54
В бюджете приводятся доходы и расходы, и на его основе организуется
контроль расходования средств в соответствии с утвержденным планом, а
также осуществляется анализ финансового состояния организации на
текущий момент. Составление годового бюджета сложный и
ресурсозатратный процесс, который должен быть тщательно спланирован.
При его составлении учитывается множество параметров, в том числе общие
цели развития предприятия и внешнеэкономическая обстановка.
Основные этапы разработки финансового плана включают:
1) ознакомление с результатами стратегического планирования.
Необходимо понять общую стратегию и выбранные приоритетные
направления деятельности на конкретный период. Из этого следует, что
финансовое планирование не может вестись независимо, оно является частью
стратегического планирования (процесса разработки общей корпоративной
стратегии развития);
2) формулирование предположений и гипотез о состоянии экономики,
тенденциях развития некоммерческого сектора в целом и данной
некоммерческой организации в частности;
3) расчет ожидаемых источников финансирования;
4) оценку программных и административных расходов;
5) оценку денежных потоков;
6) прогнозирование дефицита или экономии бюджета. Работа по
подготовке годового бюджета должна вестись в тесном взаимодействии как с
высшим органом управления (адвокатами, входящими в него), так и
персоналом, отвечающим за финансовую функцию организации. Каждая
организация вправе самостоятельно определять, кто и в какие сроки будет
осуществлять эту работу.
Важно помнить о том, что к заседанию высшего органа управления
адвокатского образования финансовый план должен быть уже подготовлен и
представлен на рассмотрение членов высшего органа управления. Поэтому
процедура подготовки документа должна начинаться задолго до этого срока.
55
Если назначить срок утверждения годового бюджета на конец декабря, то
процедуру планирования и разработки документа необходимо начать не
позднее октября-ноября. Процедуру планирования бюджета каждая
организация вправе определить самостоятельно. Ряд проблем, возникающих
при составлении бюджета, может быть решен путем создания механизма
составления финансового плана. Этот механизм целесообразно разработать,
обсудить и представить в виде процедур, чтобы использовать его в
дальнейшем в работе организации, внося в него необходимые изменения,
если потребуется, а не разрабатывать механизм каждый раз заново.
Попробуем определить круг вопросов, которые должны быть отражены в
данных процедурах. Компетенция органов управления и исполнительных
органов. Составление и исполнение бюджетов являются функциями
администрации, а рассмотрение, утверждение и контроль за исполнением
бюджетов являются функциями высшего органа управления некоммерческой
организации (далее НКО). Сроки разработки бюджета Пример. Решение о
начале работы над составлением проекта бюджета принимает руководитель
высшего исполнительного органа адвокатского образования не позднее, чем
за три месяца до начала соответствующего финансового года. Порядок
разработки бюджета Пример. Руководитель высшего исполнительного
органа адвокатского образования организует поэтапную работу над
составлением проекта бюджета. Руководитель определяет ответственных и
сроки выполнения каждого из этапов. Срок рассмотрения проекта
финансового плана Пример. Рассмотрение проекта финансового плана
начинается не позднее, чем за месяц до начала финансового года (или до
заседания высшего органа управления).
Таким образом можно сделать вывод о том, что организация
планирования в компании выполняется грамотно. Тесно связана
деятельность, финансовая политика и стратегические цели при
планировании. Составляется бюджет проекта и рассчитываются все расходы,
источники и денежные потоки организации.
56
2.4 Оценка текущего состояния и совершенствование планирования для
повышения эффективности деятельности Адвокатского бюро «S&K
Вертикаль»
Адвокатская деятельность не может быть чем-то статичным и,
достигнув определенных успехов, остановиться в развитии. Наоборот,
поскольку адвокатская деятельность предполагает оказание существенного
влияния на жизнь людей и общества, в целом, она должна периодически
подвергаться изменениям, направленным на повышение эффективности
оказания услуг и улучшение их качества. Классическая адвокатура
переживает несомненный кризис.
В последнее десятилетие наблюдается стойкая тенденция к
переформатированию сферы оказания юридической помощи, в которой
адвокатура хотя и выполняет функцию признанного субъекта ее
предоставления, но наряду с иными субъектами, все более активно
продвигающимися в сугубо адвокатскую сферу деятельности. Федеральный
закон «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в РФ» и Кодекс
профессиональной этики адвоката закрепляют положение о том, что
адвокатская деятельность не является предпринимательской деятельностью,
поэтому любая адвокатская организация в настоящее время существует как
некоммерческая организация.
Однако те же нормы не запрещают адвокату заниматься бизнесом
вообще. Наличие запрета для адвокатов на осуществление
предпринимательской деятельности распространяется только на область
оказания юридических услуг. Указанная особенность является одной из
ключевых характеристик профессии адвоката в России, поскольку в
понимании законодателя и части адвокатского сообщества адвокатская
деятельность не должна преследовать цель извлечения прибыли. Это не
отвечает современным реалиям и требованиям.
Адвокатура должна быть органично встроена и приспособлена к этим
новым правовым реалиям, именно потому проблема развития
57
законодательства об адвокатуре в сторону сближения адвокатской и
предпринимательской деятельности на сегодняшний день приобретает
особую актуальность.
Другой значимой особенностью отечественной адвокатуры является
отсутствие организационно-правовой самостоятельности адвокатских
образований. Перечень форм адвокатских образований строго определен в
законе. Учреждаемые коллегии, бюро, адвокатские кабинеты и юридические
консультации являются исключительно некоммерческими организациями,
которые не вправе формировать и распределять прибыль. Происходят
существенные изменения организационных форм адвокатской практики:
наряду с индивидуально практикующими адвокатами и традиционными
адвокатскими образованиями демонстрируют высокие результаты и
образование, отличительными чертами которых является направленность на
получение прибыли с участием юристов-практиков, не являющихся
адвокатами.
Кроме того, медиация и внесудебные способы разрешения споров все
больше конкурируют с защитой и представительством клиентов в судах.
Ускоренное развитие технологий и глобализация радикально изменили
юридическую практику. Общие знания по юридическим вопросам стали
гораздо более доступными. Активные маркетинговые и рекламные
мероприятия приводят к тому, что клиент обращается к более активно
рекламируемым субъектам рынка, исчезает территориальный фактор выбора
адвоката.
При этом юридические фирмы, которые действуют параллельно с
адвокатскими образованиями, не уступают последним в уровне
профессиональной подготовки и качестве предоставления юридической
помощи, объединяя при этом в своем составе адвокатов и юристов, не
являющихся адвокатами.
Все это говорит о том, что адвокаты отныне находятся на высоко
конкурентном рынке и адвокатское сообщество должно найти баланс между
58
требованиями рынка юридических услуг и сохранением специфики
адвокатской профессии. Именно принятие новых условий, а не попытки
отгородиться от них, должны определить стратегию дальнейшего развития
института адвокатуры. Нельзя не согласиться с мнением, что суть
реформирования института адвокатуры состоит в повышении
ответственности и компетентности адвокатов в обмен на предоставление им
гарантированной экономически привлекательной части рынка юридических
услуг.
Однако очевидно, что реформа российской адвокатуры должна
соответствовать не только интересам адвокатского сообщества, но и
интересам государства. Особенностью организации работы и
ценообразования адвокатских и юридических услуг в России является работа
адвоката и юриста «напрямую» с клиентом — частным лицом, а также
низкий объем затрат. В этом смысле работа адвоката идентична работе иных
само занятых граждан.
Идентичны и проблемы, с которыми сталкивается государство при
регулировании таких рынков. Расширение числа организационно-правовых
форм (ОПФ) ведения адвокатской деятельности, легализация коммерческих
ОПФ в адвокатуре с уравниванием систем налогообложения адвокатских
образований с бизнесом, является наиболее перспективным вариантом
развития законодательства в этой сфере.
Применение упрощенной системы налогообложения (УСН) с объектом
налогообложения в виде доходов была бы наиболее эффективным вариантом
для адвокатов. Целесообразно рассмотреть и возможность налогообложения
указанных услуг посредством приобретения патентов в разных формах. Не
стоит также игнорировать возможность введения одинаковых подходов к
налогообложению адвокатов, работающих по трудовому договору, и
самостоятельных (участников НКО и учредивших кабинет) членов
адвокатского сообщества. Данные реформы вполне оправданы, полезны с
точки зрения повышения эффективности и качества услуг, оказываемых
59
адвокатами, могут быть применены в практической деятельности и являются
чрезвычайно полезными как для адвокатского сообщества, так и для
государства и общества в целом.
На основе результатов проведенного анализа в следующей части автор
работы предлагает совокупность мероприятий, направленных на повышение
эффективности деятельности адвокатского бюро и рекомендуемых к
включению в план производства и реализации услуг.
60
3 МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ПЛАНИРОВАНИЯ
ПРОИЗВОДСТВА И РЕАЛИЗАЦИИ УСЛУГ АДВОКАТСКОГО БЮРО
«S&K ВЕРТИКАЛЬ»
3.1 Меры по реализации намеченных мероприятий
Для дальнейшего развития предприятия автор работы предлагает
внедрить программу JEFFIT, которая является электронным помощником для
юридических фирм и департаментов.
Программа позволит выполнять следующие основные задачи:
Сквозная аналитика и важные бизнес-метрики;
Оценка KPI (ключевых показателей эффективности);
Настраиваемый каталог юридических практик;
Учет потраченного времени и расходов;
Контроль бюджета;
Автоматическое создание дел;
CRM-версия для юридических фирм;
Интеграция с kad.arbitr.ru;
Предоставление заказчикам доступ в личный кабинет для того,
чтобы они формировали заявки и прикладывали материалы к делу.
Простота сильно субъективная вещь. Считается, что это возможность
пользователю разобраться один на один с системой, не прибегая к
дополнительной помощи. В свою очередь, это сокращает затраты на
внедрение. То есть простота это то, что не вредит пользователям и имеет
интуитивный функционал. За такой промежуток времени пользователь
разбирается в основных настройках, а именно: заводит 2-3 дела, создает
будущие мероприятия, подключает юристов, включает синхронизацию дел с
kad.arbitr.ru.
Что юристы только не делают, чтобы повысить скорость обработки
входящих сообщений. Например, ставят на мобильный всевозможные виды
мессенджеров, регистрируют десятки аккаунтов в социальных сетях. Или
заводят сразу десять почтовых ящиков, чтобы точнее сегментировать почту.
61
Но что делать, если возникла потребность в передаче клиента другому
сотруднику. Плюс переписка велась в течение года, да еще и с паузами.
Отправление ссылки для доступа в личный кабинет, где содержится данная
переписка. Во-первых, это повышает статус, особенно если вы обслуживаете
западные компании. Во-вторых, юристы экономят время при общении с
клиентом и поиске нужного документа или сообщения. Ну а подключение
новых сотрудников к работе — моментальное.
Разные решения по автоматизации для юристов по-разному видят
синхронизацию с КАД Арбитром. В дело подтягивается справочная
информация по судебным инстанциям, оппонентам, стороны по делу, сумма
исков, в каком суде будет проводиться судебное заседание, решение в случае
пройденной инстанции и итоговые постановления. Не подгружаем
промежуточные документы. Сделано это для того чтобы не загружать
систему большим количеством промежуточных решений. Загруженные
судебные заседания отражаются в судебном календаре, чтобы зафиксировать
напоминания о предстоящих судах. В дальнейшем его можно будет
синхронизировать с мобильным устройством. Для юрдепов мы придумали
автоматическое создание задач в случае, если получено решение суда.
Экономя время при создании новых документов, вы выстраиваете свои
бизнес-процессы. Возьмем создание типовых файлов в формате Word и
Excel. Допустим, у вас много однотипных дел с разными заявителями. Задача
сделать так, чтобы не надо было тратить время на изменения ФИО в каждом
документе руками. Всё, что для этого необходимо: вместо часто
редактируемого поля подставить в документ смарт-метку везде, где
присутствует имя заявителя. Теперь, при загрузке шаблона в новое дело,
ФИО заявителя будет автоматически подтягиваться из дела. По данному
принципу вы можете работать с несколькими десятками уже готовых смарт-
меток.
При внесении потраченного времени, система автоматически
пересчитывает бюджет. Это позволит вам вовремя определить, подходит ли
62
проект к перерасходу и возможно теперь будет действовать другая ставка. Ну
и, разумеется, незамедлительно уведомить об этом клиента. Также в Jeffit
можно учитывать бюджет по всем дочерним делам. Выстраиваем иерархию
"родительское, дочерние". Это позволит удобно контролировать общий
бюджет, а так же выставлять счета по всем дочерним через родительское,
получая единый платежный документ.
Когда поток дел стремительно растет, поиск по ним становится
проблемой. Поэтому мы сделали таблицу с делами и проектами, которую
можно было бы максимально удобно настроить «под себя». Свыше 30
готовых критериев для фильтра облегчат поиск и сравнение проектов. Как
вариант, система выведет все дела которые содержат нарушения нормативов
или найдет все положительные решения по первой инстанции для заданного
исполнителя.
Биллинг учитывает специфику юрфирм и коллегий адвокатов.
Практически в каждом разделе есть блок, позволяющий занести расходы и
добавить время. В биллинге мы стараемся развивать функционал быстрее
конкурентов. Используя Jeffit, можно сформировать счет, акты или отчеты,
указав учтенное юристами время прямо в проекте. И сразу выставить счет.
Календарь проектировался специально для юридической работы. Для
этого его разделили на судебный и календари сотрудников компании.
Первый позволяет видеть все судебные заседания в рамках компании, второй
— более насыщен функционалом. Помимо фильтров задач и мероприятий,
можно контролировать решение не закрытых задач, просматривая их в
режиме "список". Или перетаскиванием мышки, быстро планировать время
для работы над задачей в своем расписании. В фильтре руководитель видит
календари сотрудников, которые являются соисполнителями в категориях,
где он является ответственным. Юристы, в свою очередь, видят только тех,
кто добавлен соисполнителем в данные дела календарь проектировался
специально для юридической работы. Для этого его разделили на судебный и
календари сотрудников компании. Первый позволяет видеть все судебные
63
заседания в рамках компании, второй — более насыщен функционалом.
Помимо фильтров задач и мероприятий, можно контролировать решение не
закрытых задач, просматривая их в режиме "список". Или перетаскиванием
мышки, быстро планировать время для работы над задачей в своем
расписании. В фильтре руководитель видит календари сотрудников, которые
являются соисполнителями в категориях, где он является ответственным.
Юристы, в свою очередь, видят только тех, кто добавлен соисполнителем в
данные дела.
Казалось бы простая причина, вынуждающая большое количество
клиентов регулярно менять систему — это отсутствие адекватной обратной
связи. На данный момент облаком пользуются около 700 юристов. 10% из
них работают в системе меньше месяца. За неделю получается 25 обращений
в техподдержку, 90% из которых обрабатываются в течении рабочего дня.
Данный регламент прописан в пользовательском соглашении.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что внедрение системы
Jeffit позволит бюро эффективно наладить всю работу и вовремя
предоставлять отчетности. Достаточно широкий спектр задач решает
система. В нее входит и оценка работы юриста и личный кабинет
пользователя.
Использование системы, предлагаемой к внедрению, позволит не
только улучшить операционные показатели деятельности адвокатского бюро,
но и оптимизировать процесс планирования, в том числе разработки плана
оказания и реализации услуг бюро. Оптимизация возможна за счет
минимизации рутинных операций, автоматизации расчетов и аналитических
функций, позволяющих максимально точно определить тенденции,
параметры и пропорции бизнес-процессов, учитывающих рабочую нагрузку
на адвокатов бюро, качество работы, уровень удовлетворенности клиентов.
Ставка на использование рассмотренной и предложенной программы
позволит повысить эффективность функционирования адвокатского бюро,
обеспечить рост прибыли.