54
отсутствие единой информационной системы и отлаженного
документооборота.
После характеристики информационного обеспечения и объекта
исследования можно сделать вывод о необходимости совершенствования
системы, так как эффективное ИО поможет улучшить не только качество
информации, ее передачи, хранения и обработки, но и повысит
производительность, улучшит контроль и поможет принимать правильные
управленческие решения.
55
ГЛАВА 3 РАЗРАБОТКА СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ИТ-
ИНФРАСТРУКТУРЫ ООО «ЕНИСЕЙСНАБ»
3.1 Обоснование решений по оптимизации работы предприятия
В своем развитии производственное предприятие ООО «Енисейснаб»
столкнулось с рядом серьезных проблем:
старые методы автоматизации и управления дают все больше сбоев;
устаревшие программные продукты не позволяют выполнять задачи
постоянно развивающегося предприятия;
АРМ обеспечены не все сотрудники;
существующая ИС не достаточно эффективна и не позволяет
решать поставленные задачи;
отсутствует локальная сеть и системы электронного
документооборота;
согласование решений занимает все больше времени, а данные для
принятия решений либо отсутствует, либо предоставляются не вовремя.
В связи с этим возникает необходимость внедрения информационной
системы, которая позволит повысить управляемость, что обеспечит увеличение
экономической эффективности и качественное улучшение всей деятельности
компании.
Информационная система производственному предприятию, как и
любому другому, нужна для автоматизации большинства видов деятельности.
Причем автоматизация выполняется не просто ради автоматизации, а с учетом
затрат на нее и должна давать реальный эффект в результатах финансово-
хозяйственной деятельности организации. Информационная система
внедряется не только для достижения немедленных экономических выгод, но и
для обеспечения необходимых организационно-управленческих условий для
выживания и развития предприятия.
После исследования бизнес-процессов компании, была выявлена
необходимость внедрения автоматизированной информационной системы
56
(АИС), которая бы отвечала за процессы взаимодействия отделов, а также
позволила наладить электронный документооборот.
Конкурентоспособность и устойчивость предприятия на рынке
заключается в быстром реагировании на изменение окружающей среды, в том
числе и покупательского спроса при обеспечении максимальной
эффективности использования ресурсов и затрат, что зависит от степени
автоматизации компании.
Создание ИТ-инфраструктуры на предприятии по производству сухих
строительных смесей критически необходимо. Во-первых, для повышения
эффективности всей деятельности компании и автоматизации производства, во-
вторых для повышения качества работы сотрудников и сокращения времени на
выполнение процессов передачи, обработки, хранения и резервирования
данных, обмена информацией внутри организации и с другими компаниями, и
в-третьих для своевременного принятия управленческих решений. ИТ-
инфраструктура нужна для того, чтобы работа предприятия стала комфортнее,
удобнее, а главное результативнее.
При условии внедрения АСУ в производственный процесс
целесообразным решением станет двукратное сокращение рабочих
производственного отдела и освобождение от должности одного из трех
механиков. Благодаря автоматизации процесса для одного мини-завода по
производству сухих строительных смесей понадобится от одного до двух
рабочих за смену при единственном механике, это позволит сократить объем
средств на обслуживание персонала без ущерба производству.
Таким образом, организационная структура после реорганизации позволит
оптимизировать численность персонала, равномерно распределить нагрузку на
персонал, избежать дублирования функций, устранить двойное и тройное
подчинение, разграничить сферу деятельности руководителей, определить их
полномочия и зону ответственности, а также повысить производительность
труда.
57
При анализе процесса «Производство товаров» «как есть» были
выявлены существующие слабые места и ориентиры на улучшение его
функционирования. Перейдем к рассмотрению процесса «как должно быть».
Графическое представление модели бизнес-процесса «Производство
товаров» «как должно быть», в нотации ARIS eEPC для предприятия ООО
«Енисейснаб», представлено в приложение 2.
Процесс «Производство товара по заказу» начинается с обращения
клиента с заказом на товар, которого нет в наличии на складе, к менеджеру по
продажам. Менеджер заполняет форму заказа в программе 1С: Предприятие 8.1
«Торговля» в стандартной разработанной форме (по шаблону), по которому в
дальнейшем будет составлена заявка на производство. Затем заключает с
клиентом договор на продажу, прописывает максимальные сроки выполнения
заказа, непредвиденные ситуации (производственный брак) и условия их
разрешения. Как только договор с клиентом заключен, данные из формы заказа
автоматически переносятся для составления заявки на производство, исключая
появление ошибок в заполнении документов.
Когда заявка на производство составлена, она автоматически становится
доступной в информационной системе 1С: Предприятие 8.1 «Производство». На
ее основе начальник производственного отдела составляет нормативный план, а
затем обращается к начальнику складской службы для проверки наличия сырья,
в программе 1С: Предприятие 8.1 «Управление складом».
Если достаточное количество сырья в наличии на складе, то начинается
непосредственное производство, если же необходимого сырья нет, то
инициируется процесс «Внеплановой закупки сырья», который при условии
оптимизации складских запасов будет возникать крайне редко, лишь при
производстве крупных партий.
Процесс «Внеплановой закупки сырья» начинается с составления списка
необходимого сырья в стандартной разработанной форме (по шаблону) в
программе 1С: Предприятие 8.1 «Снабжение и закупки», по которому в
дальнейшем будет оформлен заказ. Проверка сроков действия соглашений с
58
поставщиками и согласование закупочных цен в процессе внеплановой закупки
отсутствуют, так как данные функции будут выполняться в момент плановой
закупки. Начальник отдела снабжения несет ответственность за проверку
сроков действия договоров и при необходимости продлевает соглашения
заранее, а не в момент оформления заказа.
Затем специалист по закупкам переходит к формированию заказа в
программе 1С: Предприятие 8.1 «Снабжение и закупки». Бланк заказ в
программе формируется автоматически на список того сырья, которое ранее
было занесено в программу. Когда заказ сформирован, его отправляют на
согласование начальнику отдела закупок и коммерческому директору в
электронном виде. В течение суток начальник отдела закупок и директор
проверяют определенную часть документа, заполненную специалистом по
закупкам, относящуюся к их полномочиям. Ознакомившись с документами, с
помощью листа согласования, начальник отдела и директор либо
подтверждают, что заказ согласован, либо прописывают недочеты по своей
части договора и отправляют специалисту на исправление. Когда недочеты
исправлены и договор подтвержден, специалист по закупкам печатает
конечный экземпляр сформированного заказа, подписывает его как
исполнитель, относит на подпись начальнику отдела снабжения, а затем
директору.
Когда заказ согласован, специалист по закупкам с помощью программы
1С: Предприятие 8.1 «Снабжение и закупки» отправляет его поставщикам, после
чего происходит ожидание заказа, сроки которого прописаны в договоре о
поставке. Оплата товара происходит по факту получения, что в свою очередь
так же отражено в договоре.
Получение товара и сопроводительных документов (счет-фактура,
накладная) осуществляет начальник отдела снабжения при участии бухгалтерии.
В процессе получения он осматривает товар и сверяет с накладной.
Сопроводительные документы далее направляются в отдел бухгалтерии, где
производится оплата счета. По полученной счет фактуре, деньги пересылаются
59
со счета компании на счет поставщика, в результате которого бухгалтерия от
поставщика получает расходный кассовый ордер.
Процесс производства далее включает в себя следующие этапы:
подготовить необходимые компоненты;
поместить компоненты в объемный бункер;
упаковать полученную смесь.
Что бы свести к минимуму ошибки производства и облегчить процесс
упаковки готовых смесей предлагается внедрить автоматизированную систему
управления (АСУ) «ТУРБОМИКС», которая предназначена для мини-заводов
по производству сухих строительных смесей этап смешивания компонент
производится автоматически.
После того, как готовую смесь упаковали, технолог проверяет качество
изготовленной партии. Если продукция не прошла контроль качества, то
выясняются производственные ошибки, запускается повторное производство
партии, а полученная смесь отправляется на переработку. Если контроль
качества пройден, то товар отправляется на склад в ожидании оплаты заказа,
при этом менеджер по продажам информирует клиента о состоянии заказа.
Когда клиент информирован, менеджер производит показ товара клиенту и
производит расчет, согласно установленной в договоре цене. При условии, что
клиент отказывается от покупки заказанного им товара, то по заключенному
договору с него списывается неустойка в размере 10% от стоимости товара.
Описанный процесс производства товаров имеет высокий уровень
обслуживания клиентов и степень автоматизации. В сравнении с описанным
процессом «как есть» существенно повышена скорость обработки заявок,
снижены финансовые затраты, вызванные ошибками в оформлении документов,
а также повышено качество товара благодаря автоматизации производства.
Организация совместной работы сотрудников является ключевым
фактором успешной работы любой компании. Чтобы организовать процесс
взаимодействия и совместной работы всего персонала производственного
предприятия, необходимо создать информационную систему, доступ к которой
60
будут иметь все сотрудники. Это значительно ускорит процесс передачи и
получения информации внутри коллектива и процесс принятия решений, а
также позволит каждому сотруднику участвовать в разработке новых проектов,
вносить свои предложения и замечания, наблюдать за работой коллег.
Для компании ООО «Енисейснаб» с целью более удобного и
эффективного анализа и обработки достаточно большого объёма информации
была построена модель ИТ-инфраструктуры, которая представлена на рисунке
17.
Данное предприятие состоит из офиса, производственного помещения и
склада, которые находятся на одной территории. В компании работает около
50 человек, для которых предоставлено 15 рабочих мест с компьютером, при
этом некоторые сотрудники работают посменно.
Рисунок 16 – Модель ИТ-инфраструктуры ООО «Енисейснаб»
Согласно схеме, представленной на рисунке 16, на территории склада
располагается одно автоматизированное рабочее место, а в офисе
располагаются 14 рабочих станций, которые представлены 9 стационарными
компьютерами и 5 ноутбуками для директоров компании, начальника
производственного отдела и менеджера по рекламе и PR. Периферийные
61
устройства представлены факсами и МФУ. Также на территории офиса
находится сервер, который обеспечивает доступ пользователей к центральной
базе данных.
Помимо 8 компьютеров, которыми обеспечены сотрудники бухгалтерии,
отдела снабжения, менеджер по персоналу, юрист и менеджер по продажам, и 4
ноутбуков, которыми обеспечена дирекция предприятия и начальник
производственного отдела (ноутбук финансового директора, который был
сокращен при оптимизации организационной структуры) будут приобретены:
персональные компьютеры (2 шт.) для начальника складской
службы и менеджера по продажам;
ноутбук (1 шт.) для менеджера по рекламе и PR;
МФУ (3 шт.) для отдела снабжения, менеджера по персоналу и
начальника складской службы;
факс (3 шт.) и радиотелефон (3 шт.) для обеспечения телефонной
связи всех отделов предприятия;
сервер баз данных, маршрутизатор и роутеры (2 шт.).
На всех рабочих местах пользователей стоит операционная система
Windows 8 Professional 64, на сервере MS Windows Server 2012 R2. В качестве
пакета офисных приложений используется MS Office professional 2014. В
качестве дополнительной меры безопасности на все ПК установлен антивирус
ESET NOD 32. Совместная работа сотрудников компании будет
осуществляться в информационной системе 1С: Предприятие 8.1 «Управление
производственным предприятием».
Для объединения компьютеров в локальную вычислительную сеть
(ЛВС) будут использоваться роутеры, а для пересылки данных между
сегментами сети используется маршрутизатор с брандмауэром. Для
организации сетевого взаимодействия используется «клиент-серверная»
архитектура.
Таким образом, данные предложения помогут добиться
конкурентоспособной позиции на рынке и позволит выполнять любые сложные
62
задачи с помощью новых информационных технологий, а также
усовершенствовать рабочий потенциал.
Для успешного функционирования и автоматизации деятельности
предприятия было выбрано аппаратное обеспечение и оргтехника,
представленные в таблице 10. Оно выбиралось с учётом требований, целей и
задач, которые будут решаться в рамках данного предприятия, то есть
направлено на поддержание основных бизнес-процессов организации, и на
предоставление качественной и своевременной информации.
Таблица 10
Аппаратное обеспечение и оргтехника
Устройст
во
К-во
Наименован
ие
Характеристики
Стоимост
ь,
руб.
Системн
ый блок
2
LENOVO
IdeaCentre
H500
Оперативная память 4 Гб;
объем жесткого диска 500 Гб;
2-ух ядер-
ный процессор Intel Celeron
J1800 с частотой 2.58 ГГц
29 580
Монитор
2
LG 19M35A-
B
Матрица TN со светодиодной
подсветкой; разрешение
1366x768; время отклика 5 мс;
углы обзора 90/65
11 438
Комплект
клавиату
ра
+ мышь
2
LOGITECH
Wireless
Combo
MK220 Black
Мышь оптическая, с разреше-
нием сенсора 1000 dpi; клавиа-
тура мембранная, 105 клавиш
1 980
Ноутбук
1
ASUS
X551MAV-
SX382H
Оперативная память 2 Гб;
объем жесткого диска 500 Гб4
2-ух ядер- ный процессор Intel
Celeron 2815 с частотой 2.13
ГГц
14 592
МФУ
3
BROTHER
DCP-1510R
МФУ (принтер, сканер, копир)
черно-белая лазерная печать
до 20 стр/мин; макс. формат
печати A4 (210 × 297 мм)
12 600
Сервер
1
HP ProLiant
DL180
Процессор Intel Xeon; тип
памяти DDR4 содержит один
модуль; ОЗУ, объем одного
модуля 8 ГБ; RAID контроллер
B140i,
20 750
63
Маршрут
и- затор
1
TRENDnet
TW100-
BRV304
Многофункциональный
кабель- ный DSL VPN
маршрутизатор с
брандмауэром; процессор
Mediatek RT6856 700 МГц;
опера- ционная система NDMS
2; нали-
чие 3-x USB-портов
9 790
Роутер
2
RB951G-
2HnD
Диапазон частот 2192-2734
МГц; процессор Atheros AR9344
600МГц; память 128 Мб
5 964
АТС
1
IP АТС Pana-
sonic KX-
NCP1000
Поддержка технологии VoIP;
тра- диционная IP телефония;
цифро- вые линии ISDN;
микросотовая сеть DECT;
мобильная интегра-
ция
14 056
Факс
3
Panasonic
KX-
FP207RU
Тип печати термоперенос; ско-
рость модема 9,6 Кбит/с
6 600
Радиотел
е-
фон
3
Panasonic KX
TG1611RUH
Поддержка АОН и Caller ID
2 400
Итого
129 750
Аппаратное обеспечение удовлетворяет современным запросам, а также
позволяет организовать связь с поставщиками и внешними организациями.
Количество техники выбиралось в соответствии с тем, что компьютерами
необходимо обеспечить 2 сотрудников, а также одним ноутбуком менеджера по
рекламе и PR. В каждом отделе предусматривается наличие МФУ и
радиотелефонов, а также факсов в бухгалтерии, отделе снабжения, на складе и у
менеджера по персоналу. Доступ в интернет будет осуществляться посредством
маршрутизатора с брандмауэром. Предложенный вариант аппаратного
обеспечения и оргтехники имеет возможность обновления в будущем, что не
мало важно.
В качестве сервера был выбран сервер баз данных HP ProLiant DL180
как один из недорогих, но достаточно функциональных серверов, который
сочетает в себе оптимальное соотношение производительности, надежности,
управляемости и масштабируемости. Данный сервер необходим для