32
широкий выбор способов оплаты (наличный расчет, пластиковые карты,
Яндекс-деньги, Paypal, Qiwi)
пункты выдачи в крупнейших городах страны, включая Москву и
Санкт-Петербург;
круглосуточная поддержка клиентов 24/7;
14 дней на возврат товара [2];
бонусная программа;
купоны и промокоды для получения дополнительной скидки;
сервис примерки Astrafit;
Основной ассортимент для продажи в интернет-магазине – одежда, обувь
и аксессуары, товары для дома (Рис. 4). Товары представлены в основном из
старых коллекций производителей и поставщиков.
В процентном соотношении на сайте магазина KupiVIP.ru преобладает
женский ассортимент, остальные категории, включая мужской ассортимент,
почти в равных долях от 10% до 14%, что может говорить о сегменте
потребителей данного проекта. Основная аудитория потребления интернет
магазина состоит из женщин от 23 до 50 лет.
Рис. 4 Соотношение категорий товара на KupiVIP.ru.
Текущее управление компанией направлено на основополагающие этапы
функционирования организации, такие как планирование, оперативное
Женщинам
64%
Мужчинам
10%
Детям
12%
Для дома
14%
Женщинам Мужчинам Детям Для дома
33
управление и руководство выполнением процесса, контроль за выполнением
процесса и реализация мер по поддержанию текущего положения [26, с. 172].
Объект исследования является процессно-ориентированной компанией и
осуществляет все указанные этапы: планирование процессов по всей цепочке
производственного цикла по предоставлению товара потребителю,
планирование продаж и закупок, планирование потребностей ресурсов,
производственных мощностей и финансовых ресурсов. Также компания
выстраивает планирование процессов и работы персонала, исходя из
заданного финансового ресурса, то есть на основании данных ежегодного
бюджетирования.
Рис. 5 Структура организации
Внутренняя структура организации (Рис. 5):
• операционный департамент: склад, логистика, производство,
клиентская служба;
• коммерческий департамент: отдел планирования, закупки и
продажи, маркетинг и PR.
• департамент информационных технологий
• административный департамент: отдел кадров, отдел обучения,
административно хозяйственный отдел, юридический отдел.
• финансовый департамент и бухгалтерия.
Основными бизнес-процессами компании являются:
• организация закупок: поиск поставщиков, оформление заказов у
поставщиков, организация и получение товаров, согласование цен;
• управление контентом: фотографирование, составление описаний;
Генеральный
директор
Коммерческий
департамент
Операционный
департамент
ИТ
Финансовый
департамент
Административны
й департамент
34
• логистика: входящая и исходящая, складской учет, комплектация
заказов, организация доставки;
• поддержка клиентов: подтверждение заказов, работа с входящими
обращениями и решение вопросов клиентов;
• маркетинг: оперативное управление маркетингом, ведение
маркетинговых мероприятий, стратегический маркетинг;
• информационные технологии: системное администрирование,
разработка программного обеспечения;
• кадровое обеспечение: кадровое делопроизводство, подбор
персонала, кадровое планирование и адаптация персонала;
• бухгалтерия: расчет налогов и зарплат, бухгалтерский учет,
взаимодействие с государственными органами;
• управление персоналом: оперативное планирование и управление
персоналом, разработка и поддержка регламентов и инструкций;
• финансовое обеспечение: планирование бюджета, разработка
финансовых целей, акцептирование платежей;
• юридическое обеспечение: представительство в судах,
составление договоров, аудит документов.
Таблица 1
Показатели компании 2014-2016 гг
Показатели
2014г
2015г
2016г*
Прибыль, млрд., руб
9,1
14,3
20
Товары, тыс., арт
400
800
1200
Персонал, чел
1100
1100
1100
В таблице 1 приведена фактическая прибыль компании за два года. Рост
прибыли на 40% в 2015 году при увеличении продаваемой продукции вдвое
показывает, что больший и разнообразный ассортимент увеличивает
конверсию магазина. Конверсия [42] в 2015 году составила 25% при общей
35
посещаемости интернет магазина в 6 миллионов посетителей и средней
стоимости корзины 9400 рублей.
Повышение объема ассортимента возможно, двигаясь в направлении
стратегии низких цен. Компания сможет позволить себе устанавливать цены
ниже цен конкурентов, снизив дополнительно долю операционных издержек.
«Обычно такая стратегия применяется для расширения доли товаров (услуг)
компании на рынке, проникновения на новые рынки, увеличения загрузки
производственных мощностей (если есть свободные мощности) [28, с.482]».
Дополнительным рычагом увеличения объемов для компании является
расширение проработки внешнеэкономической деятельности. Помимо
реализации товаров поставщиков СНГ, компания нацелена на массовые
закупки стоков и новых коллекций мировых производителей и поставщиков.
Производственная мощность предприятия в 2015 году уже находилась на
пределе возможностей и компании требуется либо дополнительный
производственный ресурс, либо реинжиниринг бизнес-процессов, чтобы
выполнить новые планы.
Основными шагами к выполнению запланированных объемов являются
увеличение производительности операционного департамента и сокращение
операционных расходов [31, с. 322]. Для этого потребуется максимально
заменить ручной труд на автоматизированный с помощью ERP-системы и
максимально выявить и сократить скрытые потери.
36
2.2 Анализ бизнес-процессов производственного подразделения
Производственное подразделение является частью операционного
департамента. Обработка контента для отображения на сайте интернет
магазина основная функция данного подразделения. Подразделение работает
в рамках основной бизнес-модели компании, завязанной на планировании
графика стартующих акций на сайте.
Сроки производственного цикла [18, с. 299] в основном зависят от
поставщика, так как для уверенности, что товар будет доступен для продажи
на сайте, его необходимо на некоторое время «замораживать» и этот факт был
и остается самым критическим для проработки и анализа. Так как лояльность
поставщиков различается, то часто выстроить четкий график планирования
ресурсов и выполнить весь объем материалов в срок к старту акции
представляется сложной задачей. Данная ситуация является негативным
фактором подразделения и сильно отражается как на расходах на ресурс, так
и на объеме выпускаемой продукции. Для того, чтобы данную ситуацию
стабилизировать был установлен срок производственного цикла от момента
согласования наличия товара у поставщика до выпуска акции на сайт для
распродажи регламентом по планированию ресурсов производственного
подразделения.
Все планирование подразделения контролируются регламентом по
планированию ресурсов подразделения, который транслируется так же и
коммерческому департаменту. Соблюдение сроков регламента по
планированию ресурсов является основой взаимодействия с коммерческим
департаментом и служит инструментом эффективного координирования
работы внутри подразделения.
Прежде, чем рассматривать конкретно срок производственного цикла,
необходимо понимать структуру самого подразделения и его взаимосвязи с
коммерческим и другими департаментами.
37
Коммерческий департамент, основной функцией которого является
взаимодействие с поставщиками, состоит также из своих подотделов, отдел
продаж и закупок, состоящий в большинстве из бренд-менеджеров,
контактирующих напрямую с поставщиками. В обязанности менеджеров
входит составление плана распродаж согласно срокам регламента
планирования ресурсов производственного подразделения, а также сбор и
передача материалов по товарам в производственное подразделение.
Бренд-менеджер, как представитель компании, полностью
взаимодействует с поставщиком и является его контактным лицом. Бренд-
менеджер согласовывает объем ассортимента и цены, так как до получения
данного списка, производственное подразделение еще не может начать работу
над этими данными, не зная, что будет продавать поставщик к следующей
акции. Определение ассортимента для продажи зона ответственности
коммерческого департамента.
Бренд-менеджер определяет, каких материалов не хватает, для продажи на
сайте, и в случае необходимости, принимает решение о передаче заявки
производственному подразделению на производство фотоматериалов и
описания товаров.
Основная информация, которая необходима для предоставления товара на
сайте это полное описание товара и качественный фотоматериал.
Под полным описанием подразумевается: описание цвета, состава, страны
дизайна и производства и прочее. Немаловажным пунктом описания товара
являются параметры продаваемого изделия, так как покупатель лишен
возможности померить вещь до оформления заказа, ему важно понимать
подойдет ли ему вещь по размеру и интернет-магазин, для удобства клиента,
может предоставить такие данные.
Производственное подразделение имеет структуру из четырех
отделов(Рис. 6).
38
Рис. 6 Структура производственного подразделения.
Все отделы внутри подразделения взаимосвязаны общим процессов и
выполняют единую цель – обработка информационных и медиа материалов по
товару для предоставления его на сайте.
Производственный цикл производственного подразделения зависит от
того может ли поставщик предоставить полное описание и качественный
фото-контент, так как от этого зависит участие тех или иных отделов в
процессе (Рис. 7).
Рис. 7 Факторы, влияющие на участие отделов.
Отдел качества.
Отдел качества состоит из руководителя отдела и группы технологов
одежды и обуви. Основной функцией отдела является проверка образца товара
для съемки на любой брак и на соответствие размера. Также по образцу,
предъявленному для съемки, производятся технологические замеры: обхват
груди, обхват пояса и обхват бедер, замеры могут быть разными в зависимости
от типа товара. Данные параметры вносятся в таблицу и передаются либо
менеджеру, либо в отдел фотопрозводства для дополнения данных
параметров, параметрами модели, на которой будет производится съемка.
Производственное
подразделение
Отдел качества
Отдел
фотопроизводства
Отдел
цветокоррекции
Отдел контента
Фото и описание
есть
Отдел
цветокоррекции
Отдел контента
Описание есть,
фото нет
Отдел
фотопроизводства
Отдел
цветокоррекции
Отдел
контента
Фото и описания
нет
Отдел
качества
Отдел
фотопроизводства
Отдел
цветокоррекции
Отдел
контента
39
Таблица 2
Показатели отдела качества 2015 г.
Персонал
Кол-во
персонала
Форма
оплаты
Стоимость
оплаты, тыс
День,
тыс. руб.
Месяц,
тыс. руб
Год, тыс
руб.
Руководитель
1
месяц
40
1,9
40
480
Старшие смены
2
час
0,3
3,3
99
1188
Технологи
8
час
0,2
8,8
264
3168
Итого
11
14
403
4836
У всех сотрудников отдела, кроме руководителя, форма оплаты
повременная – почасовая (таблица 2). График выходов сменный, два через два,
15 рабочих дней. У технологов в основном одинаковые должностные
инструкции и функционал деятельности. Функционал старшего смены чуть
отличается – дополнительные функции координирование и распределение
материалов и информации об обработки в выходные и праздничные дни, в
отсутствие руководителя отдела. Руководитель так же выполняет функции
технолога, но в дополнение подготавливает отчетность, инструкции и
выполняет отдельные поручения руководителя подразделения. Выработка в
день на одного технолога в среднем 80-100 изделий, в день на четверых
технологов общая норма 320 изделий, соответственно 144 000 изделий в год.
Отдел фотопроизводства.
Отдел состоит из руководителя отдела, заместителя отдела, двух
координаторов смен и нескольких групп: группа стилистов, группа
фотографов, группа ассистентов, группа подготовки товара к съемке –
отпаривание, развеска. Модели в штат не входят, так как из-за разброса
размеров для съемки, нужен большой выбор размеров, поэтому модели в
соответствии необходимым размеров, запрашиваются в партнерских
модельных агентствах. Основная функция отдела – создание качественного
фотоматериала продукции с использованием специальной студийной техники.
Дополнительная функция – предоставление данных параметров модели,
участвующей в акции.
40
Таблица 3
Показатели отдела фотопроизводства 2015
Персонал
Количество
персонала
Форма
оплаты
Стоимость
оплаты, тыс
День,
тыс. руб.
Месяц,
тыс. руб
Год, тыс
руб.
Руководитель
1
месяц
40
1,9
40
480
Координаторы
смены
2
час
0,35
3,85
115,5
1386
Фотографы
10
час
0,4
22
660
7920
Стилисты
6
час
0,35
11,55
346,5
4158
Ассистенты
10
час
0,2
11
330
3960
Отпарщицы
4
час
0,1
2,2
66
792
Модели
1
33
990
11880
Итого
33
85,5
2548
30576
Отдел оборудован четырьмя модельными студиями и двумя столами для
предметной съемки. С учетом трех-четырех модельных съемок в день работает
около двадцати человек персонала, обрабатывается в день около 400-500
артикулов, в среднем 180 000 изделий в год. Расчет затрат (таблица 3) в год
посчитан с учетом максимального количества персонала и выходом
ежедневно трех моделей. Отдел фото производства считается самым
дорогостоящим отделом компании и соответственно его расходы для
оптимизации рассматриваться должны в первую очередь.
Отдел цветокоррекции.
Отдел цветокоррекции состоит из руководителя отдела, старших
цветокорректоров смен и группы цветокорректоров. Основной функцией
отдела является проверка качества и техническая обработка изображений,
предоставленных поставщиками и обработка материала произведенных
отделом фотопроизводства компании. Выработка цветокорректора зависит от
количества изображений, обработанных в день в соответствии с требованиями
каталога компании. Старшие смены распределяют и фильтруют
предоставленные каталоги с изображениями, определяют, что возможно
обработать, что нет. Фото со съемки компании обрабатываются сравнительно
быстро и их объем в основном не значительный, а на фото поставщика в целом
41
затрачивается больше время, так как в основном поставщики не имеют
собственных студий и не могут предоставить качественный контент.
Таблица 4
Показатели отдела цветокоррекции 2015
Показатели отдела
цветокоррекции
Количество
персонала
Форма
оплаты
Стоимость
оплаты, тыс
День,
тыс. руб.
Месяц,
тыс. руб
Год, тыс
руб.
Руководитель
1
месяц
40
1,9
40
480
Старшие смены
2
час
0,4
4,4
132
1584
Цветокорректоры
20
час
0,3
33
990
11880
Итого
23
100,9
1162
13944
Соотношение поступающих фото со съемки произведенные компанией и
фото поставщика составляет примерно 40% на 60%. В день один
цветокорректор обрабатывает 100-150 папок с фотографиями, что составляет
1000-1500 в день и в год около полумиллиона папок с фотографиями.
Независимо от того какой объем будет предоставлен на обработку и при
полном выходе всех сотрудников средняя сумма затрат на отдел в год
составляет 13 944 тысячи рублей (таблица 4).
Отдел контента.
Отдел контента состоит из руководителя отдела, группы копирайтеров и
группы контент-менеджеров. Основной функцией отдела является подготовка
предоставленных материалов и загрузка их в базу данных компании и импорт
данных на сайт до старта акций. Материал для обработки в отдел
предоставляет менеджер и отдел цветокоррекции. Менеджер собирает все
таблицы, с описаниями, которые предоставили отдел качества, отдел
фотопроизводства и поставщик, выкладывает в определенный каталог и
отправляет ссылку на каталог руководителю отдела контента для
распределения в работу. Отдел цветокоррекции получает фотографии в
необработанном формате и после обработки передает их в отдел контента в
обработанном виде, которые отдел контента прописывает в базу данных по
названиям фотографий, каждую фотографию вручную.