25
их воздействие - эмоциональное, в то время как инсценированные мероприятия
исключительно символические и привлекают внимание СМИ и аудитории.
Корпоративные мероприятия, согласно О.Н. Лидовской, - «это большой
блок внутрикорпоративных событий и различных акций, направленных, прежде
всего, на внутреннюю аудиторию: сотрудники, члены их семей, бывшие
работники фирмы. Они являются важной частью общей корпоративной
политики организации, поэтому необходимо их проводить регулярно»
27
.
Кроме того, в различных организациях отмечают общие праздники,
например, Новый Год, 23 февраля и 8 марта, Дни Рождения, как компании, так
и сотрудников, или даже профессиональные праздники, а также закрытие
финансового года.
После анализа материалов, можно сделать вывод, что корпоративные
мероприятия помогают регулировать внутренние коммуникации и решать
проблемы, возникающие внутри коллектива, а самые главные задачи подобных
мероприятий - повышение лояльности сотрудников и укрепление
корпоративной культуры.
Помимо традиционных в организациях все чаще используются
современные средства коммуникации, а именно:
- корпоративный интранет-портал;
- корпоративные рассылки;
- корпоративные мобильные приложения-навигаторы;
- корпоративные социальные сети;
- чат-боты для мессенджеров;
- корпоративные мероприятия (квесты, пикники);
- программы поддержки массового спорта;
- читательские клубы (буккроссинг);
27
Лидовская О.Н., Саблина И.В. Как наладить коммуникации внутри
компании//Современная наука: актуальные проблемы и пути их решения. - 2015. - № 2 (15). -
С. 48
26
- корпоративное ТВ (видеопанели)
28
.
Важнейшим инструментом внутренних коммуникаций в современной
организации является интранет. Интранет - это «внутренняя сеть организации,
доступ к ресурсам которой открыт только для членов компании». Среди
технологий социального интранета Ю.С. Бердова обозначает следующие: обмен
файлами, блоги, корпоративный портал, ленту активности, систему управления
документами, профили работников
29
. В качестве варианта интранет – системы в
организации также можно рассматривать систему электронного
документооборота.
Интранет помогает отслеживать достижения и успехи отдельных
работников и награждать их за это похвалой и признаниями, а так как сам
интранет носит социальный и публичный характер, то похвалу видят другие
сотрудники, которые не только могут сами похвалить своего сотрудника, но и
получают стимул к развитию собственных успехов. Интранет принимает
участие, как в горизонтальных, так и в вертикальных коммуникациях. Таким
образом, поощряется положительное поведение работников и выражается
благодарность за проделанную работу.
Также практически ни одна современная компания не обходится без
специальной корпоративной связи, зачастую представленной различными
компьютерными программами.
Например, в компании все сотрудники используют Outlook, который
представляет собой одновременно внутрикорпоративную почту и способ связи
с любым работником. Помимо компьютерных программ, зачастую
используется рабочая сеть телефонов, которые также обеспечивают
мгновенную связь.
28
Султанбаева Н.В. Инновационные инструменты организации внутренних коммуникаций
компании//В сборнике: проблемы социально-экономического развития России сборник
научных трудов. Уфа. - 2017. - С. 43
29
Бердова Ю.С. Внешние и внутренние коммуникации в организации посредством
информационных технологий//В сборнике: Математические методы и модели в управлении,
экономике и социологии сборник научных трудов. Тюмень. - 2017. - С. 55
27
Следующим способом коммуникации в организации является
корпоративный портал (сайт). Многие зарубежные и отечественные
специалисты выделяют корпоративный портал как один из самых эффективных
и быстро развивающихся в современном бизнесе. С помощью портала можно
оперативно разместить и посмотреть любую необходимую информацию,
ознакомиться с новостями компании, узнать о предстоящих мероприятиях.
Корпоративный портал в данном смысле идентичен информационной
доске, однако, обладает куда большими, практически неограниченными
ресурсами и возможностями. Портал, в отличие от информационной доски, не
ограничен в размерах и способах передачи информации. Если доска использует
только текст и изображение, то на портале может быть размещено видео или
ссылки на иные ресурсы с нужной информацией.
Таким образом, если информационные доски являются всего лишь
опосредованным средством коммуникации, то интернет-порталы стали одними
из ключевых способов распространения информации в организации. Интернет-
портал является не только хранилищем информации, но и ярким образцом
корпоративной культуры, инструментом обучения сотрудников.
Например, на сайте зачастую размещаются лозунги, цели и миссии
компании, ее задачи и достижения. Кроме того, интернет-портал является
эффективным инструментом обратной связи.
Выбор конкретных средств внутренних коммуникаций должен
осуществляться с учетом особенностей организации управления, характера
деятельности организации, уровня развития корпоративной культуры и т.д. Как
правило, в настоящее время в системах внутрифирменных коммуникаций
сочетаются традиционные и современные инструменты. Таким образом
обеспечивается передача информации различного характера, соблюдаются
принципы ее оперативности и релевантности.
28
1.3 Технологии развития внутрифирменных коммуникаций
Современные организации, работая в условиях динамично
развивающейся внешней среды, неизбежно приходят к необходимости
совершенствования и развития внутренних процессов и систем, в том числе и
системы внутрифирменных коммуникаций. В ходе развития системы
внутренних коммуникаций организаций можно выделить несколько этапов:
1. Исследовательский этап.
2. Коммуникационный аудит.
3. Планирование системы внутрифирменных коммуникаций.
4. Реализация запланированных мероприятий.
Дадим более детальную характеристику каждому из перечисленных выше
этапов.
На первом этапе рассматриваемого процесса происходит анализ
внутренней аудитории. В процессе такого исследования изучается отношение
людей к работе и качеству жизни, существующие в обществе традиции, нравы
и обычаи, ценностный круг людей, образовательный и культурный уровень.
Также на данном этапе проводится анализ необходимой информации и
коммуникаций. Также осуществляется переоценка на уровне
информированности служащих по отношению к: их прямым рабочим
обязанностям, планам о развитии организации, понимание миссии и цели,
информации, связанной с социальными льготами людей. Понимание
коммуникационных нужд создает связь между людьми, а при общении также и
потребность использования чувств и ожиданий, что дифилирует принцип
партнерства.
Следующий этап процесса развития системы внутрифирменных
коммуникаций – это коммуникационный аудит. В ходе его проведения
изучаются следующие направления коммуникаций в организации:
29
— вертикальные коммуникации - снизу вверх (от вышестоящих уровней)
и сверху вниз;
— коммуникация между разными отделами;
— коммуникации «руководитель— подчиненный»;
— межличностные коммуникации в организации;
— неформальные коммуникации или каналы по распространению слухов.
Коммуникационный аудит ставит перед собой следующие задачи:
— рассматривает процессы реализации коммуникации между
аудиториями общественности;
— подробно исследует сущность коммуникаций на данный момент;
— идентифицирует все упущения в ходе коммуникации;
— отслеживает коммуникационные каналы и частоту взаимодействия.
Первой и основной задачей коммуникационного аудита является
идентификация слабых мест в процессе коммуникации и идентификация
возможных проблем общественной организации. Это поможет
идентифицировать области деятельности общественной организации, где
существует необходимость принятия определенных решений или действий
1
.
Существует несколько способов для исследования коммуникаций
общественной организации: количественные исследования, которые помогают
понять итоговые результаты, качественные исследования (обстоятельные
интервью и фокус группы) подсказывают почему это получается, а контент—
анализ (анализ содержания) исследует письменный материал на наличие или
присутствие ключевых сообщений, которые помогают достижение
коммуникационных целей общественной организации.
Поэтому необходимо проводить:
- обзор законодательства;
- обзор и анализ стратегических документов для развития публичной
организации;
- анализ разработанных мотивационных моделей;
30
- анализ или разработку подходящей организационной культуры с ее
системой ценностей, обычаями, традициями, стилем поведения, языком,
утвержденными ритуалами и церемониями;
- анализ внутренних конфликтов и их разрешение - число, периодичность,
участники;
- анализ общественной организации - сильных и слабых сторон
общественной организации, то есть анализ сегодняшнего состояния
организации, стратегического - реальная оценка возможностей и опасностей,
которые обусловлены окружающей средой в аспекте выполнения поставленных
целей, конкретные задачи и путь от настоящего к будущему положению для
достижения целей и пересмотр миссии и ценностей общественной
организации
30
.
Важнейшим этапом в процессе развития внутрифирменных
коммуникаций в организации является этап планирования изменений. В
процессе планирования заложены ответы на вопросы, в том числе какими
являются цели внутренней организационной коммуникации общественной
организации и что нужно сделать, чтобы достигнуть их. В процессе
планирования основными предпосылками являются анализ и оценка первого
этапа.
На этом этапе совершаются следующие деятельности: ясное
формулирование целей внутренней коммуникации, определение и возложение
задач. В свою очередь, задачи могут быть формулированы в следующих
направлениях:
- разработка принципов, ясных ролей и параметров ответственности за
внутреннюю коммуникацию - связанные с разработкой оперативного
документа, который должен расписать принципы и политику внутренней
коммуникации общественной организации;
30
Мансурова Т.Г., Гумерова Г.Р., Руднева Н.В. Влияние внутренних коммуникаций на
эффективность деятельности предприятия//Экономика и предпринимательство. 2017. № 6
(83). С. 1087
31
- организация специальных событий, скрепляющих связь менеджмент -
персонал (организация периодических встреч всего персонала, день открытых
дверей, организация «круглых столов» и тиймбилдинга, размещение
сообщений генерального директора в фирменном блоге, интранет сеть и
информационный бюллетень и др.);
- разработка перечня правил коммуникаций общественной организации
для управления во время кризиса (письменное документирование действий во
время кризисных ситуаций и определение должностных лиц);
- обзор эффективности электронной системы документооборота. Важным
акцентом здесь являются специфические моменты, связанные с защитой
личных данных, конфиденциальность информации, адаптированная к
техническим параметрам в коммуникационном и PR— процессе оптимизация
процесса доступа к информации членам публичной организации, которая
необходима для улучшения их работы (обзор возможностей получения
информации всеми сотрудниками).
Каждое должностное лицо должно быть ознакомлено со своим трудовым
договором, с должностной характеристикой, перечнем правил внутренней
трудовой дисциплины, коллективным трудовым договором публичной
организации и другими нормативными документами, обеспечивающими:
- создание открытой обратной связи;
- разработку системы аттестации и мотивации; а также процедур и
правил, обучения;
- корпоративная социальная ответственность общественной организации
- направленная на развитие человеческого ресурса;
- выбор коммуникационного стиля общественной организации;
- выбор содержания коммуникационных посланий;
- выбор самых релевантных средств коммуникации;
- подготовка оперативного/тактического плана действия;
- обеспечение контроля;
32
- определение ресурсного обеспечения и бюджета
31
.
Заключительным этапом в процессе реализации запланированных
изменений в системе внутрифирменных коммуникаций является их внедрение в
практику деятельности организации. На данном этапе необходимо принимать
во внимание, что существует возможность возникновения препятствий или
того, что сотрудники общественной организации не успеют понять идею и
перспективы, которые несут с собой инновационные методы и не успеют
реализовать их качественно. Кроме того, существует вероятность нехватки
определенных ресурсов - человеческого и финансового, а также вероятность
непонимания со стороны руководства эффективности реализуемых
мероприятий.
Желательно на каждом из этапов проводить мониторинг, чтобы
своевременно вносить необходимые коррективы в способы выполнения
программ. Текущий мониторинг играет особо важную роль в долгосрочных
стратегиях, которые реализуются в несколько этапов. Осуществление каждого
следующего шага может сопровождаться мониторингом, оценкой деятельности
и результатами предыдущих этапов. Это позволяет оценить результаты и
идентифицировать основные проблемные зоны, когда это необходимо, а также
сделать рекомендации по реализации осуществляемых инициатив.
Оценка эффектов должна быть качественной и ее можно проводить
методом исследования: доли людей, которые поменяют свое мнение и
отношение, доли людей, которые поменяют свой настрой, доли людей, которые
имеют желанное поведение, доли людей, которые повторяют определенное
поведение. Оценка эффективности необходима и для отчета соотношения
между затраченными ресурсами и результатом. База полученных оценок
сохраняется и может служить в дальнейшем для вероятного корректирования
дальнейших действий.
31
Шонохова Е.В. Затраты на персонал и внутрифирменные коммуникации//Научные
исследования и разработки. Современная коммуникативистика. - 2016. - Т. 5. - № 1. - С. 48
33
По итогам проведенного исследования, можно сделать вывод, что
развитию коммуникаций внутри компаний в последнее время все больше
уделяется внимания. Грамотно выстроенное любое взаимодействие между
сотрудниками и обмен информацией, может привести организацию к высоким
результатам работы, а значит и успеху компании на рынке, т. к. в организации
четко налажены каналы связи и определены зоны ответственности каждого, кто
владеет какой-либо информацией.
На основании вышеизложенного необходимо отметить:
1. Система внутрифирменных коммуникаций является элементом общей
коммуникационной системы организации, обеспечивающей управление
внутренними потоками информации, нацеленными на создание
положительного имиджа и благоприятного мнения о себе у сотрудников
компании. Основными элементами системы внутрифирменных коммуникаций
являются субъекты коммуникации, информация, методы и средства
коммуникации, каналы коммуникации.
2. В системах внутрифирменных коммуникаций современных
организаций применяются различные технологии и средства, которые можно
разделить на традиционные и современные. Выбор конкретных средств
внутренних коммуникаций должен осуществляться с учетом особенностей
организации управления, характера деятельности организации, уровня развития
корпоративной культуры и т.д. Как правило, в настоящее время в системах
внутрифирменных коммуникаций используются как традиционные, так и
современные средства передачи информации;
3. Необходимость развития систем внутрифирменных коммуникаций в
организации обусловлена сложностью и динамичностью внешней среды, в
которой работают современные организации. Процесс развития системы
внутрифирменных коммуникаций включает в себя четыре основных этапа:
исследовательский этап, коммуникационный аудит, планирование системы
внутрифирменных коммуникаций, реализация запланированных мероприятий.
На каждом из этих этапов необходимо проводить мониторинг результатов. Это
34
позволяет оценить результаты и идентифицировать основные проблемные
зоны, когда это необходимо, а также сделать рекомендации по реализации
осуществляемых инициатив.