41
Инотек-Бухгалтер, Парус
Реализованы функции:
Приход, расход и оплата товаров
Оформление и печать первичных складских и платежных документов.
Резервирование и возврат товаров
Формирование накладных "сборки", включающих как операции расхода,
так и прихода в одной накладной.
Позволяет, например, в производстве описать создание новых товаров из
комплектующих.
Счета-фактуры, книга покупок и книга продаж
Использование готовых комплектов товаров при вводе. 6-ти уровневые
классификаторы товаров.
Просмотр взаимосвязей платежных и складских документов. Частичная
оплата счетов и накладных.
Учет оплаты за неизвестные товары.
Расчет цены с учетом накладных расходов пропорционально сумме, весу,
количеству и фасовке товара, в валюте и рублях.
Любое число дополнительных отпускных цен товара, во взаимосвязи с
организациями и контрактами
Переоценка товаров и автоматический перерасчет учетных цен (FIFO,
LIFO, средняя), инвентаризация.
Ведение учета в любых валютах, автоматический пересчет из валютной
цены в рублевую.
Большой набор прайс-листов и ценников.
Контроль, управление и анализ
Любая информация о наличии и движении товаров в количественном ,
рублевом и валютном выражении, карточки складского учета.
Контроль задолженности организаций в количественном и суммовом
выражении.
Анализ движения товаров по организациям, контрактам, группам товаров,
42
возвратам, оплате, наличным и безналичным расчетам и др. признакам.
Отчеты о взаимодействии с реализаторами, поставщиками и покупателя-
ми.
Возможность составления отчетов из выбираемых пользователем пара-
метров.
Графическое представление любого отчета, реестра и таблицы програм-
мы.
Обмен данными с удаленными складами с помощью дискеты и по модему
.
Передача бухгалтерских операций в бухгалтерские программы ФОЛИО,
1С, Турбо-Бухгалтер, Инфин, Инфо-Бухгалтер, Парус
Полная перенастройка визуальных и печатных форм во всех стандартных
отчетах и экранах.
Автоматическое сохранение установок. 4-х уровневая система разграни-
чения доступа к складской информации от продавца до директора.
Передача данных в MS Excel.
«Реализация и склад» системы ПАРУС-Предприятие 7:
Торгово-складская часть комплекса представляет собой систему для ав-
томатизации торговой деятельности. Здесь управление торговлей рассматрива-
ется как самостоятельный вид деятельности, выведенный за рамки бухгалтерии.
Торговая часть комплекса представляет собой отдельный полноценный про-
граммный продукт, отвечающий требованиям менеджеров и ориентированный
на них и других работников торговли. В ней можно учитывать и контролиро-
вать не только движение товаров, но и состояние финансов, и взаиморасчеты с
автоматическим контролем лимита кредитования.
Единая база данных «ПАРУС-Предприятие 7» может быть как одно-
пользовательской так и многопользовательской системой, т.е. системой, обес-
печивающей совместную работу большого числа пользователей в вычисли-
тельной сети. Каждый из них может воспользоваться любой информацией, к
которой он имеет право доступа для выполнения своих служебных
43
обязанностей, вне зависимости от того, где, кем и когда эта информация была
введена в Систему. Это обеспечивается хранением всей введенной информации
в единой базе данных , которая располагается на специально выделенном
сервере[12 c. 67]..
Система «ПАРУС-Предприятие 7» построена по принципу интеграции с
широкоиспользуемыми, стандартными программными продуктами, например,
Microsoft Excel. Подобная практика эффективна по следующим причинам:
Многофункциональность (которую практически невозможно повторить в
собственной разработке ) и постоянное развитие подобных программных
продуктов значительно расширяют возможности Системы.
Сотрудники предприятия , где внедряется Система , часто уже имеют
навыки работы со "стандартными" программами. Если это не так, то обучиться
достаточно легко, ведь программы изначально ориентированы на массовое
применение.
Отсутствие проблем при передаче подготовленных материалов в элек-
тронном виде (в виде файлов самых разнообразных форматов).
Программы Microsoft Word и Microsoft Excel широко известны среди
пользователей персональных компьютеров. Фактически они стали
международными стандартами текстового процессора и электронных таблиц.
Разработчики ПАРУСа всемерно интегрируют Систему с Microsoft Office (в ко-
торый входят Word и Excel). А потому, когда вы будете печатать
подготовленные в Системе документы, строить графики по отчетам, проводить
массовый ввод информации через электронные таблицы, то сможете в полной
мере использовать разнообразные возможности этих программ.
Таблица 6
Сравнение программных продуктов
Характеристика программы
СуперСклад 8
ФОЛИО
WinСклад
Парус
Учет основных складских опе-
раций: приход, разгрузка, воз-
врат, резервирование, внутрен-
Да
Да
Да
44
Характеристика программы
СуперСклад 8
ФОЛИО
WinСклад
Парус
нее перемещение,
инвентаризация
Справочник номенклатуры с
группировкой
Нет
Да
Нет
Подготовка отчета о состоянии
склада
Да
Да
Да
Управление остатками товаров
Нет
Нет
Нет
Совместимость с модулем Бух-
галтерия программы Парус
Нет
Да
Да
Обмен данными с программами
отдела снабжения и сбыта
Нет
Нет
Нет
Выводы:
1) Функционал рассмотренных систем не полностью соответствует
потребностям предприятия. С одной стороны, в этих программных средствах
предложены функции, которые будут не востребованы ООО « My-shop», что
усложнит работу пользователей с системой. С другой стороны, ни одна из
программ не поддерживает функцию управления остатками товаров, и только
программа Фолио WinСклад из рассмотренных поддерживает группировку но-
менклатуры.
2) Ни одна из рассмотренных систем не обеспечит обмен данными с
информационными системами бухгалтерии, отдела сбыта и отдела снабжения
ООО «My-shop».
Проектируемая система будет полностью поддерживать специфику
складского учета ООО «My-shop»:
проектируемая система обеспечит функции приемки товара , ком-
плектации заказа, отгрузки товара, управления остатками, подготовки отчетов;
проектируемая система обеспечит взаимодействие с информацион-
ными системами отделов сбыта, снабжения и бухгалтерии;
карточки учета товаров будут вестись автоматически.
1.3.2 Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи
Понятие стратегии автоматизации включает в себя ряд принципов, кото-
рые используются при автоматизации предприятия. В ее состав входят следу-
45
ющие компоненты:
· цели: области деятельности предприятия и последовательность, в кото-
рой они будут автоматизированы
· способ автоматизации: по участкам , направлениям, комплексная
автоматизация, хаотичная.
· долгосрочная техническая политика - комплекс внутренних стандартов,
поддерживаемых на предприятии
· ограничения: финансовые, временные и т.д.
· процедура управления изменениями плана.
Автоматизация является одним из способов достижения стратегических
бизнес-целей, а не процессом, развивающиймя по своим внутренним законам.
Во главе стратегии автоматизации должна лежать стратегия бизнеса предприя-
тия: миссия предприятия, направления и модель бизнеса. Таким образом, стра-
тегия автоматизации представляет собой план, согласованный по срокам и це-
лям со стратегией организации.
Стратегия автоматизации в первую очередь должна соответствовать
приоритетам и стратегии (задачам) бизнеса . Компания , приняв решение о
внедрении системы автоматизации , должна выбрать стратегию из нижепере-
численных вариантов[22 c. 116].:
Хаотичная автоматизации - предполагает установку частей ИС по мере
возможностей. Представляет собой заплатку. Является наиболее плохим вари-
антом с точки зрения долгосрочного эффекта . Полное отсутствие
стратегического плана развития ИС . Потребность во внедрение чаще всего
определяется сиюминутными задачами.
Автоматизация по участкам - это процесс автоматизации отдельных про-
изводственных или управленческих подразделений объединенных по функцио-
нальному признаку. Внедрение характеризуется большой трудоемкостью для
эффективной реализации стратегии обязательно наличие стратегических и
оперативных планов. Данный подход выбирается: когда инвестиционные ре-
сурсы недостаточны для полной автоматизации предприятия, когда автомати-
46
зация участка позволяет достичь существенного эффекта.
Автоматизации по направлениям - автоматизация отдельных групп, биз-
нес-процессов (направлений), таких как производство, сбыт управления финан-
сами.
1)предполагается, меняем объект, меняем предметную область
2)выбор системы сильно зависит от вида услуг и состава затрат
3) внедряем систему, мы получаем “конструктор” автоматизированных
рабочих мест.
Стратегии автоматизации комплексная - это распространение систем ав-
томатизации на все функциональные направления деятельности компании за
счет проведения системной интеграции (объединения) ИС при внедрении.
Полная автоматизация подразделяется на:
1)автоматизация с внутренней интеграции - использования в качестве
единого информационного хранилища одной СУБД (клиент -> сервер -> ядро->
СУБД)
2)автоматизация с внешней интеграцией - использования внешних ин-
формационных сущностей (либо файлы) либо использования внутренних
протоколов при взаимодействии отдельных модулей[21 c. 67]..
Хаотичная стратегия не подходит, так как предполагаем использование
информационной системы в долгосрочной перспективе и предполагаем
расширение и добавление функционала системы. Комплексная автоматизация
предполагает полную автоматизацию всех функциональных направлений дея-
тельности компании, а также требует больших временных и финансовых за-
трат, которые не может позволить компания. Автоматизация по участкам пред-
полагает, автоматизацию отдельных отделов компании, что наиболее подходит
для конкретного случая.
В нашем случае для предприятия подходит стратегия автоматизации «по
участкам», т .к. автоматизируется отдельное подразделение (участок ) – склад
ООО «My-shop».
47
1.3.3 Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации
задачи
Рассмотрим основные возможные варианты приобретения информацион-
ной системы для автоматизации складского учета в ООО «My-shop»:
1) Покупка готового решения. Преимущества данного варианта в том, что
готовое решение уже отлажено, содержит минимум ошибок , и потребуется
меньше времени на внедрение системы . Однако среди рассмотренных
программ автоматизации складского учета не обнаружено решения, полностью
подходящего под функциональные требования к системе.
2) Разработка системы на заказ. Этот вариант приобретения ИС позволит
получить систему, полностью подходящую под требования заказчика. Но при
этом появляются дополнительные риски : сроки разработки системы могут
оказаться большими, стоимость высокой; в программе могут оказаться скрытые
дефекты, которые могут обнаружиться уже после внедрения системы. Кроме
того , этот вариант приобретения системы связан с передачей компании -
разработчику конфиденциальных сведений, что крайне нежелательно для ООО
«My-shop».
3) Покупка и доработка. Данный вариант позволит доработать готовое
решение до соответствия перечню функциональных требований, выдвинутых к
системе. Данное решение сочетает преимущества и недостатки вариантов «По-
купка готового решения» и «Разработка на заказ». Однако, доработка системы,
разработанной другой компанией, может быть сопряжена со значительными
трудностями, связанными с отсутствием или неполнотой технической докумен-
тации и сложностями во взаимодействии с разработчиками системы-прототипа.
Кроме того , при таком способе приобретения ИС могут появиться дополни-
тельные риски: возможна несовместимость различных компонентов системы,
скрытые дефекты программного обеспечения[20 c. 235]..
4) Собственная разработка. Этот вариант позволит получить систему,
полностью удовлетворяющую нуждам предприятия. ООО «My-shop» имеет вы-
48
сокопрофессиональное IT-подразделение, которое могло бы в короткие сроки
выполнить автоматизацию складского учета. Преимущества данного варианта –
последующая модернизация системы; существенно уменьшается риск получить
решение, не соответствующее потребностям компании; полная совместимость
всех компонентов системы; полная интеграция с имеющимися ИС собственной
разработки; конфиденциальная информация не проникнет за пределы компа-
нии.
Таким образом , для ООО «My- shop » наилучшим решением является
разработка ИС собственными силами.
1.4 Обоснование проектных решений
1.4.1 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению
Информационное обеспечение - совокупность единой системы классифи-
кации и кодирования информации, унифицированных систем документации ,
схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также
методология построения баз данных.
1) Входные и выходные документы. Входными документами системы
является приходная накладная и накладная на внутреннее перемещение.
Выходными документами являются: журнал прихода, журнал отгрузок,
отчет по качеству, отчет по остаткам, отчет по инвентаризации, отчет «Резервы
отделов КЦ».
За основу форм документов берутся бланки , используемые на
предприятии . Их необходимо проанализировать , оценить полноту
содержащейся в них информации, и использовать при проектировании систе-
мы.
2) Экранные формы
Для построения диалога с пользователем возможны следующие способы:
диалог типа «Вопрос-ответ»; диалог типа «Меню», диалог на основе экранных
форм, диалог на основе командного языка.
Результатная информация должна отображаться на экранных формах в
49
соответствии с формой выходного документа, т .е . на основе использования
комбинированной формы с трехзонным расположением реквизитов и
многострочной содержательной частью.
Условно -постоянная информация будет храниться в справочниках . В
системе потребуются следующие справочники:
Справочник «Единицы измерения»;
Справочник «Категории товаров»;
Справочник «Группы товаров»;
Справочник «Номенклатура»;
Справочник «Поставщики»;
Справочник «Клиенты»;
Справочник «Должности»;
Справочник «Сотрудники»;
Справочник «Отделы»;
Справочник «Дефекты»;
Справочник «Перечни дефектов».
Формы для ввода справочников должны позволять просматривать ,
добавлять, редактировать, удалять записи. При проектировании макетов форм
ввода справочников применим анкетную форму расположения реквизитов,
удобную для ввода и актуализации справочников.
Для ввода первичной информации понадобятся следующие формы:
Приходная накладная;
Накладная на внутреннее перемещение;
Приемка по количеству;
Приемка по качеству;
Инвентаризация;
Управление резервом.
Формы «Приходная накладная», «Накладная на внутреннее перемещение
», «Приемка по количеству», « Приемка по качеству», «Инвентаризация»
50
представляют собой экранные формы анкетного типа и обеспечивают ввод
данных согласно реквизитам документов.
Для формы «Управление резервом» необходимо использовать диалог ти-
па «меню», в котором пользователь определяет, каким будет его следующий
шаг . В этой форме необходимо предусмотреть возможность выбора товара,
имеющегося на складе[17 c. 67]..
Экранные формы должны проектироваться с учетом требований
унификации:
все экранные формы пользовательского интерфейса должны быть выпол-
нены в едином графическом дизайне, с одинаковым расположением основных
элементов управления и навигации;
для обозначения сходных операций должны использоваться сходные гра-
фические значки, кнопки и другие управляющие (навигационные) элементы.
Термины, используемые для обозначения типовых операций (добавление ин-
формационной сущности, редактирование поля данных), а также последова-
тельности действий пользователя при их выполнении, должны быть унифици-
рованы;
внешнее поведение сходных элементов интерфейса (реакция на
наведение указателя «мыши», переключение фокуса, нажатие кнопки) должны
реализовываться одинаково для однотипных элементов.
3) Система классификации и кодирования. В системе необходимо учесть
принятую на предприятии систему кодирования документов , а именно:
документы одного типа нумеруются последовательно с начала года. Система
кодирования артикулов товара также используется существующая на предприя-
тии, т. к . она достаточна, привычна , и используется не только в
автоматизируемом подразделении, но и в других отделах предприятия.
Необходимо разработать локальную систему классификации и
кодирования для следующих объектов учета:
персонала;