34
действует в соответствии с правилами и процедурами, специально
установленными высшим руководством для контроля поведения работников.
Функциональная структура – структура, в которой распределение работ
в организации основано на группировке выполняемых функций.
Функциональная модель позволяет наглядно рассмотреть деятельность всей
организации, проследить распределение функций между отделами. Целью
построения функциональной модели является достижение управленческой
прозрачности деятельности предприятия в целом и входящих в него
подразделений.
Функциональная структура рассматриваемого предприятия является
основой создания должностных инструкций. Положения о подразделениях и
должностные инструкции составляли сотрудники отдела кадров на основе
типовых, они соответствуют требованиям действующего Российского
законодательства и защищают законные интересы как работника, так и
работодателя.
Эти документы носят формальный характер и хранятся в отделе кадров.
Все сотрудники компании, в свою очередь, обеспечены должностными
инструкциями. Функциональная структура производственного предприятия
ООО «Енисейснаб» представлена на рисунке 8.
Основной функцией предприятия ООО «Енисейснаб» является
производство и реализация товара. Функции, посредством которых достигается
цель коммерческой организации, выраженная через извлечение прибыли,
располагаются на верхнем уровне функциональной модели, а именно функции
организации производства товаров, продажи товаров, обслуживания клиентов и
закупки сырья.
35
Рисунок 8 - Функциональная структура ООО «Енисейснаб»
Все функции закреплены за отделами, то есть каждый отдел реализует
определенную функцию – это сделано с целью обеспечения ответственности и
управляемости в организации. Например, отдел снабжения занимается
организацией и планированием закупок, а отдел маркетинга – обеспечением
деятельности по привлечению клиентов и проведением маркетинговых
исследований. Контроль по выполнению функций отдела осуществляет
непосредственно руководитель отдела. Все функции взаимосвязаны друг с
другом, и от невыполнения одних функций происходят ошибки в других
функциях и процессах компании, что приводит к потере времени и средств, а
также потере клиентов.
2.2 Анализ информационных потоков и бизнес-процессов ООО
«Енисейснаб»
Информационный поток (ИП) – совокупность информации, которая
минимально необходима для осуществления работы фирмы. Большое значение
при изучении информационных потоков придается эффективной организации
документооборота.
36
Документооборот – это совокупность взаимосвязанных процедур,
обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания
или поступления и до завершения исполнения или отправки.
Основными правилами организации документооборота в компании
являются:
оперативное прохождение документа, с минимальными затратами
времени;
сокращение инстанций прохождения документа (каждое
перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить
или ограничить возвратные перемещения документов).
Документооборот на данном предприятии преимущественно связан с
функциями работы с клиентами и поставщиками. Основными документами для
работы с клиентами является договор на заказ партии, кассовая книга и
приходный кассовый ордер, которые разрабатываются менеджером по
продажам.
Приведем характеристику документооборота производственного
предприятия ООО «Енисейснаб».
Основные документы компании представлены в таблицах 4-7.
Таблица 4
Перечень документов компании ООО «Енисейснаб» по
направлению кадровый учет
Наименование
документа
Тип
документа
Разработч
ик
Пользователь
Частота
изменения
Кадровый учет
Заявление о
приеме на
работу/
увольнении с
работы
входной
менеджер
по
персоналу
менеджер по
персоналу, ген.
директор,
работник
по мере
необходимост
и
Приказ о
приеме на
работу/увольн
ении с работы
внутренний
менеджер
по
персоналу
менеджер по
персоналу, ген.
директор,
бухгалтерия,
работник
по мере
необходимост
и
37
Приказ по
отпуску
внутренний
менеджер
по
персоналу
менеджер по
персоналу, ген.
директор,
работник
по мере
необходимост
и
Отчетный
список
сотрудников
внутренний
менеджер
по
персоналу
менеджер по
персоналу, ген.
директор,
бухгалтерия
по мере
необходимост
и
Приказ об
изменении
заработной
платы
внутренний
менеджер
по
персоналу
менеджер по
персоналу, ген.
директор,
бухгалтерия,
работник
по мере
необходимост
и
Штатное
расписание
внутренний
менеджер
по
персоналу
менеджер по
персоналу, ген.
директор,
работник
раз в год
Табель
рабочего
времени
внутренний
менеджер
по
персоналу
менеджер по
персоналу,
бухгалтерия
раз в месяц
Таблица 5
Перечень документов компании ООО «Енисейснаб» по
направлению снабжение
Наименование
документа
Тип
документа
Разработч
ик
Пользователь
Частота
изменения
Снабжение
Акт приема
передачи
выходной
начальник
отдела
снабжени
я
бухгалтерия,
отдел
снабжения,
поставщик,
отдел
складской
службы
по мере
необходимост
и
План-график
закупок
внутренний
специалис
т по
закупкам
начальник
отдела
снабжения,
специалист по
закупкам
раз в год
Договор с
поставщиками
выходной
начальник
отдела
снабжени
я
начальник
отдела
снабжения,
юрист,
ген. директор
по мере
необходимост
и
38
Таблица 6
Перечень документов компании ООО «Енисейснаб» по
направлению бухгалтерский учет
Наименование
документа
Тип
документа
Разработч
ик
Пользователь
Частота
изменения
Бухгалтерский учет
Расчетная
ведомость
выходной
бухгалтер
ия
бухгалтерия,
фин. директор
по мере
необходимост
и
Книга
покупок/
продаж
внутренний
бухгалтер
ия
бухгалтерия
по мере
необходимост
и
Регистр учета
расходов и
доходов
внутренний
бухгалтер
ия
бухгалтерия,
фин. директор,
ген. директор
раз в неделю
Расходный
кассовый
ордер
выходной
бухгалтер
ия
бухгалтерия,
отдел
снабжения,
поставщик
по мере
необходимост
и
Отчет в
КРАЙСТАТ
выходной
бухгалтер
ия
бухгалтерия,
ген.
директор
раз в год
Отчет в ПФ РФ
выходной
бухгалтер
ия
бухгалтерия,
ген.
директор, ПФ
РФ
раз в квартал
Отчет в ФСС
выходной
бухгалтер
ия
бухгалтерия,
ген.
директор, ФСС
раз в квартал
Отчет по
НДФЛ
выходной
бухгалтер
ия
бухгалтерия,
ген.
директор, ИФНС
раз в квартал
Отчет по НДС
выходной
бухгалтер
ия
бухгалтерия,
ген.
директор, ИФНС
раз в квартал
Годовой отчет
внутренний
финансов
ый
директор
фин. директор,
ген.
директор
раз в год
Расчетный
лист
внутренний
бухгалтер
ия
бухгалтерия,
работник
раз в месяц
Регистр учета
расходов на
оплату
труда
внутренний
бухгалтер
ия
бухгалтерия,
фин. директор,
ген. директор
раз в месяц
Счёт-фактура
входной
бухгалтер
ия
бухгалтерия,
фин. директор,
ген. директор
по мере
необходимост
и
39
Таблица 7
Перечень документов компании ООО «Енисейснаб» по
направлению обслуживание клиента
Наименование
документа
Тип
документа
Разработч
ик
Пользователь
Частота
изменения
Обслуживание клиента
Приходный
кассовый ордер
выходной
менеджер
по
продажам
менеджер по
продажам,
бухгалтерия,
клиент
по мере
необходимос
ти
Кассовая книга
внутренни
й
менеджер
по
продажам
менеджер по
продажам,
бухгалтерия
по мере
необходимос
ти
Заявка на
производство
внутренни
й
менеджер
по
продажам
менеджер по
продажам,
начальник
производственн
ого отдела
по мере
необходимос
ти
Договор на заказ
партии
входной
менеджер
по
продажам
менеджер по
продажам,
клиент
по мере
необходимос
ти
Складская служба
Инвентаризацион
ная опись
внутренний
начальни
к
складской
службы
начальник
складской
службы,
бухгалтерия
раз в месяц
Товарно-
транспортная
накладная
входной
начальни
к
складской
службы
начальник
складской
службы,
бухгалтерия
по мере
необходимо
сти
Производство
Ведомость о
состоянии
оборудования
внутренний
начальни
к
производс
твенного
отдела
начальник
производственн
ого отдела, ген.
директор
2 раза в
месяц
Нормативный
план
внутренний
начальни
к
производс
твенного
отдела
бригадир,
работники,
начальник
производственн
ого отдела
по мере
необходимо
сти
На предприятии информация хранится, в большинстве своем, в
бумажном виде, а всевозможные заявления, направления, отчёты осуществляют
40
своё движение в форме передачи из рук в руки, что отнимает много времени и
приводит к несвоевременному принятию решений.
Для организации очень важно, чтобы документооборот между
подразделениями был упорядочен и выполнялся всеми ответственными лицами
организации.
От этого зависит многое – в частности, своевременное получение
работниками зарплаты и других положенных им выплат. Чтобы разработать
эффективное решение по организации документооборота необходимо
проследить основной маршрут движения документов, путь, по которому
проходит документ или комплекс взаимосвязанных документов при решении
определенной задачи или реализации определенного бизнес-процесса.
Все отделы ООО «Енисейснаб» взаимосвязаны, и между ними
существует постоянный поток документов, обеспечивающих деятельность всей
компании. Упрощённая схема взаимодействия отделов компании посредством
документов представлена на рисунке 10.
Рисунок 10 – Взаимодействие отделов предприятия
Проанализировав документы, работа с которыми ведется на
предприятии, можно отметить некоторые недостатки. Во-первых, большую
часть по-прежнему составляет бумажный документооборот. Основными
недостатками бумажного документооборота для компании являются:
дублирование информации;
41
сложность организации эффективного контроля и отчетности;
длительность сроков подготовки и согласования документов;
медленный поиск документов;
большая вероятность появления ошибок;
большой объем в бумажном виде договоров, поручений, приказов,
проектных документаций, справочников и любой другой важной информации;
сложность организации документооборота, если с одними и теми
же документами одновременно работает несколько сотрудников.
Кроме того, не имеется четкой модели сортировки документов по
отделам в связи с этим бухгалтерия имеет повышенное количество ошибок в
своей работе, что приводит к снижению качества предоставляемых услуг.
Бизнес-процесс (БП) – это совокупность взаимосвязанных мероприятий
или задач, направленных на создание определённого продукта или услуги для
потребителей. Для наглядности процессы визуализируют при помощи блок-
схемы процессов.
Основными бизнес-процессами предприятия ООО «Енисейснаб» будут
являться процессы ориентированные на предоставление услуги покупателю,
которые являются целевыми для организации и обеспечивают получение
дохода, а именно процессы:
производства товаров (изготовление продукции согласно нормам,
контроль качества сырья и продукции, контроль за технологией производства
предприятия);
закупки сырья (закупка сырья и полимеров, закупка для работы
организации, включающая в себя канцтовары и основные средства);
продажи товаров (осуществление предпродажной подготовки,
продажа товаров, организация работы с покупателями).
Декомпозиция процессов компании представлена в матрице
декомпозиции на рисунке 15.
42
Рисунок 8
Матрица декомпозиции процессов деятельности предприятия
ГЛАВНЫЙ ПРОЦЕСС:
Производство и реализация товаров
ОСНОВНЫЕ
ПРОЦЕССЫ
№
Наименование
процесса
Руководящие документы
1. Закупка
сырья
1.1
Осуществление
закупки для
основной
деятельности
План-график закупок №065845
от
10.01.2015; Годовая комплексная
про- грамма закупок на 2015 год;
Договор на поставку №879453 от
05.06.2014;
1.2
Планирование
закупок
Годовая комплексная программа
закупок на 2015 год; Договор на
поставку
№879453 от 05.06.2014
1.3
Осуществление
закупки для
работы
организации
План-график закупок №458792
от 15.01.2015; Договор на
поставку
№7125456 от 05.06.2011
2.
Производств
о продукции
2.1
Осуществление
контроля
качества
продукции
Нормативная документация;
Сертификат качества продукции
№13485 от 07.01.2016; ГОСТ
31189-2015 Смеси сухие
строительные (классификация)
2.2
Изготовление
продукции
согласно нормам
ГОСТ 33083-2014 Смеси сухие
строительные на цементном
вяжущем для штукатурных работ
(технические условия); Приказ
Росстандарта 1975-ст от
11.12.2014
2.3
Контроль за
технологией
производства
Нормативная документация; ГОСТ
Р 56387-2015 Смеси сухие
строительные клеевые на
цементном вяжущем
(технические условия)
2.4
Организация
контроля
качества сырья
Сертификат качества
продукции
№13485 от 07.01.2016
3. Продажа
товаров
3.1
Осуществление
продажи
основных
товаров
Устав ООО «Енисейснаб»;
Внутренние регламенты
компании; Договор
купли/продажи №712 от
18.12.2013
3.2
Осуществление
предпродажной
подготовки
Устав ООО «Енисейснаб»;
Внутренние регламенты
компании
43
3.3
Организация
работы с
клиентами
Устав ООО «Енисейснаб»;
Внутренние регламенты
компании
Процесс закупки сырья может быть, как плановым и начинаться тогда,
когда подошло время составления плановой заявки, определяемое план-
графиком закупок, который формируется в начале года на срок до одного года,
или внеплановым и начинаться с обращения начальника складской службы, об
остатках на складе, к начальнику отдела снабжения. В результате, составляется
список необходимого сырья, формируется заказ, а затем полученные материалы
оприходуют на склад и их стоимость оплачивается в соответствии с договором
на поставку. Исполнителями данного процесса будут являться специалист по
закупкам и начальник отдела закупок.
Процесс производства начинается либо с заявки на необходимый товар,
который формируется в отделе продаж, при заключении договора с клиентами,
либо с поступившего распоряжения от отдела маркетинга, который оценив
ситуацию на рынке, разработал оптимальный план производства определенных
видов смесей. Заявка поступает начальнику производственного отдела, который
планирует производство и передает нормативный план бригадиру смены.
Бригадир следит за рабочим процессом и отправляет готовый товар на склад.
Данный процесс влияет на получение прибыли и эффективность
функционирования.
Процесс продажи товаров начинается тогда, когда клиент обращается к
менеджеру с заказом на поставку. При условии наличия товара на складе,
менеджер оформляет договор купли-продажи и производит расчет клиента.
Если же необходимого товара на складе нет, то менеджер, заключает с
клиентом договор на продажу, в котором заполняет форму на товар,
прописывает сроки выполнения заказа, непредвиденные ситуации
(производственный брак), условия их разрешения и условия отказа от покупки, с
выплатой неустойки в размере 10%, а затем передает информацию
производственному отделу, для производства необходимой продукции.