54
Рисунок 14. Декомпозиция целей проекта с учетом содержания стадий
жизненного цикла
На прединвестиционном этапе реализации проекта необходимо
сформировать команду проекта. При формировании команды проекта был
учтен прошлый опыт управления проектами в ООО «Фитнес Центр «Шоколад»,
главное преимущество которого состоит в том, что в организации используется
технология формирования виртуальных команд, что позволяет реализовывать
проекты в различных регионах и успешно контролировать процесс реализации.
С учетом характера выполняемых работ на различных этапах
жизненного цикла проекта ООО «Фитнес Центр «Шоколад» рекомендуется
следующая структура команды проекта (рисунок 15).
Рисунок 15. Рекомендуемая структура команды проекта
Руководитель -
проекта
маркетолог
Экономист -
аналитик
Менеджер по
закупкам
бухгалтер
Координатор
проекта в г.
Прокопьевск
Удовлетворить спрос населения г.
Прокопьевск на услуги фитнес –
центра премиум - класса
Прединвестиционный
этап
Инвестиционный этап
Эксплуатационный этап
Формирование
команды проекта
Прединвестиционное
исследование и
планирование
Разработка бизнес –
плана проекта
Аренда помещения,
заключение
договоров
приобретение
оборудования
Ремонтные работы,
монтаж
оборудования
Сдача объекта
Эксплуатация
55
Формировать данную структуру рекомендуется на временной основе.
После реализации проекта маркетолог, экономист – аналитик, менеджер по
закупкам, бухгалтер могут продолжить работу в подразделениях головной
компании. Координатор проекта в г. Прокопьевск после сдачи объекта в
эксплуатацию может занять должность руководителя фитнес – центра.
Для распределения ролей между участниками команды проекта была
составлена матрица ответственности. При разработке матрицы ответственности
предполагалось, что выполнении работ на различных фазах жизненного цикла
проекта будут выполняться следующие процессы:
- согласование;
- исполнение;
- контроль.
Построение матрицы ответственности осуществлялось в несколько
этапов:
1. Распределение работ в порядке выполнения;
2. Определение участников проекта;
3. Определение ролей участников проекта;
4. Кодировка матрицы ответственности.
Предлагаемая матрица ответственности ООО «Фитнес Центр
«Шоколад» показана в Приложении 6.
Согласно разработанной матрице ответственности осуществляется
распределение прав, обязанностей и ответственности между участниками
команды проекта, а также контроль за их исполнением.
3.2. Структуризация проекта
В целях структуризации проекта по открытию нового фитнес центра
«Шоколад» в г. Прокопьевск был составлен организационный, маркетинговый
финансовый план. При составлении организационного плана составлена
организационная структура проектируемого фитнес – центра (рисунок 16).
56
Рисунок 16. Планируемая организационная структура фитнес –
центра
Из рисунка 16 видно, что общее руководство деятельностью фитнес –
центра должен осуществлять руководитель. Он осуществляет организацию и
планирование работы фитнес – центра, контроль и внедрение комплексной
системы стандартов сервиса, контроль и управление финансовыми потоками,
разработку ценовой политики, ведение административно – хозяйственной
работы, подготовку отчетов, координацию и мотивацию деятельности
персонала центра.
В подчинении руководителя фитнес – центра находятся бухгалтер,
осуществляющий ведение бухгалтерского учета и формирование отчетности, и
менеджер отдела продаж занимается поиском потенциальных клиентов, ведет
коммерческие переговоры с клиентами, ведет клиентскую базу и многое
другое.
Администратор обеспечивает работу по эффективному обслуживанию
посетителей, консультирует их по всем интересующим вопросам, контролирует
работу тренеров. Тренера проводят индивидуальные и групповые тренировки
согласно расписания. Клининговый отдел обеспечивает чистоту тренировочных
и вспомогательных помещений.
Данные о численности и заработной плате сотрудников фитнес – центра
приведены в таблице 13.
Заработная плата сотрудников была рассчитана, исходя из
среднемесячной заработной платы фитнес – центров г. Прокопьевск.
Руководитель
фитнес центра
бухгалтер
менеджер
отдела продаж
администратор
тренеры бармен
клининговый
отдел
57
Таблица 13
Заработная плата сотрудников фитнес – центра
Наименование должности
Численность
персонала
Заработная
плата, руб.
Руководитель
1
50000
Бухгалтер
1
35000
Тренер детского клуба
2
30000
Тренер тренажерного зала
6
50000
Тренер групповых программ
6
50000
Администратор
3
40000
Менеджер отдела продаж
2
30000
Бармен
2
25000
Клининговый отдел
2
18000
Итого
391000
Страховые взносы
132940
Для открытия фитнесс – центра необходимо осуществить следующие
первоначальные затраты: оплата труда работников, закупка оборудования,
спортинвентаря, организационные затраты, ремонт. Более детальный расчет по
отдельным видам затрат выполнен в Приложении 7.
Принимая во внимание наличие конкурентов при открытии фитнес –
центра необходимо будет проводить активную рекламную компанию. В
качестве основных средств рекламной компании рассматриваются объявления в
СМИ, интернет – реклама, рекламные листовки, буклеты, реклама в
общественном транспорте, баннерная реклама. Расчет затрат на рекламу
выполнен в таблице 14.
Таблица 14
Расчет затрат на рекламу
Статья затрат
периодичность
Сумма, руб.
1. Реклама в СМИ
- размещение
ежемесячно
4000
2. Интернет - реклама
- размещение
ежемесячно
8000
3. Листовки и визитки
- изготовление
- распространение
ежемесячно
5000
10000
4. Вывеска
- изготовление
единовременно
10000
5. Баннер
ежемесячно
13000
6. Общественный
транспорт
ежемесячно
20000
Итого затрат
720000
58
С учетом выполненных выше расчетов была определена общая сумма
первоначальных затрат (таблица 15).
Таблица 15
Расчет первоначальных затрат
Статья затрат
Сумма, руб.
Оплата труда работников
350000
Оборудование
1945377
Спортинвентарь
6048741
Организационные затраты
9500
Ремонт помещения
2606106
Реклама (в первый месяц реализации проекта)
70000
Всего
11039724
Таким образом, сумма первоначальных затрат составит 11039724 руб.
Данные затраты могут быть профинансированы на сумму 1949724 руб. за счет
нераспределенной прибыли прошлого года, т.е. за счет собственных средств, и
на сумму 9090000 руб. за счет долгосрочных заемных средств, привлекаемых
на срок 36 месяцев под 14,5% годовых.
В качестве потенциального кредитора рассматривался ОТП – Банк,
который ранее уже предоставлял кредиты ООО «Фитнес Центр «Шоколад».
При получении кредита на указанных выше условиях сумма годовых выплат по
кредиту составит 3754 тыс. руб.
Расчет текущих затрат за год выполнен в таблице 16. Из таблицы видно,
что годовая сумма затрат для организации работы фитнес – центра, которые
будут осуществляться ежемесячно, составит 16150 тыс. руб. По итогам расчета
общей суммы затрат был составлен плановый отчет о финансовых результатах
в первый и второй год реализации проекта (таблицы 17 и 18).
Из расчетов, представленных в таблице 17, следует, что в течение
первого года реализации проекта получит убыток в сумме 2275,4 тыс. руб.
Формирование убытка объясняется необходимостью осуществления
первоначальных затрат на подготовку помещения, рекламу, закупку
оборудования и т.д.
59
Подготовительные работы по реализации проекта будут осуществляться
в течение первых двух месяцев. На этапе подготовительных работ организации
не будет получать выручку, которая могла бы покрыть хотя бы часть
единовременных затрат. Предоставление услуг начинается с третьего месяца
реализации проекта. При этом предполагается, что к 11 месяцу его реализации
компания сможет сформировать достаточную клиентскую базу необходимую
для формирования стабильной выручки.
На предположении о стабильности выручки основывалось планирование
финансовых результатов на второй год реализации проекта. Благодаря этому в
течение всего года организация сможет получить стабильную прибыль, сумма
которой к концу второго года реализации проекта составит 11040 тыс. руб.
Вычтем из данной суммы убыток первого года:
11040 – 2275,4 = 8764,6 тыс. руб.
Таким образом, ООО «Фитнес Центр «Шоколад» сможет получить
положительный финансовый результат от реализации проекта по открытию
нового фитнес – центра во второй год его работы.
60
Таблица 16
Расчет текущих затрат по открытию и организации работы фитнес – центра
Статья затрат
Значение, тыс. руб.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Итого
за
год
Оплата труда
391
391
391
391
391
391
391
391
391
391
391
391
4692
Страховые
взносы
132,94
132,94
132,94
132,94
132,94
132,94
132,94
132,94
132,94
132,94
132,94
132,94
1595
аренда
290
290
290
290
290
290
290
290
290
290
290
290
3480
реклама
60
60
60
60
60
60
60
60
60
60
60
60
720
Коммунальные
платежи
98
98
98
98
98
98
98
98
98
98
98
98
1176
Канцтовары,
расходные,
санитарно –
гигиенические
материалы
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
120
Расходы по
кредиту
312,8
312,8
312,8
312,8
312,8
312,8
312,8
312,8
312,8
312,8
312,8
312,8
3754
Продукция в
бар
103
103
103
103
103
103
103
103
103
103
103
103
1236
Итого
1398
1398
1398
1398
1398
1398
1398
1398
1398
1398
1398
1398
16150
61
Таблица 17
Плановый отчет о финансовых результатах в первый год реализации проекта
Статья затрат
Значение, тыс. руб.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Итого
за год
Выручка
0
0
2475
2488
2502
2551
2411
2411
2425
2615
2548
2548
24974
Единовременные
затраты
2606
8434
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
-11040
Текущие затраты
0
0
1398
1398
1398
1398
1398
1398
1398
1398
1398
1398
-14018
Прибыль до
налогообложения
-2606
-8434
1077
1090
1104
1153
1013
975
1027
1217
1150
1150
10956
Налог на
прибыль
0
0
215,4
218
220,8
230,6
202,6
195
205,4
243,4
230
230
1961
Чистая прибыль
(убыток)
-2606
-8434
861,6
872
883,2
922,4
810,4
780
821,6
973,6
920
920
-2275,4
Таблица 18
Плановый отчет о финансовых результатах во второй год реализации проекта
Статья затрат
Значение, тыс. руб.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Итого
за год
Выручка
2548
2548
2548
2548
2548
2548
2548
2548
2548
2548
2548
2548
30576
Единовременные
затраты
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Текущие затраты
1398
1398
1398
1398
1398
1398
1398
1398
1398
1398
1398
1398
16150
Прибыль до
налогообложения
1150
1150
1150
1150
1150
1150
1150
1150
1150
1150
1150
1150
13800
Налог на
прибыль
230
230
230
230
230
230
230
230
230
230
230
230
2760
Чистая прибыль
920
920
920
920
920
920
920
920
920
920
920
920
11040
62
3.3. Управление сроками, стоимостью и ресурсами проекта
С учетом бизнес – плана проекта, который был составлен в предыдущем
параграфе работы, составляется план – график его реализации. Для обеспечения
контроля за результатами, составление плана – графика осуществлялось по
основным этапам жизненного цикла проекта. Всего было выделено пять таких
этапов:
- инициация проекта;
- планирование проекта;
- выполнение проекта;
- внедрение проекта;
- завершение проекта.
Более детальное описание работ на каждом из этих этапов представлено
в таблице 19. Каждой из планируемых к выполнению работ дано условное
обозначение, которое будет использовано при построении сетевого графика
проекта.
Таблица 19
Исходные данные для построения сетевого графика проекта
№
работ
ы
Назван
ие
работ
Описание работ
Длит
ельн
ость
Кол-во
исполнит.
1
2
3
4
5
Работы 1 блока
1
A1
Определение главной цели проекта
1
2
2
B1
Исследование рынка
4
3
3
C1
Принятие решения о
целесообразности проекта
1
2
4
D1
Решение юридических вопросов
2
2
5
E1
Составление и принятие устава
проекта
2
2
6
F1
Назначение менеджера проекта
1
1
Работы 2 блока
7
A2
Создание плана подготовки фитнес -
центра
2
2
8
B2
Планирование бюджета
3
2
9
C2
Поиск строительно-ремонтных
компаний
5
2
10
D2
Заключение договора на ремонт и
оформление помещения
1
1
11
E2
Выбор поставщиков оборудования и
4
2
63
Продолжение Таблица 19
№
работ
ы
Назван
ие
работ
Описание работ
Длит
ельн
ость
Кол-во
исполнит.
1
2
3
4
5
мебели
12
F2
Заключение договора о поставках
1
1
13
G2
Поиск рекламного агентства
1
2
14
H2
Заключение договора о рекламе
1
1
15
I2
Найм управляющего персонала
7
2
Работы 3 блока
16
A3
Установка подвесного потолка
1
4
17
B3
Замена напольного покрытия
4
4
18
C3
Замена стеновых панелей
3
4
19
D3
Замена электросетей и комуникаций
5
4
20
E3
Штукатурные работы
3
4
21
F3
Покраска стен
5
4
22
G3
Установка и подключение
оборудования
3
4
23
H3
Расстановка мебели
2
5
24
I3
Оплата ремонта
1
1
25
J3
Создание системы внутреннего
документооборота
3
2
Работы 4 блока
26
A4
Найм персонала
5
2
27
B4
Обучение персонала
5
1
28
C4
Установка цен на услуги
2
2
29
D4
Тестирование оборудования
2
2
Работы 5 блока
30
A5
Расчёт с поставщиками
1
1
31
B5
Расчёт с рекламной фирмой
1
1
32
C5
Подготовка зала
3
3
33
D5
Открытие зала
1
2
Далее необходимо упорядочить представленный в таблице 19 перечень
работ в определенной последовательности. При упорядочении работ были
приняты во внимание положения стандартов по управлению проектами,
согласно которым «выходы» одних работ (процессов) необходимо
рассматривать как входы для последующих работ.
Упорядочивание работ 1 блока будет иметь вид :
A1 - исходная работа;
Работа B1 следует за A1;
Работа C1 выполняется после завершения В1;
Работа D1 и Е1 следуют одновременно, но после завершения работы С1;