Рис.1.17. Системы управления документами от Documentum и FileNet [40]
Корпоративная система управления документами позволяет решить следующие
задачи [31]:
управление документами и бизнес-процессами (в том числе через
корпоративный портал);
управление документацией по обеспечению качества и безопасности
продукции, процессов и методов производства и эксплуатации;
управление коллективной работой;
управление архивным хранением электронных документов;
управление содержанием веб-сайтов;
управление метаданными.
Наиболее важной отличительной особенностью корпоративной системы
управления данными является обеспечение универсальной, повсеместно доступной
среды для работы и хранения всех типов документов в масштабе всей организации в
целом.
Известным основным игроком на этом рынке является компания Lotus,
основным продуктом которой является Lotus Domino.Doc, которая построена на
идеальном основании – архитектуре для передачи сообщений и совместной работы
Lotus Domino и Notes (рисунок 1.11).
Рисунок 1.18. Корпоративная система Lotus Notes от компании Lotus[37]
Повсеместно доступная среда для работы и хранения всех типов документов в
масштабе всей организации в целом реализована посредством создания портала
управления документами.
Недостатками данного решения являются:
функциональная замкнутость системы – достаточно затруднено
взаимодействие с другими приложениями;
репликация в сочетании с общей требовательностью к ресурсам;
отсутствие ряда функциональностей, являющихся стандартом для
современных систем управления базами данных (СУБД): отсутствие
поддержки транзакций (согласованные изменения нескольких таблиц
выполняемые как единое целое) и как результат проблематичность поддержки
целостности больших баз данных; отсутствие контроля ссылочной целостности
при связывании документов; индексирование записей не происходит при
помещении ее в базу;
наличие большого клиент-серверного трафика.
На сегодняшний день, не смотря на недостатки данного подхода, корпоративные
системы управления электронными документами пользуются большим спросом на
рынке систем электронного документооборота благодаря широкому спектру
предоставляемых услуг по управлению документами предприятия с обеспечением
высокого уровня их безопасности.
Системы управления содержимым или контентом обеспечивают процесс
отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня
разделов документов и их объектов для их последующего повторного использования и
компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в
меньших объектах облегчает процесс обмена информацией между приложениями.
В общем случае, CMS делятся на следующие типы:
– Enterprise Content Management System (ECMS);
Web Content Management System (WCMS).
Enterprise Content Management (ECM) или управление информационным и
ресурсами предприятия – это набор технологий, инструментов и методов,
используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации
всем потребителям внутри организации.
Концепция ECM привлекательна тем, что позволяет быстро осуществить сшивку
разрозненных информационных систем и связать их на уровне потоков информации,
поэтому вместе со средствами автоматизации бизнес-процессов активно используются
и системы управления документами, а также другие компоненты общего ECM-
решения, представленные на рисунке 1.19.
Рисунок 1.19 – Структура систем ECM
Основными компонентами ECM-решения являются:
управление электронными документами (Integrated Document Management
(IDM)) – базовый компонент, на основе которого и появилось ECM. IDM-
решение обеспечивает хранение документов и метаданных («карточек
документа»), версионность, разграничение доступа и ведение истории работы
с документами;
управление информацией на web-сайтах (Web Content Management (WCM)) –
осуществляет распределение обязанностей по созданию содержания между
сотрудниками и предоставляет возможность его публикации;
управление записями (Records Management (RM)) – осуществляет поддержку
полного жизненного цикла документа;
управление бизнес-процессами и управление потоками работ (Business Process
Management (BMP), workflow) – технологии, которые выступают связующим
звеном между миром ECM и миром транзакционных систем, так как без
интеграции с бизнес-процессами ECM представляет собой простое хранилище
информации;
совместная работа (Collaboration) – в отличие от средств управления потоками
работ, ориентированных на поддержку формализованных бизнес-процессов,
средства организации совместной работы позволяют наладить взаимодействия
в случаях, не поддающихся строгой формализации;
управление знаниями (Knowledge Management) – предоставляет возможность
автоматической категоризации информации по содержанию документов и
осуществлению поиска по нему;
управление цифровыми активами (Digital Asset Management) – инструмент для
работы с мультимедиа.
Ведущие вендоры на рынке ECM-систем и их продукты представлены в таблице
1.6.
Таблица 1.6
Ведущие вендоры на рынке ECM-систем [38]
Наименование компании
Наименование продукта
EMC
EMC Documentum
IBM
FileNet Platform, DB2 Content Manager
Microsoft
Microsoft Office SharePoint Server
OpenText
LiveLink ECM Suite
Oracle
Universal Content Management (UCM)
Все большее распространение и развитие получают системы класса ECM с
открытым исходным кодом и доступные для пользователей бесплатно, такие как
Alfresco, Xinco, OpenCMS и другие.
Недостатки ECM [39]:
хранение и управление большим количеством документов – высокая
вероятность потери или порчи данных при возникновении ошибки по вине
пользователя;
ограниченные возможности при разработке шаблонов документов;
ограничение поисковой оптимизации веб-страниц и сложность их
оптимизации;
длительная обработка пользовательских запросов;
дороговизна разработки системы.
Именно данный подход получил наибольшее распространение и пользуется
большой популярностью. Достаточно большое количество корпоративных систем
было разработано с использованием принципов данного подхода и ему пророчат
достаточно перспективное будущее.
Системы управления информацией, называемые также порталами,
обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet,
intranet и extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания
информационных порталов.
Современные корпоративные порталы позволяют создавать виртуаль ные
рабочие пространства для отдельных проектов или подразделений организации. В
таком рабочем пространстве может использоваться групповой календарь, файловое
хранилище с контролем версий и многие другие инструменты для осуществле ния
совместной работы (рисунок 1.20).
Рисунок 1.20 – Схема взаимодействия основных компонентов корпоративного
портала
Корпоративный портал является удобным и относительно экономичным
инструментом решения проблем доступа к информационным ресурсам в
территориально распределенной компании.
Внедрение на предприятии корпоративного портала как единой
информационно-справочной системы позволяет осуществить:
централизация ключевых ресурсов и приложений;
возможность совместной работы с документами, контроль версий
документов;
отслеживание финальной версии документа;
возможность интеграции с другими существующими информационными
системами;
четкое разграничение прав доступа;
поиск необходимых документов, оперативное обновление и информирование;
индивидуальная настройка интерфейса для каждого сотрудника.
Основные недостатки данного подхода:
возможность наиболее эффективного использования только в небольших и
средних организациях;
поиск документов из других систем ограничен;
неспособность корректно создавать и поддерживать таксономию;
использование аналитических отчетов на базовом уровне;
несовершенство работы с шаблонами.
Главными лидерами на рынке корпоративных порталов являются Microsoft и их
продукт Microsoft SharePoint, TeamWox как инструмент для управления бизнес-
процессами предприятия, 1С-Битрикс и другие. Данный подход получил достаточно
широкое распространение и на многих отечественных предприятиях системы выше
указанных производителей внедрены и успешно используются для управления
документооборотом.
Системы управления образами преобразуют информацию с бумажных
носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после
чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме [35].
Преимущества данного подхода:
легкий доступ к документам на общедоступных серверах организации;
долговременное хранение документов в электронном виде наиболее
эффективно, чем в бумажном виде;
сокращение финансовых затрат на хранение необходимой информации и
уменьшение занимаемой ею пространства;
предоставление возможности автоматической обработки корпоративных
данных.
В рамках данной технологии выделяют два основных направления:
– Metadata Document Imaging System (MDIS);
– Database Document Imaging System (DDIS).
Сравнительная характеристика данных двух направлений с точки зрения
используемых знаний, используемых для осуществления хранения и управления
корпоративной информацией, представлена в таблице 5.
В DDIS управление корпоративными данными неразрывно связано с
поддержкой баз данных, в которых и хранится вся информация. Нарушение качества
хранящихся образов документов происходит постепенно, поэтому очень важным
является наличие специалиста с достаточно обширными знаниями о базах данных для
успешного решения возможных проблем.
Как решение проблем DDIS, были разработаны MDIS, поддержка которых
может быть осуществлена любым IT-специалистом с базовыми компьютерными
знаниями. В данном подходе, сами документы являются базой данных, так как
содержат в себе метаданные, которые представляют собой краткое описание о
корпоративном документе или информации.
Таблица 1.7
Сравнительная характеристика MDIS и DDIS
MDIS
DDIS
Базовые компьютерные знания
Расширенные знания баз данных
Общие навыки характерные для
любого IT-специалиста
Расширенные знания об корпоративных
сетях
Специализированные навыки работы
Главное преимущество подхода состоит в том, что документы более стабильны,
чем базы данных, и управлять ими намного легче и дешевле, а поиск требуемых
документов может быть осуществлен намного быстрее за счет использования
механизма индексированного поиска, использующий в качестве источника данных
хранящиеся метаданные.
Системы управления потоками работ (Workflow) обеспечивают автоматическую
маршрутизацию работ любого типа, в рамках структурированных и
неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения бизнес-
процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в
организации [36].
Следует отличать Workflow от других технологий, таких как, корпоративные
системы управления документами и Groupware технологии. Так, корпоративная
система управления документами подразумевает управление только документами, а
это не все процессы предприятия. В системе Workflow документ является лишь одним
из объектов в процессе. Под Groupware понимают системы организации групповой
работы. Это более широкое понятие и они включают Workflow как составную часть.
Наиболее популярными системами Workflow являются Optima-Workflow
российской компании Optima, Staffware 97 от Staffware Pic. из Великобритании,
WorkRoute и Инталев: Бизнес-процессы от российских производителей.
Основными преимуществами рассматриваемого подхода являются:
удобный интерфейс;
полноценный web-доступ;
быстрая автоматизация бизнес-процессов;
оптимальное решение для распределенной среды.
Однако в концепции данного подхода можно выделить и следующие недостатки:
более высокая стоимость по сравнению с другими системами УЭД;
зависимость от рабочей платформы и необходимость постоянной
программной поддержки системы.
В результате, были рассмотрены основные подходы и технологии к управлению
корпоративной информацией, их недостатки и преимущества, актуальность и
востребованность на рынке систем управления корпоративным документооборотом на
сегодняшний день.
Сегодня ведущими направлениями управления корпоративной информацие й
являются ECM и WorkFlow-системы. В связи с этим актуальным является вопрос о
проведении сравнительного анализа данных двух направлений с оценкой преимуществ
и недостатков каждого.
Анализ различных источников показывает, что выбор системы электронного
документооборота в современных компаниях рассматривается в различных вариантах:
коробочная версия, индивидуально разработанная система или комбинированная, т.е.
система, основанная на базе платформы.
Из вышеуказанного можно сделать вывод, что существует много систем
электронного документооборота и выбрать систему дело не из легких. Чтобы это
сделать мы должны выбрать наиболее распространенные системы из всего списка и
провести их анализ.
Для совершенствования системы документооборота выберем самые
распространенные продукты российских и зарубежных компаний, рассмотренные в
первой главе и выделим критерии, по которым будем проводить отбор системы для
организации.
Критерии оценки:
1. Простота использования и создания электронных документов (Дружественность
пользовательского интерфейса).
2. Оперативность (возможность быстро создавать нужный документ с нуля).
3. Цена (тыс. руб.).
4. Масштабируемость (возможность расширения: от кафедры к деканату и далее).
5. Работа с популярными форматами документов.
6. Работа с различными ОС.
7. Архитектура (клиент-сервер, файл-сервер, тонкий клиент)
Таблица 1.8
Критерии оценки систем электронного документооборота
Критери
и
Продукт
ы
Дружест
венность
пользова
тельског
о
интерфей
са
Операти
вность
(возможн
ость
быстро
создават
ь
нужный
документ
с нуля)
Цена
(тыс.
руб.)
Масштаб
ируемост
ь
(возможн
ость
расшире
ния)
Работа с
популярн
ыми
формата
ми
документ
ов
Работа с
различны
ми ОС
Архитект
ура
Евфрат
7,3
pdf,
doc(x)
Windows
Клиент-
сервер
Логика
СЭД
индивид
уально
pdf,
doc(x),
xls(x)
Windows
/Linux/Su
n
Клиент-
сервер
Гран-док
-
-
6
-
doc, pdf
Windows
Тонкий
клиент
Company
Media
6
pdf,
doc(x)
IOS,
Android,
Windows
Mobile,
Web,
Windows
/Linux/M
acOS
Клиент-
сервер
LanDocs
7,6
pdf, doc
Windows
Клиент-
сервер
Золушка
-
-
-
doc
Windows
-
Оптима
Workflo
w
75
-
doc
Windows,
Web, IOS
Клиент-
сервер
Дело
8
doc
Windows,
Web,
IOS,
Android
Клиент-
сервер
1С:Доку
ментообо
рот
18
jpg, pdf,
tif,
doc(x),
rtf, html,
txt, odt
Windows,
Web
Все
Documen
tum
5
pdf, doc
Windows
Клиент-
сервер
Domino.
Doc
-
-
4
doc
Windows,
Mac OS
Клиент-
сервер