2.3. Описание существующих недостатков в деятельности предприятия
В результате проведенного анализа можно выделить ряд недостатков в
процессе отгрузки готовой продукции. Основным недостатком являются
высокие трудозатраты на осуществление бизнес-процесса. Для выявления
высокого объема трудозатрат процесса управления отгрузкой товара была
проведена оценка трудозатрат кладовщиков на осуществления бизнес-процесса.
В процессе управления отгрузкой необходимо осуществлять следующие
действия:
проверку наличия продукции на складе;
выбор и подготовку тары;
упаковку продукции;
маркировку продукции.
Для того чтобы оценить трудозатраты на процесс управления отгрузкой
продукции необходимо рассмотреть документооборот задачи. Для этого была
составлена схема документооборота в редакторе Microsoft Visio. Схема
документооборота представлена на рисунке 10.
Поясним данные схемы. Заказ покупателя не вводится в систему SAP
R/3, он передается на склад в бумажной форме, в системе при этом
формируется запись «Реализация», однако доступ к таким записям есть только
у сотрудников отдела продаж, кладовщики не могут обращаться к этим
данным. Кладовщик проверяет наличие товарных позиций, указанных в заказе.
Если какая-либо товарная позиция отсутствует на складе, кладовщик
оформляет заявку, в которой перечислены наименования продукции и
количество, и передает ее в производственный отдел. Когда заказ
укомплектован, кладовщик осуществляет выбор тары по перечню. Затем
печатаются маркеры продукции, которые представляют собой номера штрих-
кодов товарных позиций. Они наклеиваются на упакованную в тару
продукцию.
46
Отдел продаж
Комплектация
заказа
Выбор тары
Упаковка
продукции
Процесс
Заказ
покупателя
Кладовщик
Загрузка
машины
Проверенный
заказ
Производственный
отдел
Заявка на
производство
Заявка на
производство
Перечень
тары
Упакованный
заказ
Маркер
продукции
Упакованный
заказ
Накладная М-
15
Рисунок 10. Схема документооборота процесса
К упакованной продукции прикладывается накладная М-15 и заказ
загружается в машину для транспортировки покупателю. Накладная М-15
печатается из системы «Галактика», поэтому она помечена на схеме курсивом.
Накладная не будет участвовать в расчете трудозатрат на формирование
документооборота.
Рассчитаем трудозатраты на формирование документооборота процесса.
Для этого необходимо дать количественную оценку следующим показателям:
1. Количеству документов за год.
2. Частоте возникновения документов за год.
3. Символьному объему документа.
В результате можно рассчитать годовые трудозатраты на оформление
документа в человеко-часах. Характеристика текущей организации
документооборота представлена в таблице 3.
Таблица 3
Характеристика документооборота
Показатель
Заказ
Перечень
тары
Маркер
Заявка на
производство
Количество документов в
год, шт.
3 000
3 000
100
100
Количество символов в
документе, шт.
3 000
1 000
1 000
500
Частота возникновения в
год, шт.
1200
100
1200
100
Трудозатраты на обработку в
год, чел-час
600
260
320
400
В настоящий момент перечни тары составляются кладовщиками
вручную и печатаются, заказы поступают в бумажной форме, а маркеры
печатаются из табличного процессора Microsoft Excel. Поэтому трудозатраты
на управление отгрузкой продукции составили 1580 человеко-часов в год.
Внедрение информационных технологий позволят загружать данные о
заказе из системы «Галактика», автоматически формировать и передавать
заявку на производство, печатать маркеры продукции из формы заказа и
автоматизировать учет тары. За счет перечисленных факторов произойдет
снижение затрат на формирование документооборота. Трудозатраты по
49
проектному плану рассчитываются исходя из времени обработки машинных
операций, необходимых на формирование документооборота и обработку
информационных потоков процесса. Трудозатраты на ведение
документооборота по проектному плану представлены в таблице 4.
Таблица 4
Характеристика документооборота по проектному плану
Показатель
Заказ
Перечень
тары
Маркер
Заявка на
производство
Количество документов в
год, шт.
3 000
3 000
100
100
Количество символов в
документе, шт.
3 000
1 000
1 000
500
Частота возникновения в
год, шт.
1200
100
1200
100
Трудозатраты на обработку
в год, чел-час
300
120
220
260
Сумма годовых трудозатрат на формирование документооборота после
внедрения информационных технологий составила 900 человеко-часов в год.
Это является достаточным показателей для обоснования внедрения
информационных технологий и средств вычислительной техники.
Таким образом можно выделить следующие недостатки в процессе
управления отгрузкой продукции:
1. Отсутствие данных о заказах у кладовщиков. Поэтому заказы
передаются в бумажной форме.
2. Дополнительные временные затраты на проверку наличия
продукции на складе из-за отсутствия у специалистов отдела продаж доступа к
данным о наличии продукции на складе.
3. Отсутствие автоматической проверки наличия продукции на складе,
из-за чего процесс сопровождается дополнительными трудозатратами.
4. Отсутствие учета тары, что ведет к несвоевременным заказам тары.
Из-за этого появляются задержки в отгрузке продукции.
5. Высокие временные затраты на маркировку продукции,
возникающие вследствие печати наклеек с маркировкой вручную.
6. Отсутствие автоматизации отправки заявки в производственный
отдел при выявлении отсутствия готовой продукции на складе. Заявки на
50
производство оформляются в бумажной форме и передаются в
производственный отдел.
7. Отсутствие необходимой отчетности, в которую входят: наличие
тары и движение тары.
Для устранения выявленных недостатков необходимо внедрить такую
систему управления отгрузкой продукции, которая бы позволила достичь
следующих результатов:
1. Сформировать единую базу данных, в которой будут храниться и
обрабатываться данные о наличии продукции на складе.
2. Вести учет тары.
3. Печатать штрих-коды для маркировки продукции в процессе
обработки заказов из отдела продаж.
4. Автоматически осуществлять проверку наличия продукции по
каждому заказу.
5. Отправлять заявку на производство в случае отсутствия продукции
на складе.
Т.е. сотрудники отдела продаж при формировании заказа будут видеть
какая продукция есть на складе и рассчитывать время обработки заказа для
каждого клиента. А сотрудники склада будут получать заказы, когда уже вся
продукция будет в наличие на складе, комплектовать, маркировать продукцию
и отпускать ее покупателю.
51
Глава 3. Основные направления совершенствования
информационных технологий
3.1. Описание проекта автоматизации деятельности
Проект внедрения информационных технологий в деятельность
организации «НПП ЗПК» заключается в оптимизации бизнес-процесса отгрузки
продукции со склада организации с помощью внедрения системы «Microsoft
Business Solutions Axapta».
Для описания проекта необходимо выделить его цель, сформулировать
миссию проекта и описать видение проекта
40
. Миссия проекта заключается в
повышении эффективности бизнес-процесса отгрузки продукции со склада
организации с помощью внедрения логистической системы «Microsoft Business
Solutions Axapta».
Видение проекта: внедрение логистической системы, которая позволит:
автоматически проверять наличие продукции по каждому заказу;
автоматически отправлять заявки на производство;
вести учет тары;
оптимизировать маркировку продукции;
формировать отчеты.
Целью проекта является ввод в эксплуатацию логистической системы,
которая позволит оптимизировать процесс отгрузки продукции со склада в
течении трех месяцев. Бюджет проекта составляет 450 000 рублей.
Для работы над проектом необходимо сформировать команду проекта
41
,
которая должна включать в себя следующих специалистов:
1. Менеджера проекта, который будет осуществлять руководство
проектом.
2. Аналитика, который задействован на стадии планирования проекта.
40
Балашов, А.И. Управление проектами: Учебник и практикум для СПО / А.И. Балашов, Е.М. Рогова,
М.В. Тихонова и др. - Люберцы: Юрайт, 2016. - 383 c.
41
Бараненко, С.П. Управление проектами: Учебно-методический комплекс / С.П. Бараненко. - М.: АП
Наука и образование, 2014. - 244 c.
52
3. Специалиста по сопровождению программного обеспечения,
который будет осуществлять выбор программного обеспечения.
4. Специалиста по внедрению, который будет задействован на стадии
ввода системы в эксплуатацию.
К рискам проекта относятся
42
:
1. Превышение временных сроков проекта, которое устраняется с
помощью добавления временных промежутков для решения форс-мажорных
ситуаций на стадии планирования проекта.
2. Превышение бюджета проекта, которое устраняется с помощью
добавления резервной суммы при планировании бюджета.
3. Непредвиденные обстоятельства, к которым относятся природные
катаклизмы при планировании проекта не учитываются, потому что имеют
низкую вероятность осуществления.
Проекты внедрения информационных технологий вне зависимости от
автоматизируемого бизнес-процесса включают в себя комплекс задач,
называемых жизненным циклом проекта. Обозначим эти задачи
43
:
1. Постановка задачи на внедрение ИС исходя из целей компании.
2. Определение временных и финансовых ресурсов проекта.
3. Определение проектной методологии, в которую включено:
3.1. Определение состава команды проекта.
3.2. Разработка регламента выполнения работ.
3.3. Разработка плана реагирования на риски проекта.
4. Предпроектная подготовка, которая включает:
4.1. Подготовку персонала к изменениям.
4.2. Выявление основных информационных потоков.
4.3. Формирование базы основной нормативно-справочной
документации.
4.4. Создание корпоративных стандартов учёта и отчётности.
42
Ньютон, Р. Управление проектами от А до Я / Р. Ньютон. - М.: Альпина Паблишер, 2016. - 180 c.
43
Джалота П. Управление проектами в области информационных технологий / П. Джалота. - М.:
Лори, 2014. - 224 c.
53
4.5. Построение информационно-функциональной бизнес-модели
предприятия «как есть», анализ результатов, разработка проекта реорганизации
«как надо».
5. Выбор ИС.
5.1. Формирование требований к ИС.
5.2. Обзор рынка ИС.
5.3. Заключение договора.
6. Внедрение ИС.
6.1. Настройка системы.
6.2. Тестирование группой внедрения.
7. Опытная эксплуатация.
8. Ввод ИС в промышленную эксплуатацию.
После того как были выявлены задачи проекта, необходимо определить
длительность каждой задачи
44
. Перечень длительностей задач проекта
представлен в таблице 5.
Таблица 5
Длительности задач проекта внедрения информационных
технологий
№
Задача проекта
Длительность,
день
1
Постановка задачи на внедрение ИС
3
2
Определение временных и финансовых ресурсов
проекта
2
3
Определение проектной методологии
15
4
Определение состава команды проекта
5
5
Разработка регламента выполнения работ
5
6
Разработка плана реагирования на риски проекта
5
7
Предпроектная подготовка
35
8
Подготовка персонала к изменениям
10
9
Выявление основных информационных потоков
10
10
Формирование базы основной нормативно-справочной
документации
5
11
Создание корпоративных стандартов учёта и отчётности
5
12
Построение бизнес-модели предприятия «как есть»
5
13
Выбор ИС
15
№
Задача проекта
Длительность,
день
14
Формирование требований к ИС
5
44
Мартыненко, С.А. Управление потоками работ. Функциональное моделирование и основы
управления проектами / С.А. Мартыненко. - СПб.: ГУАП, 2014. - 80 c.
54
15
Обзор рынка ИС
5
16
Заключение договора
5
17
Внедрение ИС
5
18
Настройка системы
2
19
Тестирование ИС
3
20
Опытная эксплуатация
5
21
Промышленная эксплуатация
1
В результате указания длительностей задач проекта можно рассчитать
сроки выполнения проекта
45
. Для реализации проекта потребуется 1 рабочий
день. Однако при планировании проекта может оказаться, что ряд задач можно
выполнять параллельно, а также может потребоваться запас времени на случай
возникновения рисковых ситуаций (болезни участников команды проекта,
задержке в выполнении работ и т.д.). Поэтому временные рамки проекта могут
изменяться в процессе планирования проекта.
На основании данных таблицы создадим сетевой график проекта,
который показывает последовательность выполнения задач проекта и их
длительность
46
. Сетевой график проекта представлен на рисунке 11.
45
Верзух, Эрик Управление проектами: ускоренный курс по программе MBA / Эрик Верзух. - М.:
Вильямс, 2015. - 480 c.
46
Гонтарева, И.В. Управление проектами / И.В. Гонтарева, Р.М. Нижегородцев, Д.А. Новиков. - М.:
КД Либроком, 2014. - 384 c.