26
Недостатком метода Kanban является то, что он лучше всего подходит для
команд, навыки членов которых пересекаются друг с другом.
Метод «6 сигм» был создан в 1986 году. Схема работ в методе «6 сигм»
представлена на рисунке 8.
Рисунок 8. Схема метода «6 сигм»
Конечной целью проекта является удовлетворение заказчика качеством
продукта, которого можно добиться при помощи непрерывного процесса
улучшения всех аспектов проекта, основанном на тщательном анализе
показателей.Для этого используются следующе шаги:
Определение (Define), в ходе которого происходит выявление
содержания проекта, сбор информации о предпосылках проекта и постановка
целей.
Измерение (Measure), в ходе которого осуществляется сбор и анализ
количественных данных о проекте, выявление показателей успеха проекта.
Исследование (Explore), в ходе которого осуществляется выбор
методов достижения целей.
Разработка (Develop), в ходе которой реализуются планы и решения,
принятые на предыдущих этапах.
Контроль (Control), в ходе которого планируется долгосрочное
улучшение процессов реализации проектов.
27
Сильными сторонами метода являются наличие чёткой схемы для
реализации проектов и постоянного улучшения процессов, определение целей их
анализа,
Слабыми сторонами метода является стремление снижения затрат и
повышения эффективности, в связи с чем появляется путаница в приоритетах.
1.3. Особенности проектов внедрения информационных технологий
Для эффективного управления проектами применяются системы
управления проектами, а также управленческие технологии. Проект внедрения
информационной системы, включающий разработку и настройку программного
обеспечения, может быть как успешным, так и неудачным. Неудачное
завершение проекта связано с тем, что разработанное программное обеспечение
не будет эффективно применяться. Процесс планирования внедрения
информационных систем направлен на успешное внедрение информационных
технологий.
Внедрение каждой информационной системы предполагает
автоматизацию функций предприятия. Система управления проектами
направлена на автоматизацию функций разработки календарей, сетевого
графика работ, отслеживания фактического выполнения работ и т.д.
Применение информационной системы для управления проектной
деятельностью включает в себя автоматизированное управление проектами
вводав действие информационных систем и технологий.
Масштабы применения систем управления проектами варьируются в
зависимости от организации, осуществляющей проектную деятельность. Чем
больше масштабы деятельности организации, тем выше сложность задач по
внедрению информационных систем, там выше необходимость
автоматизированного управления проектами.
Процессы управления проектами, и в частности процесс планирования
ресурсов проекта, могут иметь матричную структуру. Если организация
28
придерживается применения традиционных структур управления, то
вероятность успешного внедрения информационной системы достаточно
невелика; внедрение сложных информационных систем требует от команд
внедрения большого количество ресурсов, а также необходимо ответить на
следующие вопросы:
1. Какое место займет информационная система в организации?
2. Будет ли она внедряться на всех уровнях управления предприятием?
3. Будет ли она использоваться только в высокоприоритетных
проектах?
Применение информационных систем, автоматизирующих процесс
управления проектами, могут заменить непосредственное взаимодействие с
командой проекта, а также способствуют передаче навыков и опыта внутри
участников команды. Однако системы, автоматизирующие управление
проектами, не должныиспользовать жесткие каналы коммуникаций.
Применение таких систем имеет меньше шансов на успех, если в организации
отсутствует понимание основных принципов управления проектами.
Применение систем управления проектами в полном объеме может пре-
дусматривать использование целого ряда новых технологий. Реализация
различных функций может влиять на работу разных структурных подразделений
и специалистов. Эти факторы могут повлиять на увеличение сложности проекта
и создать проблемы при стабилизации работы системы в целом.
Применяя системы автоматизации управления проектами необходимо
четко представлять цели и выгоды, которые ожидаются от внедрения
информационных систем. Результаты внедрения системы должны быть
согласованы со всеми, кто связан с ее внедрением или будет участвовать в ее
эксплуатации. Процесс внедрения должен осуществляться по принципу «от
простого к сложному», от решения локальных проблем к глобальным задачам.
Большинство предприятий, которые сталкиваются с проектами внедрения
информационных систем, решают ряд вопросов:
29
1. Описание проблем, в которыми они могут столкнуться в ходе
внедрения информационных технологий.
2. Выявление ключевых факторов успеха проекта.
3. Определение этапов проекта и способов управления проектом.
Решение всех перечисленных вопросов необходимо для обеспечения того,
чтобы внедренная система отвечала поставленным перед нею задачам и целям.
По разным оценкам, на крупных предприятиях успешными бывают
примерно 60% проектов; для предприятий среднего уровня этот показатель
существенно выше - более 80%. При этом доля полностью провалившихся
проектов оценивается в 10%.
Главным выводом из перечисленных показателей является то, что покупка
лицензии на программное обеспечение и заключение контракта на внедрение
программного обеспечения не являются гарантией успеха проекта и отсутствия
проблем. Проектам внедрения информационных технологий всегда сопутствуют
риски. Однако в силах организации минимизировать риски. Правильное
отношение к проекту и правильная его организация практически устраняют риск
провала и существенно снижают риск неэффективности.
Необходимо учитывать особенности, которые присущи проектам
внедрения информационных технологий. Для этого руководитель проекта
должен ответить на ряд вопросов:
каковы особенности проектов внедрения информационных систем;
каково значение целей внедрения системы для реализации
компанией своей стратегии;
каковы ключевые факторы успехов и неудач.
каковы основные этапы проекта внедрения;
с какими трудностями может столкнуться предприятие,
реализующее подобный проект;
как правильно организовать внедрение.
30
Проекты внедрения информационных технологий имеют ряд
особенностей, отличающих их от других типов проектов. Они вытекают из того,
что любой такой проект представляет собой реорганизацию системы управления
предприятием. Реорганизация может выражаться как в радикальных, так и в
мягких вариантах, однако в любом случае проект требует большого внимания,
ответственности и тщательности проведения отдельных работ.
Рассмотрим особенности проектов внедрения информационных
технологий:
1. Недостаточная ясность всего перечня работ, которые предстоит
выполнить в ходе проекта. Как показывает практика, существуют моменты,
которые не могут быть оценены и спланированы однозначным образом до начала
проекта.
2. Необходимость управления изменениями проекта, которая
обусловлена тем, что каждый последующий этап проекта в значительной
степени зависит от результатов предыдущего этапа. Результаты каждого этапа
должны оцениваться и анализироваться, а результаты анализа - использоваться
для корректировки плана последующих этапов.
3. Командный подход к реализации проекта. Основную роль в
реализации проекта играет проектная команда, однако необходимо принимать во
внимание конечных пользователей внедряемого программного обеспечения.
Необходимо осуществить подготовку конечных пользователей к внедрению
информационных технологий.
На основании вышеперечисленного можно сделать следующий вывод:
проект внедрения управленческой информационной системы является не просто
внедрением программного обеспечения, внедрением управленческой
концепции, реализация которой стала возможной благодаря вычислительной
технике и программному обеспечению, а главное - квалифицированному
персоналу.
Многие предприятия недостаточно четко представляют цели внедрения
информационных технологий. В связи с этим отсутствуют критерии успешности
31
проекта. Поэтому перед стартом проекта внедрения информационных систем,
необходимо сформулировать глобальные цели организации и определить, куда
предприятие хочет прийти как в самое ближайшее время, так и в более далекой
перспективе. Затем следует определить цели на более детальном уровне, после
чего станет возможным начать планирование ресурсов, необходимых для
достижения поставленных целей. Далее нужно реально оценить текущее
состояние предприятия. Полезно такжесоставить список ключевых параметров,
характеризующих достижение поставленных целей.
Процесс внедрения информационных систем управления проектами
включает следующие этапы:
подготовка функций управления проектами к вводу
информационной системы в действие. Проводятся работы по организационной
подготовке подразделений, участвующих в выполнении функций;
подготовка персонала, которая включает в себя обучение персонала
и проверку его способности обеспечить функционирование информационной
системы управления проектами;
комплектация информационной системы программным
обеспечением и техническими средствами;
проведение опытной эксплуатации информационной системы и ее
доработку;
проведение приемочных испытаний.
Рассмотрим наиболеетипичные проблемы процесса внедрения
информационных систем управления проектами:
Отсутствие данных о реальном ходе проектной деятельности,
которая может показать необходимостьв большем количестве времени и
ресурсов для выполнения работ, чем при первоначальном планировании.
Отсутствие возможности применения программного обеспечения
для планирования, бюджетирования и принятия проектных решений. Вследствие
чего при управлении проектами применяются традиционные методы, которые
32
могут не давать представления о реальном положении дел. В результате
разрабатываются планы, которые оказываются необоснованными и далекими от
реальности;
Отсутствие понимания необходимости обучения. Однако обучение
персонала является важным компонентом успешного внедрения.
Применение распределенного программного обеспечения
управления проектами требует четко налаженной системы внутренних
коммуникаций команды проекта для обеспечения постоянного обмена данными
внутри команды;
Чем больше масштаб программного обеспечения, тем менее
оперативно осуществляется обработка информации;
Отсутствие внутренних регламентов управления проектами.
Следствием этого может являться плохо разработанная структура работ,
отсутствие возможности описания фаз жизненного цикла, нечеткогопонимания
зависимостей между работами и т.п.;
Отсутствие навыков работы с системами управления проектами, что
может стать препятствием при внедрении информационных систем;
Область деятельности и организационная структура предприятия
могут не подходить для внедрения системы управления проектами;
Внедрение сложных информационных систем управления
проектами требует большего количества ресурсов;
На основании вышеперечисленного можно сформулировать ряд наиболее
часто встречающихсяошибок внедрения информационных систем, которые
являются причинами неудач освоения подобных систем:
Цели, внешние условия и ограничения проекта не были определены
заранее или не были раскрыты в полном объеме;
Внедрение информационной системы в полном объеме требует
использования комплекса новых технологий. Реализация различных функций
может влиять на работу разных подразделений и специалистов. Все это может
33
привести к значительному усложнению проекта и делает проблематичным
стабилизацию работы системы в целом;
Перевод всех сотрудников организации для работы с новой
информационной системы.
Таким образом можно разработать рекомендации по внедрению
программного обеспечения:
необходимость четкого представления целей и преимуществ,
ожидаемых от внедрения новой системы. Результаты внедрения системы
должны быть согласованы со всеми, кто связан с ее внедрением или будет
участвовать в ее эксплуатации;
планирование внедрения информационных систем необходимо
начать с временных ограничений, затем добавить стоимостные и только после
этого переходить к ресурсному планированию;
проведение последовательного внедрения системы, начиная с
небольших проектов и отделов организации, поскольку в каждой организации
есть сотрудники, заинтересованные в использовании новых систем
автоматизации и способные их освоить.
Разные эксперты по управлению внедренческими проектами по-разному
определяют количество этапов внедрения и их содержание. В действительности
проект внедрения информационных технологий включает в себя определенную
последовательность действий, целесообразность которых неоднократно
проверена на практике. Перечень работ проекта внедрения информационных
технологий включает в себя:
1. Определение стратегических целей и тактического плана проекта.
2. Обследование и описание деятельности предприятия.
3. Обучение специалистов проектной группы.
4. Разработка будущей модели деятельности предприятия.
5. Разработка корпоративных стандартов.
6. Настройка и тестирование системы.
34
7. Обучение конечных пользователей.
8. Опытная эксплуатация.
9. Окончательное документирование.
10. Ввод системы в промышленную эксплуатацию.
35
2. Анализ использования информационных технологий в ООО
«Авторусь»
2.1. Анализ бизнес-процессов ООО «Авторусь»
Компания «Авторусь» осуществляет розничную торговлю автомобилями,
а также оптовую и розничную торговлю запасными частями для автомобилей.
Товары организации реализуются с помощью Интернет-магазина. Компания
предоставляет своим клиентам следующие преимущества:
наличие конкурентоспособных цен;
широкий ассортимент товаров;
наличие качественных описаний и изображений товаров;
возможность поиска товаров в магазине;
наличие системы обратной связи;
продажа сертифицированной продукции, которая имеет легальное
происхождение;
возможность гарантийного обслуживания товаров;
возможность осуществления покупки товара, не выходя из дома или
офиса;
быстрое согласование заказов клиента;
возможность обмена товаров ненадлежащего качества.
Рассмотрим бизнес-процесс управления предприятием, который
осуществляется с помощью программного продукта «1С:Предприятие 7». Для
наглядного описания бизнес-процесса будет применен метод структурного
анализа бизнес-процессов, который позволяет осуществить понятное
представление бизнес-процессов на различных уровнях абстракции [18].
Моделирование бизнес-процесса управления предприятием будет
осуществляться с помощью методологии IDEF0, которая позволяет
формализовать бизнес-процессы в графической форме [3].
На рисунке 9 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса
управления предприятием. Процесс управляется согласно законодательству РФ,