67
Каждому этапу необходимо наличие исполнителей (ролей), впоследствии
присваиваемых реальным пользователям CRM-системы.
Использование созданных шаблонов производится в процессе старта
проектов у контрагентов, при их пошаговом ведении и подсчете потраченного
времени.
Хранение шаблонов осуществляется в таблицах баз данных
(table_project_templates, table_project_template_roles, table_project_template_tasks
и table_project_template_task_roles).
В целом данная форма является идентичной вышерассмотренной форме
редактирования групп пользователей, здесь также присутствуют кнопки
«Добавить», «Обновить», «Удалить» и «Редактировать». Однако форма
редактирования шаблона серьезно отличается. Так, пользователь при открытии
формы осуществляет ввод названия шаблона. Немного ниже расположена
кнопка «Добавить» и список мероприятий (этапов) в виде дерева. При нажатии
пользователем кнопки «Добавить» открывается окно создания этапа проекта, где
он вводит название проекта, приблизительную длительность в днях и в случае
необходимости отмечает галочкой подтверждение куратором начала данного
этапа. Ниже располагается список ролей (участников) в этом шаблоне.
Посредством использования кнопки с изображением плюса можно добавить в
проект нового участника. Далее пользователь галочками отмечает из списка
исполнителей этапа, нажимает «Ок», после чего происходит закрытие формы и
отображение нового этапа в дереве шаблона проекта.
У вновь созданного этапа появляются две расположенные рядом кнопки:
«Добавить подзадачу» и «Удалить задачу». Подзадача может представлять собой
результат выполнения предыдущего этапа, для чего пользователю необходимо
выбрать сверху в открывшейся форме «Новое мероприятие» и вписать результат
выполнения родителя. Как отмечалось ранее, этап может быть связан с уже
имеющимся шаблоном, для чего пользователю требуется установить
переключатель в «Линк» и путем щелчка по кнопке «Выбрать» открыть форму
для выбора этапа из другого проекта. В случае, когда пользователь хочет
установить этап в качестве последнего в цепочке мероприятий, необходимо
68
поставить переключатель в третье положение: «Точка выхода». Тогда, при
прохождении проектом этого этапа, он будет считаться завершенным.
Текст программы предложен в Приложении 3.
Модуль-справочник «Категории обсуждений».
Рассматриваемый модуль требуется в целях создания возможных
категорий обсуждений, применяемых в модуле обсуждений и идей.
В целом данная форма является идентичной вышерассмотренной форме
редактирования групп пользователей, здесь также присутствуют кнопки
«Добавить», «Обновить», «Удалить» и «Редактировать». Заполнение списка
производится из таблицы table_ideas_categories.
Пользователю на форме редактирования записи требуется введение
только названия категории.
Схема работы модуля-справочника «Категории обсуждений» аналогична
представленной на Рис. 2.7 схеме работы модуля работы с группами
пользователей.
Опишем модуль-справочник «Категории заметок»
Рассматриваемый модуль требуется в целях создания возможных
категорий вопросов (заметок), применяемых в модуле вопросов.
В целом данная форма является идентичной вышерассмотренной форме
редактирования групп пользователей, здесь также присутствуют кнопки
«Добавить», «Обновить», «Удалить» и «Редактировать». В целях большей
наглядности в этой форме список представлен в виде дерева. Произведено
вынесение кнопок «Редактировать» и «Удалить» на верх формы, ввиду чего для
получения возможности работы с записями необходимо вначале выделить
требуемую запись в дереве, а затем нажать одну из указанных кнопок.
Построение дерева производится по запросу из таблицы
table_notes_categories.
Пользователю на форме редактирования записи требуется ввести название
и произвести выбор родительской категории.
Схема работы модуля-справочника «Категории заметок» аналогична
представленной на рис. 2.7 схеме работы модуля работы с группами
пользователей.
69
Модуль-справочник «Статусы задач»
Рассматриваемый модуль требуется в целях создания возможных статусов
задач, применяемых в процессе создания у контрагентов единовременных задач.
Посредством выставленных у статусов цветов производится подсветка
срочности задачи в модуле текущих задач.
В целом данная форма является идентичной вышерассмотренной форме
редактирования групп пользователей, здесь также присутствуют кнопки
«Добавить», «Обновить», «Удалить» и «Редактировать». Заполнение списка
производится из таблицы table_task_statuses.
Пользователю на форме редактирования записи требуется введение
названия статуса, символизирующего срочность числа и цвета в
шестнадцатеричной системе.
Схема работы модуля-справочника «Категории обсуждений» аналогична
представленной на рис. 2.7 схеме работы модуля работы с группами
пользователей.
Модуль контрагентов.
В данной CRM-системе рассматриваемый модуль выступает в качестве
одного из основополагающих. В нем пользователь осуществляет управление
клиентами, которые находятся в системе, ставит задачи, создает сотрудников,
просматривает историю и начинает проекты.
В целом данная форма является идентичной вышерассмотренной форме
редактирования групп пользователей, здесь также присутствуют кнопки
«Добавить», «Обновить», «Удалить» и «Редактировать». Заполнение списка
производится из таблицы table_task_statuses. Однако также здесь осуществлена
реализация слева от списка фильтра в соответствии с атрибутами контрагентов.
Наверху списка расположена строка поиска в соответствии с именем клиента.
Заполнение списка производится из таблицы table_clients.
На форме редактирования осуществлена реализация бокового подменю,
состоящее из пунктов: сотрудники, информация, филиалы, головные компании,
история, проекты, планы.
Каждый из пунктов меню отображает соответствующую собственному
названию подформу. На закладке «Информация» расположены поля ввода
70
информации относительно контрагента: название, полное название, тип,
заполняемый из модуля-справочника «Типы контрагента», сайт, адрес, email и
атрибуты, заполняемые из модуля-справочника «Атрибуты контрагента».
На закладке «Сотрудники» расположен список работающих в данной
фирме людей. Посредством кнопки «Добавить» возможно добавление нового
лица с указанием его личных данных (ФИО, должности, email и телефона).
Закладки «Головные компании» и «Филиалы» позволяют пользователю
связать имеющихся контрагентов с редактируемым связью «Головная компания-
филиал».
На закладке «История» производится вывод всех действий пользователей
относительно данного контрагента (например, «добавлен сотрудник», «создан
проект» и пр.).
Закладка «Планы» предоставляет пользователю возможность добавления
единовременных задач, не вписывающихся в шаблоны проектов, время по
которым требуется учесть. Посредством кнопки «Добавить» открывается форма
для создания задачи, где проставляется дата запуска, описание задачи,
исполнители, статус из модуля-справочника «Статусы задач» и планируемое
время. Непосредственный внешний вид форм будет отображен в разделе «6.23
Разработка пользовательского интерфейса системы».
На закладке «Проекты» производится вывод списка проектов по
контрагенту, где пользователя предоставляется возможность посредством
кнопки «Добавить» начать новый проект. Изначально пользователю необходимо
на открывшей форме ввести название проекта, выбрать шаблон из созданных в
модуле-справочнике «Шаблоны проектов» и назначить куратора. Следующим
шагом пользователям системы назначаются роли в проекте. Посредством кнопки
«Готово» созданный проект отображается в модуле текущих задач.
Схема работы модуля контрагентов аналогична представленной в
Приложении 6 схеме работы модуля работы с группами пользователей. Схема
работы, невзирая на кажущуюся сложность формы редактирования карточки
контрагента, изменяется не существенно, поскольку большая часть закладок
является обычными формами-списками.
Модуль текущих планов
71
В рассматриваемом модуле производится вывод списка единовременных
задач по контрагентам, в которых в качестве исполнителя выступает текущий
пользователь системы. Пользователю предоставляется возможность запуска и
остановки задачи, а также оставления к осуществленной работе комментарий. В
данном списке задачи подсвечены особым цветом, который выставляется
согласно их статусу.
В форме отсутствуют привычные кнопки удаления и добавления.
Напротив каждой задачи присутствует кроме редактирования кнопка
запуска/останова задачи. При осуществлении запуска задачи в базу, в таблицу
table_client_history производится запись точной даты, равно как и при
завершении, что учитывается в процессе подсчета потраченного времени.
Справа от записи расположены еще две кнопки: «Перенести на сегодня»,
устанавливающая предполагаемую дату запуска на сегодня и «Отложить на
завтра», устанавливающая предполагаемую дату запуска на завтра.
Вверху формы располагается фильтр по имени контрагента, а также
галочка «Показать актуальные», посредством которой фильтруются все задачи и
выбираются с планируемой датой начала на сегодня.
Схема работы модуля текущих планов характеризуется простотой:
осуществляется обычное заполнение списка, посредством фильтров к запросу
добавляются дополнительные условия, при помощи щелчков по кнопкам у
записей устанавливается статус задачи «В работе» («Закончено») и даты начала
или окончания.
4.3.12 Модуль поставленных задач
В рассматриваемом модуле осуществляется вывод списка
единовременных задач по контрагентам, в которых создателем задачи выступает
текущий пользователь системы, не являющийся ее исполнителем. Подобное
требуется в случае, когда пользователю, постановившему другому лицу задачу
на выполнение, необходимо уточнить состояние задачи.
На данной форме расположена только кнопка «Обновить», ввиду
информативного характера модуля.
Модуль архива мероприятий.
72
В рассматриваемом модуле осуществляется вывод списка всех
исполненных единовременных задачи и этапов разных проектов. Выборка
результатов по умолчанию производится за последнюю неделю для текущего
пользователя.
Посредством расположенного над списком фильтра можно выбрать
другого исполнителя, период отчета или задачи по конкретному клиенту.
В отчете каждая запись сопровождается подсчетом затраченного времени,
при этом общее время выводится над списком.
Сверху расположена кнопка «Выгрузить», посредством щелчка по
которой на сервере формируется excel-файл с содержимым списка отчета.
Всплывающее окно содержит ссылку на данный файл для скачивания его
пользователем на свой компьютер.
Модуль текущих задач.
В рассматриваемом модуле осуществляется вывод списка текущих этапов
разных проектов, по которым текущий пользователь выступает в качестве
исполнителя или куратора. Помимо этого, здесь этапы проекта запускаются и
завершаются, подтверждаются куратором, производится запись времени
исполнения, которое учитывается в вышерассмотренном модуле архива
мероприятий.
Над списком расположен фильтр для выборки задач относительно
пользователя или определенных проектов. Рядом с каждой записью находится
кнопка, выполняющая разные функции исходя из статуса выполнения этапа
проекта:
– задача не запущена и требует подтверждения куратором: куратор
разрешает запуск задачи посредством щелчка по данной кнопке;
– задача не запущена и подтверждена: исполнитель кнопкой производит
запуск задачи;
– задача запущена: посредством нажатия на кнопку этап завершается и
открывается форма, в которой необходимо выбрать результат и написать
комментарий. В случае, когда в шаблоне проекта за этим этапом следует другой,
происходит добавление в список новой задачи.
Представим модуль рассылки писем.
73
Пользователю в рассматриваемом модуле предоставляется возможность
создания контрагентам в системе рассылки писем, которые могут иметь
прикрепленные файлы и содержать HTML-теги.
Создание новой рассылки производится посредством кнопки «Добавить».
В новом окне пользователь вначале выбирает адресаты рассылки. Присутствует
возможность записи адресов вручную, однако целесообразнее использовать
кнопку «Выбрать», после чего выбрать во всплывающем окне получателей из
списка сотрудников контрагентов системы. В целях удобства дерево
сотрудников сопровождено фильтрами по параметрам и названию.
После осуществления выбора адресатов производится внесение темы и
заполнение тела письма. Форма имеет специальный встроенный редактор для
придания большей информативности письму (изменение шрифта, вставление
рисунка или таблицы, и пр.).
Присутствует возможность применения шаблона письма, выбираемого из
выпадающего под темой письма списка, о чем будет сказано позднее.
В нижней части окна предусмотрена возможность выбора прикрепляемых
к письму файлов. Посредством кнопки «Добавить» открывается форма
просмотра файлов на сервере, в которую необходимо загрузить собственный
файл, выбрать его и нажать «Ок».
Предусмотрена возможность сохранения написанного письма в качестве
шаблона для последующего использования, для чего создана кнопка «Сохранить
как шаблон».
Созданная новая рассылка отображается в общем списке. Кроме
стандартных кнопок «удалить» и «редактировать», рядом располагается кнопка
«старт/пауза», запускающая или останавливающая рассылку.
Сохранение рассылок производится в базе данных в таблицах
table_mailer_history, table_mailer_queue. Осуществление рассылки производится
в соответствии с установленными в модуле настройками, о котором будет
сказано ниже. На сервере раз в несколько минут запускается скрипт,
проверяющий наличие в таблице table_mailer_queue записей и создающий на их
основе письма.
Модуль шаблонов писем
74
Рассматриваемый модуль является обычным списком, построение
которого осуществляется на основе таблицы баз данных table_mailer_templates.
Здесь производится хранение шаблонов писем, доступных к использованию в
рассылках.
Создание нового шаблона производится посредством кнопки «Добавить».
Пользователь в открывшемся окне осуществляет ввод названия шаблона,
заполняет в специальном редакторе тело письма и нажимает кнопку «Ок», после
чего данный шаблон будет доступен в модуле рассылки писем в
раскрывающемся списке.
Модуль настройки рассылки
В рассматриваемом модуле предусмотрена возможность изменения
настройки рассылки писем. Все производимые изменения записываются в файле
config.php, к которому при запуске будет обращаться скрипт рассылки.
Настройки подразделяются на два вида: посредством использования
SMTP-сервера и стандартная функция PHP mail(). Пользователю в зависимости
от выбранного способа требуется заполнение разных полей настроек.
В первом случае необходимо заполнение адреса smtp-сервера, логина,
пароля, порта, адреса и имени отправителя письма.
Во втором случае достаточно введения адреса и имени, отображаемых в
поле отправителя письма.
Запись настроек в конфигурационный файл производится путем нажатия
кнопки «Сохранить настройки».
Модуль «Обсуждения и идеи».
В рассматриваемом модуле пользователям системы предоставляется
возможность изложения собственных идей и высказывания пожеланий
относительно проектов, клиентов и иных тем. Выбор категории обсуждений
производится из базы данных таблицы table_ideas_categories, заполняемой в
модуле-справочнике «Категории обсуждений».
Предложение новой идеи осуществляется посредством нажатия кнопки
«Добавить», выбора категории в новом окне и написания соответствующего
текста. Другие пользователи системы, зайдя на эту форму, получат возможность
просмотра данного сообщения.
75
Над общим списком расположен фильтр по датам, показывающий по
умолчанию данные за последнюю неделю.
Модуль вопросов.
Рассматриваемый модуль схож с вышеописанным модулем идей и
предложений, поскольку аналогично предназначен для общения пользователей
системы. Однако в данном случае присутствует иная концепция: в заранее
созданное в модуле-справочнике «Категории заметок» дерево категорий
вопросов пользователи производят добавление собственных вопросов или
заметки и имеют возможность их комментирования.
Сам список вопросов несколько отличается от других ранее
рассмотренных списков, поскольку здесь каждая из записей представляет собой
вопрос с комментариями. Рядом с каждым из вопросов расположены три
кнопки: «Удалить», «Ответить» и «Все комментарии».
Посредством кнопки «Удалить» производится удаление вопроса из базы
данных, где вопросы хранятся в таблице table_notes, а комментарии – в
table_notes_answers.
При помощи кнопки «Ответить» открывается небольшая форма с
единственным текстовым полем, куда пользователем вписывается комментарий
к вопросу.
Посредством кнопки «Все комментарии» разворачивается (сворачивается)
запись с вопросом для демонстрации (скрытия) оставленных к нему
комментариев.
В целях удобства в левой части располагается дерево категорий вопросов,
при помощи щелчков по узлам которого можно произвести фильтрацию
выводимых вопросов. Рядом с названием каждой из категорий в круглых
скобках указывается число содержащихся внутри нее заметок.
Добавить новый вопрос можно посредством кнопки «Добавить», выбора
пользователем в новой форме необходимой категории и введением текста
вопроса.
Представим модуль последней активности.
В рассматриваемом модуле содержится список последних действий,
осуществленных пользователями системы в иных различных модулях. В каждой
76
записи содержится время события и имя пользователя, тогда как внутреннее
содержимое различно, в зависимости от совершенных пользователем действий и
может содержать в себе ссылки, открывающие другие формы в целях просмотра
более подробной информации.
Так, в случае добавление пользователем нового контрагента, запись будет
содержать надпись типа:
12-06-2014 16:27
Администратор
Добавил контрагента: Новый_контрагент
При помощи ссылки в комментарии к событию происходит открытие
формы редактирования карточки контрагента.
В последнюю активность попадают следующие события:
новый вопрос в разделе «Вопросы»;
новая идея в разделе «Обсуждения и идеи»;
новый контрагент;
новый комментарий к вопросу;
новая единовременная задача;
завершена единовременная задача;
новый сотрудник у контрагента;
создан новый проект;
завершен этап проекта.
Хранение записей относительно проявленной пользователями активности
производится в таблице table_recent_activity.
2.3 Функциональное моделирование информационной
подсистемы
Осуществление взаимодействия пользователей с CRM-системой должно
производиться при помощи графического пользовательского интерфейса (GUI),
который, в свою очередь, должен быть интуитивно понятным и простым для
пользователя, а также обеспечивать удобство просмотра и поиска информации.