44
Данные бизнес-процессы сопровождаются большим количеством
документов, преимущественно связанных с функциями работы с клиентами и
поставщиками.
Помимо основных бизнес-процессов, на предприятии также существует
ряд вспомогательных процессов, а именно процессы:
учета финансово-хозяйственной деятельности (бухгалтерская
отчетность, составление смет, расчет с персоналом по з/п);
кадрового учета (регистрация новых сотрудников, заключение и
расторжение трудовых договоров);
складского учета (приемка и хранение товаров, инвентаризация,
учет товаров на складе);
юридической поддержки (составление договоров с потребителями и
поставщиками, представление интересов компании в судебных делах);
хозяйственной деятельности (осуществление охраны предприятия,
уборки помещений);
маркетинга (рекламная стратегия, продвижение товара на рынке,
анализ удовлетворенности покупателей, исследования и анализ рынков сбыта
продукции).
Процесс общего руководства предприятия включает в себя процессы
координации работы всех сотрудников фирмы и является управляющим
процессом, который включает в себя осуществление общего руководства
деятельности организации, контроль за деятельностью фирмы, решение
вопросов финансового обеспечения, сбыта и материально-технического
снабжения предприятия.
Перечисленные бизнес-процессы обеспечивают деятельность
предприятия и направлены на поддержание основных бизнес-процессов,
поэтому их эффективность влияет на достижение целей компании и ее
конкурентоспособности.
Чтобы перейти к оптимизации необходимо выбрать бизнес-процесс,
который ограничивает все остальные – самое слабое звено. Именно слабое
45
звено и требует оптимизации в первую очередь, так как оно влияет на работу
всей цепи, то есть организации в целом.
К основным показателям оценки эффективности бизнес-процессов
производственного предприятия относятся:
количество произведенной и оплаченной продукции заданного
качества за определенный интервал времени;
количество потребителей продукции;
стоимость издержек производства продукции;
длительность выполнения типовых операций;
длительность оформления закупки сырья;
длительность с момента заказа продукции до момента ее продажи
клиенту;
капиталовложения в производство продукции.
В первую очередь, следует рассмотреть процессы, которые являются
наиболее важными, с точки зрения реализации стратегии предприятия, а
именно основные бизнес процессы: закупка сырья, производство и реализация
товаров. Данные бизнес-процессы будут первыми кандидатами, которые стоит
рассмотреть, так как они определяют конкурентоспособность компании и
выживаемость на динамичном конкурентном рынке, и, в случае
неэффективности процессов перейти к их оптимизации.
Проанализируем существующие процессы с помощью методов анализа
проблем – причинно-следственной диаграммы и анализа коренных причин.
Выполним построение диаграммы причин и следствий с использованием
анализа рассеивания. Основной проблемой предприятия является
неудовлетворенность клиента. Категориями возможных причин возникновения
рассматриваемой проблемы будут являться финансовые затраты, длительность
оформления заказа и качество обслуживания клиента. Причинно-следственная
диаграмма, представленная на рисунке 11, позволяет выявить и
систематизировать различные причины, вызывающие проблемы в
функционировании процесса.
46
Рисунок 11 – Причинно-следственная диаграмма
Причинно-следственная диаграмма в наглядной форме демонстрирует
влияние на появление проблемы различных факторов: кадров, условий труда или
условий процесса. Так, на длительность процесса влияет стаж и образование
работников, задействованных в процессе, их мотивация, качество и
осведомленность работника должностными инструкциями, состояние рабочих
мест. Факторами высоких финансовых показателей служат ситуация на рынке и
возрастание затрат на производство больших партий, вызванное отсутствием
автоматизации производства.
На основании причинно-следственной диаграммы был произведен
анализ коренных причин и составлена иерархическая схема причин,
представленная на рисунке 12. На данной диаграмме также представлена
основная проблема деятельности предприятия, вызванная финансовыми
показателями, уровнем обслуживания и длительностью оформления заказа.
Каждая из данных причин разбивается на подпричины, например, долгое
ожидание заказа вызвано согласованием заказ и приостановлением заказа.
47
Рисунок 12 – Схема анализа коренной причины
Процессы производства товара и закупки сырья влияют на получение
прибыли и эффективности функционирования компании. На данный момент в
этих процессах есть слабые места, понижающие эффективность предприятия.
Это в первую очередь отсутствие автоматизации производства, долгое время
ожидания заказа клиентом и приостановление заказа, за счет неоптимальности
складских запасов, что влияет на степень удовлетворенности клиента.
Анализ сильных и слабых сторон компании, возможностей и угроз
представлен на рисунке 13. В рамках проведения SWOT-анализа исследуются
возможные угрозы и слабые стороны, которые могут вызвать проблемы, а
также сильные стороны и возможности, обеспечивающие решение проблемы.
48
На основе анализа составляется матрица угроз, которая показывает какие
проблемы нужно решить в первую очередь, а какие незначительны и могут не
рассматриваться.
Рисунок 13 – SWOT-анализ
Таким образом, процессы закупки сырья и производства товаров имеют
достаточно высокий процент вероятности риска, так как отсутствие
автоматизации производства может привести к потере клиентов, и тяжесть
последствий риска достаточно высока и может быть охарактеризована потерей
конкурентоспособности, поэтому оптимизация данных процессов является
первостепенной.
В результате анализа бизнес-процессов для оптимизации были выбраны
процессы производства товаров и закупки сырья. Процесс производства может
быть, как плановым, и начинаться с поступившего распоряжения от отдела
маркетинга, который оценив ситуацию на рынке, разработал план производства
определенных видов смесей, так и по заказу. Процесс «Производство товара по
заказу» начинается с заявки на необходимый товар, который формируется в
отделе продаж, при заключении договора с клиентами.
Графическое представление обобщенной модели бизнес-процесса
«Производство товаров» «как есть», в нотации ARIS eEPC для предприятия
ООО «Енисейснаб», представлено на рисунке 14.
1) снижение объемов продаж;
2) активизация конкурентов;
3) производство фальсификатов.
Угрозы
1) расширение ассортимента;
2) выход на оптово-розничный рынок;
3) создание бренда.
Возможности
1) отсутствие автоматизации
производства;
2) отсутствие опыта продвижения
ССС на рынке;
3) длительность ожидания заказа
клиентом.
Слабые стороны
1) гибкость производственной
технологии;
2) разнообразие ассортимента
продукции;
3) клиентская база.
Сильные стороны
49
Рисунок 14 – Обобщённая модель процесса «Производство товара
по заказу» «как есть»
Процесс «Производство товара по заказу» состоит из пяти функций,
которые детализированы и представлены в виде событийных цепочек в
приложение 1.
Выявленные слабые места процесса «Производство товаров по заказу»
«как есть»:
на основе формы заказа менеджер по продажам составляет заявку
на производство (при несоответствии заказа и проверке документов чаще всего
обнаруживаются ошибки в несоответствии формы заказа и заявки на
производство, в результате заявка на производство составляется повторно и
весь процесс производства начинается с начала);
если на складе недостаточное количество сырья, то сдвигаются
сроки заявки (длительность выполнения заказа может быть увеличена на срок от
2 до 5 недель, что приводит к потере клиентов);
начальник отдела снабжения с помощью базы данных соглашений с
поставщиками, проверяет сроки их действия в течении одного дня (при
ситуации, когда сроки действия договоров закончены, начальник отдела
снабжения вместе с юристом оформляют или продлевают соглашения с
поставщиками, которое может занять от трех до пяти дней, на время которых
заявка на сырье переходит в режим ожидания);
специалист по закупкам согласует закупочные цены поставщиков с
помощью базы данных соглашений с поставщиками (на согласование отводится
один день, чтобы связаться с поставщиками посредством электронной почты,
шаблон письма отправляется поставщику, в ответ на который приходят данные
по ценам товаров);
50
специалист по закупкам переходит к формированию заказа на
основе списка необходимого сырья (так как бланк заказа составляется вручную,
то допускается большое количество ошибок, которое может привести к
финансовым потерям);
этапы производства смесей выполняются рабочими под
руководством бригадира смены вручную, так как нет полной автоматизации
производства (могут происходить ошибки производства).
2.3 Анализ уровня автоматизации ООО «Енисейснаб»
ИТ-инфраструктура, является основой обеспечения стабильности
функционирования бизнес-процессов любой организация, которая стремится
минимизировать затраты времени, материальных, трудовых ресурсов в ходе
своей деятельности.
На данный момент, на предприятии в наличии 4 ноутбука, которыми
обеспечена дирекция предприятия, и 8 компьютеров, которыми обеспечены
сотрудники бухгалтерии, отдела снабжения, менеджер по персоналу, юрист и
менеджер по продажам, что в значительной мере недостаточно, для обеспечения
всего нуждающегося персонала предприятия. Работа сотрудников,
необеспеченных ПК, осуществляется с помощью бумажных документов и
посредствам телефонных звонков, при необходимости сотрудники могут
воспользоваться компьютером менеджера по продажам. Наглядное
представление технических средств, используемых в ООО «Енисейснаб»
представлено в таблице 9.
Таблица 9
Аппаратное обеспечение и оргтехника
Устройств
о
К-во
Наименование
Характеристики
Системны
й блок
8
LENOVO
IdeaCentre H500
Оперативная память 4 Гб; объем
жесткого диска 500 Гб; 2-ух
ядерный процессор Intel Celeron
J1800 с частотой 2.58 ГГц
51
Монитор
8
LG 19M35A-B
Матрица TN со светодиодной
подсветкой; разрешение 1366x768;
время отклика 5 мс; углы обзора
90/65
Комплект
клавиатур
а + мышь
8
LOGITECH
Wireless Combo
MK220 Black
Мышь оптическая, с разрешением
сенсора 1000 dpi; клавиатура
мембранная, 105 клавиш
Ноутбук
4
ASUS X551MAV-
SX382H
Оперативная память 2 Гб; объем
жесткого диска 500 Гб4 2-ух
ядерный процессор Intel Celeron
2815 с частотой 2.13 ГГц
МФУ
2
BROTHER DCP-
1510R
МФУ (принтер, сканер, копир)
чернобелая лазерная печать до 20
стр/мин; макс. формат печати A4
(210 × 297 мм)
Схематичное расположение отделов, имеющейся оргтехники и
аппаратного обеспечения на предприятии ООО «Енисейснаб» представлено на
рисунке 15.
Рисунок 15 – Схема ИТ-инфраструктуры ООО «Енисейснаб»
52
Доступ в интернет на предприятии осуществляются посредством
беспроводного 3G интернет модема «МТС коннект», однако скорости
недостаточно для его комфортного использования, так как периодически
происходят сбои в системе. В компании нет локальной сети. Документы между
отделами передаются только в бумажном виде, что говорит о неэффективном
документообороте компании, что в свою очередь является причиной
длительного оформления документации.
На производственном предприятии на всех рабочих местах установлена
операционная система (ОС) Windows 8 Professional 64. Она поддерживает
большинство современных приложений, легко устанавливается и
обслуживается. Все программы, которые могут быть в дальнейшем
установлены для автоматизации процессов, будут полностью сочетаться с этой
системой. Так же система имеет привычный интерфейс для сотрудников, что
позволяет им легко и удобно выполнять свои задачи и включает в себя пакет
программ Office professional 2014, для работы с текстовыми и графическими
документами. В качестве дополнительной меры безопасности на все ПК
установлен антивирус ESET NOD 32.
На рабочих станциях сотрудников установлен пакет программ, с
помощью которых осуществляется работа. В пакет программ входят
следующие программы:
Microsoft Word (программа для работы с текстовыми документами)
используется для составления договоров и отчетов;
Microsoft Excel (программа для работы с электронными таблицами)
используется для хранения информации о товарах и сотрудниках;
WinRAR (файловый архиватор, для создания и управления
архивами) используется для архивирования данных и их дальнейшей передачи;
1С: Предприятие 7.1 (система программ, для автоматизации
деятельности организаций) используется для ведения бухгалтерской
отчетности, устаревшая версия;
53
Internet Explorer 9 (браузер, используется для работы в интернете);
ESET NOD 32 (антивирусная программа, используется для обнаружения
компьютерных вирусов, а также вредоносных программ и восстановления
заражённых такими программами файлов, а также для профилактики файлов или
ОС вредоносным кодом).
Информационная система 1С: Предприятие 7.1 является устаревшей,
поэтому не позволяет своевременно формировать и выдавать достоверную
информацию для принятия управленческих решений. Обмен необходимой
информацией, как организации, так и со сторонними организациями,
взаимодействие с которыми является обязательным условием успешного
функционирования предприятия, осуществляется в форме передачи из рук в
руки, так как устаревшая версия ИС не совместима с обновленными версиями
сторонних организаций для передачи данных и приводит к сбоям в работе.
Доступ к электронной почте отдела имеют все сотрудники данного
отдела, поэтому возникают ситуации, когда необходимая информация не
доходит до конкретного получателя своевременно.
Исходя из рассмотренного выше текущего состояния информационных
технологий в компании ООО «Енисейснаб» хочется отметить имеющиеся
недостатки. На данный момент, на предприятии существуют следующие
структурные проблемы:
отсутствует локальная сеть;
отсутствует сервер для хранения информации;
автоматизированным рабочим местом обеспечены не все
сотрудники;
информация, необходимая для работы сотрудников, хранится на
рабочих местах сотрудников в бумажном виде;
неэффективный обмен информацией между отделами компании;
неудовлетворенность потребителя качеством и скоростью
выполнения заказа;