31
Бизнес-процесс «Комплектация и отгрузка» (рисунок 10) характеризуется
следующими положениями:
1) Заказы от РИЦ поступают в отдел сбыта КЦ, который , в свою
очередь, формирует заявку на выдачу ТМЦ со склада . Заявка передается на
склад. Для отгрузки в РИЦ в соответствии с заявкой комплектуется отгрузочная
партия на паллетах . Оформляется накладная на внутреннее перемещение ,
содержащая следующие данные: номер накладной, дату составления докумен-
та, номер заявки и номер РИЦ, а также город отправки заказа, номенклатурный
номер товара, наименование , количество , количество мест , учетную цену ,
сумму. В карточку учета товара заносится информация об отгрузке.
2) Заказы от отделов КЦ тоже поступают через отдел сбыта компании.
Оформляется накладная на внутреннее перемещение, аналогично отгрузке в
РИЦ, но в этой накладной вместо номера РИЦ и города доставки стоит прочерк
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
В работе кладовщиков очень много рутинной работы по оформлению
складских документов.
Складской учет в ООО « My -shop» характеризуется большим объемом
оперативной информации : в среднем 5 раз в день поступает товар от
поставщиков, 10 раз в день отгружается. Это отражено ниже в таблице 6.
Таблица 5
Оценка трудозатрат на обработку информации
Наименование
операции
Периодичность
Количество
строк в до-
кументе
Количество
операций в
год
Объем
работы в
год
(строк)
Норма выра-
ботки
(опер/в
час.)
Трудозатраты
в год (час)
Приходная накладная
5 раз в день
5
1250
6250
4
312,5
Журнал ожидаемых поста-
вок
5 раз в день
1
1250
1250
10
125
Журнал приемки грузов
5 раз в день
1
1250
1250
25
50
Комплектация партии то-
вара
10 раз в день
20
2500
2500
1
2500
Журнал заявок
10 раз в день
1
2500
2500
10
125
Накладная на
перемещение
10 раз в день
20
2500
50000
4
625
Карточка учета
материалов
200 раз в день
1
5000
5000
20
250
Отчет об остатках
1 раз в неделю
1500
52
78000
0,25
208
Корректировка учетных
данных по результатам
инвентаризации
1-2 раза в месяц
10
24
240
1
240
Отчет о приемке по каче-
ству
5 раз в день
5
1250
6250
1
1250
ИТОГО
5685,5
33
При учете используется значительное количество документов,
подготавливаемых вручную (рисунок 11).
Рисунок 11. Схема документооборота складских документов
Операции, совершаемые работника склада , довольно утомительны для
самих работников , за счет большого объема обрабатываемой информации.
Данный аспект не может не сказаться на производительности труда работника:
работа замедляется, возникают ошибки в оформлении документов. На проверку
информации тратится достаточно большой объем времени. При подборе товара
для отгрузки могут возникать ошибки, пересортица . Часть товара может
«потеряться» на складе, из-за чего он впоследствии потеряет актуальность и
будет утилизирован. За счет этих факторов возможность получить оперативную
и достоверную информацию снижается[17 c. 67]..
34
Итак, недостатками существующей системы являются:
1) многократное дублирование одной и той же информации в различ-
ных документах;
2) низкая оперативность при комплектации партии отгрузки, т.к. под-
бор подходящих партий товара для отгрузки осуществляется вручную;
3) неизбежные ошибки при комплектации заказов и «потеря» товара
на складе, в результате чего этот товар теряет актуальность;
4) большие затраты времени на составление отчетов;
5) высокая трудоемкость обработки информации;
6) неполное и неэффективное использование технических средств ,
имеющихся в наличии.
Чтобы устранить перечисленные недостатки , необходимо
автоматизировать складской учет, что позволит надежно хранить, обрабатывать
информацию и при этом резко снизить трудоемкость и повысить достоверность
и оперативность получения результатной информации.
Автоматизация склада является одной из важных задач на предприятии.
Автоматизация склада обеспечивает:
повышение качества данных;
повышение прозрачности склада;
сокращение операционных затрат.
Потребность в информации, создание «прозрачного» склада - первейшая
задача автоматизации складского хозяйства предприятия. Информация о реаль-
ном количестве товаров на складе, которую может предоставить складская си-
стема, критически важна при планировании закупок и при распределении това-
ров по заказам . Развернутая аналитика по товару позволит в любой момент
получить нужную информацию и избавиться от потерь и рисков, вызванных ее
отсутствием[9 c. 67]..
35
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
В ООО «My-shop» функционирует политика безопасности.
В компании действуют следующие нормативно -правовые документы в
области защиты информации и информационной безопасности (ИБ):
Положение о конфиденциальной информации;
Положение об использовании программного обеспечения;
Положение об использовании электронной почты;
Положение об использовании сети Интернет;
Положение об использовании мобильных устройств и носителей
информации;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Приказ о введении политики информационной безопасности;
Приказ о введении Правил внутреннего трудового распорядка;
Приказ о введении внутриобъектового пропускного режима.
За исполнение этих нормативно- правовых документов отвечают
начальник службы безопасности и начальник отдела системного администри-
рования.
В трудовых договорах сотрудников предприятия есть пункт,
посвященный неразглашению конфиденциальной информации в течение срока
действия договора, а также трех лет после его прекращения. Сотрудники обяза-
ны выполнять все относящиеся к ним требования приказов , инструкций и
положений по обеспечению сохранности коммерческой тайны и иной конфи-
денциальной информации Работодателя, соблюдению внутриобъектового и
пропускного режимов.
При использовании сотрудниками электронной почты запрещено:
1) использовать электронную почту в личных целях;
2) передавать электронные сообщения, содержащие:
конфиденциальную информацию;
36
информацию, составляющую коммерческую тайну, за исключением
случаев, когда это входит в служебные обязанности отправителя;
информацию , защищенную авторскими или другим правами, без
разрешения владельца;
информацию, файлы или ПО, способные нарушить или ограничить
функциональность программных и аппаратных средств корпоративной сети.
3) переходить по ссылкам и открывать вложенные файлы входящих
электронных сообщений, полученных от неизвестных отправителей;
4) по собственной инициативе осуществлять рассылку (в том числе и
массовую) электронных сообщений (если рассылка не связана с выполнением
служебных обязанностей);
5) публиковать свой электронный адрес, либо электронный адрес дру-
гих работников организации на общедоступных Интернет-ресурсах (форумы ,
конференции и т.п.);
6) предоставлять работникам организации (за исключением админи-
страторов ИС) и третьим лицам доступ к своему электронному почтовому ящи-
ку;
7) шифровать электронные сообщения без предварительного
согласования с администраторами ИС[11 c. 67]..
При использовании сети Интернет запрещено:
1) использовать предоставленный Организацией доступ в сеть Интер-
нет в личных целях;
2) использовать специализированные аппаратные и программные
средства, позволяющие получить несанкционированный доступ к сети
Интернет;
3) совершать любые действия, направленные на нарушение нормаль-
ного функционирования элементов ИС Организации;
4) публиковать, загружать и распространять материалы содержащие:
конфиденциальную информацию;
37
информацию, составляющую коммерческую тайну, за исключением
случаев, когда это входит в служебные обязанности.
5) информацию, полностью или частично, защищенную авторскими
или другим правами, без разрешения владельца;
6) вредоносное ПО, предназначенное для нарушения , уничтожения
либо ограничения функциональности аппаратных и программных средств , а
также серийные номера к коммерческому ПО и ПО для их генерации, пароли и
прочие средства для получения несанкционированного доступа к платным
Интернет-ресурсам, а также ссылки на вышеуказанную информацию;
7) фальсифицировать свой IP -адрес, а также прочую служебную
информацию.
На программном уровне предпринимается управление доступом на
основе ролей в службе каталогов Microsoft Active Directory, а также при
доступе к СУБД . Эта же служба осуществляет управление паролями
пользователей: у каждого пароля есть срок действия, по истечении которого
пользователь вынужден задать другой пароль; система не позволяет ввести
слишком короткий или слишком простой пароль . Таким образом достигается
защита от несанкционированного доступа к системе.
Для защиты ЛВС и компьютеров от внешних угроз используется пакет
Kaspersky Enterprise Space Security Kaspersky Business Space Security защищает
файловые серверы, рабочие станции, ноутбуки и смартфоны, обеспечивая без-
опасность вашей корпоративной сети в любой момент времени.
Сегодня все чаще и чаще сотрудникам приходится работать удаленно от
офиса, в результате чего возникает необходимость использовать различные
операционные системы и приложения. Это ставит под угрозу безопасность
корпоративной сети, что, свою очередь, делает очень важной надежную защиту
рабочих станций, файловых и почтовых серверов.
Kaspersky Enterprise Space Security представляет собой защиту мирового
класса от вредоносных программ. Это экономичная и эффективная защита фай-
ловых и почтовых серверов, рабочих станций, ноутбуков и смартфонов корпо-
38
ративной сети. Новейшие технологии позволяют надежно сохранять данные и
при этом делать их полностью доступными для пользователей в пределах всей
корпоративной сети[14 c. 67]..
Функции:
• Антивирусная защита критически важных узлов сети: рабочих станций,
ноутбуков, файло- вых и почтовых серверов, а также смартфонов
• Оптимальное использование ресурсов компьютера благодаря новому
антивирусному ядру
• Расширенная проактивная защита рабочих станций и файловых
серверов от новых вредо- носных программ
• Проверка электронной почты и интернет-трафика «на лету»
• Персональный сетевой экран: защита при работе в сетях любого типа,
включая Wi-Fi
• Локальная защита от нежелательных писем и фишинга
• Предотвращение кражи данных при потере смартфона
• Защита файловых серверов под управлением Windows, Linux и Novell
NetWare
• Полноценная защита терминальных серверов и кластеров серверов
• Распределение нагрузки между процессорами сервера
• Защита почтовых серверов Sendmail, Qmail, Postfix и Exim
• Обработка сообщений, баз данных и других объектов на серверах Lotus
Notes/Domino
• Проверка всех сообщений на сервере Microsoft Exchange, в том числе в
общих папках
• Предотвращение массовых рассылок и эпидемий вредоносных про-
грамм
• Полноценная поддержка 64-битных платформ Администрирование •
Централизованная установка, управление и обновление
• Масштабируемость
• Актуальная централизованная информация о статусе антивирусной за-
39
щиты сети (dashboards)
• Контроль использования сотрудниками внешних устройств
• Специальная политика безопасности для мобильных пользователей •
Поддержка технологий контроля доступа к сети (Cisco® NAC и Microsoft®
NAP)
• Развитая система отчетов о состоянии системы защиты сети.
1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
При существующей технологии работы для решения задач кладовщики
используют программы MS Excel и MS Word. Шаблоны основных документов
созданные в этих программах, кладовщики либо заполняют вручную, либо пол-
ностью оформляют документ на компьютере и распечатывают . Исходные
данные для этих документов подготавливаются вручную. Понятно , что при
таком подходе имеющиеся ЭВМ используются неэффективно.
На рынке программных средств в настоящее время имеется множество
программ для автоматизации складского учета. Рассмотрим продукты "Су-
перСклад", Фолио WinСклад, Парус.
Простая программа СуперСклад позволяет вести полноценный учет това-
ров и денег от киоска до крупной оптовой базы. Товары можно учитывать на
100 различных складах, вести взаиморасчеты с неогранниченным количеством
покупателей и поставщиков, выводить на печать все необходимые первичные
документы (накладная ТОРГ -12, счет-фактура, накладная Т-1 и другие стан-
дартные формы). Кроме того имеется встроенный генератор первичных
документов, который позволяет подготовленным пользователям создавать свои
формы первичных документов.
Основные функции программы.
Учет наличия и движения товаров. Оформление и печать первичных
складских документов для приема и отпуска товаров.
Учет наличия и движения денежных средств в наличной и безналичной
40
форме. Оформление и печать кассовых документов.
Формирование и печать отчетов о движении товаров в количественном и
суммовом выражении, отчетов о взаимодействии с поставщиками и
покупателями, отчетов о движении и наличии денежных средств.
Экспорт отчетов в "MS Excel " и "OpenOffice. Calc " для дальнейшего
анализа.
Формирование, печать и графическое представление аналитических отче-
тов по динамике и структуре продаж.
Ведение до 100 складов в единой базе данных с возможностью внутрен-
него перемещения товаров между складами.
Разграничение доступа пользователей к различной информации, для каж-
дого пользователя можно установить к каким отчетам и документам он имеет
доступ.
Настройка печатного вида первичных документов при помощи встроен-
ного генератора первичных документов.
Фиксация и ведение протокола действий пользователей, всегда известно,
кто и когда произвел последнее изменение товарного или денежного докумен-
та.
ФОЛИО -WinСклад – это складская программа, способная
автоматизировать складской учет. Основополагающие моменты складских
программ ФОЛИО WinСклад. Версия 4
Автоматизация складского учета от рабочего места продавца до
директора;
Хранение истории оплаты каждого товара от момента прихода на склад
до продажи;
Учет партий товаров , сроков годности. Мгновенное получение любой
информации о продажах, прибыли и задолженностях по каждому товару,
поставщику, дилеру;
Передача и прием данных с удаленных складов; Передача бухгалтерских
операций в программы ФОЛИО, 1С, Турбо-Бухгалтер, Инфин, Инфо-Бухгалтер,