93
Фактически, если глобальный проект небольшой (но важный), то
внутри него могут просто быть расположены задания, без необходимости
создания дополнительных разделов. Фактически, если внутри глобального
проекта созданы лишь несколько необходимых к выполнению пунктов, и
все они находятся на одном уровне, без дополнения в виде подуровней
(подзаданий), то сам глобальный проект в этом случае становится
разделом, а все необходимые в нем действия – заданиями.
Если же у задания появляются подзадания, и у самого глобального
проекта вместо пунктов, расположенных на одном уровне, появляется
несколько пунктов, в которых есть подпункты, а внутри них есть еще
подпункты, то значит, что система принимает вид, описанный выше.
Ниже будут показаны два примера простой и сложной структуры, которые,
если смотреть с точки зрения глобального проекта, равносильны между
собой.
Пример 1 – простая структура.
Глобальный проект = разделу, а внутри раздела – лишь задания:
- Глобальный проект – Купить вещи в офис
- Купить вазу для цветов
- Купить для унитаза
- Купить стол для босса
Пример 2 – глобальный проект.
В нем есть и разделы, в разделах – задания, в заданиях – подзадания:
- Глобальный проект – обустроить офис
- Купить ПК для сотрудников
94
- Купить N количество видеокарт
- Купить N количество корпусов
- Купить N количество материнских плат
- Купить N количество процессоров
- Для дизайнера купить проц помощнее
- Для программиста купить 2 серверных процессора
- Купить периферию для сотрудников
- Купить 10 мышек
- Купить 10 клавиатур
- Купить 10 мониторов
- Для дизайнера нужен монитор с IPS матрицей
- Для программиста нужен монитор с большим разрешением
- Техническое оснащение для сотрудников
- Купить 20 пилотов с 4 розетками
- Купить 300 метров сетевого кабеля
- Купить 8 роутеров для организации беспроводной сети
Здесь прекрасно видно, что глобальный проект, являющийся лишь
одним из проектов в этой организации, называется обустройством офиса
компании. В этом случае разделами выступают задачи, где описано, что
именно требуется купить в офис для комфортной работы сотрудников.
Заданиями являются те пункты, в которых написано в точности, что
именно необходимо купить. И в последнюю очередь, в каждом задании
есть подзадания, которые в данном случае являются уточнениями и
дополнениями к совершаемым покупкам оборудования, из которых явно
видно, что для решения определенных задач необходимо точно указанное
оборудование.
Структура может быть и более глубокой, и, фактически, количество
ее подразделов может быть бесконечным, но, как показывает практика,
95
обычно глубже 10 уровней ни в одном случае структура не спускается, так
что при необходимости создания ограничений распределения задач по
уровням используются права доступа (о которых будет сказано подробно
чуть позднее), и в этом случае они ранжируются таким образом, что доступ
к верхним уровням (к глобальным проектам) имеют лишь Администраторы
и, например, CEO (а так же и те, кого он назначит), в случае с разделами
ответственными назначаются люди, имеющие более низкий уровень
доступа, чем СЕО и Администраторы, и именно последние и назначают их
роли на те или иные разделы.
В случае с заданиями сотрудник, которого назначили на эту роль, не
сможет как-либо изменять регулирование разделом, на который его
назначили, однако при наличии подуровней в выданном ему задании он
также может назначать ответственных за выполнение того или иного
пункта раздела, задания или подраздела, и при выполнении (или окончании
дедлайна) задания и ему, и сотруднику, ответственному за выполнение
задания, будет приходить уведомление о текущем статусе и положении
задания.
Таким образом, любой человек, работающий в компании, получит не
только возможность видеть все проекты и прогресс их исполнения, но
также получит возможность следить только за теми проектами, в которых
он участвует непосредственно сам, и также, как и в глобальном смысле, он
получит возможность отслеживать свои выполненные и невыполненные
задачи, время их исполнения и прочие детали, относящиеся конкретно к
данному сотруднику и к его текущим задачам в компании, с
уведомлениями всех этих действий и историей сохранения всех
прошедших действий.
96
Теперь следует более детально рассмотреть все процессы, все работы и
их характеристики, которые будут внедряться в рабочую часть программы.
В первую очередь, следует отметить самые важные функции исполняемой
программы.
Функции:
Структуризация всей системы для распределения ролей и обя-
занностей между сотрудниками, а также для создания проектов, раз-
делов и определенных задач для выполнения
Визуальный интерфейс для одинаковой работы программы на
любых доступных устройствах. Для создания подобного интерфейса
используются все возможности, предоставляемые как персональны-
ми компьютерами с подключенными устройствами ввода вроде кла-
виатуры и мыши, так и возможности мобильных интерфейсов, в
частности, богатые возможности тач-скрин мобильных устройств,
которые имеют поддержку одновременно многочисленных касаний, а
также так называемые жесты, с помощью которых можно управлять
программой прям в веб-интерфейсе. Например, возможности натив-
ного использования предполагают: драг-н-дроп жесты, двойные и
одиночные тапы, и раз подобные функции используются на смартфо-
нах в виде различных жестов на тач-скрине, то они дублируются и
для использования мышью в ПК, где все те же самые функции вызы-
ваются различными комбинациями нажатий кнопок, и все они интуи-
тивно понятны: например, жест удержания на сенсорном экране с
последующим перетаскиванием будет равносилен удержанию мы-
шью какого-либо задания и его перетаскивания с помощью удержи-
вания нажатой левой кнопки мыши. Все эти опции и возможности
настраиваются прямо в интерфейсе сайта, и для сохранения настроек
необходимо лишь иметь активированный аккаунт, который можно
получить после регистрации на сайте.
97
Возможности визуального интерфейса: у каждого проекта по-
казывается количество сотрудников, список которых можно просмот-
реть (в списке видны их имена, а также их уровень доступа, то есть
видно, кто главнее всех, а кто в самом конце; в рамках одного уровня
доступа все участники сортируются либо по фамилии-имени, либо
по времени добавления в данный конкретный проект)
Поддержка резервных копий для сохранения старых версий то-
го или иного проекта, а также назначение автоматического сохране-
ния резервных копий с помощью заданного расписания
Облачный сервис хранения и передачи данных – для доступа к
программе и всем ее составляющим не требуется ничего, кроме вы-
хода в браузер и подключения к интернету. Облачное хранилище поз-
воляет поддерживать информацию о всех задачах компании в акту-
альном состоянии, а также позволяет обмениваться информацией с
любым участником проекта, благодаря чему происходит оперативная
передача данных
Синхронизация – крайне важный процесс для всех задач, про-
текающих в компании. Для поддержки актуальных данных и свое-
временного обновления всех данных на любом устройстве, с какого
бы не зашел пользователь, работает функция синхронизации. Во-
первых, она позволяет увидеть все изменения с момента последнего
захода пользователь в тот или иной проект (или проекты), а также
благодаря синхронизации пользователь получает возможность вести
работу с актуальными данными с любого устройства, тем самым
начав работу на смартфоне, он может спокойно через некоторое ко-
личество времени продолжить работу на персональном компьютере и
наоборот, имея в распоряжении все последние полученные данные,
которые обновляются в режиме реального времени
98
Шифрование проектов или отдельных его частей для сохране-
ния конфиденциальности. В данном случае предполагается, в первую
очередь, защита от любых внешних вторжений, чтобы невозможно
было раскрыть детали того или иного проекта любой из компаний,
которая не связана с данным проектом (фактически, защита от взло-
мов и вторжений, что порождает конкурентоспособную среду), а
также для ограничения доступа к некоторым проектам другим со-
трудникам внутри одной компании – это сделано из целей безопасно-
сти перед раскрытием, например, нового проекта, который утвердил
генеральный директор, перед остальными подчиненными, когда про-
ект, например, находится только в стадии обсуждения между верх-
ними управляющими слоями и пока еще недоступен для всех рядо-
вых сотрудников
Выкачивание проекта на компьютер единым файлом для хра-
нения этой самой резервной копии в виде файлов на диске. Это необ-
ходимо при переполнении облачного хранилища или при разведении
большого количества устаревших версий проекта, которые ныне не
актуальны, однако, для сохранения каких-либо нереализованных
идей, могут быть использованы в дальнейшем при дополнении про-
ектов, если на это, например, останется время. Также подобный фор-
мат позволяет в любой момент подгрузить старую версию проекта,
если в новой версии что-то пошло не так, или же если какие-либо
старые данные были утеряны в результате ошибки одного из сотруд-
ников.
Платный расширенный аккаунт, позволяющий не только оку-
пить эту систему для поддержки работоспособности облачного хра-
нилища и некоторых других модулей данного проекта автоматизации,
но и к тому же подобные привилегии открывают доступ к некоторым
иным возможностям данного сервиса, например, создание безгра-
99
ничного количества проектов, а также больший объем выделенного
места в облачном хранилище
Уведомления, которые информируют обо всех новых важных
добавленных вещах в проекте: новых разделах, новых изменениях и
важных задачах, которые необходимо решить и завершить, а также
все уведомления, в большей степени, направлены исключительно на
конкретного сотрудника, с теми задачами, в которых он имеет непо-
средственное участие. Помимо этого, в уведомлениях содержатся все
сроки, связанные с дедлайнами – временем, к которому необходимо
решить те или иные задачи
История изменений – история и временные пометки всех дей-
ствий по всему глобальному проекту, включая такие детали, как: имя
человека, который произвел изменения; дата и время проведения из-
менений, что было и что стало в результате таких изменений
Права доступа – этот модуль отвечает за распределение прав
среди сотрудников, где каждый сотрудник отвечает четко за постав-
ленные разделы, задачи или подзадачи. При таком подходе СЕО и
администраторы следят за разделение обязанностей среди всех со-
трудников и контролируют выполнение этих задач, сами же сотруд-
ники также распределяют те или иные задачи среди других сотруд-
ников с более низкими правами доступа, и так вплоть до конца, где
роли будут распределены между всеми участниками (подробнее о
всех правах доступа и всех возможностях контролирования и управ-
ления проектом и всех связанных с ним функций будет описано в
разделе организационно-правовых и программно-аппаратных средств
обеспечения информационной безопасности и защиты информации)
Антивирусная система защиты, которая построена на исполь-
зовании всех современных средствах программной защиты – помимо
анализа сетевого кода и попыток несанкционированного доступа и
100
вторжения лицами, не имеющими определенных прав к этому проек-
ту, отслеживается опасный и вредоносный код с помощью внешних
программных разработок, а также для отражения сетевых и DDoS-
атак используется защита CloudFlare вместе с дублирующей (запас-
ной) системой серверов, которые активируются при потере доступа
основного сервера и подключаются как резервная система обеспече-
ния доступа к данным пользователей
Помимо основных функций есть и некоторые другие параметры, которые
существенно влияют на качество и доступность восприятия системы в
целом, так что для них требуется отдельное описание.
Струтуризация программы.
Глобальный проект.
Глобальный проект – это, фактически, в привычном понимании папка с
файлами, которая является параметром, равносильному проекту, и в ней
содержатся все разделы, задания и подзадания, необходимые для
выполнения. Проектов также может быть несколько, но сам по себе проект
– это верхняя структура, выше которой не может быть ничего. Проектов
внутри одной компании может быть много, и в таком случае общая
структура может быть названа именем компании для понимания
сотрудниками того, к какой организации относятся все исполняемые нынче
проекты. С другой стороны, следует понимать, что внутрь одной компании
не пустят сотрудников, не относящихся к компании, поэтому самая высшая
структура, в которой фигурирует название компании, является лишь
информационным сведением и не более того, и служит лишь для
обобщения и понимания структуры компании, проектов компании, целей
компании и прочих важных аспектов компании в целом.
101
Внутри глобальных проектов могут быть разделы, задания и подзадания.
Фактически, при таком подходе можно сделать и подразделы, однако часто
подобная структура весьма условна и предназначена лишь для общего
описания и удобного представления проекта для сотрудников, где каждый
будет понимать свою цель, роль и функцию при выполнении той или иной
задачи. Обычно подразделы и подзадания в рамках одного глобального
проекта могут быть сколько угодно глубокими и многоуровневыми,
поэтому для удобства они складываются в ветки заданий, но обычно при
таком подходе используется не более десяти уровней – этого более чем
достаточно для сверхдетального и структурного понимания и видения
проекта; количество уровней может задавать администратор или СЕО по
своему усмотрению, но при этом при созданных задачах следует понимать,
что при упрощении общей структуры и сокращения уровней уже в идущем
проекте, могут быть утеряны (закрыты, но не удалены – в проекте
предусматривается сохранение данных в случае подобных потерь), и об
этом любой человек, имеющий доступ к контролю проектом над уровнями,
будет оповещаться.
В этом случае, если количество заданных администратором или
верховных звеном уровней, будет меньше количества уровней, что уже
присутствует в проекте, все самые нижние подуровни будут просто
закрываться, а задачи в них автоматически станут неактивными, однако
при этом будет видно, какие из задач были выполнены (и каким
сотрудником, и в какое время), а какие – нет. Фактически, при уменьшении
количества уровней их глубина в уже существующем проекте не
изменится, однако добавлять новые подуровни после произведенных
действий будет невозможно, и, если взять, например, количество уровней,
равному 3, то в таком проекте нельзя будет создать раздел «позадания», и
на выбор в этом проекте в таком случае останется лишь глобальный
102
проект, разделы и задачи, а вот подзадачи создавать и редактировать будет
уже нельзя.
Дедлайны.
Также, помимо структуры, в данном проекте есть функция установки
дедлайнов. Обычно дедлайны могут выставляться либо самим
сотрудником, который создал то или иное задание непосредственно для
себя, либо же дедлайн прописывается вышестоящим сотрудником (который
либо заведует этим разделом, либо стоит в еще более высоком контроле
над той или иной частью структуры приложения). В этом случае тот, кто
раздает эти задачи и указывает время дедлайна, должен прикрепить к
заданиям и подзаданиям сотрудников, ответственных за выполнение этих
заданий, а им, в свою очередь, будут поступать уведомления на их аккаунт
о том, какое задание им было задано и до какого срока его необходимо
выполнить.
Комментарии к заданиям.
Комментарии к заданиям может выражать любой участник;
комментарии могут размещаться с модерацией или без нее (эту настройку
может задавать СЕО, администратор или же человек, который является
ответственным за конкретный раздел или за задания (подзадания) в нем),
сортировка комментариев может быть двух типов: либо по количеству
одобрений того или иного комментария (лайки), либо же по приоритету
уровней доступа (то есть выше будут выводиться комментарии тех людей,
чей приоритет уровня доступа выше); их количество показывается в
определенном задании в цифирном виде для удобства понимания и для
уведомления насыщенности общения по той или иной задачи в рамках
одного проекта.
Чат – общение между участниками.