22
Для более четкого и системного понимания учетного процесса затрат (в
целях финансового и управленческого учета) методы учета можно
классифицировать по специальным признакам (Рисунок 5).
Методы учета затрат
По способу оценки
затрат
По отношению к
технологическому
процессу производства
По способу включения
затрат в себестоимость
По фактической
себестоимости; по
плановой
себестоимости; по
нормативной
себестоимости
Попередельный
(полуфабрикатный,
бесполуфабрикатный),
позаказный;
пооперационный
По полной
себестоимости;
маржинальный метод
Рисунок 5 – Методы учета затрат
Использование того или иного метода учета зависит от вида
производства, его технологических направлений, например, для
консалтинговой компании характерными способами учета будет способ
включения затрат в себестоимость (маржинальный метод), так как от этого
напрямую будет зависеть функционирование предприятия в целом.
РАЗДЕЛ 2. АНАЛИЗ СОСТОЯНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
ПРЕДПРИЯТИЕМ NVISION GROUP В ЧАСТИ УЧЕТА
ТРУДОЗАТРАТ
3.4. Общая характеристика предприятия
Компания Nvision Group Российская ИТ-компания, поставщик
информационно-коммуникационных решений, услуг и сервисов, в том числе
облачных.
По результатам 2013 года «Энвижн Груп» занимает 2-е место по
предоставлению ИТ-услуг, а также среди крупнейших консалтинговых групп
России; входит в ТОП-3 российских компаний, выполняющих комплексные
проекты построения инфраструктуры ЦОД, ТОП-5 компаний российского ИТ-
рынка, ТОП-5 крупнейших системных интеграторов России по построению ИТ-
инфраструктуры.
Основной вид деятельности компании — это реализация проектов.
Заказчиками проектов выступают в основном российские предприятия и
крупные холдинги (ОАО «Газпром», РЖД, МВД, АО «Роснефть», Мегафон,
Медси и т.д.). Специфика бизнеса позволяет охватить практически все отрасли
промышленности, производства и сферы оказания услуг.
Компания несет большие постоянные расходы на ФОТ, так как
численность производственного персонала на момент начала анализа
составляла 1683 сотруника, включая дочерние и зависимые компании –
«Энвижн консалтинг», «Энвижн Программные решения», «Энвижн
индустриальные решения» и «Энвижн специальные проекты». Поэтому в
реализацию попадают только крупные проекты, для которых включение
постоянных издержек в стоимость не сильно отразится на общей
маржинальности.
АО «Энвижн груп» имеет линейно-функциональную организационную
структуру, это означает, что сотрудники в первую очередь подчинены своему
линейному руководителю, а только потом – функциональному. В роли
функциональных руководителей выступают руководители проектов.
24
В декабре 2015 года компания ПАО «МТС» выкупила 100% акций АО
«Энвижн груп» и стала единоличным владельцем предприятия. После смены
топ-менеджмента, компания лишилась многих «якорных» заказчиков,
например, ПАО «Вымпелком» (прямой конкурент МТС – Билайн), проекты с
которым отличались высокой маржинальностью и приносили порядка 2 млрд.р.
в год выручки.
В сложившейся ситуации было принято решение провести обследование
процессов, определить себестоимость выполняемых работ и оптимизировать
штатную численность при необходимости.
Цель ВКР – разработка системы управления ресурсами в едином
информационном пространстве, была сформирована по итогам обследования
текущего процесса учета трудозатрат и финансово-хозяйственной деятельности
в АО «Энвижн груп» в рамках внутренней программы проектов
«Реинжиниринг бизнес процессов и управленческой структуры».
Основной задачей данной системы стал сбор данных о фактических
трудозатратах сотрудников с целью определения себестоимости работ и
формирования коммерческих ставок для проектных ролей сотрудников.
3.5. Анализ процесса управления ресурсами Nvision Group
Обследование затронуло процесс управления ресурсами и
информационные системы, участвующие в данном процессе. Анализ процесса
проводился путем интервьюирования всех отделов производственного блока
(Приложение 2. Структура производственных подразделений), отдела кадров и
финансового блока Компании, а также по средствам сопоставления
произведенных настроек и справочников информационных систем с
действующими НМД.
Для лучшего понимания результатов анализа дадим описание всех
информационных системы (раздел Ошибка! Источник ссылки не найден.) и
самого процесса учета трудозатрат (раздел Ошибка! Источник ссылки не
найден.)
25
Владельцем всех информационных систем является Департамент
информационных технологий АО «Энвижн Груп», который осуществляет
поддержку их работоспособности и производит необходимые доработки и/или
внедрение дополнительных компонент по требованию и согласованию
руководства Общества.
Инструментом управления всеми ресурсами предприятия выступает ERP-
система класса BSS (Business Support System) на платформе MS Dynamics
Axaрta 2004.
Система автоматизирует процессы пресейловой деятельности, поставки
оборудования, управления договорами и контрагентами, ресурсами и
бюджетами проектов.
Используется в качестве основной витрины данных, а также для ввода
первичной информации пользователями в соответствии с их должностями и
функциональными обязанностями.
Процессы, реализуемые в системе описаны и закреплены в
соответствующих регламентах и нормативных актах. Для процесса учета
трудозатрат такие документы отсутствуют.
Интегрирована со всеми остальными корпоративными системами,
подробнее в описании каждой из них.
Пользователи – сотрудники производственных подразделений. Доступ к
данным предоставляется в соответствии с должностью каждого сотрудника на
основании документа – «Информационная политика безопасности АО «Энвижн
груп».
Отсутствует контроль за выполнением инструкций и распоряжений, в
следствии чего в системе содержится большой объем устаревших и
недействительных данных. Недостоверная информация приводит к отсутствию
понимания полной картины и затрудняет процесс анализа данных, в том числе
в части учета трудозатрат.
Корпоративный портал реализован на платформе MS SharePoint 2010.
26
Содержит базу знаний компании, все актуальные версии НМД,
информацию об организационной структуре, контактные данные сотрудников,
отчеты по различным направлениям деятельности компании, а также
инструкции по работе с корпоративными информационными системами.
Используется в качестве вспомогательной витрины данных и содержит
общие сведения о проектах и результатах работы, получаемые из остальных
систем.
Пользователями являются все сотрудники Общества. Доступ к данным
портала настроен в соответствии с должностью каждого сотрудника на
основании документа – «Информационная политика безопасности АО «Энвижн
груп».
Портал интегрирован со следующими системами:
с 1С: «Зарплата и управление персоналом» в части сведений об
организационно-управленческой структуре;
с ERP-системой в части данных по проектам;
с системой документооборота в части наличия актуальных версий
нормативно-методических документов;
с СУЗ Jira в части доступа к данным по пресейлам и интерактивным
инструкциям по работе в корпоративных системах АО «Энвижн груп».
Сотрудники отдела кадров осуществляют регулярный и своевременный
контроль за обновлением версий различных НМД и их статусов на портале.
Система управление персоналом реализована на базе 1С: ЗУП.
Содержит основные сведения о сотрудниках, в том числе:
персональные данные;
должность и ставка согласно штатному расписанию;
роль на проектах (для производственных подразделений);
действительный фонд рабочего времени;
фактически отработанное время в соответствии с кадровой учетной
политикой.
27
Большинство кадровых процессов по управлению персоналом описано;
документация поддерживается в актуальном состоянии.
Пользователями системы являются сотрудники блока по управлению
персоналом АО «Энвижн груп».
1С: ЗУП интегрирована с ERP-системой в части передачи сведений о
текущей штатной структуре и проектных ролях.
Система управления проектами реализована на базе MS Project Server
2007. Содержит функционал для формирования календарно-сетевых графиков,
планирования и назначения физических и универсальных ресурсов на проекты.
Процессы управления проектами в Компании не регламентированы.
Существуют инструкции, регламенты на отдельные процедуры и требования к
автоматизации сквозного процесса, но информация в них разрозненная, иногда
противоречивая.
Пользователями являются сотрудники Департамента управления
проектами – Руководители отделов, руководители и администраторы проектов.
Пользователи совершают действия в системе на основании общих требований
руководства (формирование отчетности) и инструкций по работе в системе. Для
учета трудозатрат используют стандартный таймшит, предлагаемый системой.
Система управления проектами интегрирована с ERP-системой в части
передачи сведений о сроках реализации проектов и часов, внесенных в
таймшиты.
В зависимости от бизнес-направления в компании используются
следующие системы управления задачами класса OSS (Operation Support
System):
Jira – управление пресейловой деятельностью, назначение задач
исполнителям в отсутствии подписанного договора и приказа о начале работ по
проекту, а также соответствующего основания (объекта) в ERP-системе;
сотрудники производственных подразделений получают задачи и
отчитываются об их выполнении.
28
Remedy – учет сервисных кейсов и инцидентов, назначение задач
исполнителя, применяется в соответствии с регламентами сервисного
обслуживания АО «Энвижн груп» на сервисных проектах; служит для учета
рабочего времени сотрудников подразделения «Сервис».
MS Excel – основной инструмент учета рабочего времени. Сотрудники
подразделений, в силу отсутствия доступа к описанным выше средствам
управления задачами или срочности задач, заполняют соответствующий
шаблон (Приложение 3. Шаблон табеля учета рабочего времени), согласуют у
руководителя проекта и направляют сотруднику отдела анализа и проектного
контроля.
К системам управления задачами и рабочим временем сотрудников также
относится MS Project Server, который был описан в предыдущем параграфе.
Процессы и методы работы в СУЗ не регламентированы, подчинены
требованиям ежемесячного предоставления отчетности. Руководители отделов
сами определяют необходимый уровень доступа своих сотрудников к СУЗ.
Все СУЗ интегрированы с DAXв части получения оснований для
утилизации – объектов в ERP-системе, которые хранят в себе сведения о
количестве человекочасов, потраченных на проект или пресейл.
Для определения способов сбора данных о фактически отработанных
часах сотрудников для последующих финансовых расчетов был
проанализирован процесс учета трудозатрат. Результаты обследования
показали, что процесс полностью не регламентирован, а в своей деятельности
подразделения пользуются инструкциями по работе в информационных
системах и требованиями руководства к ежемесячному предоставлению
сводных данных о трудозатратах.
Согласно действующим положениям об управлении ресурсами проектов
и регламента учета фактически отработанного времени, концептуально,
процесс учета трудозатрат выглядит следующим образом Рисунок 6.
29
Рисунок 6 – Функциональная схема передачи данных о фактически отработанных часах из
систем класса OSS в единую информационную витрину (BSS)
Сотрудник отдела анализа и проектного контроля наделяется функциями
администратора табелей учета рабочего времени (далее администратор ТУРВ)
и на ежемесячной основе собирает данные в различных формах у всех
подразделений производственного блока (OSS), далее обрабатывает их до
нужного формата, устраняет ошибки и загружает полученный «журнал часов» в
DAX (BSS). В случае, если сотрудник отдела анализа и проектного контроля не
в состоянии самостоятельно устранить ошибки, некорректные данные просто
исключаются из общего количества передаваемых в DAX часов.
Процесс сбора данных не регламентирован, производится по средствам
рассылки двух писем:
1. От главного бухгалтера в конце месяца с требованием предоставить все
необходимые для закрытия финансового периода данные, как правило, за 5-6
дней до закрытия периода.
2. От администратора ТУРВ с дополнительным напоминанием и пояснением в
каком формате необходимо предоставлять часы.
После получения письма от главного бухгалтера Администратор ТУРВ в
течении 5-6 рабочих дней, собирает, обрабатывает и загружает данные о
трудозатратах производственных подразделений в виде журнала часов в DAX.
Впоследствии Бухгалтерия загружает данные DAX в 1С для расчета
ежемесячной заработанной платы и квартальных/годовых премий.
Более подробно процесс учета рабочего времени сотрудников устроен
следующим образом:
1. В конце каждого отчетного периода (месяца) после получения
информации от бухгалтерии о дате закрытия периода администратор ТУРВ
30
рассылает сотрудникам уведомление о сроках предоставления данных (далее
СПД) по трудозатратам отчетного периода.
2. Не позднее, чем за один день до наступления СПД администратор
ТУРВ рассылает уведомление всем ВР производственного блока о
необходимости актуализации данных ТУРВ.
3. Владельцы ресурсов должны довести до сведения и
проконтролировать внесение своими сотрудниками актуальных данных о
трудозатратах за весь отчетный период в учетные системы (Jira, Remedy).
4. Сотрудники, не работающих в учетных системах, предоставляют
ВР данные в формате Excel (Приложение 3. Шаблон табеля учета рабочего времени).
После проверки ВР направляют файлы администратору ТУРВ.
5. ВР предоставляет администратору ТУРВ информацию о
согласованных переработках своих сотрудников, подтверждая её
соответствующими документами.
6. Администратор ТУРВ проверяет данные о фактических часах на
соответствие вышеупомянутым правилам и формирует сводный отчет с
данными из всех источников (Remedy, Jira, Excel).
7. Не позднее 18.00 первого рабочего дня, следующего за СПД
Администратор ТУРВ рассылает проверенные данные для согласования часов
руководителям проектов. Часы присылаемые после этого событий к утилизации
не принимаются.
8. РП письмом в свободной форме уведомляет сотрудников и
администратора ТУРВ обо всех случаях несогласия с представленными
данными. По умолчанию все предложенные часы считаются согласованными.
9. В течение третьего дня, следующего за СПД, до 18:00 происходит
решение конфликтов учёта фактических трудозатрат с участием РП, ВР и
сотрудников.
10. В течение четвертого дня, следующего за СПД, администратор
ТУРВ производит обработку и подготовку присланной информации для
загрузки в DAX.
31
11. До 17:00 пятого дня (дата закрытия периода) следующего за СПД
администратор ТУРВ осуществляет загрузку часов в DAX по следующему
принципу в соответствии с правилами, перечисленными в разделе Ошибка!
Источник ссылки не найден..
Показатель фактической утилизации работника рассчитывается по
формуле:
УТР = ТРЗУ / ФРВ *100%, где:
УТР – показатель фактической утилизации работника, %
ТРЗУ – трудозатраты работника в расчетном периоде, в часах (в
соответствии с Таблица 1)
ФРВ – фонд рабочего времени работника в расчетном периоде, в часах.
Продуктивная загрузка подразделения рассчитывается по формуле:
ПЗП = ∑ТРЗУ / ∑ФРВ * 100%, где:
ПЗП – продуктивная загрузка подразделения, %
∑ТРЗУ - сумма фактических трудозатрат всех работников подразделения,
относящихся к общепроизводственному персоналу, в расчетном периоде, в
часах (в соответствии с Таблица 1)
∑ФРВ – сумма фондов рабочего времени работников подразделения,
относящихся к общепроизводственному персоналу, в расчетном периоде, в
часах.
Фонд рабочего времени работника рассчитывается по формуле:
ФРВ = РЧклн. * Ставка занятости, где
РЧклн – норма часов в отчетном периоде согласно государственному
производственному календарю с учетом даты приема/увольнения работника и
его рабочего графика, в часах.
Эффективность использования рабочего времени работником
рассчитывается по формуле:
ЭРВР = ТРЗУ / ДФРВ * 100%, где:
ЭРВр – эффективность использования рабочего времени работником, %