15
- предпосылки и инициация проекта и очередной фазы;
- предварительный анализ существующего состояния и сбор данных;
- потребность в изменениях, нужны ли они на данный момент;
- назначение руководителя проекта, формирование ключевой команды
проекта и ее основных участников;
- установление деловых контактов и изучение рынка, мотивации и
требований заказчика работ и других участников;
- определение направления проекта;
- сравнительная оценка альтернатив;
- представление предлагаемых предложений, их апробацию и
проведение экспертизы;
- утверждение концепции и получение одобрения для начала проекта.
Фаза разработки коммерческого предложения предполагает разработку
основных компонентов системы управления проектом (составление сводного
плана проекта):
- инициация работ определенной фазы;
- разработка основного содержания проекта, конечные результаты и
продукты, стандарты качества, базовая структура проекта, составление
технического задания;
- планирование, декомпозиция базовой структурной модели проекта,
смета и бюджет проекта, потребность в ресурсах, определение и распределение
рисков, календарные планы и укрупненные графики работ;
- установление мотивации и требований заказчика/владельца
территории/цеха;
- составление сводного плана работ для контроля сроков при
выполнении работ;
- организация аукционов и проведение торгов, заключение суб -
контрактов с основными исполнителями;
- выполнение базовых проектных и опытно-конструкторских работ;
16
- представление иутверждение сводного плана проекта, в дальнейшем он
будет гарантом для руководства при выполнении и контроле выполненных
работ;
Фаза реализации содержит в себе все выполненные основные работы по
проекту, необходимые для достижения цели:
- заключение контрактов с основными подрядчиками;
- полный ввод в действие разработанной системы управления проектом;
- подготовка производства, строительно-монтажных и пусконаладочных
работ;
- организация выполнения работ;
- обеспечение средствами и способами коммуникации и связи всех
участников проекта;
- стимулирование и мотивирование проектной команды;
- детальное проектирование и технические спецификации;
- оперативное планирование работ;
- проработка и установка системы информационного контроля над
ходом работ;
- организация и управление материальными и техническими потоками
ресурсов (закупки, поставки, покупки и пр.);
- выполнение работ, предусмотренных проектом;
- управление и согласование темпов работ, координация работ,
мониторинг прогресса, прогноз состояния, оперативный контроль и
регулирование основных показателей проекта;
- решение возникающих по ходу проекта проблем и задач;
- подтверждение окончания работ и получение одобрения для работ
следующей фазы.
Фаза завершения и сдачи проекта. На этой фазе достигаются конечные
цели проекта, осуществляется подведение итогов, разрешение конфликтов или
спорных ситуаций и закрытие проекта:
- планирование процесса завершения проекта;
17
- эксплуатационные испытания окончательного продукта проекта;
- подготовка и обучение работников для эксплуатации создаваемого
объекта;
- подготовка проектной документации, сдача объекта заказчику и ввод в
эксплуатацию;
- оценка результатов проекта и подведение итогов;
- подготовка итоговых документов;
- реализация оставшихся ресурсов;
- расформирование команды проекта;
- закрытие проекта.
Менеджеры проектов разграничивают цикл жизни проекта на этапы
различными способами. Для примера - в проектах по разработке программного
обеспечения, часто выделяются такие этапы, как осознание потребности в
информационной системе, кодирование, тестирование, формулирование
требований, проектирование системы, эксплуатационная поддержка.
Однако зачастую часто используемым является разбивка проекта на
четыре крупных этапа: Инициирование проекта, планирование, внедрение и
завершение.
Инициирование проекта по своему существу - подразумевает функцию
выбора проекта. Проекты формируются из-за возникновения потребностей,
которые необходимо удовлетворить, но не все проектам будет дан зеленый
свет, нельзя удовлетворить все потребности клиентов без исключения.
В рамках жёстко нормированных ресурсов и ограниченных финансовых
потоках, всегда приходится выбирать более приоритетные проекты, какие- то
проекты можно отложить до лучших времен, какие-то отклонить за
ненужностью. Решения принимаются исходя из наличия ресурсов,
сравнительной важности удовлетворения одних потребностей и игнорирования
других, сравнительной эффективности проектов и конечно же исходя из
финансовой составляющей.
18
Решения по отбору проектов к реализации тем важнее, чем масштабнее
предполагается проект, поскольку крупные проекты определяют направление
деятельности на будущее (иногда на годы) и связывают имеющиеся
финансовые и трудовые ресурсы.
Для управления проектом необходимо знать его планируемые
характеристики. Выбор путей и способов достижения принятых показателей
проекта, является основной задачей управления проектом.
Когда принимается к рассмотрению идея о новом проекте, возникает
очень много противоречивой информации и не всегда она стопроцентно
достоверная. Требуется проверять и анализировать поступающую информацию,
для правильного планирования проекта и грамотного заключения
договоров/контрактов. В случаях анализа и учета неопределенностей
используется анализ рисков.
1.3 Процессы и функции управления проектами
Когда данные предшествующего периода отсутствуют и вероятность
последствий может оцениваться субъективно, говорят, что существует
неопределенность, т.е. неполнота или неточность информации об условиях
реализации проекта, затратах на него и последующем результате.
Риск — неопределенность, связанная с возможностью возникновения
неблагоприятных ситуаций и последствий в ходе реализации проекта. Когда
вероятности, связанные с различными последствиями, могут оцениваться на
основе данных предшествующего периода – риск есть![11, с.14]
«Свод знаний по управлению проектами (англ. Project
ManagementBodyOfKnowledge, PMBOK) представляет собой сумму
профессиональных знаний по управлению проектами. Институт управления
проектами использует этот документ в качестве основного справочного
материала, руководства для своих программ по профессиональному развитию.
В настоящем руководстве описываются суть процессов управления
проектами в терминах интеграции между процессами и взаимодействий между
19
ними, а также цели, которым они служат. Эти процессы разделены на пять
групп, называемых «группы процессов управления проектом».
Управление проектом состоит из определенных процессов по
осуществлению проекта. Процессы управления проектами, в большинстве
своём, разбиты на пять основных групп, исполняющих разные функции
управления:
-процессы инициации – когда уже принято решение о начале
выполнения проекта и то, что работы по проекту входят в активную фазу,
прорабатываются технико-экономическое обоснование, оценка и
подтверждение проекта;
-процессы планирования - определение целей и критериев успеха
проекта и разработка рабочих маршрутов их достижения. Планирование
предмета проекта (результат, цели), взаимосвязи и структурная декомпозиция
проекта, формирование бюджета и полная оценка стоимости. Также эти
процессы включают в себя календарное планирование, формирование команды
и определение того, каким образом будет осуществляться коммуникация
внутри проекта и с внешними поставщиками и субподрядными организациями,
а также меры, которые будут предприняты в случае рисков;
-процессы исполнения/выполнения - скоординировать людей, дать им
цель и область для развития, полную информацию по проекту, а также
скоординировать людские ресурсы для выполнения проекта. Возможность
привлечь другие материальные ресурсы для выполнения плана, размещение
заказов на работы, поставки и дальнейшее заключение договоров/контрактов, и
их последующее сопровождение;
-процессы анализа/контроля/управления проектом–слежение за ходом,
определение соответствия плана путем мониторинга, количественная оценка
проекта поставленным целям и критериям успеха, а также принятие решений о
необходимости применения корректирующих воздействий в нежелательных
ситуациях, их согласование, утверждение и применение;
20
-процессы завершения проекта–все проекты имеют завершение, в
данных процессах идет формализация выполнения проекта, закрытие всех
контрактов и подведение его к упорядоченному финалу, проведение
инвентаризации и вывод оборудования из проекта, архивация проектной
документации.
Функции управления проектом проходят через весь жизненный цикл
проекта, через все управленческие и организационные решения, включают в
себя качество выполняемых работ, услуг, оборудование, сырьё, материалы для
проекта и конечный результат. Также эти функции тесно связаны с
прогнозированием сроков завершения работ, определенных этапов/фаз по ходу
проекта и всего проекта в целом.
Функции управления качеством просматриваются через стандарты к
качеству результатов проекта и к установленным требованиям через систему
контроля и поддержки качества.
Функция управления временем включает в себя контроль
продолжительности сроков начала и завершения работ, их характер, а также
минимизацию/оптимизацию временных характеристик и четкое использование
резервов времени, а если потребуется принятие решения по ликвидации
нежелательных временных простоев. Данная функция выполняется путём
оценки сроков реализации проекта, либо его фаз, их актуализации и
корректировки.
Функция управления стоимостью включает в себя предварительную
оценку средств, затрачиваемых на проект, определение сметы расходов,
денежных потоков, а также прогноз доходов и прибылей. Также эта функция
включает в себя принятие решений в том случае, если финансовые планы
отклоняются от нормы. Главной целью данной функции является соблюдение
бюджета в рамках проекта и дальнейшая прибыль от его реализации.
Функция управления рисками в рамках проекта рассматривается как
вмешательство непредвиденных событий, которые могут нести в себе
определенный ущерб и являться препятствием для достижения цели. В целом
21
это возможность оценивать, анализировать, управлять и предупреждать
возникновение рисковых событий, а также принятие мер по снижению степени
риска на протяжении всего жизненного цикла проекта, когда степень риска
высокая.
Функции управления человеческими ресурсами проекта содержат в себе:
- определение численности команды для проекта;
- квалификацию персонала на весь цикл проекта;
- поиск кадров, назначение на роли в проекте и дальнейшее увольнение;
- установление ответственности в проекте, распределение по рабочим
местам;
- организацию обучения и повышения квалификации;
- создание рабочей атмосферы в команде и предупреждение
конфликтных ситуаций;
- определение размера зарплаты, а также разных премиальных выплат;
Функции управления поставками и контрактами в проекте содержат в
себе стратегию ведения контрактной деятельности, определение состава,
номенклатуры и сроков работы, привлекаемых по контракту субъектов.
Включают в себя рекламную и информационную деятельность, выбор
поставщиков и контрагентов путем размещения информации и проведения
тендеров/конкурсов/торгов, подготовку и контроль всех документов для
заключения контрактов, а также расчёты и закрытие контрактов.
Функции управления коммуникациями в жизненном цикле проекта – это
управленческая функция, содержит в себе организацию и контролирование
информационного обмена о проекте, обеспечивает своевременный сбор,
генерацию, распределение и сохранение нужной проектной информации.
Данная информация должна быть доступна для всех участников проекта.
Существует два типа информационного обмена:
- формальный тип – реализуется путем использования информационных
технологий;
22
- неформальный тип – реализуется путем устного обмена информации
на совещаниях и межличностных контактах.[17, с.53-56]
В данной части работы, мы рассмотрели теоретические основы
управления проектами и сейчас можно сделать выводы.
Проект – это определенные изменения с установленными требованиями
к качеству итоговых результатов, ограниченные по времени, финансовым
составляющим и ресурсам.
“Управление проектом” или Project Management - это профессиональная
деятельность, осуществляемая на протяжении всего жизненного цикла проекта,
основанная на применении современных научных знаний, навыков, методов и
технологий для достижения эффективных результатов, путем воздействия на
работников для успешного осуществления проектов. [4, ГОСТ 54869-2012]
Каждый проект от начала до окончания, проходит путь
последовательных этапов развития, именуемых фазами, в целом этот путь
называется жизненным циклом проекта.
Жизненный цикл разделяется на фазы проекта, те в свою очередь на
разные составляющие – этапы, стадии, процессы и т.п.
Для управления проектом, на тот период пока он реализуется, создается
временная организационная структура, командование которой берет на себя
руководитель проекта. Набирается команда проекта, состоящая из
высококлассных специалистов, обладающих определенными знаниями и
навыками для эффективного достижения общей цели проекта.
23
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И ОЦЕНКА ДЕЙСТВУЮЩИХ
ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ НА ПРЕДПРИЯТИИ НА
ПРИМЕРЕ ООО «СПАМЕД» ТОРГОВАЯ МАРКА TREEFAMILY
2.1 Общая характеристика деятельности ООО «СПАМЕД»
ТОРГОВАЯ МАРКА TREEFAMILY
ООО «СПАМЕД» торговая марка TREEFAMILY является обществом
с ограниченной ответственностью. Производство данного предприятия
располагается в Московской области. Ключевым видом деятельности
предприятия является производство и продажа изделий из лущеного
шпона.
2
Говоря об организационной структуре компании, важно учитывать,
что, как отмечалось ранее, предприятие является обществом с
ограниченной ответственностью. Общество с ограниченной
ответственностью является хозяйственным обществом. Формируется такое
общество на базе уставного капитала, который разделяется на доли. Вкладчики
данного общества несут ответственность по его обязательствам и могут нести
убытки в рамках экономической деятельности общества исключительно в
пределах размера своего вклада. Участники общества, которые не полностью
погашают свою долю, несут солидарную ответственность по обязательствам
общества в рамках стоимости неоплаченной части доли каждого участника.
Общество с ограниченной ответственностью обязано иметь фирменное
наименование, которое должно использоваться со словами «с ограниченной
ответственностью». В соответствии с законодательной базой количество
участников общества с ограниченной ответственностью не может превышать
50 человек. В обязательном порядке оно должна быть преобразовано в
2
Официальный сайт компании ООО «СПАМЕД» ТОРГОВАЯ МАРКА TREEFAMILY -
http://www.tree-family.com/
24
акционерное общество в течение года. Если преобразование не происходит, то
через год осуществляется ликвидация общества в судебной инстанции в случае
нарушения законодательства. Общество с ограниченной ответственностью
может быть учреждено одним лицом или может состоять из одного лица,
например, в ходе реорганизации. Учредители общества осуществляют
деятельность на основе договорных отношений об учреждении общества. В
договорных отношениях прописываются все регламенты ведения совместной
деятельности, а также там прописывается размер уставного капитала, размер
доли каждого участника.
Рисунок 2.1 - Организационная структура «СПАМЕД»
торговая марка TREEFAMILY
«СПАМЕД» торговая марка TREEFAMILY –является коммерческой
организацией, главной целью экономической деятельности которой является
получение прибыли.