44
2.2 Организация процесса участия в государственных закупках ООО «Эко
Проф»
В прошлом разделе было определено что государственными закупками
или тендерными продажами занимается структурное подразделение ООО «Эко
Проф», которое входит в состав отдела продаж и закупок.
Структурное подразделение, согласно штатному расписанию
(Приложение 2), имеет название тендерный отдел.
В состав тендерного отдала входят Начальник тендерного отдела и
специалист по тендерным закупкам.
К обязанностям начальника тендерного отдела относятся:
осуществление руководства деятельностью отдела тендеров и
государственных закупок;
организация текущего и перспективного планирования
деятельности отдела с учетом целей, задач и направлений, для реализации
которых он создан, обеспечивает контроль за выполнением плановых заданий,
координирует работу сотрудников отдела;
оказание методической и практической помощи сотрудникам
отдела по вопросам подготовки и участия в тендерах и государственных
закупках;
внесение предложений по совершенствованию рабочего процесса и
управления отделом тендеров и государственных поставок;
участие в подборе и расстановке кадров отдела, в организации
повышения их квалификации и профессионального мастерства;
участие в подготовке и проведении аттестации работников отдела;
обеспечение своевременного составления установленной отчетной
документации;
осуществление мониторинга тендеров, конкурсов, аукционов в
средствах массовой информации и в сети Интернет;
45
участие в подготовке конкурсной документации;
представление интересов организации при осуществлении
конкурсных процедур;
представление руководству организации предложения об
улучшении качества работы сотрудников отдела.
К обязанностям специалиста по тендерам относятся:
Осуществлять мониторинг специализированных сайтов, торговых
площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых
конкурсов, тендеров, электронных аукционов.
Оценивать экономическую целесообразность участия в торгах, по
результатам подготавливать информацию и материалы для принятия решения
об участии в торгах.
Запрашивать необходимую конкурсную документацию, изучать её
требования. При необходимости запрашивать разъяснения и учитывать
изменения в конкурсной документации.
Оперативно подготавливать полный пакет документов.
Взаимодействовать с менеджерами и руководителями отделов по
специфике и ценообразованию предлагаемой продукции и технической части
заявок.
Анализировать техническую часть заявок на соответствие
действующему законодательству.
Оформлять конкурсные заявки.
Вести переговоры и переписку с организаторами конкурсов.
Одновременно вести несколько проектов.
Своевременно предоставлять всю необходимую информацию об
условиях поставки, гарантии, сертификатах.
Заключать договоры, контракты.
При необходимости присутствовать на аукционах от лица
компании, при процедурах вскрытия заявок, составлять жалобы в ФАС России
46
и его территориальные органы, представлять интересы компании при
рассмотрении указанных жалоб.
При необходимости отслеживать возврат денежных средств,
внесённых в качестве обеспечений заявок.
Вести установленную отчетность.
Далее рассмотрим пошагово процесс участия в государственных закупках
компании ООО «Эко Проф».
Одним из первых шагов участив в государственных закупках компании,
является поиск подходящих закупок или как принято говорить тендеров.
В ООО «Эко Проф» поиск тендеров осуществляется при помощи сервиса
«ТендерЛэнд» - который является интеллектуальным онлайн-сервисом для
поиска и анализа государственных и коммерческих закупок.
Все государственные заказчики размещают закупки в единой
информационной системе в сфере закупок по адресу https://zakupki.gov.ru/.
Однако кроме государственных заказчиков есть и коммерческие компании,
которые также проводят тендеры, но их размещение осуществляется на многих
других тендерных площадках, которых в настоящее время насчитывается более
600 шт. [38, с. 319]
Поэтому для более удобного поиска компания использует сервис
«ТендерЛэнд».
ТендерЛэнд - это программа, которая собирает сведения с коммерческих
(354) и федеральных площадок (44ФЗ и 223ФЗ), позволяет формировать
полные аналитические отчёты. Благодаря программному обеспечению
«ТендерЛэнд», в ООО «Эко Проф» автоматизирована работа с тендерами. С её
помощью ООО «Эко Проф» имеет доступ к базам данных «Электронное
правосудие», ЕГРЮЛ и статистике по 9 федеральным электронным площадкам.
При помощи этой программы у ООО «Эко Проф» есть возможность получать
всю необходимую информацию о Вашем контрагенте.
Программа осуществляет почтовую рассылку сведений о новых тендерах
по установленным параметрам.
47
С помощью данной программы специалист тендерного отдела
осуществляет выгрузку полученных данных в Excel так называемый отчет 2
раза в неделю (рисунок 7).
Рисунок 7. Форма отчета по текущим тендерам
Далее данный отчет тендерным специалистом рассылается по
электронной почте всем заинтересованным лицам, т.е. начальнику тендерного
отдела, директору и менеджерам отдела прямых продаж. На рассмотрение
отчета по текущим тендерам заинтересованным лицам отводится 1 день. Т.к.
тендерные процедуры объявляются на определенное количество времени от 4
до 25 дней, поэтому все заинтересованные лица должны рассмотреть отчет в
установленный срок и дать ответ. После получения ответов от всех
заинтересованных лиц специалист по тендерам начинает подготовку заявок для
участия в выбранных тендерах. Начальник тендерного отдела осуществляет
контроль по подготовке заявок на участие в тендере специалистом, в том числе
и осуществляет помощь по подготовке заявок, а также осуществляет их
проверку перед подачей.
48
Подача заявки осуществляется на электронной площадке при помощи
электронной цифровой подписи.
После подачи заявки на участие в закупке в зависимости от типа
процедуры специалист осуществляет дальнейшее участие в ней. Если
процедура относиться к аукционам, то специалист в назначенное время
принимает участие в аукционе. Перед началом аукциона специалистом по
тендерам согласовывается процент падения, до которого необходимо
принимать участие. Если закупки относятся к категории конкурс, запрос
предложений или запрос котировок, то в задачи тендерного специалиста входит
контроль протоколов, размещенных заказчиками и отслеживание результатом
по тендерам, на которые поданы заявки.
В случае если по результатам тендерной процедуры компания ООО «Эко
Проф» является победителем, то специалист по тендерам начинает подготовку
к заключению договора. Для этого специалист по тендерам изучает стоимость
обеспечения договора при его наличии. Далее получает согласование от
начальника тендерного отдела по типу внесения данного обеспечения. Если
обеспечение договора является внесение денежных средств, то специалистом
по тендерам направляется в бухгалтерию информация о внесение обеспечения
договора в качестве денежных средств. Если же принято решение о получении
банковской гарантии, то специалистом по тендерам направляется информация в
компании, осуществляющие получение банковских гарантий.
Одновременно с оформление обеспечения договора специалист по
тендерам осуществляет проверку договора, направленного заказчиком на
электронной площадке. После получения обеспечения и проверки договора
специалист по тендерам осуществляет подписание электронной подписью
уполномочено лица на электронной торговой площадке. Электронная подпись в
ООО «Эко Проф» оформлена на директора компании и передана в тендерный
отдел для участия в закупках. После того как договор подписан со стороны
ООО «Эко Поф» на площадке обязанность заказчика проверить обеспечение
договора и подписать его со своей стороны в течение 3 дней, но не ранее 10
49
дней с момента подведения итогов. После подписания договора заказчиком он
считается заключённым. Далее специалист по тендерам передает договор в
отдел прямых продаж, в котором назначается ответственное лицо за его
исполнение. Менеджер отдела продаж должен организовать работников
производственного отдела для выполнения обязательств по договору и
осуществлять контроль за его исполнением.
Если при проведении тендерной процедуры и по ее итогам компания
ООО «Эко Проф» понимает какие либо нарушения со стороны заказчика
например неправомерное отклонение заявки, установление требований
заказчика влекущих ограничение конкуренции между участниками и т.д. то
начальником тендерного отдела направляется жалоба в Управление
Федеральной антимонопольной службы (УФАС) по Ростовской области с
указанием нарушений заказчика.
В УФАС по Ростовской области назначается дата и время рассмотрения
жалобы. Начальник тендерного отдела по согласованию с юридической
службой и директором направляется в УФАС по Ростовской области на
рассмотрение жалобы и обоснованности своих доводов перед комиссией
УФАС.
По результатам рассмотрения жалобы заинтересованными лицами
принимается решение о дальнейшем участие или отказе от участия в
процедуре.
Итак, выше был описан процесс участия в тендерных закупках компании
в следующем разделе проведем анализ участия и его эффективности в тендерах
компании, а также проведем анализ эффективности отдела прямых продаж.
2.3 Анализ эффективности коммерческой деятельности ООО «Эко Проф»
Из первого раздела настоящей главы было определено, что в компании
отдел продаж состоит из двух структурных подразделений. Также из первого
50
раздела было определено что финансовое состояние ООО «Эко Проф» очень
хорошее, и имеет положительную динамику.
Для начала проведем анализ отдела прямых продаж. Хотя два
структурных подразделения взаимосвязаны между собой, однако их
обязанности разнятся и их результаты тоже будут, отличаются.
Задачами отдела прямых продаж является поиск новых клиентов.
Приоритетными клиентами для отдела являются коммерческие организации и
частные лица, которые заключают прямые договоры сразу после их
заинтересованности. Однако стоимость данных договоров не может отличатся
большими суммами. ООО «Эко Проф» является клининговой компанией
оказывающей в основном услуги клининга среди коммерческих компаний и
физических лиц. Далее проанализируем результаты деятельности отдела
прямых продаж. В таблице 6 приведены данные для анализа.
Таблица 6
Показатели заключенных договоров отделом прямых продаж
Катего
рия
заказч
ика
2019 г.
2018 г.
2017 г.
2016 г.
кол-во
догов
оров
сумм
а
дого
вора,
руб.
кол-во
догов
оров
сумма
догово
ра, руб.
кол-
во
дого
воро
в
сумма
догов
ора,
руб.
кол-
во
дого
воро
в
сум
ма
дог
ово
ра,
руб.
Физичес
кие
лица
245,00
858
148,00
444,00
125,0
0
312,50
220,0
0
660,
00
Коммерч
еские
компани
и
25,00
6 000
16,00
2 688,00
28,00
6
048,00
14,00
10
080,
00
Государ
ственны
е
компани
и
12,00
1 200
4,00
200,00
16,00
1
600,00
8,00
800,
00
Итого
282,00
8 058
168,00
3 332,00
169,0
0
7
960,50
242,0
0
11
540,
00
51
Анализируя данные в таблице 6, можно сделать выводы, что отдел
прямых продаж заключает, работает эффективно и имеет широкий круг
заказчиков. На рисунке 8 и 9 представлены данные для наглядности.
Рисунок 8. Количество заключенных договоров отделом прямых
продаж
Рисунок 9. Сумма заключенных договоров отделом прямых продаж
Средняя стоимость договоров по каждой категории заказчика
заключенных отделом прямых продаж представлена в таблице 7.
0
50
100
150
200
250
2019 г.
2018 г.
2017 г.
2016 г.
Физические лица
Коммерческие
компании
Государственные
компании
0
2000
4000
6000
8000
10000
12000
2019 г.
2018 г.
2017 г.
2016 г.
Физические лица
Коммерческие
компании
Государственные
компании
52
Таблица 7
Средняя стоимость договоров в тыс. руб.
Категория заказчика
2 019 г.
2 018 г.
2 017 г.
2 016 г.
Физические лица
3,50
3
2,50
3,00
Коммерческие
компании
240,00
168
216,00
720,00
Государственные
компании
100,00
50
100,00
100,00
Из таблицы 7 видно, что средняя стоимость договоров в 2019 г. среди
коммерческих заказчиков снизилась почти в 3 раза по сравнению с 2016 г. Но
можно сказать что коммерческие заказчики являются наиболее выгодными
клиентами для ООО «Эко Проф», т.к. их стоимость самая высокая среди всех
категорий. Поэтому можно сделать выводы, что по рентабельности
коммерческие компании стоят на первом месте, на второе место можно
поставить государственных заказчиков, с которыми заключаются прямые
договора, на третьем месте физические лица. Для наглядности данные
представлены на рисунке 10.
Рисунок 10. Средняя стоимость заключенных договоров отделом
прямых продаж
На основании полученных данных можно сказать, что работа отдела
прямых продаж эффективна.
0
100
200
300
400
500
600
700
800
2 019 г.
2 018 г.
2 017 г.
2 016 г.
Физические лица
Коммерческие
компании
Государственные
компании
53
Следующим этапом рассмотрим эффективность работы тендерного
отдела.
Основная задача тендерного отдела поиск новых клиентов среди
государственных заказчиков и коммерческих заказчиков через тендерные
закупки. Заключение договора по результатам тендера достаточно длинным
циклом. Участвуя в тендерах, нет возможности найти нового клиента или
заказчика и сразу заключить договор, кроме договоров, заключаемых с
единственным поставщиком или исполнителем. Сразу отметим, что
информация о договорах заключенных с единственным поставщиком была
учтена в результатах работы отдела прямых продаж. Так как законом о
контрактной системе предусмотрены процедуры тендеров в зависимости от их
суммы то можно сказать, что эффективность тендерного отдела в отличие от
отдела прямых продаж, будет заключаться не в количестве заключенных
договоров, а в их сумме. Для начала проанализируем количество участия в
тендерах с 2016 года, т.к. ранее компания не принимала участие в тендерных
процедурах. В таблице 8 и 9 представлены данные для анализа.
Таблица 8
Количество поданных заявок на участие в тендерах
2019 г.
2018 г.
2017 г.
2016 г.
Подано заявок всего
20
40
7
2
Государственные тендеры
17
33
6
1
Коммерческие тендеры
3
7
1
1
Таблица 9
Стоимость тендеров
2019 г.
2018 г.
2 017 г.
2 016 г.
сумма
тыс.
рубле
й
объяв
лено
сумма
тыс.
рубле
й
заклю
чено
сумма
тыс.
рубле
й
объяв
лено
сумма
тыс.
рубле
й
заклю
чено
сумма
тыс.
рубле
й
объяв
лено
сумма
тыс.
рубле
й
заклю
чено
сумма
тыс.
рубле
й
объяв
лено
сумма
тыс.
рубле
й
заклю
чено
Сумма
поданн
ых
заявок
всего
68
357,00
50
080,00
73
686,00
60
324,00
27
316,00
19
133,00
2
211,00
1
731,00