы. Особые указания по проверке по качеству поступают
по электронной почте от отдела снабжения . По подготовленному плану
выборки , товар отбирается со склада и доставляется в сектор приемки по
качеству , где происходит его проверка на соответствие критериям качества.
29
Если результаты проверки не удовлетворительны, то осуществляется повторная
выборка и проверка по качеству в присутствии представителей поставщика. По
результатам проверки составляется акт, в котором фиксируются отклонения по
качеству. Если проверка даст удовлетворительные результаты, товар считается
прошедшим приемку по качеству, и возвращается на склад[15 c. 97]..
Рисунок 8. Бизнес-процесс «Приемка по качеству»
5) На поступившую партию , прошедшую приемку по количеству и
качеству, оформляется приходная накладная, содержащая следующие данные:
номер накладной, дату приемки, номенклатурный номер, наименование, коли-
чество, учетную цену, сумму. Копия этой накладной передается в бухгалтерию
для бухгалтерского учета ТМЦ . В карточку учета материала заносится
информация о поступлении товара: наименование товара, поставщик, дата по-
ставки, количество мест (паллет), количество в одном месте (паллете), учетная
цена, сумма.
Бизнес-процесс хранения товара включает следующие действия (рисунок 9):
1) Товар хранится на складе, пока не поступит заявка на его отгрузку.
Периодически возникает необходимость перемещения товара внутри склада .
Такие перемещения выполняются грузчиками по заданию кладовщиков.
30
Рисунок 9. Декомпозиция бизнес-процесса «Хранение»
2) На складе регулярно происходит инвентаризация, т . е . проверка
соответствия фактического наличия числящихся на балансе организации
ценностей, их сохранности и правильности хранения. Инвентаризация бывает
плановая и неплановая. Во время инвентаризации пересчитывается фактиче-
ское количество товаров на складе и сверяется с учетными данными по базе
данных бухгалтерии[10 c. 57]..
3) По запросу подразделений, за ними резервируется определенное
количество товара, имеющегося на складе.
Рисунок 10. Декомпозиция бизнес-процесса «Комплектация и
отгрузка»