44
Другие HR проекты.
Отдел по персоналу участвует в различных проектах по повышению
узнаваемости бренда. Два раза в год представители бренда участвуют в
карьерных выставках, приезжают в учебные заведения, заключают договора с
учебными заведениями о принятии студентов на стажировки. Также отдел по
персоналу ведет страницы в социальных сетях, с целью повышения
узнаваемости компании и привлечения новых кадров для работы.
2.2 Практика и специфика применения рекрутинговых технологий на
примере «ООО ТД АМОНД»
Ключевой целью рекрутинга является своевременная комплектация
компании эффективно работающим персоналом, в требуемом количестве, для
достижения поставленных стратегических и тактических целей компании. Набор
может происходить в связи с изменениями в штатном расписании организации,
при увольнении персонала, при необходимости замены временно
отсутствующего сотрудника или в качестве временного дополнительного
трудового ресурса. Рекрутинг находится в зоне ответственности отдела по
персоналу, сотрудники которого постоянно взаимодействуют с другими
структурными департаментами компании и происходит на основе crm – сервиса
Хантфлоу. База данных по соискателям носит конфиденциальный характер,
обрабатывается и хранится на собственном сервере сервиса Хантфлоу.
Рекрутинг в организации происходит согласно действующему
законодательству, а сама процедура включает в себя несколько этапов:
определение необходимости в кадрах и создание заявки на подбор; анализ
источников информации о рынке труда, и организация привлечения кандидатов;
предварительный отбор (отбор подходящих резюме соискателей); проведение
телефонного интервью с соискателями; собеседование, с целью выявления
профессиональных компетенций; экспертное заключение и принятие решения о
его трудоустройстве; трудоустройство нового сотрудника.
45
Вакансию можно считать закрытой, когда кандидат устно или в
письменной форме дает согласие стать сотрудником компании, а соискателя
можно считать устроенным на работу после того, как заключается трудовой
договор. Помимо этого, самостоятельный поиск и первичный отбор кандидатов
может происходить силами штатных сотрудников структурных подразделений,
по согласованию с директором департамента по персоналу.
Начальным этапом в процессе рекрутинга в данной компании является
определение потребности в кадрах.
При возникновении потребности в подборе кадров прямой руководитель
над вакантным местом формулирует требования к кандидатам и условия его
занятости. Происходит это посредством создания заявки на подбор персонала в
crm – сервисе Хантфлоу. Заявка далее направляется вышестоящему руководству
на утверждение. Когда заявку утверждена, она автоматически отправляется в
отдел по персоналу.
При высвобождении штатной единицы по существующей должности,
прямой руководитель предоставляет данные в форме заявки, где указывает дату
и причину, по которой уволился или был уволен сотрудник. Заявка принимается
в работу на следующий рабочий день после ее оформления руководителем и
отправки в отдел по персоналу.
Подбор персонала происходит на основании основных требований,
указанных в соответствии с должностной инструкцией. Для сотрудников
розничных магазинов, согласно решению территориальных менеджеров или
коммерческого директора и строго после согласования с директором по
персоналу, освобожденная вакансия может быть выведена из штатного
расписания и переведена в другой магазин. Точно также, на основании решения
территориального менеджера или коммерческого директора, освобожденная
вакансия может оставаться не закрытой, а обязанности распределяются между
работниками магазина или территориальной зоны. Если вакантное место
46
открывается для замены временно отсутствующего сотрудника или если
необходимо найти сотрудников в качестве временной или дополнительной
штатной единицы, следующая информация отображается в заявке на вакансию –
ФИО, причина и сроки отсутствия основной штатной единицы, причина и
ожидаемый срок работы временного сотрудника.
Когда потребность в кадрах определена, начинается этап поиска и анализа
источников поступления кадров.
Источниками кадров для заполнения вакансий могут быть внутренние и
внешние ресурсы. Внутренними источниками можно назвать перемещение
кадров из штата сотрудников компании. Такой вид набора основан на анализе
внутренних ресурсов среди персонала организации с целью реализации
программы профессионального развития персонала, сокращения затрат на поиск
и упрощения процедуры подбора. Внутренний набор происходит так:
- при не конфиденциальном поиске – информируется штат организации о
открытии вакантного места посредством электронной рассылки;
- сбор и анализ данных по кадрам, желающим принять участие в конкурсе
на замещение вакансии;
- проходит собеседование с кандидатами, силами рекрутеров;
- сбор и анализ обратной связи о трудовой деятельности и рекомендациям
у прямых руководителей;
- принимается финальное решение по приему кандидата на должность;
- при внутреннем наборе коммерческая структура принимает финальное
решение;
- происходит внесение поправок в трудовой договор, соответственно
действующему законодательству;
- штатных сотрудников информируют о закрытии вакансии.
47
Внутри определенного магазина розничной сети выдвижением кандидата
занимается управляющий магазина, территориальный управляющий или
коммерческий директор. При совпадении кандидата с требованиями к
должности, происходит согласование с HR – отделом.
На замещение вакантной должности могут выдвигаться кандидаты, по
рекомендациям сотрудников департамента по персоналу, на основании
согласования решения с работниками коммерческой структуры (управляющим
магазином, территориальным управляющим или коммерческим директором).
К внешним источникам подбора приходится обращаться, когда нет
возможности закрыть вакантное место внутренними ресурсами. Внешний поиск
происходит силами рекрутеров из отдела по персоналу. При поиске они
используют несколько источников:
- размещение вакансии в интернет сервисах, специализирующихся на
поиске работы;
- поиск соискателей через центры занятости;
- обращение к рекрутинговым агентствам;
- информирование сотрудников организации о открытии вакансии, с целью
вовлечения их в конкурс на замещение должности;
- использование информационных стикеров о открытых вакансиях в
магазинах, где нужен персонал, а также использование раздаточных анкет в
магазинах бренда;
- реклама в средствах массовой информации;
- размещение информационных анкет в учебных заведениях;
- размещение информации о вакансиях на информационных стойках в
торговых центрах, где открыты вакансии в магазине бренда.
48
При привлечении кадровых агентств решение о выборе агентства для
сотрудничества принимается сотрудниками HR – отдела и лично HR –
директором. Итоговое решение должно согласовываться с генеральным
директором организации.
При условии подбора персонала силами рекрутинговых агентств,
процесс проходит следующим образом:
- рекрутеры создают и отправляют кадровому агентству заявку на подбор
сотрудника (по форме, данной агентством);
- Рекрутеры проводят анализ поступающих резюме соискателей и через
кадровое агентство согласовываются даты и время проведения собеседований с
кандидатами;
- объем встреч с соискателями и этапы собеседования проходят
согласование с агентством в момент подачи заявки на подбор и отличается в
зависимости от вакантной должности;
- финальное решение по приему кандидата на должность оформляется
подписанием акта о оказании услуги по форме, предоставляемой агентством;
- в договоре по оказанию услуг фиксируются все взаимодействия между
организацией и агентством.
В розничных магазинах организации есть программа «Приведи друга».
Согласно ней, персонал магазинов любых категорий, может пригласить на
вакантные места кандидатов в качестве рекомендованных лиц. Отбор по данной
программе происходит на конкурсной основе. Кандидат, который участвует в
конкурсе, должен заполнить анкету кандидата по программе «приведи друга». В
анкете указывается ФИО сотрудника, который его пригласил. При
трудоустройстве такого кандидата и прохождении им испытательного срока,
сотрудник компании, рекомендовавший его, получает премию согласно
программе, в размере 5 тысяч рублей.
49
Расходы на поиск и подбор кадров осуществляются в рамках бюджета hr –
отдела по согласованию с директором департамента. Дополнительные расходы,
связанные с привлечением кадровых агентств, проходят согласование с
генеральным директором организации.
Подбор кандидатов в организации происходит в несколько этапов. На
первом этапе происходит размещение объявления о открытии вакансии на
интернет ресурсах, специализированных на поиске работы. Рекрутер, который
отвечает за данную вакансию проводит анализ резюме, присылаемых ему
кандидатами, сопоставляет их с требованиями к вакантному месту. После, он
отбирает наиболее подходящие резюме соискателей. В обязанности рекрутера
входит самостоятельный поиск резюме соискателей через специализированные
интернет сервисы, а также их анализ и отбор. Отбор происходит посредством
анализа данных резюме, выбора соискателей, более всего подходящих под
требования в заявке на вакансию.
По итогам конкурсного отбора резюме происходит дальнейшее
взаимодействие с соискателями. Основным способом такого взаимодействия
является интервью по телефону.
Интервью по телефону с соискателями происходит для уточнения данных,
которые указаны в резюме. После отбора, соискатели, наиболее подходящие
требованиям в заявке, приглашаются на собеседование в организации, или
передаются ответственному за заявку сотруднику.
Во время интервью по телефону, сотрудник отдела по персоналу, должен
руководствоваться правилами: уделять внимание каждому поступающему
вызову, даже по закрытым вакансиям; общение должно вестись спокойным
голосом, располагающим собеседника к ведению разговора.
При ответе на входящий вызов, рекрутер должен: поприветствовать,
представиться, уточнить вакансию, интересующую соискателя, узнать его ФИО,
гражданство, возраст и место проживания, уточнить наличие прописки или
50
регистрации, кратко узнать опыт работы, уровень образования, наличие
трудовой книжки, ожидания по заработной плате, уточнить у соискателя
источник получения данных о вакансии, запросить у соискателя номер телефона.
В результате интервью по телефону, сотрудник отдела по персоналу может
делать вывод о соответствии, либо несоответствии соискателя должности, и в
случае положительного решения назначить встречу с соискателем. На позицию
управляющего магазина или администратора встреча назначается в главном
офисе организации, по согласованию с соискателем назначается день и время
собеседования, отправляется письмо с адресом и схемой проезда. При найме
продавца в магазин, собеседование назначается к магазине, куда он хочет
устроиться, и далее также согласовывается время и дата встречи. При закрытии
вакантного места управляющего магазина или администратора в региональных
магазинах бренда, то первоначальное собеседование проходит посредством
интернет конференции.
При звонке рекрутером кандидату на вакансию, ему необходимо:
поприветствовать, сообщить свое имя, должность и название организации;
озвучить цель звонка, название вакансии и уточнить, удобно ли соискателю
говорить. Если говорить на данный момент неудобно, узнать время, когда можно
будет перезвонить, и в назначенное время сделать повторный звонок; по ходу
беседы нужно задавать уточняющие вопросы по пунктам, недостаточно
раскрытым в резюме. Вопросы могут быть касательно ожидаемой заработной
платы, мотивации соискателя, опыта его работы, причин ухода с прежнего места
работы, уровень образования, знание программ, гражданства. Важно,
предварительно провести оценку личностных характеристик кандидата, его
умения формулировать мысли и последовательность их изложения.
Немаловажна также дружелюбность и заинтересованность в предложенной
вакансии.
51
По итогам беседы по телефону делается вывод о соответствии соискателя
вакансии и в случае положительного решения кандидату канзначается
собеседование.
Данные о приглашенных кандидатах сохраняются в электронной системе
Хантфлоу. Все данные и комментарии, получаемые в ходе интервью, а также
данные до времени и дате собеседования отображаются там же в Хантфлоу.
При нехватке сотрудников в магазине на более чем 50 процентов от общего
числа штатных единиц, то по согласованию с коммерческим директором или
территориальным управляющим, персонал отдела по персоналу имеет право
передать управляющему магазином подборку кандидатов для самостоятельного
проведения первичных телефонных собеседований с соискателями и
приглашения их на вакансии.
Для кандидатов на вакансии управляющего магазином или
администратора имеется особый порядок проведения собеседования.
Отборочные собеседования проводит рекрутер с целью выявления у
кандидата нужных профессиональных и деловых качеств и оценки его
психологических параметров. Определяется уровень соответствия кандидата
корпоративным нормам и стандартам, касающимся работы персонала в
организации. Задача отборочного собеседования состоит в определении степени
заинтересованности соискателя в работе, информировании его о специфике
работы и особенностях должностных инструкций. Происходит выявление
интересов и ожиданий сторон и областей их различия.
В качестве базы для проведения собеседования рекрутеру нужно
использовать информацию из резюме соискателя, а также данные, полученные в
ходе телефонного собеседования. После собеседования с соискателем, рекрутер
делает пометку в Хантфлоу, о соответствии или несоответствии кандидата, а
также может оставить свои комментарии. При несоответствии соискателя
требованиям к вакансии, организация может не рассматривать его при
52
конкурсном отборе. По результатам собеседования, перспективные кандидаты
на вакантное место предоставляются управляющему магазином, коммерческому
управляющему или другому лицу, зарегистрировавшему заявку на вакансию.
Заказчику отправляется резюме кандидатов через Хантфлоу, с комментариями
рекрутера. Помимо этого, за организацию собеседований для заказчика или
отобранных по итогам собеседований кандидатов отвечает рекрутер,
ответственный за данную заявку. При проявлении кандидатом ярко
выраженного интереса, или ограниченности по времени на подбор, согласно
договоренности с заказчиком, собеседование кандидата может проводиться
самим заказчиком до собеседования с рекрутером. Собеседование с целью
определения компетенций кандидата проводит заказчик, руководствуясь «Гидом
по подбору персонала». При необходимости, заказчик имеет право предложить
кандидату выполнить задания, которые будут связаны с спецификой работы на
вакантной должности, и сделать это возможно во время собеседования.
Рекрутер, ответственный за данную вакансию, имеет право присутствовать при
собеседовании кандидата с заказчиком и увеличить круг лиц, принимающих
участие в собеседовании. Результаты собеседования с кандидатом сохраняются
в Хантфлоу, с комментариями лиц, принимавших в нем участие. Заказчик
должен во время собеседования дать кандидату данные по условиям работы в
организации, о системе мотивации, основываясь на примере расчета от плановых
продаж данного магазина. После завершения собеседования, заказчик оставляет
в Хантфлоу информацию по данному кандидату в виде заполненного «Гида по
рекрутменту». При необходимости, согласно решению заказчика или рекрутера,
на кандидата собираются рекомендации с прошлых мест работы, результаты
которых добавляются к резюме и оказывают влияние на окончательное решение.
На другие вакансии имеется свой порядок проведения отборочных
мероприятий.
53
Первичное собеседование с соискателя на вакансию проходит в очной
форме и занимается ими управляющий магазином, территориальный менеджер
или другой сотрудник, авторизовавший заявку на вакансию. Цель – выявление
наличия у кандидата нужных профессиональных и деловых качеств, а также
оценка его психологических параметров и соответствия корпоративным
ценностям. Задачи – определение уровня заинтересованности соискателя в
работе в нашей компании, а также доведение до его сведения специфики работы,
особенностей трудовой деятельности на данной должности и оценка личных
качеств и мотивированности соискателя. Базой для собеседования являются
данные из резюме непосредственно кандидата и «Гид по подбору персонала».
При надобности, заказчик имеет возможность предложить кандидату выполнить
задачи, прямо связанные с трудовой деятельностью на данной должности. После
завершения собеседования, заказчик сохраняет в Хантфлоу информацию по
кандидату в форме заполненного «Гида по рекрутменту» вместе с
комментариями для рекрутера. Заказчик обязан донести до кандидата условия
приема на должность, учитывая заработную плату в соответствии с штатным
расписанием и положением по оплате труда. При несоответствии кандидата
требованиям на должность, следует отказать ему в трудоустройстве.
Управляющий магазина должен в течении одного рабочего дня с момента
проведения собеседования принять решение по кандидату и предоставить
рекрутеру обратную связь через Хантфлоу.
Следующий этапов является экспертное заключение по кандидату и
решение о его трудоустройстве.
Решение по трудоустройству кандидата принимает управляющий
магазином или иной сотрудник, оставивший заявку на подбор персонала.
Рекрутер, ответственный за подбор по этой заявке, дает рекомендацию для
принятия решения о найме выбранного соискателя. По данным о результатах
всех этапов собеседования, сохраненным в Хантфлоу, рекрутер дает кандидату
обратную связь в течении трех рабочих дней с момента прохождения им